檔案管理規(guī)定-范本

1、檔案管理規(guī)定1 目的 加強檔案管理和收集管理工作，確保檔案的機密性、完整性和準(zhǔn)確性，有效保護(hù)和充分利用檔案為城市建設(shè)和企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。2 范圍 適用于以文字圖表、聲像資料、榮譽實物等各種形式構(gòu)成的公司的科技檔案，行政檔案，也包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等。3 定義 3.1 公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管理；檔案(已交檔案室的除外)的日常使用保管分別由有關(guān)部門管理，以便于及時利用，維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。3.2 歸檔文書包括

2、：1)公司與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。2)公司會議原始記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及全公司的規(guī)章制度)。3)公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié)。4)公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會議總結(jié)紀(jì)要。5)國際國內(nèi)同行業(yè)交流和合作企業(yè)來往文件、協(xié)議、報告和會談紀(jì)要等文件材料。6)公司各部門的發(fā)文。7)其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料。8)外單位直接發(fā)送給公司各部門的抄送信件。9)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。10)本公司關(guān)于員工勞動、工資、福利方面的文件材料。11)本公司的科技檔

3、案。4 權(quán)責(zé) 4.1 公司行政部設(shè)立專門的檔案工作，受上級檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)管理公司的文書、科技檔案，其任務(wù)是：1)收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案；2)積極開展檔案的提供利用工作；3)進(jìn)行檔案鑒定；4)進(jìn)行檔案統(tǒng)計；5)保管部分科技檔案；6)認(rèn)真學(xué)習(xí)中華人民共和國檔案法有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。4.2 各部門協(xié)助行政部作好檔案管理工作。5 內(nèi)容5.1 檔案管理工作流程見圖1。5.2檔案管理工作說明見表1。5.3歸檔要求5.3.1 歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。在一

4、個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。5.3.2 案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。5.3.3 全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。5.4 檔案保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1)永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會及股東會紀(jì)錄；（5）財務(wù)報表；（6）政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2)10年保存：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3)5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。4)1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。5)各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。6 相關(guān)資料6.1 相關(guān)文件 6.1.1