某煙草公司采購(gòu)流程案例分析

1、某煙草公司采購(gòu)流程案例分析 一行業(yè)背景 煙草行業(yè)作為嗜好類消費(fèi)品工業(yè)，有著明顯的行業(yè)特別性。為了加強(qiáng)該行業(yè)的管理，更好的服務(wù)于國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展，中國(guó)政府于1981年打算改革煙草管理體制、實(shí)行煙草專賣制度，并分別于1982年1月和1984年1月批準(zhǔn)成立中國(guó)煙草總公司和國(guó)家煙草專賣局。并出臺(tái)了中華人民共和國(guó)煙草專賣法和中華人民共和國(guó)煙草專賣法實(shí)施條例。中國(guó)煙草行業(yè)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、垂直管理和專賣專營(yíng)的專賣管理體制。國(guó)家煙草專賣局（中國(guó)煙草總公司）主管全國(guó)的煙草專賣工作及統(tǒng)一管理和經(jīng)營(yíng)全國(guó)煙草行業(yè)的產(chǎn)供銷、人財(cái)物、內(nèi)外貿(mào)業(yè)務(wù)。國(guó)家煙草專賣局和中國(guó)煙草總公司在全國(guó)省、地、縣設(shè)有各級(jí)煙草專賣局和煙草公司、全系統(tǒng)

2、有50多萬名員工，分別從事著煙草專賣行政管理工作和煙葉種植的技術(shù)指導(dǎo)和收購(gòu)、煙葉復(fù)烤、卷煙、雪茄煙等煙草制品的加工，煙草機(jī)械和煙用輔助材料的生產(chǎn)，卷煙批發(fā)，煙草行業(yè)對(duì)外貿(mào)易與合作等等。 二某省煙草公司的簡(jiǎn)介 某省煙草公司暨某省煙草專賣局隸屬于中國(guó)煙草總公司暨國(guó)家煙草專賣局，是某省煙草行業(yè)的省級(jí)管理機(jī)構(gòu)，具有煙草專賣市場(chǎng)的行政管理職能；同時(shí)作為企業(yè)，依法擔(dān)當(dāng)煙草產(chǎn)品購(gòu)進(jìn)、生產(chǎn)、調(diào)撥、營(yíng)銷及行業(yè)管理工作，具有半行政（計(jì)劃）半企業(yè)（市場(chǎng)）的特點(diǎn)。目前管轄有地市州煙草（分）公司、縣公司等獨(dú)立核算單位，同時(shí)對(duì)省內(nèi)煙廠進(jìn)行行業(yè)管理和指導(dǎo)。另外各級(jí)市縣公司擁有近千家批發(fā)部詳細(xì)擔(dān)當(dāng)卷煙批發(fā)銷售工作（批發(fā)部不作

3、為獨(dú)立核算單位）。 三案例的背景 某省煙草公司營(yíng)銷管理信息系統(tǒng)是由某省煙草公司立項(xiàng)，省公司銷售處牽頭，省公司信息中心協(xié)作實(shí)施的服務(wù)于各級(jí)煙草公司，尤其是省煙草公司的管理和決策，面向全省商業(yè)環(huán)節(jié)的營(yíng)銷管理信息系統(tǒng)。 本項(xiàng)目分為業(yè)務(wù)流程改進(jìn)、營(yíng)銷管理信息系統(tǒng)客戶化及實(shí)施等幾個(gè)階段。本文介紹了業(yè)務(wù)流程改進(jìn)中的選購(gòu)流程在此營(yíng)銷管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上的改進(jìn)。 四目前的選購(gòu)業(yè)務(wù)流程及存在的問題 在各級(jí)煙草公司及各相應(yīng)批發(fā)部調(diào)研報(bào)告的基礎(chǔ)上，整理出某省煙草行業(yè)目前的基本選購(gòu)流程。其選購(gòu)流程圖見圖一，這個(gè)選購(gòu)流程圖含蓋了省公司、分公司X縣公司。其中，大部分公司按此流程開展選購(gòu)業(yè)務(wù)的，有些公司可能只是執(zhí)行了大部分流

