集團(tuán)信件管理流程(共4頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 文件編號(hào)：XX集團(tuán)信件管理制度一、寄件管理：1、寄件方式：掛號(hào)信、快件、大批次平信，快件重量在10公斤以內(nèi)，10公斤以上有各相關(guān)部門自行辦理托運(yùn)。2、寄件到達(dá)時(shí)間：快件1-3天，掛號(hào)信5-7天，平信7-15天不等。3、辦理流程：1準(zhǔn)備好須發(fā)文件、資料或物品，詳細(xì)填寫信件寄送申請(qǐng)單經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至前臺(tái)人員處。所有信件必須在當(dāng)天下午4點(diǎn)前提交，逾期的將作為第二天信件處理。2前臺(tái)人員根據(jù)信件寄送申請(qǐng)單上的內(nèi)容和部門負(fù)責(zé)人的意見(jiàn)逐一核對(duì)，未填寫完整或填寫不清楚的，退回重新辦理直至清楚完整。3核對(duì)完畢前臺(tái)人員當(dāng)場(chǎng)將所寄資料或物品裝入信件袋內(nèi)并封口，同時(shí)給予回執(zhí)以

2、便各部門查詢。4前臺(tái)人員根據(jù)申請(qǐng)單內(nèi)容填寫信件標(biāo)準(zhǔn)寄送單，聯(lián)系合適的信件公司取件。5前臺(tái)人員必須對(duì)快件寄達(dá)情況給予登記并告知寄件人。6每月5日前提交上月信件寄送一覽表（電子版）并在規(guī)定的費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間內(nèi)與信件公司進(jìn)行準(zhǔn)確結(jié)算。當(dāng)月相關(guān)憑證存入檔案室，憑證保管期限為一年。二、收件管理：收件范圍：凡寄送到我公司的所有信件、資料、物品操作標(biāo)準(zhǔn)：1、前臺(tái)人員對(duì)寄送到我公司的所有信件、資料、物品必須在XX集團(tuán)來(lái)件登記表上進(jìn)行詳細(xì)登記。2、信件寄達(dá)2小時(shí)內(nèi)通知收件人收件并在登記表上簽收。3、如有快件需要到付必須有收件人自行簽收和支付。4、每一季度提交一次信件登記統(tǒng)計(jì)表和清單。三、如責(zé)任人未能按照以上操作標(biāo)準(zhǔn)

3、進(jìn)行，導(dǎo)致工作失誤的，責(zé)任人寫出書面檢討并處罰半天工資，交納一天工資作為保證金。附：1、信件寄送申請(qǐng)單2、圣奧集團(tuán)來(lái)件登記表XX集團(tuán)信件寄送申請(qǐng)單文件編號(hào)：SA/ZW/-01 文件版本：2.0 寄件時(shí)間寄件部門/姓名寄件物品名稱：份數(shù)寄件物品總重量（估計(jì)值）： 1公斤以下 1-3公斤 3-5公斤 5公斤以上10公斤以內(nèi) 寄件方式： 快件 平信 掛號(hào)信 掛號(hào)信和平信必須給準(zhǔn)確的郵編寄件緣由（必須填）：收件人：聯(lián)系方式（固定電話和手機(jī)）收件人單位名稱收件人地址本部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn) 同意寄送，付費(fèi)方式： 到付 本公司付 自理不同意寄送。 簽名：前臺(tái)人員填寫實(shí)際收件時(shí)間： 信件發(fā)送公司： 簽名：快件實(shí)際送達(dá)時(shí)間及簽收人回執(zhí)單您寄送的編號(hào)為： 信件已在有 公司寄出，預(yù)計(jì)在 個(gè)工作日內(nèi)送達(dá)。 簽名：XX集團(tuán)來(lái)件登記表文件編號(hào)：SA/Z