公司文件管理制度

1、 Q/YBLY甘肅義博鋁業(yè)有限公司企業(yè)標準 Q/YBLYAB-03-2016文件管理制度2016-12-01發(fā)布 2017-01-01實施義博鋁業(yè)有限公司 發(fā)布公司文件管理制度1 目的 為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。 2 適用范圍 適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。 3 職責 3.1 公司EHS是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度

2、的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。3.2 EHS負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.3 各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責3.4.1 行政部負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。3.4.3 生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。3.4.4 EHS負責組織制定公司體系文件、并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品

3、質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。3.4.5 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經(jīng)理批準。3.4.6 公司及各部門文件分發(fā)布前，應向EHS提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。4. 定義4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。4.2 受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項

4、工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）5. 工作程序5.1 文件的分類5.1.1 文件屬性分類（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件。（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開發(fā)流程等。（4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。（5） 外來文件：國家有關(guān)法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。5.1.2 文件階層分類

5、（1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質(zhì)量手冊，永久保存。（2) 二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件，永久保存。（3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設計文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導書、外來文件等，永久保存。（4) 四階文件：各記錄表單、報表等，保存期限5年。5.1.3 文件密級分類（1） 絕密文件：直接涉及到公司經(jīng)營決策并影響公司權(quán)益的核心文件，如公司經(jīng)營方針、戰(zhàn)略與重大經(jīng)營舉措；公司內(nèi)部重大改革、重大研發(fā)項目資料；產(chǎn)品原理圖、總圖、源代碼及關(guān)鍵技術(shù)資料；公司財務總體狀況資料。（2） 機密文件：a、 公司尚未付諸實施的中長期經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營/產(chǎn)品項目、經(jīng)營決策及經(jīng)營能

6、力配置。b、 各階段的營銷政策及商務、服務策略。c、 公司內(nèi)部掌握的合同書、協(xié)議書、意向書、招標文件及可行性報告、重要會議記錄。d、 公司財務預、決算報告及內(nèi)部經(jīng)營指標、各類經(jīng)營情況分析。e、 研發(fā)輸出的產(chǎn)品標準、產(chǎn)品零部件圖紙、編譯后程序、技術(shù)論文、產(chǎn)品成本核算資料。f、 公司計算機網(wǎng)絡資料及所涉及公司經(jīng)營管理的重要資料。（3） 秘密文件a、 公司所掌握的尚未進入市場或尚未公布的各類信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)。b、 公司員工人事檔案、人員統(tǒng)計資料及統(tǒng)計報表、薪資標準、調(diào)薪計劃、工資/勞務收入等有關(guān)資料。c、 公司機構(gòu)設置和人員編制情況、尚未公開的人事安排、職務任免、人事考核、任用、調(diào)動、獎懲信息。d、 供

7、應商檔案、采購合同/價格協(xié)議、商務談判記錄等。e、 客戶檔案、銷售合同/價格協(xié)議、商品需求及報價信息、商務談判記錄。f、 產(chǎn)品材料明細表、技術(shù)規(guī)范、經(jīng)驗規(guī)程、各類工藝文件。g、 各類印章（含印模）和重要證件。（4） 無密級文件：公司公開發(fā)布的管理制度、工作流程、產(chǎn)品說明書、通知/通告、一般性決定和決議等。5.1.4 文件可以呈任何媒體形式，如文本、照片、硬盤貝和電子媒體等。5.2 文件標識與編號5.2.1 文件標識（1） 受控的質(zhì)量體系、管理性文件，其封面和正文頁面均加蓋紅色“受控”文件專用印章（正本原稿除外），并標明分發(fā)號。（2） 正式發(fā)布的行政性文件，應加蓋紅色公司或部門印章。（3） 質(zhì)量

