中鐵集團(tuán)記錄控制程序文件

1、 中鐵集團(tuán)記錄控制程序0目的對(duì)記錄進(jìn)行控制和管理，提供證明工程產(chǎn)品符合規(guī)定要求和一體化管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。1適用圍適用于本集團(tuán)公司一體化管理體系有效運(yùn)行中產(chǎn)生的記錄控制。2術(shù)語和定義2.1 本程序中的術(shù)語采用GB/T19000-2000標(biāo)準(zhǔn)、GB/T24001-1996標(biāo)準(zhǔn)、GB/T28001-2001標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語。2.2 顧客：可理解為業(yè)主、建設(shè)單位、合同中的甲方與其代表。3職責(zé)3.1 公司辦3.1.1 負(fù)責(zé)擬制本程序并督導(dǎo)其實(shí)施；3.1.2 負(fù)責(zé)職責(zé)圍記錄的產(chǎn)生、分發(fā)和保存。3.2 其它責(zé)任部門負(fù)責(zé)職責(zé)圍記錄的產(chǎn)生、分發(fā)和保存。3.3 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)所在工程項(xiàng)目的記錄控制，按照一體化管理體

2、系文件規(guī)定，與時(shí)形成記錄并報(bào)集團(tuán)公司有關(guān)責(zé)任部門和/或自己保存。4 工作程序4.1 記錄的產(chǎn)生記錄由責(zé)任部門和有關(guān)崗位依據(jù)一體化管理體系文件和顧客的要求，以書面或電子軟件等形式建立，應(yīng)作到：產(chǎn)生與時(shí)，記錄清晰，容齊全真實(shí)。4.2 記錄的分發(fā)、留存責(zé)任部門和有關(guān)崗位按一體化管理體系文件要求，分發(fā)、留存記錄，并做好登記。4.3 記錄的標(biāo)識(shí)、編號(hào)記錄由責(zé)任部門和有關(guān)崗位以單位、時(shí)間、工程名稱，記錄名稱的全部或其中一部分進(jìn)行標(biāo)識(shí)，記錄的代號(hào)（有規(guī)定的表格式樣）、編號(hào)執(zhí)行文件編寫導(dǎo)則、記錄編號(hào)規(guī)則。4.4 記錄的收集責(zé)任部門按一體化管理體系文件要求，收集相應(yīng)記錄，應(yīng)注意其完整性，在規(guī)定的時(shí)間未收到記錄時(shí)

3、，要立即進(jìn)行索取。4.5 記錄的分類4.5.1 一體化管理體系運(yùn)行記錄；4.5.2 工程質(zhì)量記錄；4.5.3 監(jiān)視和測(cè)量數(shù)據(jù)；4.5.4 監(jiān)測(cè)裝置校準(zhǔn)與維護(hù)記錄；4.5.5 不符合、糾正措施與整改記錄；4.5.6 顧客投訴記錄和處理決定；4.5.7 供應(yīng)商與分包方的記錄。4.6 記錄的分級(jí)4.6.1 記錄分為一級(jí)記錄和二級(jí)記錄：a)符合下列條件之一者為一級(jí)記錄：一體化管理體系文件規(guī)定者；有長(zhǎng)期保存價(jià)值者。b)符合下列條件之一者為二級(jí)記錄：一體化管理體系文件規(guī)定者；沒有長(zhǎng)期保存價(jià)值者。4.6.2 一級(jí)記錄保存期限為五年以上；二級(jí)記錄保存期限：需交給顧客的應(yīng)保存至產(chǎn)品 交付使用時(shí)；不需交給顧客的至

4、少應(yīng)保存至保修期結(jié)束；與產(chǎn)品質(zhì)量無直接關(guān)系的記錄保存一年至五年。4.6.3 責(zé)任部門按記錄的重要程度在相應(yīng)的程序文件、作業(yè)文件中規(guī)定一、二級(jí)記錄。4.7 記錄的編目、歸檔記錄由責(zé)任人按工程項(xiàng)目和/或記錄名稱和/或時(shí)間分類后進(jìn)行編目、歸檔，應(yīng)便于查詢。記錄每年歸檔一次，并于次年元月底填寫“記錄歸檔清單”（見附表）送公司辦。檔案管理有專門規(guī)定的記錄，責(zé)任人應(yīng)按規(guī)定歸入公司辦檔案科。4.8 記錄的貯存施工過程的記錄應(yīng)貯存在適合的環(huán)境中，公司檔案科應(yīng)符合防火要求,有防止丟失、損壞、變質(zhì)或遺失的措施，記錄應(yīng)便于查閱。4.9 記錄的保管4.9.1 責(zé)任部門和相關(guān)崗位需指定責(zé)任人集中保管記錄，要便于存??；4

5、.9.2 責(zé)任人每月需對(duì)記錄進(jìn)行一次整理，一旦發(fā)現(xiàn)丟失、損壞和變質(zhì)，應(yīng)與時(shí)恢復(fù)；4.9.3 感光紙所承載的信息/資料不能作為記錄保存。4.10 記錄到期時(shí)，由責(zé)任部門和相關(guān)崗位負(fù)責(zé)人驗(yàn)證后銷毀，并填寫“記錄銷毀清單” （見附表）。4.11 來自勞務(wù)協(xié)作方的記錄亦按本程序辦理。4.12 合同有要求時(shí)，在商定期的記錄按商定容提供給顧客或其代表評(píng)價(jià)時(shí)查閱。4.13 公司辦每半年對(duì)本程序的執(zhí)行情況進(jìn)行抽查。4.14 公司辦對(duì)一體化管理體系中產(chǎn)生的記錄列出清單，動(dòng)態(tài)掌握總體情況。5 相關(guān)/支持性文件5.1 文件編寫導(dǎo)則（ZS/ZY/SB01）5.2 記錄編號(hào)規(guī)則（ZS/ZY/SB02）6 記錄6.1 記錄歸檔清單（一級(jí)）6.2 記錄銷毀清單（二級(jí)）6.3 一體化管理體系記錄清單（一級(jí)）7 附表/附錄7.1 記錄歸檔清單7.2 記錄銷毀清單7.3 一體化管理體系記錄清單S/CX/SB02-1記 錄 歸 檔 清 單編號(hào)：序號(hào)名稱記錄編號(hào)建立日期總頁數(shù)歸檔存放處存放期限至歸檔日期交者接者S/CX/SB02-2記 錄