檔案管理基礎(chǔ)知識培訓(xùn)

1、檔案管理基礎(chǔ)知識培訓(xùn)前言部分前言部分1、什么是檔案管理？、什么是檔案管理？ 以檔案為管理對象進(jìn)行以檔案為管理對象進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)活動。的一系列業(yè)務(wù)活動。2、檔案管理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有哪些？、檔案管理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有哪些？ 收集、整理、鑒定、保收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、編研和提供管、檢索、統(tǒng)計、編研和提供利用利用第一節(jié)第一節(jié) 檔案收集檔案收集第二節(jié)第二節(jié) 檔案整理檔案整理第三節(jié)第三節(jié) 檔案鑒定檔案鑒定第四節(jié)第四節(jié) 檔案保管與保護(hù)檔案保管與保護(hù)第五節(jié)第五節(jié) 檔案檢索檔案檢索第六節(jié)第六節(jié) 檔案統(tǒng)計檔案統(tǒng)計第一節(jié)第一節(jié) 檔案收集檔案收集一、收集的內(nèi)容和要求一、收集的內(nèi)容和要求二、檔案室的收集二、檔案室

2、的收集三、檔案館的收集三、檔案館的收集一、檔案收集的內(nèi)容一、檔案收集的內(nèi)容檔案收集的內(nèi)容檔案室接收本單位需要?dú)w檔的文件材料檔案館接收機(jī)關(guān)具有長遠(yuǎn)保存價值檔案檔案館接收機(jī)關(guān)檔案；征集社會的檔案；與圖書館等收集要求收集要求科學(xué)組織：制定歸檔制度、全宗名冊科學(xué)組織：制定歸檔制度、全宗名冊信息完整信息完整核心要求核心要求 從制度上保證該歸檔、從制度上保證該歸檔、 該進(jìn)館的沒有遺漏該進(jìn)館的沒有遺漏結(jié)構(gòu)優(yōu)化結(jié)構(gòu)優(yōu)化重要目標(biāo)重要目標(biāo) 優(yōu)劣標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)劣標(biāo)準(zhǔn) 1）庫藏檔案門類是否齊全）庫藏檔案門類是否齊全 2）是否具有可用性）是否具有可用性 檔案館還需特別注意：檔案館還需特別注意： 1）進(jìn)館單位選擇既考慮法定性，也

3、體現(xiàn)典型性、）進(jìn)館單位選擇既考慮法定性，也體現(xiàn)典型性、代表性和地方特色代表性和地方特色 2）加強(qiáng)對特殊載體檔案的收集）加強(qiáng)對特殊載體檔案的收集 標(biāo)準(zhǔn)控制：制定標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)都要嚴(yán)格。標(biāo)準(zhǔn)控制：制定標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)都要嚴(yán)格。二、檔案室的收集二、檔案室的收集加強(qiáng)對歸檔制度的宣傳加強(qiáng)對歸檔制度的宣傳實施超前控制，把好文件質(zhì)量關(guān)實施超前控制，把好文件質(zhì)量關(guān)對文件積累、歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)對文件積累、歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)全面檢查歸檔的質(zhì)量，把好歸檔接收質(zhì)量關(guān)全面檢查歸檔的質(zhì)量，把好歸檔接收質(zhì)量關(guān)做好零散文件（歸檔范圍以外文件）和做好零散文件（歸檔范圍以外文件）和“帳外帳外”文件收文件收集工作集工作三、檔案館的收集

4、三、檔案館的收集1、收集范圍：、收集范圍：了解接收建國前、建國后檔案的大致范圍了解接收建國前、建國后檔案的大致范圍區(qū)分綜合、專門檔案館接收（專業(yè)對口）的不同范圍區(qū)分綜合、專門檔案館接收（專業(yè)對口）的不同范圍接收要求和手續(xù)接收要求和手續(xù)P622、現(xiàn)行機(jī)關(guān)接收：、現(xiàn)行機(jī)關(guān)接收：（1）接收期限：了解現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案進(jìn)館的期限（省級、設(shè)區(qū)的市級館文件形成滿）接收期限：了解現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案進(jìn)館的期限（省級、設(shè)區(qū)的市級館文件形成滿20年、年、縣級館滿縣級館滿10年）；提前移交或延期移交的條件、審批（經(jīng)同級檔案局批準(zhǔn)）年）；提前移交或延期移交的條件、審批（經(jīng)同級檔案局批準(zhǔn)）規(guī)定規(guī)定（2）接收方法：逐年接收或定期接收

5、（間隔）接收方法：逐年接收或定期接收（間隔3年或年或5年接收一次）年接收一次）3、撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收原則、方法、撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收原則、方法4、重大活動檔案接收范圍、內(nèi)容、時間（、重大活動檔案接收范圍、內(nèi)容、時間（4個月）和方法個月）和方法5、社會散存檔案征集、社會散存檔案征集（1）途徑：個人保存的、各單位保存的、圖書館博物館等各單位保存的）途徑：個人保存的、各單位保存的、圖書館博物館等各單位保存的（2）方法：接收捐贈、有償征集和國家收購、征購、交換等）方法：接收捐贈、有償征集和國家收購、征購、交換等第二節(jié)第二節(jié) 檔案整理檔案整理一、檔案整理概述一、檔案整理概述二、全宗二、全宗三、全宗內(nèi)檔案的

6、分類三、全宗內(nèi)檔案的分類四、檔號和目錄的編制四、檔號和目錄的編制一、檔案整理概述一、檔案整理概述 檔案整理概念（不等于文件整理）檔案整理概念（不等于文件整理） 整理類型：整理類型： 1、案卷系統(tǒng)化排列和編目（最常見）；、案卷系統(tǒng)化排列和編目（最常見）； 2、局部調(diào)整；、局部調(diào)整； 3、部分文件的全過程整理：、部分文件的全過程整理： 歷史檔案、社會散存檔案歷史檔案、社會散存檔案整理內(nèi)容、步驟：整理內(nèi)容、步驟： 1.系統(tǒng)化工作系統(tǒng)化工作區(qū)分全宗（檔案館）、全宗內(nèi)檔區(qū)分全宗（檔案館）、全宗內(nèi)檔案分類、組卷或組件、卷內(nèi)文件排列、案卷排列案分類、組卷或組件、卷內(nèi)文件排列、案卷排列等。等。 2.檔案編目檔