4、程。下面描述一下各公司的基本選購(gòu)流程，這里的供應(yīng)商分為省內(nèi)外煙廠、調(diào)撥站、煙草公司等。某公司可以向省內(nèi)外煙廠及調(diào)撥站選購(gòu)卷煙，同時(shí)，它也可以向省外煙草公司選購(gòu)。 41省外卷煙的選購(gòu)流程 1、簽定合同 某公司業(yè)務(wù)部門依據(jù)市場(chǎng)變動(dòng)狀況、結(jié)合歷史銷售業(yè)績(jī)和上級(jí)公司下達(dá)的購(gòu)銷指標(biāo)，做出銷售預(yù)估，在每年的5月和10月和全國(guó)主要供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，形成購(gòu)銷意向。然后某公司在一年兩次的全國(guó)定貨會(huì)上和供應(yīng)商簽定合同。由于運(yùn)輸中存在專賣檢查問題，一般需要按每次發(fā)貨的實(shí)際運(yùn)輸能力簽定數(shù)張合同，每張合同明確到品牌、數(shù)量、價(jià)格、運(yùn)輸方式等。在購(gòu)銷總指標(biāo)內(nèi)，某公司經(jīng)過與省外供應(yīng)商協(xié)商可以調(diào)整合同的執(zhí)行如推遲發(fā)貨時(shí)間、取

5、消合同執(zhí)行等。假如需要臨時(shí)或追加選購(gòu)，某公司可以到中國(guó)煙草交易中心批發(fā)市場(chǎng)進(jìn)行交易，重新簽定合同。 2、供應(yīng)商通知發(fā)貨并開動(dòng)身票 省外供應(yīng)商在發(fā)貨之前與業(yè)務(wù)部門協(xié)商，確定是否執(zhí)行合同，一般是按合同執(zhí)行，但也有不執(zhí)行、變更合同和推遲執(zhí)行等狀況。確定執(zhí)行合同后，省外煙廠依據(jù)合同支配發(fā)貨。同時(shí)該供應(yīng)商開出銷售發(fā)票遞交到業(yè)務(wù)部門。 3、驗(yàn)收入庫(kù) 貨到達(dá)倉(cāng)庫(kù)以后，倉(cāng)庫(kù)保管員依據(jù)隨貨同行聯(lián)驗(yàn)收入庫(kù)，填寫卷煙入庫(kù)驗(yàn)收單，一式四聯(lián)，其中第一聯(lián)存根、第二聯(lián)業(yè)務(wù)部門、第三聯(lián)財(cái)務(wù)、第四聯(lián)統(tǒng)計(jì)。第三聯(lián)送交財(cái)務(wù)科作帳，第二聯(lián)送交業(yè)務(wù)部門，以便業(yè)務(wù)員依據(jù)庫(kù)存狀況開展銷售業(yè)務(wù)。同時(shí)，倉(cāng)庫(kù)保管員在送貨回單上簽字交給送貨人。

6、4、申請(qǐng)付款 業(yè)務(wù)員收到供應(yīng)商轉(zhuǎn)來的發(fā)票，核實(shí)無誤后填寫付款申請(qǐng)單，經(jīng)業(yè)務(wù)主管簽字后將發(fā)票和付款申請(qǐng)單一并交財(cái)務(wù)部門。另外，如供應(yīng)商要求先付款后發(fā)貨，業(yè)務(wù)員填寫預(yù)付款申請(qǐng)單，經(jīng)業(yè)務(wù)主管同意簽字后交財(cái)務(wù)部門。 5、財(cái)務(wù)付款 財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)來的付款申請(qǐng)單、選購(gòu)發(fā)票以及庫(kù)管部門轉(zhuǎn)來的入庫(kù)驗(yàn)收單，審核無誤后付款，或者依據(jù)預(yù)付款申請(qǐng)單審核付款。付款方式有匯票和托收承付兩種。 42省內(nèi)卷煙的選購(gòu)流程 對(duì)省內(nèi)卷煙的選購(gòu)業(yè)務(wù)流程與省外的狀況基本相同。只是在省內(nèi)的兩次定貨會(huì)上簽定的不是合同，而是計(jì)劃銜接書。在計(jì)劃銜接書中沒有細(xì)化到品牌，只明確購(gòu)進(jìn)總量。在總量不變的狀況下，由省內(nèi)供應(yīng)商（中央直屬煙廠）為主

