酒店采購部服務(wù)流程與規(guī)范

1、第11章 采購部服務(wù)流程與規(guī)范111 采購部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)1111 采購部組織結(jié)構(gòu)采購部崗位設(shè)置圖人員編制采購經(jīng)理經(jīng)理助理辦公室文員食品采購主管食品采購員統(tǒng)計員報關(guān)員用品采購主管物品采購員經(jīng)理級 人主管級 人員工級 人相關(guān)說明1112 采購部責(zé)權(quán)部門采購部部門負(fù)責(zé)人采購經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理職責(zé)1負(fù)責(zé)酒店采購管理規(guī)章制度、采購工作流程和標(biāo)準(zhǔn)的制定并及時修正與完善2負(fù)責(zé)掌握酒店營業(yè)所用的各類物資的需求與庫存情況，及時制訂采購計劃并實施3負(fù)責(zé)通過市場調(diào)查或招標(biāo)，選擇酒店的供應(yīng)商；建立供應(yīng)商檔案并定期對其進(jìn)行評估4負(fù)責(zé)與供應(yīng)商談判并簽訂采購合同，跟蹤供應(yīng)商的發(fā)貨過程，確保按時、按質(zhì)、按量到貨5負(fù)責(zé)對經(jīng)驗

2、收不符合合同要求的各類物資進(jìn)行退換貨處理6負(fù)責(zé)酒店營業(yè)所用物品的采購報銷與結(jié)算管理工作7負(fù)責(zé)酒店采購單和收據(jù)的整理，各類文件和有關(guān)采購申請、合同等資料的歸檔工作權(quán)力1有權(quán)參與酒店經(jīng)營戰(zhàn)略的制定并提出相應(yīng)建議2有權(quán)參與年度、季度、月度經(jīng)營計劃的制訂并提出意見和建議3有權(quán)對違反酒店采購管理規(guī)章制度的行為和過失提請?zhí)幜P4具有采購部內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)建立、員工考核的權(quán)力5具有酒店營業(yè)所用各類物品供應(yīng)商的選擇權(quán)6具有采購部內(nèi)部工作開展的自主權(quán)7具有采購部內(nèi)部員工聘任、解聘的建議權(quán)8其他相關(guān)權(quán)力相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期113 采購辦公室服務(wù)流程與規(guī)范1131 招標(biāo)工作服務(wù)流程與規(guī)

3、范流程名稱招標(biāo)工作服務(wù)流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范發(fā)出投標(biāo)邀請書發(fā)布招標(biāo)公告工作總結(jié)開標(biāo)前期工作開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)1發(fā)布招標(biāo)資格預(yù)審公告（1）酒店采購部成立采購工作小組開展邀請招標(biāo)工作，同時成立采購監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)制止和糾正采購工作小組在采購過程中的違紀(jì)、違規(guī)行為，同時提出處理意見上報總經(jīng)理（2）采購工作小組會同使用部門根據(jù)采購申請編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件不得要求或者標(biāo)明特定的投標(biāo)人或者產(chǎn)品，以及含有傾向性或者排斥潛在投標(biāo)人的內(nèi)容（3）采購工作小組必須提前 天將酒店采購信息及資格預(yù)審公告登在酒店宣傳欄，通過報紙或酒店網(wǎng)站公布投標(biāo)人資格條件（要求投標(biāo)人在資格預(yù)審公告期結(jié)束之前，按

4、公告要求提交資格證明文件）2發(fā)出投標(biāo)邀請書（1）采購工作小組從評審合格投標(biāo)人中通過隨機(jī)方式選擇三家以上的投標(biāo)人，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書（2）投標(biāo)邀請書的主要內(nèi)容有：投標(biāo)邀請，投標(biāo)人須知（包括密封、簽署、蓋章要求等），投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)提交的資格與資信證明文件，合同主要條款及合同簽訂方式，招標(biāo)項目的技術(shù)規(guī)格和要求（包括附件、圖紙等），交貨和提供服務(wù)的時間3開標(biāo)前期工作（1）根據(jù)招標(biāo)采購項目的具體情況，采購小組可以組織潛在的投標(biāo)人現(xiàn)場考察或者召開開標(biāo)前答疑會，但不得單獨或者分別組織只有一個投標(biāo)人參加的現(xiàn)場考察（2）開標(biāo)前，有關(guān)工作人員不得向他人透露已獲取招標(biāo)文件的潛在投標(biāo)人的名稱、數(shù)量以及可能影響公平競爭的有