7、案編目編制頁號、卷內(nèi)文件目錄、備考表、編制頁號、卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面、檔號、案卷目錄、件號、歸檔文件目錄等。案卷封面、檔號、案卷目錄、件號、歸檔文件目錄等。案卷案卷目錄目錄編制編制 檔號檔號編制編制案卷案卷（件）（件）排列排列立卷立卷（組件）（組件） 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類區(qū)分區(qū)分全宗全宗卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類區(qū)分區(qū)分全宗全宗立卷立卷（組件）（組件） 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類區(qū)分區(qū)分全宗全宗卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列立卷立卷（組件）（組件） 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類區(qū)分區(qū)分全宗全宗案卷案卷（件）（件）排列排列卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列立卷立卷

8、（組件）（組件） 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類區(qū)分區(qū)分全宗全宗 檔號檔號編制編制案卷案卷（件）（件）排列排列卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列立卷立卷（組件）（組件） 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類區(qū)分區(qū)分全宗全宗案卷案卷目錄目錄編制編制 檔號檔號編制編制案卷案卷（件）（件）排列排列卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列立卷立卷（組件）（組件） 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類區(qū)分區(qū)分全宗全宗案卷案卷目錄目錄編制編制案卷案卷（件）（件）排列排列卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列立卷立卷（組件）（組件） 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類區(qū)分區(qū)分全宗全宗案卷案卷目錄目錄編制編制案卷案卷（件）（件）排列排列卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列立卷立卷（組

9、件）（組件） 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類區(qū)分區(qū)分全宗全宗案卷案卷目錄目錄編制編制案卷案卷（件）（件）排列排列卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類區(qū)分區(qū)分全宗全宗立卷立卷（組件）（組件）案卷案卷目錄目錄編制編制案卷案卷（件）（件）排列排列卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類區(qū)分區(qū)分全宗全宗立卷立卷（組件）（組件）案卷案卷目錄目錄編制編制案卷案卷（件）（件）排列排列卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類區(qū)分區(qū)分全宗全宗立卷立卷（組件）（組件）案卷案卷目錄目錄編制編制案卷案卷（件）（件）排列排列卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分

10、類區(qū)分區(qū)分全宗全宗立卷立卷（組件）（組件）案卷案卷目錄目錄編制編制案卷案卷（件）（件）排列排列卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類區(qū)分區(qū)分全宗全宗立卷立卷（組件）（組件） 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列立卷立卷（組件）（組件） 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類案卷案卷（件）（件）排列排列卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列立卷立卷（組件）（組件） 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類 檔號檔號編制編制案卷案卷（件）（件）排列排列卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列立卷立卷（組件）（組件） 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類案卷案卷目錄目錄編制編制 檔號檔號編制編制案卷案卷（件）（件）排列排列卷內(nèi)

11、卷內(nèi)文件文件排列排列立卷立卷（組件）（組件） 全宗內(nèi)全宗內(nèi)檔案檔案分類分類卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列立卷立卷（組件）（組件）案卷案卷目錄目錄編制編制案卷案卷（件）（件）排列排列2000年年 , 國家檔案局出臺了新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)國家檔案局出臺了新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件歸檔文件整理規(guī)則整理規(guī)則（DA/T22-2000），規(guī)定對），規(guī)定對 “ 應(yīng)作為應(yīng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料 ” 不再以案卷為不再以案卷為單位單位,而是以單份文件為單位進(jìn)行整理。而是以單份文件為單位進(jìn)行整理。就出現(xiàn)了新（一文一件）、老（需要組卷）兩種整就出現(xiàn)了新（一文一件）、老（需要組卷）兩種整理辦法。理辦法。

12、按卷整理文書檔案的案卷封面和背脊按卷整理文書檔案的案卷封面和背脊 卷內(nèi)文件目錄順序號順序號文號文號 責(zé)任者責(zé)任者題題 名名 日期日期頁號頁號備注備注1檔辦檔辦20048號號國家檔案局國家檔案局國家檔案局辦公室關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的國家檔案局辦公室關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知通知2004030512浙檔浙檔 200456號號浙江省檔案局浙江省檔案局浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局關(guān)于加國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管理的幾點意見強(qiáng)汛期檔案安全管理的幾點意見的通知的通知2004061033杭政杭政200412號號杭州市人民政府杭州市人民政府關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定關(guān)于進(jìn)

13、一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）（附：市民公約）200402208-10 卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表 放在卷內(nèi)文件的最后放在卷內(nèi)文件的最后, 用于注明卷用于注明卷內(nèi)文件情況內(nèi)文件情況,如卷內(nèi)缺少文件或漏編頁號等如卷內(nèi)缺少文件或漏編頁號等, 要如實填寫。要如實填寫。 歸檔后卷內(nèi)文件發(fā)生或出現(xiàn)補(bǔ)歸檔后卷內(nèi)文件發(fā)生或出現(xiàn)補(bǔ)充、移出、銷毀等情況充、移出、銷毀等情況,有關(guān)的檔案有關(guān)的檔案人員要填寫并簽名、標(biāo)注時間。人員要填寫并簽名、標(biāo)注時間。 每份檔案均須立卷人、檢查人每份檔案均須立卷人、檢查人在備考表中簽字。在備考表中簽字。卷卷 內(nèi)內(nèi) 備備 考考 表表 本卷情況說明：本卷情況說明： 立卷人：立

14、卷人： 檢查人：檢查人： 立卷時間：立卷時間： 案卷目錄新文書檔案盒封面（按件整理）新文書檔案盒封面（按件整理）具體可參考具體可參考?xì)w檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則件的圖片件的圖片不用縫紉機(jī)訂的話，也可在左上角用專用包角紙不用縫紉機(jī)訂的話，也可在左上角用專用包角紙“裝訂裝訂” 歸檔文件目錄歸檔文件目錄件號件號責(zé)任者責(zé)任者 文號文號題題 名名 日期日期頁數(shù)頁數(shù)備注備注1國家檔案局國家檔案局檔辦檔辦20048號號國家檔案局辦公室關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管國家檔案局辦公室關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知的通知2004030522浙江省檔案局浙江省檔案局浙檔浙檔 200456號號浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)浙江省檔案局關(guān)