7、確定每月支配發(fā)貨的卷煙品牌及數(shù)量。 43現(xiàn)在選購(gòu)流程存在的問題 由于煙草行業(yè)是一個(gè)半市場(chǎng)半計(jì)劃的行業(yè),其業(yè)務(wù)流程不太規(guī)范,管理也有待于加強(qiáng)。目前選購(gòu)流程主要存在的問題概述如下。 1.存在代簽的狀況： 有些縣級(jí)公司沒有與某些省外煙草公司簽合同的權(quán)限，所以由其上一級(jí)分公司代它簽合同。 2.縣級(jí)公司或分公司向其上級(jí)公司購(gòu)進(jìn)卷煙： 由于市場(chǎng)行情好，縣級(jí)公司可能出現(xiàn)某種品牌短缺，這時(shí)可以向其上級(jí)分公司要貨，假如分公司同意則成交，但沒有正式的選購(gòu)合同。分公司同樣存在向省公司要煙的狀況，但也沒有正式的選購(gòu)合同。這給以后的營(yíng)銷信息系統(tǒng)的錄入選購(gòu)訂單造成麻煩。 3.向省外煙草公司購(gòu)進(jìn)卷煙： 省公司或分公司可以從

8、省外煙草公司購(gòu)進(jìn)卷煙，但必需在國(guó)家煙草交易中心簽合同，這勢(shì)必造成公司的開支增大。 4.目前，在選購(gòu)的過程中存在一些違規(guī)行為，上級(jí)公司規(guī)定下面不執(zhí)行。如，從平級(jí)公司購(gòu)進(jìn)。 5.單據(jù)不統(tǒng)一，這樣不利于統(tǒng)計(jì)和日后此營(yíng)銷系統(tǒng)的實(shí)施。例如：倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收入庫(kù)的單據(jù)在有些地方稱為入庫(kù)驗(yàn)收單，有些稱為商品驗(yàn)收單，這些內(nèi)部單據(jù)建議應(yīng)在名稱、格式和聯(lián)數(shù)上作到統(tǒng)一規(guī)范 6.缺少明確的選購(gòu)訂單，選購(gòu)合同嚴(yán)肅性差。 7.對(duì)地方煙廠缺乏管理，對(duì)其限區(qū)銷售執(zhí)行不嚴(yán)，這樣，有些公司從不允許購(gòu)進(jìn)的地方煙廠購(gòu)進(jìn)卷煙。 8.計(jì)劃銜接書沒有明確品牌和相應(yīng)的數(shù)量，只有總數(shù)掌握，給選購(gòu)工作帶來很大不確定性。同時(shí)也給以后的營(yíng)銷系統(tǒng)的選購(gòu)訂單的

9、錄入帶來困難。 9.煙廠調(diào)撥站給市縣公司開的隨貨同行聯(lián)不是發(fā)票的隨貨同行聯(lián)，這樣給財(cái)務(wù)計(jì)帳和處理帶來麻煩。 五對(duì)選購(gòu)流程的改進(jìn) 在某省煙草公司現(xiàn)有流程基礎(chǔ)之上，結(jié)合IT技術(shù)的最新發(fā)展，提出改進(jìn)的選購(gòu)流程。動(dòng)身點(diǎn)是依托信息技術(shù)，最大程度實(shí)現(xiàn)信息的共享。改進(jìn)后的流程圖見圖二。 51基本流程 1、供應(yīng)商管理 收集整理有關(guān)當(dāng)前市場(chǎng)信息，了解市場(chǎng)上供應(yīng)商的信息，如規(guī)模、實(shí)力、市場(chǎng)分額、產(chǎn)品品種、價(jià)格（進(jìn)價(jià)和銷售價(jià)）、付款條件、供貨能力等等，從中篩選出候選的供應(yīng)商以便進(jìn)一步聯(lián)系。假如該供應(yīng)商已經(jīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息發(fā)布或電子商務(wù)，則業(yè)務(wù)員依據(jù)系統(tǒng)儲(chǔ)存的供應(yīng)商主頁(yè)地址登錄到供應(yīng)商的主頁(yè)了解其最新信息。 2、詢價(jià)和交

