采購過程與成本績效管理

1、采購過程與成本績效管理前 言u 常言道千方百計的擠破腦袋瓜來改善工程提升效率降低成本比不上一位采購專家一句話一簽字來的有效所以做與買差別即一目了然可見采購是非常重要的課題.一、采購概論u 在企業(yè)里采購部門的重要,有那些因素呢?u 1. 物料成本最少占總成本的65%以上而這些費用金額都由采購部門負責購入,所以物料或設備無法以合理的價格購入時那么會影響公司的經營如果所購得的價格過高那么會直接影響到銷售與利潤,進而影響到市場反之購的單價偏低其材料質量過差會影響到市場的竟爭甚至造成公司關門倒閉。2.采購的周轉率高那么資金的使用效率也可以提高所以合理的采購數量及適當的采購時機可避免生產車間停工待料且又能

2、降低庫存并減少資金的積壓.3.采購要每天從報章雜志上取得最新材料價格信息隨時掌控物料單價免除材料升或降都不知而造成公司的損失.4.采購在收集市場信息不是只有單價也要一并收集公司昂貴的材料是否可以替代來降低成本并提升質量與確保交期.5.采購部門所得到和任何信息,都應資源共享讓公司的成本可以隨時降低促使公司業(yè)績成長.6.采購部門在與供貨商談判單價或任何條件都必須站在公司的立場談判并要知彼知已才能百戰(zhàn)百勝所以要談判時要沙盤推演做好準備才能滿載而歸。7.在交期成本質量上的運用須用任何技巧與智慧才能達到目的并使雙方面共識進而達到雙贏才是上上策.二、采購的組織結構與職能1.采購的組織要明確并要把職能規(guī)范說

3、明清楚.2.采購主管主辦助理等工作內容要明確規(guī)范.3.采購部門所有人員應具備相關資料并不是每位人員都可以當采購故要規(guī)范該部門人員的基本條件才不會造成部門與公司的傷害.4.采購組織(參考)圖 三、供貨商管理1.采購部門的組織結構職能都完成后接著要找尋供貨商而好的供貨商是公司的好伙伴不好的供貨商是公司的要害所以要如何要選對供貨商是重要的工作.2.我們選擇供貨商有什么重要的意義 供貨商對公司對采購工作者是一項非常重要的工作它有如“女人嫁錯郎男人娶錯老婆”一但嫁錯娶錯一生不如意過苦日子相同的供貨商選對平步青云可以大展鴻圖選擇錯供貨商即叫苦連天所以我們選擇供貨商的重要意義 2.1. 供貨商供應物料的順暢

4、 2.2. 進料質量的穩(wěn)定 2.3. 交貨數量的符合 2.4. 交期的準確 2.5. 合理的成本 2.6. 各項工作的協調.3.一個好的供貨商應包括哪幾項主體? 好的供貨商應有下列幾項主體 3.1 優(yōu)秀的企業(yè)領導人 3.2 高素質的管理干部 3.3 穩(wěn)定的員工群體 3.4 良好的機器設備 3.5 良好技朮 3.6 良好的管理制度 3.7 良好的互動.4.尋找和評估供貨商 4.1. 為提升公司生產效率和減少停工待料采購部必須以實際需要尋求供貨商。 4.2.采購部在尋找供貨商中必須要了解該公司的設備制造能力配合度等。 4.3.當采購確定新的供貨商可以與公司配合后必須會同質量部技朮部等相關部門主管作

5、該廠商的評鑒。 4.4.該廠商評鑒中必須依據公司<供貨商評審考查表>進行考核經相關主管判定合格或不合格。4.5.供貨商判定不合格者給予通知限期改善不合格項目改善后通知重新評審要求收到評審要求后另行約定時間重審. 4.6.判定合格的供貨商采購部列入合格供貨商名錄下單開始列入供貨商管理辦法。4.7.采購部必須隨時尋求新的供貨商以利于公司的運作以降低公司的成本。4.8.供貨商評估主要有哪些控制要點 a. 供貨商的遷擇條件 b. 供貨商的質量保證能力 C. 供貨商的樣品質量鑒定 d. 供貨商評估內容及步驟的確定 e. 供貨商評估結論的審核與批準 f. 合格供貨商的批準 g. 合格供貨商檔案

6、的建立 h. 合格供貨商的供貨情況 i. 根據供貨商定期考核情況進行優(yōu)勝劣汰或輔導 j 監(jiān)督以及發(fā)現問題的處置4.9. 供貨商的控制方法主要有哪些 a. 駐廠 b. 定期或不定期到工廠進行檢查 c. 設監(jiān)督點對特殊的工序進行檢查 d. 要求供貨商及時報告生產狀況 f. 組織管理技朮人員對供貨商進行輔導 g. 進料檢查5供貨商管理辦法 5.1.供貨商必須依公司下達的采購任務保質保量準時的送貨. 5.2.供貨商的績效考核評分. 5.3.供貨商每滿一年必須重新評審一次不合格者經限期修改合格后依然可與配合重審不合格者終止合作。 5.4.經評審合格的供貨商必須先行打樣確認合格后才能正式成為供貨商。5.5