15、于轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局關(guān)于國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管理的幾點意見加強(qiáng)汛期檔案安全管理的幾點意見的通的通知知2004061033杭州市人民政府杭州市人民政府杭政杭政200412號號關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）（附：市民公約）200402208備考表式樣備考表式樣 檔案的排架檔案的排架整理原則：整理原則：（1）保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的原則：）保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的原則： 來源聯(lián)系、時間聯(lián)系、內(nèi)容聯(lián)系、 形式聯(lián)系（文種、載體等）。（2）充分利用原基礎(chǔ)的原則：）充分利用原基礎(chǔ)的原則： 原基礎(chǔ)不輕易打破、局部調(diào)整、 特殊情況重新整理。（3）便于檔

16、案保管和利用：）便于檔案保管和利用： 是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的， 也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。二、全宗及其構(gòu)成二、全宗及其構(gòu)成1、什么是全宗？、什么是全宗？P702、什么是全宗的構(gòu)成者（即立檔單位）？、什么是全宗的構(gòu)成者（即立檔單位）？ 全宗構(gòu)成者需要具備怎樣的條件？全宗構(gòu)成者需要具備怎樣的條件？3、立檔單位變化對全宗劃分的影響立檔單位變化對全宗劃分的影響 注：個人全宗始終作為一個全宗立檔單位變化全宗如何處理？立檔單位變化全宗如何處理？ 新成立單位 撤銷單位 合并或兼并后形成新的單位 原單位分立成若干個單位 內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)獨(dú)立或并入4、全宗的補(bǔ)充形式、全宗的補(bǔ)充形式 聯(lián)合全宗：兩個以上單

17、位形成的難以區(qū)分聯(lián)合全宗：兩個以上單位形成的難以區(qū)分全宗的檔案整體，如合署辦公的單位形成全宗的檔案整體，如合署辦公的單位形成的文件互有聯(lián)系，省紀(jì)委（省監(jiān)察廳）全的文件互有聯(lián)系，省紀(jì)委（省監(jiān)察廳）全宗宗 匯集全宗（全宗匯集）匯集全宗（全宗匯集） 檔案匯集：暫時性檔案匯集：暫時性5、判定檔案所屬全宗、判定檔案所屬全宗 P74三、全宗內(nèi)檔案的分類三、全宗內(nèi)檔案的分類1、概念：把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、概念：把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構(gòu)成一內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構(gòu)成一個有機(jī)的體系。個有機(jī)的體系。2、分類的基本要求

18、：、分類的基本要求： （1）客觀性）客觀性 （2）邏輯性）邏輯性 （3）可操作性）可操作性 3、分類方法、分類方法檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù)，檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù)，也稱也稱“分類標(biāo)準(zhǔn)分類標(biāo)準(zhǔn)”、“分類原則分類原則”或或“分類特征分類特征”。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多，歸納起來有按來源分類、按時全宗內(nèi)檔案分類的方法很多，歸納起來有按來源分類、按時間分類、按內(nèi)容分類和按形式分類等類型。間分類、按內(nèi)容分類和按形式分類等類型。掌握常用的幾種分類方法掌握常用的幾種分類方法 （1）年度分類法）年度分類法 （2）組織機(jī)構(gòu)分類法）組織機(jī)構(gòu)分類法 （3）問題分

19、類法）問題分類法 （4）門類分類法）門類分類法 （5）職能分類法）職能分類法復(fù)式分類法復(fù)式分類法 全宗是一個復(fù)雜的檔案整體，全宗內(nèi)檔案的分類往往需要全宗是一個復(fù)雜的檔案整體，全宗內(nèi)檔案的分類往往需要兩種以上分類法的結(jié)合使用，即采用復(fù)式分類法。兩種以上分類法的結(jié)合使用，即采用復(fù)式分類法。 （1）年度）年度組織機(jī)構(gòu)分類法組織機(jī)構(gòu)分類法 （2）組織機(jī)構(gòu)）組織機(jī)構(gòu)年度分類法年度分類法 （3）年度）年度問題分類法問題分類法 （4）問題）問題年度分類法年度分類法 4、分類方案的編制、分類方案的編制 所謂分類方案，就是標(biāo)列各個層次的類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱所謂分類方案，就是標(biāo)列各個層次的

20、類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過程中可以根據(jù)實際情況修訂和完善。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過程中可以根據(jù)實際情況修訂和完善。 （1）機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制）機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范規(guī)定：規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案應(yīng)按照其內(nèi)容和載體的不同，機(jī)關(guān)檔案應(yīng)按照其內(nèi)容和載體的不同，制定統(tǒng)一的分類方案。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。制定統(tǒng)一的分類方案。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動?！?機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制，應(yīng)以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制，

21、應(yīng)以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點，進(jìn)行科學(xué)分類。象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點，進(jìn)行科學(xué)分類。機(jī)關(guān)檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用機(jī)關(guān)檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用，將全部檔案分為文，將全部檔案分為文書類、業(yè)務(wù)（專門）類、科技類、會計類、特種載體類等類目，每個一級類書類、業(yè)務(wù)（專門）類、科技類、會計類、特種載體類等類目，每個一級類目再根據(jù)其檔案的特點，劃分二、三級類目。目再根據(jù)其檔案的特點，劃分二、三級類目。 某機(jī)關(guān)分類方案表 P77（2）企業(yè)全宗分類方案的編制）企業(yè)全宗分類方案的編制根據(jù)國家檔案局制

22、定的根據(jù)國家檔案局制定的工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則的的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案按規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案按分類，設(shè)置十個一級類目。有些分類，設(shè)置十個一級類目。有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實際需要增設(shè)一級類目。檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實際需要增設(shè)一級類目。工業(yè)企業(yè)檔案分類表 P78補(bǔ)充：文書檔案案卷（卷盒）的排列補(bǔ)充：文書檔案案卷（卷盒）的排列1、先按不同保管期限，再分類目（多適用于老方法）、先按不同保管期限，再分類目（多適用于老方法） 或：或：2、先按類目排放，再在每個類目中分保管期限：、先按類目排放，再在每個類目中分保管期限：（1）一文一件：可直接按時間）一文一