8、體系文件、管理性文件發(fā)布時，應在文件封面及正文頁腳處標明版本/修訂狀態(tài)標識。版本狀態(tài)用A、B、C順延表示；修訂狀態(tài)用0、1、2、3順延表示。（4） 技術(shù)類文件的受控標識及版本/修訂狀態(tài)標識，依技術(shù)文件管理制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（5） 有保密要求的文件在文件封面和正文頁右上角加蓋“絕密”、“機密”或“秘密”標識。（6） 無紅色印章標識的文件不得在公司內(nèi)作為正式的工作依據(jù)使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以沒收并按作廢文件的規(guī)定進行處置。（7） 失效或作廢文件需要留作參考時，文件持有人應到原發(fā)文部門辦理作廢登記，并在文件上加蓋紅色“作廢”印章和藍色“參考”印章。5.2.2 文件編號規(guī)則（1） 質(zhì)量手冊 FP/QM-

9、xxxx 發(fā)布年代號 質(zhì)量管理手冊 公司代號“FP”（2） 程序文件 FP/CP xx-xx 程序文件流水號 質(zhì)量管理體系標準章節(jié)號 質(zhì)量管理體系程序文件 公司代號(3) 質(zhì)量體系指導性文件（三階） FP/WI xx-xx 文件流水號 質(zhì)量管理體系標準章節(jié)號 指導性文件代號 公司代號（4） 管理性文件 FP/GL xx-xxxx（xx) 文件修訂次數(shù) 文件制定年份 文件流水號 管理性文件 公司代號 (5) 行政性文件編號規(guī)則為：FPYYYYMMDDxx編號釋義：FP為公司縮寫；YYYY為發(fā)文年份；MM為發(fā)文月份；xx為文件流水號。公司及各部門發(fā)布的公告、通知、通告等行政性文件的編號有EHS統(tǒng)一

10、管理和發(fā)放。（6）對外信函、傳真的編號 各部門對外發(fā)送的信函、傳真的編號由部門自行制定編號規(guī)則。（7） 技術(shù)性文件如產(chǎn)品標準、技術(shù)圖紙、產(chǎn)品BOM、工藝規(guī)程、作業(yè)指導書等的編號，由設計部制定相應的技術(shù)文件管理制度進行規(guī)定。（8） 外來文件由接口部門自行制定編號規(guī)則。（9） 公司采購、銷售合同編號依合同管理制度的規(guī)定執(zhí)行。5.2.3文件/記錄編號的管理（1) 各部門應指定專人管理文件和記錄，并對部門歸口的文件/記錄進行管理。 (2）文件/記錄編制完成后，文件/記錄編制部門應向該文件歸口部門管理人員申請文件/記錄編號。（3）文件/記錄管理人員應建立“文件/記錄控制清單”，清單應能控制文件/記錄編號

11、、歸檔號、版本、修訂狀態(tài)、歸口部門、歸檔部門等信息。5.3 文件編制、審核、批準和發(fā)布5.3.1 體系文件的編寫和審批（1） 質(zhì)量體系的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，由管理者代表組織編制，各部門提出方針和目標草案，由質(zhì)量管理部負責收集、整理草案的編制，報管理者代表審核、總經(jīng)理批準。（2） 質(zhì)量手冊由管理者代表負責編寫，由總經(jīng)理批準。（3） 程序文件由質(zhì)量管理部組織各部門編寫、各部門負責人審核，管理者代表批準。5.3.2 行政文件與管理性文件的編制與審批（1） 公司級行政性文件：公司組織機構(gòu)設置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由HR負責編制，部門負責人審核，總

12、經(jīng)理批準。（2） 各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負責編制，部門負責人審核，報EHS復核，總經(jīng)理批準。（3） 公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度，由各部門依本制度3.4條的規(guī)定負責編制，部門負責人審核，總經(jīng)理批準。必要時管理文件由EHS組織相關(guān)部門進行評審。5.3.3 文件審批/評審時，文件編制部門應到EHS填寫“文件評審表”，文件審核、批準人應在“文件評審表”中填寫審批意見，必要時可以由EHS或文件歸口部門組織相關(guān)部門進行文件評審，評審意見應填入評審表，各評審人應簽名。5.3.4 行政、管理文件均應按上序流程通過審批，交E