5、關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的其他情況（3）采購小組負(fù)責(zé)收取投標(biāo)文件，在招標(biāo)文件要求的提交投標(biāo)文件截止時間之后送達(dá)的投標(biāo)文件為無效投標(biāo)文件，應(yīng)當(dāng)拒收4開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)（1）開標(biāo)時，采購監(jiān)督小組到現(xiàn)場監(jiān)督開標(biāo)活動，開標(biāo)過程由采購工作小組指定專人負(fù)責(zé)記錄并存檔備查（2）開標(biāo)時，由采購監(jiān)督小組成員檢查投標(biāo)文件的密封情況，經(jīng)確認(rèn)無誤后，由采購工作小組成員當(dāng)眾拆封，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價格、價格折扣、招標(biāo)文件允許提供的設(shè)備投標(biāo)方案和投標(biāo)文件的其他主要內(nèi)容（3）采購工作小組組織有關(guān)專家成立評標(biāo)委員會，評標(biāo)委員會按照酒店有關(guān)規(guī)定進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)單位（4）采購工作小組向供應(yīng)商發(fā)布中標(biāo)、落標(biāo)通知書（5）采購部與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采

6、購合同5工作總結(jié)（1）采購工作小組負(fù)責(zé)編寫評標(biāo)報告，其主要內(nèi)容包括：投標(biāo)人名單及招標(biāo)操作小組成員名單，開標(biāo)記錄和評標(biāo)情況及說明，評標(biāo)結(jié)果和中標(biāo)候選供應(yīng)商等有關(guān)資料，招標(biāo)工作小組的授標(biāo)建議。（2）將評標(biāo)報告交由采購監(jiān)督小組審閱后加具意見上報總經(jīng)理審批，審批結(jié)果由采購工作小組負(fù)責(zé)落實執(zhí)行相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期1132 采購控制服務(wù)流程與規(guī)范 流程名稱采購控制服務(wù)流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范選擇供應(yīng)商制訂采購計劃驗收、付款簽訂采購合同實施采購1制訂采購計劃（1）采購部經(jīng)理根據(jù)采購申請及采購物資庫存情況制訂采購計劃，包括采購物資的具體信息（如名稱

7、、品種、規(guī)格、數(shù)量）、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核后報酒店總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批通過后，采購部經(jīng)理組織下屬員工開始實施采購計劃2選擇供應(yīng)商（1）采購員進(jìn)行市場調(diào)查，找出三家以上有代表性的供應(yīng)商進(jìn)行綜合考察，在考察中要重點了解供應(yīng)商的實力、專業(yè)化程度、貨物來源、價格、質(zhì)量以及目前的供貨狀況（2）收到報價后，采購主管組織有關(guān)專家成立評價小組，對供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量、信譽(yù)等進(jìn)行評估后，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商3簽訂采購合同（1）采購主管就采購事宜與供應(yīng)商進(jìn)行談判和磋商（2）采購主管與供應(yīng)商簽訂采購合同，具體內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨日期，付款

8、方式，違約責(zé)任等（3）采購主管將采購合同報采購部經(jīng)理、酒店總經(jīng)理審批4實施采購（1）采購合同審批通過后，采購員向供應(yīng)商發(fā)出訂貨單（2）供應(yīng)商收到訂貨單后，按合同要求及時發(fā)運物資（3）采購員跟蹤供應(yīng)商的發(fā)貨情況，如有問題，及時與供應(yīng)商溝通5驗收、付款（1）收到采購物資后，收貨員依據(jù)檢驗標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗，將廠商、規(guī)格、數(shù)量以及檢驗單號碼等填入檢驗記錄表（2）若判定合格，則將物資標(biāo)示為合格，填寫檢驗合格單，通知倉管員辦理入庫手續(xù)，根據(jù)合同中的付款方式辦理結(jié)賬手續(xù)（3）若判定不合格，則將物資標(biāo)示為不合格，填寫檢驗不合格單，通知供應(yīng)商辦理退貨手續(xù)相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期114