23、件：可直接按時間（2）老方法：組卷（多種組法）老方法：組卷（多種組法）四、檔號和目錄的編制四、檔號和目錄的編制1、檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字、檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。2、檔號的編制應(yīng)遵循以下原則：、檔號的編制應(yīng)遵循以下原則： （1）唯一性原則）唯一性原則 （2）合理性原則）合理性原則 （3）穩(wěn)定性原則）穩(wěn)定性原則 （4）擴(kuò)充性原則）擴(kuò)充性原則 （5）簡單性原則）簡單性原則3、檔號的結(jié)構(gòu)、檔號的結(jié)構(gòu)根據(jù)根據(jù)檔號編制規(guī)

24、則檔號編制規(guī)則（DA/T1394）的規(guī)定，檔號）的規(guī)定，檔號結(jié)構(gòu)分為三種：結(jié)構(gòu)分為三種：P81-82每一種檔號結(jié)構(gòu)的上位類代碼、下位類代碼都要搞每一種檔號結(jié)構(gòu)的上位類代碼、下位類代碼都要搞清楚含義清楚含義第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號-案卷目錄號案卷目錄號-案卷號案卷號-件、頁（張）件、頁（張）號。即：號。即：-。這種結(jié)構(gòu)主要適用于檔案館（室）對文書檔案的編號。這種結(jié)構(gòu)主要適用于檔案館（室）對文書檔案的編號。 表示第1個文件表示第10個案卷表示第8號目錄表示第0125號全宗如0125 008 010 001第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號-類別號類別號-案卷號案卷號-件、頁（

25、張）號。即：件、頁（張）號。即：-n-。這種結(jié)構(gòu)適用于檔案館（室）對各類檔案的編號。這種結(jié)構(gòu)適用于檔案館（室）對各類檔案的編號。 如如 0100-YW - 200- 001 表示第表示第1個文件個文件 表示第表示第200個案卷個案卷 表示業(yè)務(wù)類表示業(yè)務(wù)類 表示第表示第0100號全宗號全宗第三種結(jié)構(gòu)為：類別號第三種結(jié)構(gòu)為：類別號-項目號項目號-案卷號案卷號-件、頁（張）號。即：件、頁（張）號。即：n-n-。這種結(jié)構(gòu)主要適用于檔案室對科技檔案的編號。這種結(jié)構(gòu)主要適用于檔案室對科技檔案的編號。 如如KJ2- CW6820- 007- 003 表示第表示第3個文件個文件 表示第表示第7個案卷個案卷 表

26、示設(shè)備型號表示設(shè)備型號 表示科檔設(shè)備類表示科檔設(shè)備類歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則頒布實施后，又出現(xiàn)了兩種新的檔頒布實施后，又出現(xiàn)了兩種新的檔號結(jié)構(gòu)：號結(jié)構(gòu)： （1）全宗號）全宗號-年度年度-機(jī)構(gòu)（問題）機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限保管期限-件號（件號（-） （2）全宗號）全宗號-保管期限保管期限-年度年度-機(jī)構(gòu)（問題）代號機(jī)構(gòu)（問題）代號-件號件號（-）。）。如果在分類整理時，不設(shè)機(jī)構(gòu)（問題）這一級類目，機(jī)構(gòu)代號如果在分類整理時，不設(shè)機(jī)構(gòu)（問題）這一級類目，機(jī)構(gòu)代號可省略?？墒÷浴?如如 0125- 2008 - YJ - 00001 表示第表示第1個文件個文件 表示保管期限為永久表示保管期限為

27、永久 表示表示2008年度年度 表示第表示第0125號全宗號全宗 如如 0125- 30 - 2008 - 00001 表示第表示第1個文件個文件 表示表示2008年度年度 表示保管期限為表示保管期限為30年年 表示第表示第0125號全宗號全宗4、檔號的編制方法、檔號的編制方法 （1）全宗號的編制方法）全宗號的編制方法每個檔案館都保存著數(shù)量眾多的全宗，為了便于對全宗的管理，必須賦予每個以固定的編號，這就是全宗號。檔案室大多只保存一個全宗的檔案，一般不用編制全宗號，除非檔案館已事先指定。全宗號用標(biāo)識。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號。全宗號的格式是

28、：全宗號的格式是： - 全宗屬類代碼全宗屬類代碼 全宗順序號全宗順序號 (2)案卷目錄號的編制方法：案卷目錄號的編制方法： 案卷目錄號以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。(3)類別號的編制方法：類別號的編制方法： 類別號由組成的代碼標(biāo)識，不同級位的類別之間可用間隔符“.”分開。不產(chǎn)生誤解時，可省略間隔符。類別號一般不應(yīng)超過三級，在一個檔案館（室）內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號。(4)項目號的編制方法：項目號的編制方法： 嚴(yán)格說來，項目號也屬于類別號的組成部分，是檔案所反映

29、的項目的嚴(yán)格說來，項目號也屬于類別號的組成部分，是檔案所反映的項目的代號。項目號使用代號。項目號使用。(5)案卷號的編制方法：案卷號的編制方法： 案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，一個目錄內(nèi)或類別內(nèi)的案卷案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，一個目錄內(nèi)或類別內(nèi)的案卷不應(yīng)有空號不應(yīng)有空號。(6)件號的編制方法：件號的編制方法： 件號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不應(yīng)有空號。件號的編制有兩種情況：件號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不應(yīng)有空號。件號的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內(nèi)一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內(nèi)文件按排列次序文件按排列次序編號。另一種按照編號。另一種

30、按照歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則整理的整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序檔案，同一個類目下的文件按排列次序編號。編號。(7)頁（張）號的編制方法：頁（張）號的編制方法： 頁（張）號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序頁（張）號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序編號，不應(yīng)有空號。編號，不應(yīng)有空號。5、目錄的編制、目錄的編制立卷：案卷目錄立卷：案卷目錄組件：歸檔文件目錄組件：歸檔文件目錄目錄編制格式會在目錄編制格式會在文件管理文件管理一章中介紹一章中介紹第三節(jié)第三節(jié) 檔案鑒定檔案鑒定 檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r值檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程。目前，在檔案館和檔

