公司流程梳理與制度編寫

1、公司流程梳理與制度編寫曾能超六一兒童節(jié)到了，一個貧窮母親只能給她兩個兒子一塊小小的游埠酥餅作為節(jié)日晚餐?？墒莾蓚€不懂事的兒子卻給他們的媽媽出了個難題，無論她打算怎么分，總有一個兒子說媽媽偏心，把自己這邊分得小了。萬般無奈之下，這位媽媽只好想了個辦法： “老大，你過來，你來切這個餅。但有個條件，你要讓你弟弟先挑切好后的半個餅?！边@一下，兄弟倆都沒話說了。老大只有盡量切得一般大小，否則自己肯定只能得到小的一半；而老二則只好瞪大眼睛，盡力挑出稍大一點的那塊。盡管兩塊餅肯定大小不一，但兄弟二人只好各自認命，因為在媽媽制定的規(guī)則之下，不論誰吃了虧，能怪的只有自己。一則故事“兒童節(jié)快樂”是目的，為了達到這

2、樣的目的，母親制定了“平分酥餅”的制度，可只有制度顯然達不到預(yù)期，于是有了“老大切餅，老二先挑”的流程.其實分酥餅的可能的做法有以下幾種：1.老大先分，老大先得2.老大先分，老大后得3.最后還請信賴的母親作為公正的第三者分深思考試想建立在方法一的基礎(chǔ)上，基于“老大”的謙讓，公正的心態(tài)，一次可能做到公正，但如果10次，100次呢，老大會不會一直甘心“吃虧”呢? 萬一“老大哥”不懂事呢？而建立在方法三的基礎(chǔ)上，無疑將流程拉長，并且衍生了第三方的成本；還可能給兄弟倆對其施加影響的可能性。定義什么是流程：流程就是一系列結(jié)構(gòu)化的可測量的活動集合，并為特定的市場或特定的顧客產(chǎn)生特定的輸出。 輸入、按照一定

3、順序執(zhí)行的工作事項、工作事項的關(guān)聯(lián)、輸出、客戶、價值 通俗說法結(jié)論從故事當(dāng)中看出來，做好一件事情，需要： 流程+制度 完美結(jié)合問題來了我們公司有流程嗎？ 深深的腦海里 特點流程始終存在關(guān)系舉個栗子吃早餐吃早餐上班上班工作工作 （午（午餐）餐）下班下班吃晚飯吃晚飯睡覺睡覺休閑休閑起床起床流程名稱：一天的生活流程層次吃晚飯吃晚飯起床起床吃早餐吃早餐上班上班工作工作 （午餐）（午餐）下班下班睡覺睡覺休閑休閑看菜單看菜單點菜點菜做菜做菜上菜上菜吃菜吃菜買單買單下單下單洗菜洗菜切菜切菜炒菜炒菜盛菜盛菜流程角色看菜單看菜單點菜點菜做菜做菜上菜上菜吃菜吃菜買單買單下單下單廚師廚師服務(wù)員服務(wù)員顧客顧客流程關(guān)聯(lián)

4、 - 輸入與輸出下單下單做菜做菜點菜單點菜單菜菜上菜上菜輸入輸入（子）流程（子）流程輸出輸出（子）流程（子）流程（子）流程（子）流程流程圖看菜單看菜單點菜點菜上菜上菜吃菜吃菜買單買單下單下單做菜做菜泳道泳道角色角色活動活動流程（ ）（ ）（ ）（ ）（ ）價值價值我滿意是因為流程為我創(chuàng)造了（ ） 客戶客戶 輸入輸入 輸出輸出 活動活動 相互關(guān)系相互關(guān)系 活動1活動2活動3輸入輸出客戶輸出方流程優(yōu)化流程管理（示范）流程三大體系戰(zhàn)略流程：通過流程規(guī)劃未來，如戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃業(yè)務(wù)流程：通過流程實現(xiàn)企業(yè)日常功能，如贏得顧客、滿足顧客、顧客支持等；支持流程：為戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)流程順利實施提供保障的流程，如人

