個人檔案管理制度

1、標(biāo)準(zhǔn)制度示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-138編號：_個人檔案管理制度編輯：_日期：_單位：_個人檔案管理制度用戶指南：該制度資料適用于加強(qiáng)和規(guī)范人員自身的建設(shè)，實行工作管理和維護(hù)工作秩序，并進(jìn)一步提高工作效率形成明文上的條款，經(jīng)過一定的程序嚴(yán)格制定并公式，最終成為管理的依據(jù)和準(zhǔn)則。可通過修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。一、目的二、檔案管理內(nèi)容1、員工入職檔案：個人簡歷員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考

2、評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關(guān)系，死亡等情形。三、檔案規(guī)定1、基礎(chǔ)管理1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。1.3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于入職員工人事檔案登記(見附件一)離職員工人事檔案登記(見附件二)，并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。1.4當(dāng)在職員工的資料有變動時

3、(如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等)，應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。1.6對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。1.9檔案應(yīng)分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄

4、，以便查閱。2、檔案的查、借閱2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫查、借閱人事檔案單(附件三)，行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。2.5人力資源部查、借閱登記，并在人事檔案借閱登記本簽字登記(附件三)。3、查、借閱檔案注意3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。4、檔案的銷毀4.1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫公司員工人事檔案銷毀審批登記(附表五)，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準(zhǔn)的公司員工人事檔案銷毀登記和將要銷毀的人事