31、案室的的過程。目前，在檔案館和檔案室的業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常進(jìn)行的鑒定工作就是業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常進(jìn)行的鑒定工作就是鑒定檔案的保存價值（檔案價值鑒定）鑒定檔案的保存價值（檔案價值鑒定） 一、檔案鑒定概述一、檔案鑒定概述二、檔案保管期限表二、檔案保管期限表三、檔案鑒定的組織和方法三、檔案鑒定的組織和方法一、檔案鑒定概述一、檔案鑒定概述（一）檔案鑒定的內(nèi)容（一）檔案鑒定的內(nèi)容 1、檔案價值鑒定的內(nèi)容（體現(xiàn)在三個階段）：、檔案價值鑒定的內(nèi)容（體現(xiàn)在三個階段）： （1）歸檔鑒定）歸檔鑒定 （2）保管期限鑒定）保管期限鑒定 （3）到期鑒定）到期鑒定 2、檔案鑒定工作的內(nèi)容、檔案鑒定工作的內(nèi)容 （1）制定檔案鑒定制度和

32、工作小組）制定檔案鑒定制度和工作小組 （2）制定檔案保管期限表）制定檔案保管期限表 （3）對照標(biāo)準(zhǔn)確定檔案保管期限）對照標(biāo)準(zhǔn)確定檔案保管期限 （4）挑選無保管價值和保管期限已滿的檔案予以銷毀）挑選無保管價值和保管期限已滿的檔案予以銷毀（二）檔案價值鑒定的原則（二）檔案價值鑒定的原則 1、從國家和人民的整體利益出發(fā)、從國家和人民的整體利益出發(fā) （指導(dǎo)思想和核心原則）（指導(dǎo)思想和核心原則） 2、全面的觀點、全面的觀點 （1）內(nèi)容特征）內(nèi)容特征 （2）全宗間、檔案間聯(lián)系）全宗間、檔案間聯(lián)系 （3）社會需求）社會需求3、歷史的觀點、歷史的觀點 4、發(fā)展的觀點、發(fā)展的觀點 （三）檔案價值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)（三）

33、檔案價值鑒定的標(biāo)準(zhǔn) 1.自身屬性標(biāo)準(zhǔn)：自身屬性標(biāo)準(zhǔn)： 是指以檔案自身所擁有的主要屬性作為價值鑒定是指以檔案自身所擁有的主要屬性作為價值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)，包括的標(biāo)準(zhǔn)，包括標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)（最主要、最本質(zhì)）、（最主要、最本質(zhì)）、標(biāo)準(zhǔn)等。標(biāo)準(zhǔn)等。2.社會需求標(biāo)準(zhǔn)社會需求標(biāo)準(zhǔn) 3.相對價值標(biāo)準(zhǔn)相對價值標(biāo)準(zhǔn)二、檔案保管期限表二、檔案保管期限表檔案保管期限表，就是用檔案保管期限表，就是用列舉檔案的來源、列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)

34、。的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成，其中限、附注以及總的說明等部分組成，其中和和是最基本的項目。是最基本的項目。 （一）檔案保管期限表的類型（一）檔案保管期限表的類型1.1.通用檔案保管期限表通用檔案保管期限表： 由國家檔案由國家檔案局局編制的，供全國縣以上機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企編制的，供全國縣以上機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位鑒定檔案通用的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)業(yè)、事業(yè)單位鑒定檔案通用的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，是全國各是全國各級級機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)和單位和單位確定一般性檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)和制定其它類型確定一般性檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)和制定其它類型檔案

35、保管期限表的指南。如檔案保管期限表的指南。如20062006年國家檔案局年國家檔案局第第8 8號令號令頒頒發(fā)的文書檔案保管期限表發(fā)的文書檔案保管期限表2.2.專門檔案保管期限表專門檔案保管期限表3.3.同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表4.4.同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表（如學(xué)校、醫(yī)院、工廠等）如學(xué)校、醫(yī)院、工廠等）5.5.機(jī)關(guān)檔案保管期限表機(jī)關(guān)檔案保管期限表（專供本機(jī)關(guān)鑒定）（專供本機(jī)關(guān)鑒定）（二）檔案保管期限的劃分（二）檔案保管期限的劃分 檔案保管期限是指對檔案劃定的存留年限。檔案保管期限是指對檔案劃定的存留年限。根據(jù)國家現(xiàn)行規(guī)定，文書檔案的保管期限分永久

36、和定期兩根據(jù)國家現(xiàn)行規(guī)定，文書檔案的保管期限分永久和定期兩種，其中定期又可分為種，其中定期又可分為30年、年、10年。年。永久保存，就是無限期地盡可能長遠(yuǎn)地保存下去。定永久保存，就是無限期地盡可能長遠(yuǎn)地保存下去。定期保存的計算方法，一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起期保存的計算方法，一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結(jié)案計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結(jié)案后算起。后算起。具體：具體：p92三、檔案鑒定的組織和方法三、檔案鑒定的組織和方法（一）組織：（一）組織： 1、檔案鑒定的組織：檔案館應(yīng)成立專門的鑒定委員會、檔案鑒定的組織：檔案館應(yīng)成立專門的鑒定委員會

37、負(fù)責(zé)檔案鑒定工作，一般由館長、館內(nèi)業(yè)務(wù)專家及被鑒定負(fù)責(zé)檔案鑒定工作，一般由館長、館內(nèi)業(yè)務(wù)專家及被鑒定檔案有關(guān)的單位代表組成的。各機(jī)關(guān)應(yīng)建立由機(jī)關(guān)分管負(fù)檔案有關(guān)的單位代表組成的。各機(jī)關(guān)應(yīng)建立由機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人任組長，檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成的責(zé)人任組長，檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成的，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案鑒定工作。，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案鑒定工作。 2、檔案鑒定組織的任務(wù)：組織編制和審查檔案保管期、檔案鑒定組織的任務(wù)：組織編制和審查檔案保管期限表；組織和指導(dǎo)本館、本機(jī)關(guān)檔案鑒定工作；討論審查限表；組織和指導(dǎo)本館、本機(jī)關(guān)檔案鑒定工作；討論審查“檔案鑒定報告檔案鑒定報告”和和“檔案銷毀清冊檔案銷毀清