5、力資源管理、財務(wù)管理、信息管理、后勤供應(yīng)等流程體系示范關(guān)鍵流程清單（示范）流程梳理步驟1、成立成立項目小組，項目小組，明確工作目標，明確工作目標，制定流程項目實施計劃制定流程項目實施計劃2、認清目標認清目標，進行全面的流程，進行全面的流程調(diào)研，相關(guān)部門共同探討調(diào)研，相關(guān)部門共同探討3、關(guān)鍵流程梳理出來（一級流程）、關(guān)鍵流程梳理出來（一級流程）4、描述出現(xiàn)有流程管理現(xiàn)狀、描述出現(xiàn)有流程管理現(xiàn)狀5、研討目前流程中的問題點，進行完善和優(yōu)化、研討目前流程中的問題點，進行完善和優(yōu)化6、根據(jù)相關(guān)探討結(jié)論的進行流程繪制和描述、根據(jù)相關(guān)探討結(jié)論的進行流程繪制和描述7、項目小組進行規(guī)范和指導(dǎo)、項目小組進行規(guī)范和

6、指導(dǎo)8、組織相關(guān)部門研討，試運行、組織相關(guān)部門研討，試運行1、頭腦風(fēng)暴法和德爾菲法：2、價值鏈分析法3、作業(yè)成本分析法4、標桿瞄準法流程梳理方法1、Visio2、Excel流程圖工具定義什么是制度：是為了維護正常的工作秩序，確保企業(yè)各種政策、指令、規(guī)范、準則的順利執(zhí)行和各項工作正常開展所制定的具有指導(dǎo)性與約束性的條文總稱。制定管理制度的原則1、服務(wù)于企業(yè)戰(zhàn)略、文化、規(guī)模和架構(gòu)；2、簡單明了；3、系統(tǒng)化；4、鎖鏈化；5、一般與特殊相結(jié)合。制度的分類制度的特點：規(guī)定性、約束性；主要體現(xiàn)對于某事，我們是如何“管”的。制度告訴人能做什么，不能做什么，制度在以約束性的東西為主的同時，可以涵蓋一些規(guī)范性和

7、標準性的內(nèi)容。制度的名稱一般是：XX制度、 XX管理辦法、 XX管理規(guī)定等，根據(jù)管理范圍大小、管理要求的重要性，依次從選擇：大的重要的叫“XX制度”；小的非重要的叫“XX管理規(guī)定”。規(guī)范的特點：指導(dǎo)性、流程性、程序性；主要體現(xiàn)對于某事，我們是如何“做”的。規(guī)范告訴人應(yīng)該怎樣做，不應(yīng)該怎樣做，規(guī)范也可以在以指導(dǎo)性的內(nèi)容為主的同時，涵蓋一些標準性的內(nèi)容。規(guī)范的名稱一般是：XX規(guī)范、XX工作規(guī)范。制度的分類標準標準的特點的特點：衡量某項結(jié)果是否符合要求的準則，具有很強的可比較性或參考性。標準告訴人做出的結(jié)果是否符合要求。標準的名稱一般是：XX標準。制度/規(guī)范/標準基本原則1、目的明確。編制這個制度/

8、規(guī)范/標準是用來干什么用的？為什么要制訂？通過實施，希望達到什么樣的目的和預(yù)期效果？2、適用群體指向明確。給哪些崗位使用的？適用于什么樣的工作？哪些崗位必須應(yīng)知應(yīng)會？哪些崗位一般了解就可以了？哪些崗位則根本不需要了解？3、內(nèi)容簡捷。正文內(nèi)容控制在三頁以內(nèi)。正文很長的，可根據(jù)需要拆分，分解成為幾個文件。4、語句簡單、易懂；使用規(guī)范、書面語句。不使用很長的復(fù)句；一句說不清楚的，拆為多句；不使用歧義句子；不使用過于直白、俗俚的詞語。5、差異大、例外多的，多原則、少規(guī)則。6、剛性要求高、唯一性強的，少原則、多規(guī)則。7、內(nèi)容涉及多個部門時，確定一個主導(dǎo)者，由主導(dǎo)者確定相關(guān)的職能，并推動制度制訂。制度/規(guī)