7、.供貨商提供樣品確認合格后必須有正式的報價單提供采購部參考。5.6.供貨商的考核交期占30%質量占40%成本占15%配合度占15%。5.7.供貨商每月的考核由質量部負責評估成本由采購部評估。6.報價比價議價 6.1. 新品(舊品)材料配件都須經過供貨商的報價后再議價。 6.2. 任何報價都須三家供貨商以上才不會吃虧. 6.3. 每家供貨商報價單上應要求成本分析未能分析者我們必須給予說明爾后可依照我們的思路完成那么應給予單價與質量雙方都能有保障與共識. 6.4. 當各供貨商報價采購部必須進行比價議價.6.5. 要比價議議除了采購人員要備具對產品的市場行情與加工過程的精確否則要議價談判相當成功是有

8、因難的.6.6. 所以在議價中采購不員無法達到指對標的或者已達標但還有空間可以用后兵之計請示上級再確定或先把信息帶回給主管老板請示后再給信息相信對我們較有保障.6.7. 但有些供應或材料必須在談判議價中必須立即談妥并簽名的,才不會夜長夢多這種狀況的事項必須要胸有成竹與高度的自信才會成功.6.8. 在議價談判中的技巧有那些 以下提供參考 6.8.1. 帶一點瘋狂酌量情勢； 6.8.2. 高目標達成要求； 6.8.3. 裝得小氣一點讓步要慢； 6.8.4. 不以大權在握的口吻進行談判； 6.8.5. 不要輕易亮出底牌； 6.8.6. 運用競爭的力量；6.8.7. 伺機喊暫停；6.8.8.

9、 當心快速成交談判進行太快；6.8.9. 出奇不意在過程中改變方法、論點或步驟；6.8.10. 兵臨城下的大膽做法，進行相逼；6.8.11. 柔性哀情戰(zhàn)略；6.8.12. 積砂成塔，小利也是利；. 要有耐心、耐性，不要期望對方立刻接受你的新構想；. 不要逼對方走投無路，總要留點余地；6.8.15. 到供貨商要降價不要立即做下即請降價的事6.8.16.大幅的降價最好到供貨商公司去不要請他到自己公司才是上策除非不得已.7. 供貨商確認為合格后還要那些事項7.1. 應給予圖紙或現階樣品做打樣確認.7.2. 再確認評估是否真正有實力有能力可承做公司質量要求.7.3. 確認打樣答應的時間是否準時.7.4

10、. 打樣送來的對象必須經技朮部質量部確認合格后即為是合格的供貨商.四. 采購控制1.采購要求有那些原則? 1.1. 適價大量使用與少量使用長期使用與短期的價格往往有差別所以一個合適的價格有下列步驟 a. 多方面詢價 b. 比價 c. 自行估價 d. 議價 1.2. 適時在訂購與采購計劃中要恰到好處采購過早會增加資金積壓與場地的浪費過慢造成停工待料所以適時的采購進料可以使生產銷售順暢又可以提高市場竟爭力與節(jié)約成本. 1.3. 適質采購材料的成本是直接的一般老板都非常重視而質量成本是間接的這是一般老板所忽略的俗話說 “價廉物美”才是最佳的選擇所以偏重任何一方都會增加成本.1.4. 適量采購量多價格

11、便宜但不是量大就好必須考慮資金場地以及周轉率及成本所以物料需求計劃采購必須以最經濟的采購量.1.5. 適地供貨商要在公司附近因為這樣降低運費與配合度高如果無法在公司附近必須與5公里劃圓以此類推才是上策.2. 采購有哪些方法 2.1. 采購地區(qū)分類 a. 國內采購 b. 國外采購 2.2. 按采購方式可分為 a. 直接采購 b. 委托采購 c. 調撥采購 2.3. 按采購政策可分為 a. 集中采購 b. 分散采購2.4. 按采購性質可分為 a. 公開采購 b. 秘密采購 c. 大量采購 d. 零星采購 e. 特殊采購 f. 普通采購 g. 正常性采購 h. 投機性采購 i. 計劃性采購 j. 市

12、場性采購 2.5 按采購時間分為 a. 長期固定性采購 b. 非固定性采購 c. 計劃性采購 d. 緊急采購 e. 預定采購 f. 現金采購2.6. 按采購訂約方式可分為: a. 訂約采購 b. 口頭電話采購 c. E-mail 采購 d. 試控性訂單采購 2.7. 按采購價格方式采購 a. 招標采購 b. 詢價現購 c. 比價采購 d. 議價采購 e. 訂價收購 f. 公開市場采購 3. 采購交易條件有哪些? 3.1. 交期地點 3.2. 包裝及送輸方法 3.3. 付款方式 3.4. 質量標準 3.5. 不可抗力的天災異常處理 3.6. 違約責任 3.7. 訴訟地點 3.8. 其它 4. 什

13、么是經濟訂購量 經濟訂購量是指存貨總成本最低情況下所訂購的批量存貨總成本有哪些 4.1. 訂購成本: 隨訂購量的增加而減少 a. 請購手續(xù)成本 b. 采購成本 c. 驗收成本 d. 入庫成本 e. 其它成本4.2. 存貨儲備成本隨訂購量的增加而增加. a. 存貨的質量為持需要資金的投入 b. 搬運成本 c. 倉儲成本 d. 折舊與呆滯成本 e. 其它4.3. 物料訂購價格在物料訂購價格的情況下經濟訂購量由訂購成本和存貨儲備成本來決確.4.4.經濟訂購量的公式 經濟請購數量= 5.采購質量 5.1. 采購對任何供貨商與下單前須說明清楚材質功能規(guī)格等要求不可任意與隨便差不多的心態(tài)而處理采購作業(yè).

