EBS月結(jié)與年結(jié)流程

1、Oracle ERP系統(tǒng)月結(jié)與年結(jié)流程探討月結(jié)與年結(jié)處理，是企業(yè)財務比較特殊而重要的業(yè)務操作。在實施與推廣Oracle ERP系統(tǒng)過程中，如何結(jié)合現(xiàn)行的會計制度與慣例，充分利用軟件功能，做好相應的關賬、開賬工作，是困擾許多企業(yè)財務人員乃至實施顧問的一個熱點問題。為此，筆者提出自己一些解決思路，供同仁參考。由于時間緊迫，錯漏之處在所難免，歡迎商討及指正。 一、什么是月結(jié)處理 通常，企業(yè)財務部門每月末終了都要對該月賬務進行檢查，進行結(jié)算處理。例如將當月的制造費用結(jié)轉(zhuǎn)為生產(chǎn)成本，在部門間分攤公共費用等等；并制作、打印相關的報表與分析報告。最后才關閉本期期間打開下月期間，開始下個月的賬務處理。 Ora

2、cle ERP是一個由多功能模塊共同組成的電子商務系統(tǒng)，包括賬戶處理及事務處理兩大部分，其中總賬稱為賬務處理系統(tǒng)，而其他模塊，例如：應收、應付、資產(chǎn)、庫存，稱之為業(yè)務處理系統(tǒng)，習慣上叫：子系統(tǒng)。由于大量業(yè)務數(shù)據(jù)在子系統(tǒng)中完成， Oracle月結(jié)的流程已不僅僅停留在總賬系統(tǒng)層次上，因此要按一定的順序依次核對子系統(tǒng)的賬務，并關閉子系統(tǒng)會計期間，最后才關閉總賬期間。通常建議按如下順序進行月結(jié)關賬流程： 關閉采購期間關閉庫存期間關閉應付期間關閉資產(chǎn)期間關閉應收期間關閉總賬期間二、月結(jié)處理與期間關閉 子模塊的月結(jié)業(yè)務，通常就是確保所有的當月業(yè)務已經(jīng)完成，在子模塊中運行相應的報表，并與總賬中所對應的科目進

3、行對賬。對有差異的部分查找原因，合理的在總賬中加以調(diào)整，做到賬賬相符。 下面來看看如何按順序關閉子系統(tǒng)的期間： 一) 關閉采購會計期間 1、運行“采購訂單明細報表”、“采購訂單和發(fā)放明細報表”、“未結(jié)采購訂報表（按采購員）”“打開采購訂單報表（按成本中心）”等報表，顯示出訂購的數(shù)量和實收數(shù)量，并對其進行核對(路徑：報表運行)； 2、運行“未開票接收報表”，查看并核對其中的數(shù)據(jù)(路徑：報表運行)； 3、對于費用采購類的期末應計會計，運行“接收應計 - 期末”流程，將采購日記賬導入總賬(路徑：報表運行)； 4、及關閉采購期間(路徑：設置財務系統(tǒng)會計控制采購期間)。 二） 關閉庫存會計期間 1、確保

4、當月所有事務處理已經(jīng)完成，并且導入總賬； 2、查看當月是否存在待定事務處理，要求有關人員處理（路徑：查看事務處理待定物料事務處理）； 3、關閉庫存會計期間（路徑：會計關閉期間庫存會計期）。 三） 關閉應收會計期間 應收模塊的多數(shù)業(yè)務基于訂單管理模塊和庫存模塊的操作，因此應收模塊的月結(jié)應該在訂單管理模塊和庫存模塊月結(jié)后才能關閉會計期。 1、提交“未完成發(fā)票報表”、“未核銷收款登記表”等程序，檢查是否存在未完成狀態(tài)的發(fā)票、貸項通知單及“記賬”狀態(tài)的收款等(路徑：報表會計)； 2、運行自動開票，確保當月發(fā)票已經(jīng)完全從訂單系統(tǒng)導入（路徑：接口自動開票）； 3、運行導入總賬系統(tǒng)的程序，確保當月發(fā)票、收款