9、 采購服務(wù)流程與規(guī)范1141 物資請購服務(wù)流程與規(guī)范流程名稱物資請購服務(wù)流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范更新替換請購新增物品的請購補(bǔ)倉物品請購制定請購辦法1制定物資請購管理辦法（1）采購部經(jīng)理結(jié)合酒店的實際情況制定酒店物資請購管理辦法，報酒店總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批同意后，酒店各部門按照管理辦法進(jìn)行物資的請購2新增物品的請購（1）若部門想添置新物品，部門經(jīng)理應(yīng)撰寫新增物品申請報告，經(jīng)財務(wù)部審核后，報總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批同意后，部門經(jīng)理填寫采購申請表，表中要說明采購物品的名稱、數(shù)量、需求日期、預(yù)算金額等，連同申請報告送交采購部（3）采購部經(jīng)理審核同意后，按采購申請表上的

10、要求，制訂新增物品采購計劃，報總經(jīng)理審批（4）采購主管組織采購員按照新增物品采購計劃進(jìn)行采購3更新替換舊物品的請購（1）若部門欲更新替換舊物品，部門經(jīng)理應(yīng)先填寫一份物品報損報告，經(jīng)財務(wù)部審核后，報酒店總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批同意后，填寫采購申請表（包括物品的名稱和規(guī)格、最近一次訂貨單價、最近一次訂貨數(shù)量、提供本次訂貨數(shù)量建議等內(nèi)容），連同物品破損報告送交采購部（3）采購部經(jīng)理審核同意后，按采購申請表上的要求，制訂更新替換舊物品的采購計劃，報總經(jīng)理審批（4）總經(jīng)理審批同意后，采購主管組織采購員按照采購計劃進(jìn)行采購4補(bǔ)倉物品的請購相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期1142

11、食品采購服務(wù)流程與規(guī)范流程名稱食品采購服務(wù)流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范選擇供應(yīng)商制訂采購計劃實施采購驗收、結(jié)算1制訂食品采購計劃（1）采購部經(jīng)理根據(jù)酒店營業(yè)計劃和餐飲部的采購申請編制食品年度、季度、日采購計劃，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核后，報酒店總經(jīng)理審批（2）總經(jīng)理審批同意后，采購主管組織餐飲采購員實施食品年度、季度、日采購計劃2選擇供應(yīng)商（1）餐飲采購員應(yīng)根據(jù)采購計劃的要求，進(jìn)行市場調(diào)研，選擇35家供應(yīng)商，向其詢價（2）收到報價后，采購主管組織專家成立評價小組，比較供應(yīng)商所提供食品的質(zhì)量和價格，最終確定一個質(zhì)量好、價格低的供應(yīng)商（3）采購主管與供應(yīng)商就采購事宜進(jìn)行談判后簽訂合同

12、，報采購部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批對于年度采購任務(wù)，采購主管需同供應(yīng)商簽訂采購合同，注明品名、規(guī)格、等級、數(shù)量、價格、交貨方式、交貨批量、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等具體條款對于季度采購任務(wù)，指采購冰凍海、河等產(chǎn)品，因這些食品季節(jié)性強(qiáng)，只能進(jìn)行批量采購。采購時，應(yīng)同供應(yīng)商簽訂合同，注明品名、規(guī)格，以及數(shù)量、單價、金額、交貨方式、交貨地、交貨期以及驗收、付款等具體條款對于日采購計劃，指采購蔬菜、魚類、肉類等鮮活產(chǎn)品。采購主管同供應(yīng)商簽訂采購合同，注明品名、規(guī)格、等級、數(shù)量、價格、每天的交貨時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等具體條款（4）進(jìn)行大批量或高檔食品及原料采購時，采購部經(jīng)理應(yīng)親自參與采購工作，對質(zhì)量、

13、價格加以控制3實施采購（1）采購員根據(jù)電腦上采購申請表的品種、數(shù)量，在電腦訂貨單上輸入價格，然后通知供應(yīng)商按指定日期送貨（2）對于特定的進(jìn)口食品、數(shù)量或金額大的訂貨計劃，根據(jù)使用部門的要求，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)后才可訂貨（3）各部門的急需購買申請，使用部門須先文字通知采購員，后將需訂貨的品種、數(shù)量輸入電腦，采購員以電腦采購申請表為準(zhǔn)，按定價輸入電腦并馬上落實購買（4）在采購過程中，為使自己處于主動地位，采購部應(yīng)盡可能在事先取得經(jīng)餐飲部認(rèn)可的食品樣品后，支付供應(yīng)商最少量定金。待符合樣品原料全部到貨后，再支付一定比例的貨款并留有一定數(shù)額的尾款，以防原料中有不符合樣品的原料夾帶4驗收、結(jié)算（1）食品采購后