14、5.2. 當供貨商接到訂單后要求買方提供說明質量要求條件時買方應提供相關資料或樣品給予依據. 5.3. 采購對供貨商過去交貨質量狀況要清楚上一次出狀況的質量與再下單時必須注明加強提醒供貨商不可再犯同樣的錯誤. 5.4. 采購對供貨商可要求自已無法檢驗的配件材料供貨商要提供檢驗報告或質量保證書以確保質量與生產的順暢. 5.5. 供貨商所交材料配件無法達到公司的標準但退已來不及出貨時供貨商必須派人前來處理及最迅速的補貨來達到出貨準時的目的. 5.6 供貨商與買家應不定期的檢討質量成本等問題以迎合雙贏的走勢.6. 采購時間 6.1. 采購對供貨商的交期應嘹若如掌才不會造成停工待料. 6.2. 采購對

15、供貨商的備貨時間要詳知才知如何下單以及插單是否可行. 6.3. 采購下單后對交期的跟催與掌控,必須到位 6.4. 采購購料時間,在計劃生產的狀況下必須依據采購方式來決定之.7. 采購價格 7.1. 采購最適當的價格? 最低單價總不是采購是適當的如依最低單價采購可能質量會差交期會延誤配合會不好所以最適當單價是在既定質量交期或其它條件下所能得到的價格為最適當. 7.2. 會影響物料價格的因素有哪些? a. 物料成本影響物料價格的高低中間不可能有大的差距. b. 物料供需問題會影響物料價格的高低 c. 季節(jié)性變動會影響物料的高度 d. 經濟循環(huán)會影響物料的價格 e. 內部條件的變更會影響物料價格 f

16、. 交易條件變更會影響物料的價格 g. 戰(zhàn)爭或天災也會影響物料的價格 h. 不肖廠家壟斷市場也會影響物料的價格7.3. 采購降低成本的途徑有哪些? a. 改變采購技朮 b. 尋找新廠商 c. 尋找物料的來源 d. 改變設計 e. 尋找替代的配件或材料 f. 改善加工作業(yè) g. 標準化的進行 h. 降低維護費用 i. 改變搬運或儲運的方法7.4. 產品成本要從哪方面降低? a. 設計結構的改變 b. 找尋新的廠家 c. 找尋新的客戶與市場 d. 改變制造方式 e.找尋替代品.7.5. 成本如何分類? a. 按因素分類物料成本人工成本制造成本 b. 按產品關系分類:直接成本間按成本 c. 按業(yè)務機

17、能分類制造成本管理成本銷售成本. 7.6. 工廠常見浪費成本? a. 人員過多3人能做完的事安排5人做 b. 組織系統(tǒng)不明確工作難以協條權責不分. c.生產無計劃生產的時候頻頻更換機型浪費時間. d.物料無計劃庫存積壓過多造成資金周轉不靈 e. 品質不良率過高 f. 產品無標準化 g. 工廠流程排配不當.8.采購程序 8.1. 采購程序包括哪些步驟 a. 物控根據BOM與庫存計算出物料需求量后提出請購單交給采購部門 b. 尋找合適的購買時機 c. 收集供貨商資料 d. 詢價比價議價確認供貨商價格 e. 與供貨商簽定采購合約并開具訂購單 f. 跟催供貨商交期 g. 根據進貨驗收單了解供貨商質量狀

18、況并對不良品設法加以處理. h. 根據訂購單送貨單驗收單發(fā)票等做核對單價數量的請款作業(yè).8.2. 采購程序有哪些控制點? a. 采購計劃如何制定 b. 采購文件的準備 c. 采購文件的基本內容和要求 d. 采購文件的審批 e. 如何向合格的供貨商提交采購文件 f. 采購合同的審批 g. 采購合同的簽訂 h. 如何控制供貨商提供的采購文件 i. 如何向供貨商反饋采購物質的質量狀況 j. 如何在供貨商處驗證采購產品 k. 如何安排客戶對供貨商的產品驗證 l. 采購文件的保管8.3. 物料跟催的方法有哪些? 采購跟催的方法 a. 按訂單跟催(聯單法統(tǒng)計法) b. 按交期跟催 c. 在跟催當中必須用不定期或定期到廠商處做生產進度狀況了解以確認廠商是否有欺騙 d. 在跟催當中廠商有任何欺偏行為時造成公司所有損失由廠商全部負責 e. 廠商無法準時交貨采購人員