9、范/標準基本原則1、目的：說明制訂該文件的主要目的；2、適用范圍和傳達對象：表明該文件所適用的管理范圍和需要知會的傳達對象；3、內(nèi)容：描述制度/規(guī)范/標準內(nèi)容；4、例外：說明文件內(nèi)容不能規(guī)定的例外情形；5、解釋：提示負責(zé)條款解釋的主管部門；6、引用：提示在內(nèi)容中引用的其他文件；7、附錄：提示支持文件運行的相關(guān)內(nèi)容，包括：規(guī)則、流程圖和表格等。制度/規(guī)范/標準的結(jié)構(gòu)1.結(jié)構(gòu)平衡。每一項目下的文字篇幅不應(yīng)相差太大；四級項目符號（1/1.1/1.1.1/1.1.1.1）滿足制訂條款的細分要求；2.層次感強。按管理要求的主次規(guī)律形成結(jié)構(gòu)。3.起承轉(zhuǎn)合，符合邏輯。切忌思維混亂，前后不分，什么都想說，結(jié)果

10、什么也說不清楚。4.提出要求。制度不是小說，不是說明書，必須提出管理要求，如：應(yīng)該如何，必須如何，禁止如何等。5.明確責(zé)任。什么事情由誰做；不輕易省略主語；責(zé)任要界定清楚，權(quán)限要劃分明確。6.規(guī)定方法。怎么完成任務(wù)？采用什么方法？7.多標準、少描述。不使用形容詞、副詞。制度的編寫要求1、規(guī)范的結(jié)構(gòu)如何確定？按工作流程、程序的先后順序來描述?！跋茸鍪裁?，再做什么，最后做什么”；同時表述多個流程時，注意區(qū)分不同的流程，避免將多個流程混在一起說明；如流程描述中需要添加約束性要求（制度內(nèi)容）的，應(yīng)注意與描述要求區(qū)分開來，另起一段描述。2、規(guī)范中各項工作的責(zé)任如何界定？當(dāng)流程、程序涉及多個責(zé)任主體時，應(yīng)

11、將這些責(zé)任主體的具體責(zé)任、接口和相互關(guān)系表述清楚；當(dāng)規(guī)范中的責(zé)任主體單一時，則必須進行更詳細的描述和規(guī)定。3、規(guī)范需要作到多“細”？屬于對一項工作進行整體（系統(tǒng)性強、范圍廣、涉及崗位多）規(guī)范的文件，不必制訂過細。涉及單個崗位和責(zé)任主體的具體操作要求，可在文件中提出責(zé)任人員和制訂要求，作為下一級操作規(guī)范來制訂與實施。屬于局部、單個崗位規(guī)范的文件，可以制訂得細一些，精確到每一個步驟。但也應(yīng)考慮不同地區(qū)的差異性，注意規(guī)范文件的適用性和可操作性。規(guī)范的編寫要求1.表格化。用表格形式體現(xiàn)標準要求，將表格作為標準文件的主要內(nèi)容。2.類別化。標準不應(yīng)是雜亂無章的，應(yīng)該遵循一定的規(guī)律，分類列明。標準的編寫要求

12、代碼規(guī)則：參見公司體系文件部門代碼制度/規(guī)范/標準的編號1、一個文件只有唯一的一個編號；2、當(dāng)文件需要修訂時，變更該文件的版本號即可；3、只有當(dāng)該文件廢止后，原編號才能使用在其它文件上；4、給某個具體的文件編號前，應(yīng)先參考企業(yè)制度清單，根據(jù)制度清單中本部門的現(xiàn)有文件編號對新文件進行編號。1、電子郵件抄送。目前很多公司使用的最普遍的制度傳達方法。各項制度傳達都基本適用。2、紙質(zhì)文檔傳閱。無法配置電腦的工作崗位，使用紙質(zhì)文檔傳閱。一般適用于基層崗位和部分一線工作崗位。使用紙質(zhì)文檔傳閱應(yīng)注意傳閱時簽收確認，以保證傳達效果。3、工作例會口頭傳達。對于一般了解的群體，可以在進行工作例會的時候進行傳達制度內(nèi)容。4、組織專項培訓(xùn)活動。對于涉及范圍廣、制度要求重要的制度，可組織專項培訓(xùn)活動。不是所有的制度都需要組織培訓(xùn)，管理者應(yīng)慎重選擇這種傳達方式，通過其他方式可以達到效果要求的，采用其它方式。5、編制、印發(fā)小冊子：傳達對象的工作具有特殊性（非固定工作位的，且又要求掌握制度），編發(fā)小冊子有利