前臺(tái)工作作業(yè)指引

1、前臺(tái)工作作業(yè)指引1 目的前臺(tái)是公司的窗口，承載著企業(yè)形象和安全管理第一道關(guān)的責(zé)任。前臺(tái)工作的重要性由此可 見(jiàn)。為使前臺(tái)工作少出或免出紕漏，打造公司良好形象，確保辦公工作區(qū)域的安全，特制訂本作 業(yè)指引。2 適用范圍本作業(yè)指引適用于公司前臺(tái)崗位的工作。3 定義關(guān)閉制度：所謂“關(guān)閉制度”，是指下班后辦公工作區(qū)域的燈、空調(diào)、電源、窗和門(mén)要按規(guī)定 進(jìn)行關(guān)閉并落實(shí)責(zé)任，形成制度性慣例。4 權(quán)責(zé)4.1前臺(tái)文員前臺(tái)文員的主要職責(zé)為門(mén)禁管理、來(lái)客來(lái)訪接待、員工考勤監(jiān)督、會(huì)議室管理、郵件收發(fā)管 理等等；負(fù)責(zé)做好上述職責(zé)行使過(guò)程必要的記錄和臺(tái)帳登記工作；負(fù)責(zé)異常事件的記錄并報(bào)告。4.2行政主管行政主管為前臺(tái)文員的上

2、級(jí)主管，監(jiān)督和指導(dǎo)前臺(tái)文員按本作業(yè)指引的要求做好本職工作， 對(duì)前臺(tái)文員的工作進(jìn)行績(jī)效考核；對(duì)前臺(tái)文員發(fā)現(xiàn)的違規(guī)事項(xiàng)，負(fù)責(zé)按公司制度規(guī)定進(jìn)行處理； 負(fù)責(zé)騷擾事件、失竊事件以及其他突發(fā)應(yīng)急事件的處理等。4.3人力資源主管人力資源主管負(fù)責(zé)指導(dǎo)和督促前臺(tái)做好員工監(jiān)勤工作（包括打卡、員工外出登記、員工請(qǐng)假 等事項(xiàng)），審簽前一天的出勤記錄，審簽月度考勤匯總表等。5 內(nèi)容5.1門(mén)禁管理1）公司工作日（周一到周六），前臺(tái)文員應(yīng)提前 10 分鐘到崗，準(zhǔn)時(shí)打開(kāi)大門(mén)和各大辦公室的 門(mén)；然后到各辦公室巡查一遍，看是否有異常情況（包括門(mén)窗未關(guān)、水籠頭未關(guān)、大燈未關(guān)、電源未關(guān)、電腦未關(guān)等一般性異常情況，以及疑似失竊等的重

3、大異常情況）。如發(fā)現(xiàn)一般性異常情況的，應(yīng)記錄在案（登記到異常事件登記表上并拍照留存），后報(bào)行政主管處理；如發(fā)現(xiàn)門(mén)窗有撬動(dòng)或物品亂攤等疑似失竊的重大異常情況的，應(yīng)先拍照留存和保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)，再立即報(bào)告行政主 管和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。2）公司工作日應(yīng)延后 15 分鐘下班。下班后離開(kāi)前，應(yīng)檢查一遍整個(gè)樓層各辦公室、會(huì)客室、會(huì)議室、衛(wèi)生間、文控室等區(qū)域“關(guān)閉制度”的執(zhí)行情況，并做好記錄（登記到“關(guān)閉制度”執(zhí)行情況檢查表上，于昱日?qǐng)?bào)行政主管）。發(fā)現(xiàn)未關(guān)好但人已離開(kāi)的， 要主動(dòng)幫助關(guān)上并記錄在案。 如遇還有員工在加班的，要提醒其離開(kāi)后做好“關(guān)閉制度”，關(guān)好門(mén)窗和電腦等。并負(fù)責(zé)安全通道大門(mén)是否落鎖的檢查，確保安全

4、無(wú)虞。3 ）提高警惕，防范來(lái)公司騷擾的人員。遇到此類(lèi)人員時(shí)，先不要開(kāi)門(mén)，應(yīng)問(wèn)清楚找何人、有 何事后再作決斷。如對(duì)方答非所問(wèn)或與實(shí)際有出入的，應(yīng)電話報(bào)行政經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)處理。如經(jīng) 核實(shí)確為來(lái)客來(lái)訪的，按 5.2 條程序處理。4）監(jiān)督出入員工的形象。對(duì)違反上班時(shí)間員工行為基本要求及公司其他制度的人和事，應(yīng)予以制止和糾正；對(duì)不聽(tīng)勸告者，應(yīng)記錄在案（登記到異常事件登記表上），并報(bào)行政主管處理。5.2來(lái)客來(lái)訪接待5.2.1來(lái)客來(lái)訪時(shí)要按以下流程進(jìn)行：1 ）禮貌地詢(xún)問(wèn)來(lái)訪意圖；2）指導(dǎo)來(lái)客填寫(xiě)訪客單，并做好臺(tái)帳登記（填寫(xiě)到來(lái)客來(lái)訪登記表上）；3 ）聯(lián)系受訪人員；4）指引到會(huì)客場(chǎng)所；5 ）訪客離開(kāi)時(shí)收回并注