38、冊”；對檔案的存毀作；對檔案的存毀作出決定，報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。出決定，報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）檔案鑒定的方法（二）檔案鑒定的方法檔案鑒定的方法是檔案鑒定的方法是直接鑒定法直接鑒定法，即直接、具體地審查檔案。，即直接、具體地審查檔案。直接鑒定法要求檔案鑒定人員直接鑒定法要求檔案鑒定人員地審查檔案材地審查檔案材料，從它的內(nèi)容、作者、題名、可靠程度等方面，全面考料，從它的內(nèi)容、作者、題名、可靠程度等方面，全面考察分析其價值，而不是僅根據(jù)案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和察分析其價值，而不是僅根據(jù)案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷題名來判定檔案的價值。案卷題名來判定檔案的價值。（三）檔案銷毀（三）檔案銷毀 檔案銷毀是指經(jīng)

39、過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。檔案銷毀是指經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。銷毀程序：銷毀程序：1.檔案人員形成銷毀報告、清冊檔案人員形成銷毀報告、清冊2.由鑒定小組審核提出意見，登記造冊。由鑒定小組審核提出意見，登記造冊。3.經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.由由在指定地點在指定地點，并在銷毀清冊上簽字。，并在銷毀清冊上簽字。 銷毀清冊的結(jié)構(gòu)包括：銷毀清冊的結(jié)構(gòu)包括： 1.檔案銷毀清冊封面，項目有：全宗號、全宗名稱和立檔單位檔案銷毀清冊封面，項目有：全宗號、全宗名稱和立檔單位名稱、編制檔案銷毀清冊單位名稱、編制時間表；名稱、編制檔案銷毀清冊單位名稱、編制時

40、間表； 2.銷毀檔案登記表，項目有：順序號、案卷或文件題名、起止銷毀檔案登記表，項目有：順序號、案卷或文件題名、起止日期、號碼（案卷目錄號、案卷號或文件編號）、數(shù)量、備注等。日期、號碼（案卷目錄號、案卷號或文件編號）、數(shù)量、備注等。銷毀方式：銷毀方式： 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可“暫緩執(zhí)行暫緩執(zhí)行”，一般可保存一段時間，一般可保存一段時間后再抽樣復(fù)審，以防鑒定有誤。后再抽樣復(fù)審，以防鑒定有誤。銷毀方法：銷毀方法： 1.可以送到可以送到化成紙漿，這是銷毀大批量紙質(zhì)檔化成紙漿，這是銷毀大批量紙質(zhì)檔案最常用的方法；案最常用的方法； 2.數(shù)量少而又具有機(jī)密性的檔案可交保密部門銷毀；數(shù)量少

41、而又具有機(jī)密性的檔案可交保密部門銷毀； 3.磁帶、磁盤和光盤等特殊載體的檔案，可以采用物理刪除、磁帶、磁盤和光盤等特殊載體的檔案，可以采用物理刪除、格式化或焚燒等方式銷毀。格式化或焚燒等方式銷毀。 第四節(jié)第四節(jié) 檔案保管與保護(hù)檔案保管與保護(hù)檔案保管與保護(hù)是維護(hù)檔案的活動，指采取一定的管理方式和技術(shù)手段對檔案進(jìn)行科學(xué)管理與保護(hù)，以維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度延長檔案壽命的工作。 一、檔案保管的內(nèi)容和要求一、檔案保管的內(nèi)容和要求二、檔案保管的基本條件二、檔案保管的基本條件三、檔案庫房管理三、檔案庫房管理四、庫房溫濕度控制與四、庫房溫濕度控制與“八防八防”措施措施五、全宗卷編制與管理五、全宗卷編制

42、與管理一、檔案保管的內(nèi)容和要求一、檔案保管的內(nèi)容和要求（一）檔案保管的內(nèi)容： 1.檔案庫房管理 2.檔案流動過程中的保護(hù) 3.保護(hù)檔案的專門措施： 復(fù)制、修裱、消毒、滅菌等（二）檔案保管的基本要求： 1.以防為主，防治結(jié)合 2.加強(qiáng)重點，照顧一般二、檔案保管的基本條件二、檔案保管的基本條件（一）檔案館（室）建筑： 1.檔案館建設(shè)規(guī)模和構(gòu)成：檔案館應(yīng)按照檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和檔案館建筑設(shè)計規(guī)范(JGJ 25-2000)設(shè)計建造。檔案館建筑由檔案庫房、對外服務(wù)用房、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、辦公室用房和附屬用房及建筑設(shè)備組成。 2.檔案室用房：檔案室用房一般由檔案庫房、檔案閱覽用房和檔案人員辦公用房組成。做到

43、三室分開。 （二）其他保管條件 1.檔案裝具：檔案裝具是檔案館、室必需的基本設(shè)備。目前，我國使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架。 2.檔案保管設(shè)備：空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、通風(fēng)機(jī)、溫濕度測量儀、防盜和防火報警器、滅火器、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、縮微拍攝設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、消毒設(shè)備、信息化設(shè)備以及檔案專用運(yùn)輸設(shè)備等。 3.檔案包裝材料：無酸材料制成的卷盒卷皮三、檔案庫房管理三、檔案庫房管理（一）檔案裝具1、排列要求：合理布局 、避光通風(fēng) 、整齊有序 （裝具應(yīng)與窗戶墻面垂直）2、裝具的編號：一般以庫房為單位進(jìn)行，編號方法是，自庫房門口起 從左至右、從外向里 編架（柜）號，每個 架（柜）的格（節(jié)） 也

44、應(yīng)編號，方法是 從上向下編順序號。 （二）檔案的排列存放： 1、檔案館對館藏檔案的存放應(yīng)堅持簡便、實用、便于管理的原則，以全宗為單位排列。但對照片、音像、磁盤、光盤等特殊載體檔案，可以分開存放在專門的庫房。 檔案室的檔案，一般根據(jù)檔案種類實行分類排列，將同一類別的檔案集中存放在一起。 存放方式：豎放、平放 2、檔案存放位置索引： 是以表冊或卡片的形式記錄和反映檔案在庫房和裝具中存放次序的管理工具。 3、補(bǔ)充：代卷卡 （三）檔案管理的應(yīng)急處置 檔案管理的應(yīng)急處置，是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急措施加以處置的工作。參考：檔案工作突發(fā)事件應(yīng)