5、等已經(jīng)完全導入總賬系統(tǒng)（路徑：接口總賬管理系統(tǒng)）； 4、關閉應收會計期間（路徑：控制會計打開/關閉期間）。 四） 關閉應付會計期間 應付模塊的多數(shù)業(yè)務基于采購模塊和庫存模塊的操作，因此應付模塊的月結(jié)應該在采購模塊和庫存模塊月結(jié)后才能關閉會計期。 1、運行“發(fā)票登記”程序，檢查是否存在未審批、需要重新審批的發(fā)票、貸項通知單等(路徑：其它請求運行)； 2、運行“應付賬款管理系統(tǒng)會計核算流程”、“將應付賬款傳送至總賬”，確保當月事務處理完全傳送到總賬（路徑：其它請求運行）； 3、運行“創(chuàng)建成批增加”，確保采購固定資產(chǎn)、在建工程發(fā)票信息傳送到了固定資產(chǎn)模塊（路徑：其它請求運行）； 4、關閉應付會計期間

6、（路徑：會計控制應付款期間）。 五） 關閉固定資產(chǎn)會計期間 資產(chǎn)模塊期間一般在應付期間關閉后才進行關閉，以防止有當期固定資產(chǎn)采購未創(chuàng)建資本化。 1、請檢查是否存在新增固定資產(chǎn)或者在建工程未導入（路徑：成批增加準備成批增加）； 2、確認所有資產(chǎn)被指定分配行，如果資產(chǎn)未被指定到分配行，則期末的折舊程序不能完成，期間也不能關閉。運行“未分配給任何成本中心的資產(chǎn)列表報表”可確定哪些資產(chǎn)未被指定到分配行。針對這些資產(chǎn)，指定其分配行信息。(路徑：其它請求運行) 3、運行未關閉期間的折舊，確保折舊的日記賬賬務正確，并且已經(jīng)導入到了總賬（路徑：折舊運行折舊）； 4、運行折舊關閉期間（路徑：折舊運行折舊）。 六

7、） 采用每月結(jié)轉(zhuǎn)損益的處理（可選） 如果企業(yè)月末需要結(jié)轉(zhuǎn)損益的，還要根據(jù)需要將收入、費用結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤科目。通常我們采用手工日記賬或者經(jīng)常性日記賬的方式來完成。注意，由于需要保留每個科目的余額供生成報表，因此通常采用定義一個虛擬收入科目、一個虛擬費用科目方式，并在總賬模塊生成如下分錄： 借： 虛擬收入科目 本月總收入 貸：虛擬費用科目 本月總費用 借/貸： 本年利潤科目 本月總收入-本月總費用| 七） 成本差異分攤 前提：請確保子模塊賬務都已經(jīng)導入總賬，所有的人工/導入日記賬已經(jīng)過賬。 以下以標準成本法下的成本差異分攤為例，給出一個通常的做法： 對于采購價格差異、發(fā)票價格差異，每月末按原材料、

8、自制品、庫存商品、銷售成本的月末價值權數(shù)分攤，在總賬作如下分攤處理： 借：銷售成本 - 產(chǎn)品 產(chǎn)成品 - 差異 半成品 - 差異 原材料 差異 貸：成本差異 - 材料價差 成本差異 - 發(fā)票價差 對于WIP物料用量、資源效率、制造費用差異，每月末按當月完工的產(chǎn)品價值分攤，在總賬作如下分攤處理： 借：銷售成本-產(chǎn)品 產(chǎn)成品 - 差異 半成品 - 差異 貸： 成本差異 材料量差 成本差異 資源效率差異 成本差異 制造費用差異 對于標準成本調(diào)整差異，在原材料、自制件、產(chǎn)成品、銷售成本月末價值權數(shù)分攤，在總賬作如下分攤處理： 借：銷售成本-產(chǎn)品 產(chǎn)成品 - 差異 半成品 - 差異 原材料 差異 貸：

9、成本差異 成本調(diào)整差異 使用平均成本方法，一般來說差異都比較小，可以直接結(jié)轉(zhuǎn)到當月的銷售成本中去。如果確實需要分攤，也可以按標準成本差異類似的原則進行分攤。 八） 關閉總賬會計期間 1、確保所有日記賬過賬后，運行“試算表 - 明細”，核對余額，確保正確(路徑：其他請求)； 2、關閉總賬會計期間（路徑：設置打開/關閉）。三、什么是年結(jié)處理 通常，企業(yè)月末采用表結(jié)法（即只出報表而不實際進行損益結(jié)轉(zhuǎn)）進行結(jié)賬工作，年末才將所有收入和費用結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤科目。 如果我們不需要任何年結(jié)分錄的出現(xiàn)，我們就直接打開新會計年度的第一期，以啟動并發(fā)進程來更新賬戶余額。在打開新會計年度的第一期時，系統(tǒng)會自動結(jié)算損益