10、易 有了候選的供應(yīng)商后，業(yè)務(wù)員輸入必要的信息如選購(gòu)數(shù)量、品種、批次等，由系統(tǒng)自動(dòng)生成詢價(jià)單。業(yè)務(wù)員將詢價(jià)單以傳真或電子郵件形式發(fā)往供應(yīng)商處以了解其供貨意向，進(jìn)行業(yè)務(wù)交易。 3、選購(gòu)計(jì)劃管理 將詢價(jià)結(jié)果處理后可以由系統(tǒng)自動(dòng)生成或手工錄入生成選購(gòu)計(jì)劃。選購(gòu)計(jì)劃通過工作流方式傳遞到本級(jí)公司主管做初步審核，并匯總選購(gòu)計(jì)劃報(bào)上級(jí)公司平衡。然后依據(jù)上級(jí)公司確定的總量指標(biāo)調(diào)整、確定選購(gòu)計(jì)劃。 4、簽定合同 業(yè)務(wù)員依據(jù)批準(zhǔn)的選購(gòu)計(jì)劃在每年兩次的全國(guó)定貨會(huì)或省內(nèi)銜接會(huì)上和供應(yīng)商簽署合同或計(jì)劃銜接書（為簡(jiǎn)便起見，本文以后把合同和計(jì)劃銜接書統(tǒng)稱為合同）。對(duì)省外購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)來講，由于運(yùn)輸中存在專賣檢查問題，一般需要依據(jù)每

11、批次的運(yùn)輸能力，簽多張明確到品牌、數(shù)量、運(yùn)輸方式等信息的合同；對(duì)省內(nèi)購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)來講，合同只規(guī)定了總量，需要供應(yīng)商進(jìn)一步分解。但省內(nèi)外購(gòu)進(jìn)數(shù)量之和不能超過選購(gòu)計(jì)劃指標(biāo)。這步工作在系統(tǒng)外執(zhí)行。 5、合同管理 對(duì)省外購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)，簽完合同后，業(yè)務(wù)員將一張或多張合同直接輸入到系統(tǒng)中；對(duì)省內(nèi)購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)，需要按供應(yīng)商分解的計(jì)劃支配表作為合同輸入到系統(tǒng)中。然后由系統(tǒng)自動(dòng)匯總?cè)亢贤暮嫌?jì)數(shù)，推斷是否超過選購(gòu)計(jì)劃指標(biāo)。假如超過系統(tǒng)賜予提示或禁止進(jìn)一步處理。在合同管理中，可以對(duì)合同進(jìn)行更新、暫掛和終止等處理，如貨物入庫(kù)后系統(tǒng)自動(dòng)依據(jù)驗(yàn)收入庫(kù)單上的實(shí)收數(shù)（應(yīng)收數(shù)-差異數(shù)）核減合同數(shù)量和金額。 6、生成選購(gòu)訂單 供應(yīng)商發(fā)貨