45、急處置管理辦法（檔函2008207號） 1、檔案管理的應(yīng)急處置預(yù)案 （1）編制和實施預(yù)案的有關(guān)危機(jī)情況和背景； （2）應(yīng)急處置工作的目標(biāo)、要求和具體措施； （3）應(yīng)急指揮機(jī)構(gòu)的建立及其人員組成，應(yīng)急處置工作隊伍的數(shù)量、分工、聯(lián)絡(luò)方式、職能及調(diào)用方案； （4）有關(guān)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)、咨詢機(jī)構(gòu)及能夠提供援助的機(jī)構(gòu)、人員及其聯(lián)系方式； （5）搶救檔案的順序及其具體位置，庫房常用及備用鑰匙、重要檢索工具的位置和管理人員； （6）檔案庫房所在建筑供水、供電開頭及檔案庫區(qū)、重點部位的位置等； （7）向當(dāng)?shù)攸h委和政府、有關(guān)主管機(jī)關(guān)和上級檔案行政管理部門報告的聯(lián)系方式； （8）其他預(yù)防突發(fā)事件、救災(zāi)應(yīng)注意事項。2、檔案

46、管理的應(yīng)急處置措施（定期培訓(xùn)、教育） （1）及時報警，在第一時間通知搶險負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員，通知專業(yè)搶險救援部門等。在可能的情況下，采取行動消除事故； （2）組織救援遇險人員，轉(zhuǎn)移和妥善安置受威脅檔案。迅速控制危險源，標(biāo)明危險區(qū)域，關(guān)閉和限制使用有關(guān)設(shè)備、設(shè)施，采取防止發(fā)生次生、衍生事件的必要措施； （3）對突發(fā)事件可能造成的危害和損失做出初步判斷，啟動相關(guān)應(yīng)急處置預(yù)案 （4）對災(zāi)害事故造成的受損檔案，立即組織力量進(jìn)行搶救。特別是對受水淹檔案，要及時采取冷凍或干燥的辦法穩(wěn)定檔案的狀態(tài)，避免災(zāi)情進(jìn)一步惡化； （5）立即向當(dāng)?shù)攸h委和政府、有關(guān)主管機(jī)關(guān)和上級檔案行政管理部門報告相關(guān)情況。四、檔案保護(hù)四

47、、檔案保護(hù)（一）庫房溫、濕度控制 1、控制規(guī)定： 溫度：1424；相對濕度：4560 2、掌握聲像、磁帶、膠片庫的溫濕度規(guī)定P101 3、如何控制溫濕度在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)？主要為 （1）密閉：防止、減弱庫外不適宜溫濕度影響 重點是門窗 （2）通風(fēng)：要對庫內(nèi)庫外溫濕度進(jìn)行分析。通風(fēng)應(yīng)有利于庫內(nèi)溫濕度達(dá)到規(guī)范要求。 包括自然通風(fēng)和機(jī)械通風(fēng)。（二）庫房的“八防”措施“八防”指的是：、防水、防潮、防塵、防盜。掌握每一種防護(hù)工作的基本措施、方法、要求（重點掌握防火、防光、防蟲霉的措施和要求） 認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案蟲霉防治的一般規(guī)則（三）檔案修復(fù)是指受損或退變檔案的恢復(fù)或接近原有特征，或進(jìn)行加固的一項搶救性保護(hù)措施。修

48、復(fù)技術(shù)種類有：去污、去酸、加固、修裱、字跡恢復(fù)與顯示技術(shù)等。五、全宗卷五、全宗卷（一）全宗卷概念： 是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。 全宗卷不同于一般的檔案案卷，它是檔案管理活動中形成的“檔案”，是管理全宗的“檔案”，是檔案的“檔案”。 （二）全宗卷編制原則 1.檔案館（室）對其所管的每個全宗都應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷； 2.全宗卷的各種文件材料，包括憑據(jù)、清冊、報表應(yīng)做到準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范； 3.全宗卷內(nèi)的文件材料，應(yīng)按照其固有的特點，保持文件材料間的有機(jī)聯(lián)系，反映全宗管理的歷史面貌，以便于保管和利用。（三）全宗卷的主要內(nèi)容：P1

49、04 1.檔案收集方面的材料2.檔案整理方面的材料3.檔案鑒定方面的材料4.檔案保管方面的材料5.檔案統(tǒng)計方面的材料6.檔案利用方面的材料7.檔案管理新技術(shù)應(yīng)用方面的材料 （四）全宗卷的整理全宗卷內(nèi)文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時必須注意積累，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預(yù)設(shè)的卷夾內(nèi)，文件材料積累到一定數(shù)量時，及時進(jìn)行整理組卷，數(shù)量較多的可設(shè)分卷。卷內(nèi)文件材料按問題-時間進(jìn)行系統(tǒng)排列，排列順序為：全宗指南（全宗介紹）、立檔單位大事記和有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、現(xiàn)代化管理等方面的文件材料，在此基礎(chǔ)上編制卷內(nèi)目錄。 （五）全宗卷的管理 檔案館形成的全宗卷集中保

50、管，按全宗號順序排列編制全宗卷目錄。全宗卷內(nèi)文件材料過多時，可分裝數(shù)盒，形成若干分卷，并在全宗號后加短橫和分卷序號，如：50-1、50-2。卷內(nèi)文件材料封面的全宗號也應(yīng)與之相一致。館藏全宗采取分若干個部類（如按政權(quán)性質(zhì)等）管理的，可按部類分別排序，編制全宗卷目錄，相對集中保管。全宗向檔案館移交時，全宗卷隨同移交。 第五節(jié)第五節(jié) 檔案檢索檔案檢索檔案檢索就是檔案信息的過程。這兩方面的內(nèi)容是密切聯(lián)系的，存儲是查找的前提，查找是存儲的目的。 一、檔案檢索概述一、檔案檢索概述 二、檔案著錄二、檔案著錄 三、檔案標(biāo)引三、檔案標(biāo)引 四、檔案檢索工具四、檔案檢索工具一、檔案檢索概述一、檔案檢索概述（一）檔案