10、表，并將差額過賬至在會計賬套中指定的留存收益賬戶。如果我們需要產(chǎn)生年結(jié)分錄，請參考如下做法： 為了方便年結(jié)處理后的期間余額不至于受到年結(jié)分錄的影響，我們通常將會計期間設置為每年13期（年末設置1個調(diào)整期間）、14期（年初、年末各設置1個調(diào)整期間）。年結(jié)分錄均在調(diào)整期間內(nèi)完成。 到了年末12月期間，所有賬務處理完成后，關閉12月期間，打開年末調(diào)整期間。如果需要創(chuàng)建實際結(jié)算日記賬分錄，以顯示將損益表賬戶結(jié)轉(zhuǎn)至留存收益的記錄，請?zhí)峤弧瓣P閉流程 - 創(chuàng)建損益表以關閉日記賬”程序，此程序會創(chuàng)建可審核的結(jié)算日記賬分錄。如果當?shù)貢嬕?guī)則要求您結(jié)算資產(chǎn)負債表，請?zhí)峤弧瓣P閉流程 - 創(chuàng)建資產(chǎn)負債表以關閉日記賬”

11、程序。 此外，還可以執(zhí)行年終保留處理來標識未清采購訂單和申請保留款，取消某些或全部保留款，并將保留、預算和可用資金余額結(jié)轉(zhuǎn)至新的會計年度。如果不結(jié)轉(zhuǎn)保留款，則可能需要取消包含保留款的現(xiàn)有申請和采購訂單。 1四、年結(jié)處理的三種余結(jié)轉(zhuǎn)額 一) 如何進行年終損益結(jié)轉(zhuǎn) 當我們打開新會計年度的第一期后，系統(tǒng)會自動將所有收入和費用賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)至留存收益賬戶。這個是不會生成任何憑證的。 如果需要生成相應的結(jié)轉(zhuǎn)憑證，就需要去提交“關閉流程 - 創(chuàng)建損益表以關閉日記賬”程序來自動創(chuàng)建需要的憑證。 路徑：（GL）其它請求標準 圖1 運行損益表結(jié)算日記賬程序 程序會生成日記賬，以結(jié)算某個收入和費用賬戶范圍內(nèi)的年初

12、至今(YTD)實際余額。可以為任何打開的期間提交此程序，換句話說，就是也可以這個程序來做損益月結(jié)處理。 1、期間：默認為最近打開的期間，通常指定為表示會計年度最后一天的調(diào)整期。 2、賬戶自、至：此范圍可覆蓋多個平衡段，并可以包括完整的科目表列表。系統(tǒng)只提取指定范圍內(nèi)收入和費用賬戶的余額。 3、結(jié)算賬戶：通常為資產(chǎn)負債表中的留存收益賬戶。如果要結(jié)算多個平衡段，系統(tǒng)會為每個平衡段創(chuàng)建單獨的結(jié)算賬戶。 4、收入抵消賬戶（可選）：可輸入損益表賬戶。 5、類別：如果不輸入收入抵消賬戶，系統(tǒng)默認為“關閉損益表”；如果輸入收入抵消賬戶，系統(tǒng)默認為“收入抵銷”。如果損益表余額同時使用本位幣和外幣，則結(jié)算流程會

13、生成一個日記賬批，該批將包含每個處理幣種的單獨日記賬。對于本位幣，由于未應用折換額，因此日記賬將僅具有輸入額。對于外幣，則日記賬將同時具有輸入額和折換額。 如果不輸入收入抵消賬戶，系統(tǒng)將賬戶范圍內(nèi)的每個收入和費用賬戶YTD余額調(diào)整為零，過賬至留存收益賬戶的金額將成為收入和費用賬戶YTD余額的合計凈額。產(chǎn)生的結(jié)算分錄如下 借：收入明細科目 貸：費用明細科目 貸：留成收益 注意，實際上產(chǎn)生的分錄，留成收益行是借貸方都有數(shù)字的，沒有軋差為凈額；而且如果收入、費用科目借貸方都有余額，系統(tǒng)生成的同一分錄行也是借貸方都有數(shù)字的。系統(tǒng)生成的日記賬如圖2所示： 圖2 損益表結(jié)算日記賬關閉損益表類型 如果輸入收