12、前通知業(yè)務(wù)員發(fā)貨計(jì)劃，業(yè)務(wù)員假如同意執(zhí)行，則在系統(tǒng)中依據(jù)合同自動(dòng)生成選購(gòu)訂單。對(duì)于有些購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)可以從手工輸入選購(gòu)訂單開頭選購(gòu)流程處理。 7、訂單審核確認(rèn) 選購(gòu)訂單審核確認(rèn)后，自動(dòng)生成入庫(kù)通知單和電子發(fā)票。其中，入庫(kù)通知單和電子發(fā)票存儲(chǔ)在中央數(shù)據(jù)庫(kù)中，以便倉(cāng)庫(kù)調(diào)用入庫(kù)通知單和財(cái)務(wù)部門調(diào)用電子發(fā)票。 8、匹配發(fā)票 業(yè)務(wù)員收到供應(yīng)商轉(zhuǎn)來的實(shí)物發(fā)票后，將該發(fā)票的票號(hào)補(bǔ)入到系統(tǒng)生成的電子發(fā)票有關(guān)字段中。 9、倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收入庫(kù) 庫(kù)管員依據(jù)供應(yīng)商轉(zhuǎn)來的隨貨同行聯(lián)的合同號(hào)（或訂單號(hào)）從系統(tǒng)中調(diào)入對(duì)應(yīng)的入庫(kù)通知單，審核無誤后由系統(tǒng)依據(jù)入庫(kù)通知單自動(dòng)生成（也可以手工錄入）驗(yàn)收入庫(kù)單。如入庫(kù)數(shù)量和隨貨同行聯(lián)上的數(shù)量有差

13、異，可由庫(kù)管部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門判明原因，假如是供應(yīng)商的責(zé)任，則可以由驗(yàn)收入庫(kù)單上“差異”字段反映出來，同時(shí)按實(shí)收數(shù)核減合同數(shù)量和金額，由供應(yīng)商下次補(bǔ)發(fā)或做其它處理。假如是承運(yùn)方的責(zé)任，則按零售價(jià)銷售方式銷售給對(duì)方，由對(duì)方擔(dān)當(dāng)損失，同時(shí)按應(yīng)收數(shù)核減合同數(shù)量和金額。假如沒有對(duì)應(yīng)的入庫(kù)通知單，庫(kù)管員應(yīng)向業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，明確這批貨物處理意見。 10、財(cái)務(wù)做相應(yīng)處理 財(cái)務(wù)部門可以在系統(tǒng)內(nèi)依據(jù)合同號(hào)調(diào)出相應(yīng)的驗(yàn)收入庫(kù)單、電子發(fā)票，結(jié)合供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。如依據(jù)電子發(fā)票票號(hào)字段推斷是做正常財(cái)務(wù)處理（有票號(hào)信息）還是做暫估處理（無票號(hào)信息）。然后經(jīng)過主管審批后向供應(yīng)商付款。 六、對(duì)選購(gòu)流程改進(jìn)的總結(jié) 從

14、上述的選購(gòu)流程及改進(jìn)后的選購(gòu)流程中，我們可以看出目前煙草企業(yè)的行業(yè)特別性，其中的問題不是一兩個(gè)煙草公司所能解決的，作為煙草行業(yè)本身，需要國(guó)家調(diào)整煙草行業(yè)運(yùn)作模式及相應(yīng)的政策法規(guī)。而我們提出的方案是在原有的管理體制下進(jìn)行改進(jìn)的解決方案。 1.在改進(jìn)的方案中，增加了電子商務(wù)的某些模式，如業(yè)務(wù)員依據(jù)系統(tǒng)儲(chǔ)存的供應(yīng)商主頁(yè)地址登錄到供應(yīng)商的主頁(yè)了解其最新信息。 2.在供應(yīng)商管理模塊中，業(yè)務(wù)員可以充分把握供應(yīng)商的信息，以及交易的記錄。 3.合同管理模塊對(duì)合同進(jìn)行有效的管理，如用入庫(kù)驗(yàn)收單核減合同數(shù)量等。 4.增加了入庫(kù)通知單和電子發(fā)票，倉(cāng)庫(kù)保管員通過入庫(kù)通知單、隨貨同行聯(lián)和實(shí)際的到貨狀況填寫入庫(kù)驗(yàn)收單，在此入庫(kù)驗(yàn)收單中包含了合同信息和選購(gòu)訂單信息，電子發(fā)票和供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票相關(guān)聯(lián)，關(guān)聯(lián)后在電子發(fā)票上同樣包含了合同信息和選購(gòu)訂單信息，這樣便利了財(cái)務(wù)處