5、銷(xiāo)訪客單 ，同時(shí)在登記臺(tái)帳即來(lái)客來(lái)訪登記表注銷(xiāo)；6 ）有禮貌地送客。5.2.2當(dāng)有重要客戶來(lái)訪或有會(huì)議時(shí)，應(yīng)做到：1）事先通知保潔員整理會(huì)客室，準(zhǔn)備好茶水等；2）給來(lái)客倒茶水，并定期送水；3） 做好接待的其他服務(wù)（如打字、復(fù)印、資料準(zhǔn)備等）。5.3員工考勤監(jiān)督5.3.1監(jiān)督員工考勤1）做好員工的指紋錄入工作，發(fā)現(xiàn)未錄入的，及時(shí)通知員工錄入。2）督促員工進(jìn)行考勤。發(fā)現(xiàn)在崗但未考勤的，要向員工本人查詢(xún)?cè)?，并告知其要按?guī)定考 勤。對(duì)不聽(tīng)勸告者，報(bào)人力資源主管處理。3 ）于次日導(dǎo)入上一天的考勤數(shù)據(jù)，形成日?qǐng)?bào)表并打印成紙質(zhì)表，報(bào)人力資源主管審簽后于次 日上午 9時(shí)前在公告欄上公布。4）于次月 2 日前

6、將上月的考勤數(shù)據(jù)予以匯總統(tǒng)計(jì)，形成考勤月報(bào)表，在報(bào)人力資源主管審閱 后打印成紙質(zhì)月報(bào)表，簽字后報(bào)人力資源主管，由其上報(bào)給公司相關(guān)部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。5.3.2監(jiān)督員工外出上班時(shí)間員工無(wú)論何事外出，前臺(tái)文員均須校驗(yàn)其外出單 （包括外出審批單、或出差單、或請(qǐng)假單、或出車(chē)單等），經(jīng)驗(yàn)證無(wú)誤后才準(zhǔn)放行；員工回程后，須督促其在外出單上進(jìn) 行注銷(xiāo)。5.4會(huì)議室管理1 ）負(fù)責(zé)大會(huì)議室使用申請(qǐng)的統(tǒng)一受理和安排。2 ）負(fù)責(zé)所有會(huì)議室的管理，包括：a）會(huì)前通知保潔員或自行整理會(huì)議室，準(zhǔn)備好茶水等；b）開(kāi)會(huì)期間定期送水；c）做好會(huì)議需要的接待服務(wù)，如打字、復(fù)印、資料準(zhǔn)備、會(huì)議室布置等；d）會(huì)后通知保潔員打掃或自行收拾干

7、凈；e）做好會(huì)議室平常時(shí)間的衛(wèi)生安全監(jiān)督，檢查關(guān)閉制度的落實(shí)情況等。5.5郵件收發(fā)管理1）公司所有外來(lái)郵件（包括政府文件、個(gè)人信件、包裹、報(bào)紙等，但費(fèi)用到付的郵件除外） 統(tǒng)一由前臺(tái)文員接收，并將每個(gè)郵件登記在郵件收件記錄表上。發(fā)放時(shí)，要發(fā)送到本人手中， 并由收件人簽字，以備查之需；當(dāng)天無(wú)法送達(dá)須隔天送的，要存放到安全的地方予以保管，以免 丟失。2） 需要外寄的公司郵件和信函（寄件人須持審批單方可由前臺(tái)文員統(tǒng)一辦理外寄），由前臺(tái)文員統(tǒng)一登記到郵件投遞記錄表上，然后聯(lián)系快遞公司寄出。底單須妥善保管，以備報(bào)銷(xiāo)時(shí)查驗(yàn)用。3）每月匯總統(tǒng)計(jì)郵資費(fèi)，持相關(guān)審批單統(tǒng)一辦理報(bào)帳手續(xù)。4 ）嚴(yán)格把關(guān)，防止個(gè)人寄件