14、入抵消賬戶，系統(tǒng)不會將指定賬戶范圍內(nèi)的收入和費用賬戶調(diào)整為零。但程序會計算收入和費用賬戶的合計凈額（此合計額包括抵銷賬戶中的余額）。然后它會將合計凈額的過賬至收入抵銷賬戶的相應貸項列，如果收入大于費用的話。 產(chǎn)生的結(jié)算分錄如下 借：收入抵消科目 貸：留成收益 系統(tǒng)生成的日記賬如圖3所示： 圖3 損益表結(jié)算日記賬收入抵消類型結(jié)算日記賬分錄的有效日期是您在參數(shù)窗口中指定期間的最后一天，通常為會計年度的最后一天，即調(diào)整期。我們對系統(tǒng)生成的這個日記賬復核無誤后過賬，轉(zhuǎn)入留存收益賬戶的收入和費用賬戶余額就為零了。 當我們打開新會計年度的第一期后，系統(tǒng)會自動將所有收入和費用賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)至留存收益賬戶。但

15、是，由于在過賬結(jié)算日記賬之后，轉(zhuǎn)入留存收益賬戶的收入和費用賬戶余額已為零，因此此打開新會計年度期間的過程不會傳送余額，也不會對留存收益產(chǎn)生其它影響。 如果需要在打開新的會計年度后進行收入和費用調(diào)整，則過賬追溯調(diào)整會為新會計年度的所有打開會計期自動更新留存收益賬戶的期初余額。但是，結(jié)算日記賬中的金額不會反映該調(diào)整。為準確起見，您必須先沖銷結(jié)算日記賬，進行過賬，輸入調(diào)整，然后運行創(chuàng)建損益表結(jié)算日記賬程序并過賬。二) 如何進行資產(chǎn)負債表的年終結(jié)轉(zhuǎn)（不推薦）如果當?shù)貢嬕?guī)則要求結(jié)算資產(chǎn)負債表，最好定義會計日歷包括兩個調(diào)整期：一個是要結(jié)算會計年度的最后一天；另一個是新會計年度的第一天。在要結(jié)算會計年度的

16、最后調(diào)整期內(nèi)運行并過賬，在新會計年度的第一個調(diào)整期內(nèi)，沖銷資產(chǎn)負債表的結(jié)算日記賬以重新填寫資產(chǎn)負債表賬戶。這樣就不會影響報告期間內(nèi)的賬戶余額。 注意：系統(tǒng)只結(jié)算本位幣余額及外幣折算額，外幣余額將被忽略。 路徑：（GL）報表請求標準 圖4 運行資產(chǎn)負債表結(jié)算日記賬程序 1、期間：默認最近打開的期間，通常指定表示會計年度最后一天的調(diào)整期。 2、賬戶自、至：可覆蓋多個平衡段，并可以包括完整的科目表列表。系統(tǒng)只提取指定范圍內(nèi)的資產(chǎn)負債表賬戶余額。 3、結(jié)算賬戶：資產(chǎn)負債表結(jié)算賬戶。 4、類別：默認“關閉資產(chǎn)負債表”。 生成的會計分錄如下： 圖5 資產(chǎn)負債表結(jié)算日記賬 如果不需要結(jié)算資產(chǎn)負債表，通常就是直接關閉本期并打開新的會計年度。三) 年終保留款結(jié)轉(zhuǎn)處理 首先在采購模塊，運行成批取消以取消選定的未結(jié)采購訂單和申請保留款。 然后，在總賬中過賬所有保留、預算和實際日記賬分錄，可通過保留款試算表報表在年終結(jié)轉(zhuǎn)之前詳細復查總賬賬戶的保留余額和活動。 核實無誤后，關閉本年度最后期間，打開下一會計年度的第一期，打開下一保留年度，打開下一預算年度。然后執(zhí)行保留款結(jié)轉(zhuǎn)（否則所有保留款均會自動變?yōu)榱悖?路徑：（GL）日記賬生成結(jié)轉(zhuǎn) 圖6 年終結(jié)轉(zhuǎn)保留款 1、結(jié)轉(zhuǎn)規(guī)則：僅限于保留款系統(tǒng)會計算截至年終的年初至今保留余額，并將余額結(jié)轉(zhuǎn)至下一會計年度第一期的期初余額；保留款和保留