13、HS備案并獲得文件編號后方可發(fā)布。5.3.5 技術(shù)文件的編制、審批和發(fā)布，由文件歸口部門按技術(shù)文件管理制度的規(guī)定執(zhí)行。5.4文件歸檔、發(fā)放、保管5.4.1 文件歸檔（1） 經(jīng)審批后的文件，由文件歸口部門文件管理人員負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。（2） 各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管，并按文件分類建立本部門各類文件的“文件/記錄目錄”，文件/記錄目錄應標注文件受控狀態(tài)，對更改/作廢/收回/替換的文件要做出標識。（3） 各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交EHS編制/更新公司“文件/記錄受控清單”。5.4.2 文件發(fā)放（1） 文件的發(fā)放實

14、施分類控制，EHS負責組織編制“文件分發(fā)控制表”，規(guī)定文件發(fā)放的范圍及相應的分發(fā)號，文件歸口部門按分發(fā)控制表執(zhí)行。（2） 文件歸口部門編制“文件發(fā)放登記表”，確定文件發(fā)放范圍、份數(shù)，受控文件須經(jīng)文件歸口部門負責人或公司主管負責人審批，非受控文件有文件發(fā)放部門確定自行確定。（3） 文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在“文件發(fā)放登記表”中簽名。（4） 文件接收部門需要對文件進行二次發(fā)放時，如發(fā)放到使用現(xiàn)場或發(fā)放給客戶、供應商，應向文件歸口部門申請增加文件發(fā)放數(shù)量，二次發(fā)放的文件如是復印件，應狹隘復印件加蓋紅色“受控”印章。5.4.3 文件保管與借閱（1） 文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應登

15、記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。a、 質(zhì)量手冊及程序文件正本存放在EHS。b、 行政性文件正本存放在總經(jīng)辦。c、 公司級管理文件正本存放在EHS，部門級管理文件由部門文件管理人員保管。d、 技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。e、 外來文件正本依文件分類存放于EHS及相應的文件接收部門。（2） 各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。（3） 存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進行操作。（4）

16、 文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應辦理文件交接、歸還手續(xù)。5.4.4 文件復制受控文件未經(jīng)批準不到復制，若有部門需要，應由文件歸口部門批準后方可復制，并按照文件發(fā)放程序執(zhí)行。5.5 文件貫徹實施5.5.1 文件實施前，由文件歸口部門會同有關(guān)部門，做好實施準備工作，包括培訓、組織、技術(shù)和資源四個方面準備。5.5.2 明確文件貫徹實施的管理人員的責任和義務，特別是領導責任。5.5.3 明確文件實施的效力和范圍。5.5.4 文件歸口部門對文件的實施情況及結(jié)果進行檢查，為違反文件規(guī)定者提出考核意見，并對文件不適用部分提出更改意見，已消除實施過程中出現(xiàn)的問題。5.6 文件的更改與回收作廢5.6.1文件

17、更改（1） 當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應進行同步更改。（2） 文件更改的起草、審核、批準有原文件起草、審核、批準部門/人員按文件管理程序進行，更改內(nèi)容應由文件更改人填寫“文件更改通知單”，并由文件審核人、批準人審批簽字。若指定其他部門或人員審查、批準時須獲得相關(guān)背景資料，否則不得擅自更改。（3） 文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改；單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化或管理體系執(zhí)行的 標準發(fā)生變化時應進行換版。（4） 文件更改內(nèi)容必須及時到達文件使用場所，對文件的

18、宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。（5） 公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。5.6.2 文件的作廢與銷毀（1） 各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應作廢收回，作廢文件應加蓋紅色“作廢”印章，隔離存放。（2） 各部門存檔中的文件已經(jīng)被更改且有新版文件發(fā)布時，應新發(fā)布文件存檔，并將原文件加蓋紅色“作廢”印章和藍色“參考”印章，存于原檔案中。（3） 失效文件盒記錄保存期滿后，有文件歸口部門鑒定文件是否已無保存價值，填寫“文件/記錄銷毀審批記錄表”，經(jīng)綜合部門審核，公司總經(jīng)理或分管主管批準后，由文件保管部門銷毀。 各類文件的保存期按檔案管理制