51、檢索的內(nèi)容 1、存儲階段的主要內(nèi)容 ： 一是著錄標(biāo)引。著錄標(biāo)引的結(jié)果就是制作出可用來檢索的條目。 二是組織檢索工具。 2、查找階段的主要內(nèi)容 ： 一是確定查找內(nèi)容。 二是轉(zhuǎn)換成檢索標(biāo)識 。 （二）檔案檢索效率檢索效率是指通過檢索滿足利用者利用需求的全面性和準(zhǔn)確性程度?？己藱z索效率，通常采用查全率和查準(zhǔn)率兩個指標(biāo)來衡量和表示。 1、查全率：指檢索結(jié)果滿足利用者利用需求的全面程度，即檢索出來的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。相對應(yīng)的是漏檢率。 2、查準(zhǔn)率：指滿足利用者利用需求的準(zhǔn)確程度，即檢索出來的有關(guān)檔案與檢索出來的全部檔案的百分比。相對應(yīng)的是誤檢率。 3、查全率和查準(zhǔn)率的計算：查全率=檢索出的

52、有關(guān)檔案數(shù)/全部有關(guān)檔案數(shù)100%漏檢率=未檢索出的有關(guān)檔案數(shù)/全部有關(guān)檔案數(shù)100% 例：某一利用者要求查找有關(guān)城市低收入家庭社會保障方面的檔案，檔案館保存的有關(guān)檔案為50件，而檢索時檢出46件，4件漏檢，則查全率是4650100%=92%；漏檢率是450100%=8%。查準(zhǔn)率=檢索出的有關(guān)檔案/檢索出的全部檔案100%誤檢率=檢索出的不相關(guān)檔案/檢索出的全部檔案100%二、檔案著錄二、檔案著錄檔案著錄： 是對檔案特征等進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。 是組織檔案檢索工具的基礎(chǔ)，著錄的質(zhì)量決定了檢索工具的質(zhì)量。 根據(jù)檔案著錄規(guī)則（DA/T18-1999）的規(guī)定，包括7個著錄項目。檔案著錄項目，是

53、揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項： 1.題名與責(zé)任說明項。2. 包括正題名、并列題名、副題名及說明題名文字、文件編號、責(zé)任者、附件等著錄單元（小項）。 2稿本與文種項。包括稿本、文種兩個小項。3密級與保管期限項。包括密級和保管期限兩個小項。4時間項。5載體形態(tài)項。包括載體類型、數(shù)量及單位、規(guī)格三個小項。6附注與提要項。包括附注和提要兩個小項。7排檢與編號項。包括分類號、檔案館代號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞等小項。著錄項目分為必要項目和選擇項目。其中必要項目包括正題名、責(zé)任者、時間項、分類號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞。其余為選擇項目。注意標(biāo)識符的使用規(guī)定。與卷內(nèi)目

54、錄著錄結(jié)合起來看。三、檔案標(biāo)引三、檔案標(biāo)引檔案標(biāo)引是指對檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予檢索標(biāo)識的過程。分為分類標(biāo)引和主題標(biāo)引兩種，其中賦予分類號的過程稱為分類標(biāo)引；賦予主題詞的過程稱為主題標(biāo)引。 （一）分類標(biāo)引根據(jù)檔案分類標(biāo)引規(guī)則（GB/T15418-94），檔案分類標(biāo)引一般有以下程序：1. 研讀分類法。2. 檔案主題分析。3. 判定類別。4. 標(biāo)引分類號。5. 審校。 （二）主題標(biāo)引根據(jù)檔案主題標(biāo)引規(guī)則，主題標(biāo)引的步驟和方法有以下幾方面：1.審讀檔案 2.主題分析和主題概念的選定3.選詞標(biāo)引：一個標(biāo)引對象，標(biāo)引用詞一般210個。四、檔案檢索工具四、檔案檢索工具 檔案檢索工具是用于檔案信息的系統(tǒng)化

55、文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。（一）檔案檢索工具的種類（注意區(qū)分） 1.按體例分：目錄、索引、指南； 2.按功能分：館藏性檢索工具 、查找性檢索工具 、介紹性檢索工具 ； 3.按載體形式分：卡片式、書本式、縮微式、機(jī)讀式檢索工具。 （二）常用檔案檢索工具的編制1.案卷文件目錄案卷文件目錄案卷文件目錄又稱全引目錄，是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。它兼具案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄雙重功能，實現(xiàn)了對案卷和文件的配套檢索。編制方法：先列出案卷條目，緊跟這個案卷的卷內(nèi)文件目錄，再按案卷排列順序裝訂；或?qū)⑺邪妇淼木韮?nèi)文件目錄依次排列在案卷目錄之后，并

56、編制頁碼，將每個案卷的卷內(nèi)文件目錄所在頁次標(biāo)注在案卷條目的備注欄內(nèi)，然后裝訂成冊。2.分類目錄分類目錄分類目錄是依據(jù)分類表按照分類標(biāo)識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。分類目錄一般采用卡片式，故又稱分類卡片。其編制方法： （1）卡片填寫。將檔案館（室）的全部檔案，以文件或案卷為單位逐一填寫。當(dāng)一件（卷）檔案需標(biāo)引多個分類號時，應(yīng)分別填寫多張卡片。 （2）卡片排列?？ㄆ瑧?yīng)嚴(yán)格按分類號的順序進(jìn)行排列。 （3）設(shè)置導(dǎo)卡。卡片排列完畢后，需要在類與類之間設(shè)置導(dǎo)卡，又稱指引卡，以便檢索者快捷地查到所需的分類卡片。 3主題目錄主題目錄主題目錄是依據(jù)主題詞表按照主題標(biāo)識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。主題目錄一般采用卡片式，也稱主題卡片。主題卡片的填寫，應(yīng)根據(jù)檔案著錄規(guī)則和檔案主題標(biāo)引規(guī)則的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。主題卡片按照主題詞的音序或字順進(jìn)行排列。 4專題目錄專題目錄 專題目錄是按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案目錄。一般采用卡片式，又稱專題卡片，也可采用目錄數(shù)據(jù)庫的形式。編制方法如下： （1）選題 （2）選材：將有關(guān)案卷調(diào)出直接閱讀，可適當(dāng)放寬范圍。 （3）填制卡片。填制卡片一般在選材過程中結(jié)合進(jìn)行。填制卡片應(yīng)按全宗和類別進(jìn)行，方式有