8、的郵資費(fèi)計(jì)到公司郵資費(fèi)上。5.6其他要求561注意事項(xiàng)1）負(fù)責(zé)前臺(tái)區(qū)域的衛(wèi)生監(jiān)督，確保整潔干凈。2）個(gè)人物品嚴(yán)禁放到臺(tái)面。3）保管好責(zé)任物資。4 ）相關(guān)卡物放在指定地點(diǎn)，不要隨身帶走。5）注意自身形象，保持端莊大方，不要化濃妝，禁止穿拖鞋。6）不要讓無(wú)關(guān)人員坐在前臺(tái)座位上，以免影響觀瞻。5.6.2監(jiān)督走廊、會(huì)議室、會(huì)客室等場(chǎng)所的衛(wèi)生清潔狀況，要求桌椅擺放整齊，桌面無(wú)水漬、雜 物，煙缸、地面無(wú)垃圾，墻角無(wú)蜘蛛網(wǎng)，室內(nèi)無(wú)異味；發(fā)現(xiàn)走廊燈或水籠頭有損壞的，應(yīng)及時(shí)報(bào) 行政主管處理。5.6.3準(zhǔn)確傳遞和轉(zhuǎn)達(dá)信息。一是接到或看到其他異常情況（如室內(nèi)墻面滲水、門(mén)窗有損壞、辦 公物件有損壞等）時(shí)，應(yīng)迅速報(bào)告行

9、政主管或公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并登記到異常事件登記表上； 二是領(lǐng)導(dǎo)吩咐轉(zhuǎn)達(dá)的事項(xiàng)，要及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)，不能拖延；三是接到來(lái)客來(lái)訪請(qǐng)求轉(zhuǎn)達(dá)給公司員工的事 項(xiàng)，要及時(shí)告知當(dāng)事人，不要遺忘；如有物件要轉(zhuǎn)交的，應(yīng)當(dāng)面轉(zhuǎn)交。5.6.4每天定期（上午、下午各 1 次）沿走廊到相關(guān)場(chǎng)所進(jìn)行巡查，檢查走廊大燈、洗漱臺(tái)和衛(wèi) 生間的水籠頭等是否關(guān)閉，過(guò)道是否堆物，打掃是否干凈等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題當(dāng)場(chǎng)指出，或報(bào)行政主管 處理。6 相關(guān)文件訪客登記制度（2011 年 6 月 2 日版本）工作時(shí)間員工行為基本要求（東能運(yùn)營(yíng)201421 號(hào)）考勤管理制度（2009 版以及 2012 年 3 月 1 日版本）郵件報(bào)刊收發(fā)管理制度 （紹東能函字20

10、1137 號(hào)）7 附件無(wú)8 表單異常事件登記表“關(guān)閉制度”執(zhí)行情況檢查表訪客單來(lái)客來(lái)訪登記表郵件收件記錄表郵件投遞記錄表員工出勤日?qǐng)?bào)表員工考勤月報(bào)表感謝即將成為自己人生中最親愛(ài)的你，相遇是緣，相戀是愛(ài)，相守是情。渺渺紅塵，茫茫人海，沒(méi)有過(guò)早，也沒(méi)有太晚，遇見(jiàn)的自然是恰逢其時(shí)。有人說(shuō)，這世間的所有相遇，都是久別重逢。惟有父母與子女，是為了別離。父母為自己付出的，永遠(yuǎn)是百分之百的綿綿恒愛(ài)。每當(dāng)看到滿頭如雪，彎腰駝背，步履蹣跚的父親母親，總會(huì)不由自主地想起，他們?cè)米罴儤恪⒆钋趧诘姆绞綖樽约簱纹疬^(guò)一片天，現(xiàn)如今卻是衰老 伴著他們走過(guò)一年又一年。于父母眼里，自己就像飄在天空的風(fēng)箏，無(wú)論飛得多高多遠(yuǎn)，他們也舍不得松開(kāi)牽掛的那根線。這種深厚的愛(ài)，若高山闊海，就算用一輩子的時(shí)間，恐怕也回饋不完想來(lái)那句：你養(yǎng)我長(zhǎng)大，我陪你變老，應(yīng)是最好的報(bào)答。記得一首友情的歌，里面那段歌詞格外打動(dòng)人：友情，人人都需要友情，不能孤獨(dú)，踏上人生的旅程聽(tīng)完，特別想感謝那些出現(xiàn)在自己不同人生階段的朋友，感謝這一路上你們給予的支持和鼓勵(lì)。此生何其幸運(yùn)，能成為彼此的親密摯友。除了家人，最熟悉我的還有你童年，一起玩耍嬉戲；少年，一起努力學(xué)習(xí)；青年，