14、，直接進(jìn)廚房的由收貨員配合廚師長或其指定人員進(jìn)行驗收；入庫的由收貨員和倉管員一起驗收（2）驗收合格后，采購員將采購申請表、訂單和驗收單等交給財務(wù)部，由財務(wù)部與供應(yīng)商結(jié)算（2）若在驗收時，發(fā)現(xiàn)食品同采購計劃中的品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量不符，采購員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系，及時辦理退貨、換貨手續(xù)相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期1143 物品采購服務(wù)流程與規(guī)范流程名稱物品采購服務(wù)流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范選擇供應(yīng)商制訂采購計劃實施采購驗收、結(jié)賬1制訂物品采購計劃（1）采購部經(jīng)理根據(jù)酒店營業(yè)計劃和相關(guān)部門的采購申請制訂物料年度、月度和臨時采購計劃，報財務(wù)部經(jīng)理

15、、酒店總經(jīng)理審批（2）財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批同意后，采購主管組織物品采購員實施物品年度、月度和臨時采購計劃2選擇供應(yīng)商（1）物品采購員應(yīng)根據(jù)采購計劃的要求，進(jìn)行市場調(diào)研，選擇35家供應(yīng)商，向其詢價（2）收到報價后，采購主管組織專家成立評價小組，比較供應(yīng)商所提供食品的質(zhì)量和價格，最終確定一個質(zhì)量好、價格低的供應(yīng)商（3）采購主管與供應(yīng)商就采購事宜進(jìn)行談判后簽訂合同，報采購部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批（4）如采購物品屬新品種，則需會同使用部門與供應(yīng)商聯(lián)系洽談，取回樣品（樣本）進(jìn)行試用，試用合格后，轉(zhuǎn)入第（3）步驟（5）對大批量或高檔物品的采購及新品種采購，采購部經(jīng)理應(yīng)親自參與采購工作并對質(zhì)量、價格

16、加以控制3實施采購（1）合同審批通過后，物品采購員向供應(yīng)商發(fā)出訂貨單需購物品是酒店已確認(rèn)或補(bǔ)充庫存的，應(yīng)按原定規(guī)格、型號、顏色、價格等要求辦理，從原定供應(yīng)商處按質(zhì)、按量、按時購進(jìn)計劃外和臨時少量急需品，需經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的有關(guān)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購員才可進(jìn)行采購，以確保使用部門需要（2）物品采購員要定期關(guān)注、跟蹤訂單的進(jìn)程，根據(jù)需要催促供應(yīng)商在交貨期內(nèi)交貨4驗收入庫（1）物品采購后，收貨員按照訂單對物品的數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行驗收（2）驗收合格后，直撥到使用部門的物品，收貨員按照酒店有關(guān)規(guī)定辦理領(lǐng)用手續(xù)；入庫的物品，由倉管員辦理物品入庫手續(xù)。采購員根據(jù)合同約定為供應(yīng)商辦理結(jié)賬手續(xù)（3）若發(fā)現(xiàn)物品同

17、采購計劃中的品名、規(guī)格、數(shù)量、價格質(zhì)量不相符或有問題，應(yīng)及時通知采購員，由采購員與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨、換貨手續(xù)相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期1144 鮮活貨品采購服務(wù)流程與規(guī)范流程名稱鮮活貨品采購服務(wù)流程與規(guī)范文件受控狀態(tài)文件管理部門服務(wù)程序服務(wù)規(guī)范采購鮮活貨品填寫采購申請表驗收、結(jié)賬1填寫鮮活貨品采購申請表（1）廚師長根據(jù)所需鮮活貨品填寫每日鮮活貨品采購單，填寫時注意以下內(nèi)容所需貨物量是否與第二天的需求量相符仔細(xì)檢查是否有重復(fù)項目次日是否有臨時團(tuán)隊或宴會（2）廚師長將采購單交行政總廚批準(zhǔn)，行政總廚審核時注意以下內(nèi)容貨品量是否與第二天所需量相符檢查是否有重復(fù)項目次日是否有臨時團(tuán)隊，如有將所