第四章設(shè)計(jì)報(bào)表

1、4.1 報(bào)表的概述報(bào)表的概述 報(bào)表是Access中又一重要對象，主要用于對數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行分組、計(jì)算、匯總和打印輸出，它將根據(jù)指定規(guī)則打印輸出格式化的數(shù)據(jù)信息。報(bào)表的數(shù)據(jù)源一般來源于表、查詢和SQL語句。4.1.1 報(bào)表的視圖 為了更見清晰直觀地瀏覽報(bào)表，Access提供了4種報(bào)表的視圖方式，分別是報(bào)表視圖、打印預(yù)覽視圖、布局視圖和設(shè)計(jì)視圖。1報(bào)表視圖 顯示報(bào)表的實(shí)際效果，但不分頁，用于查看報(bào)表的字體、字號和常規(guī)布局等版面設(shè)置。報(bào)表視圖如圖所示：2打印預(yù)覽視圖 打印閱覽不僅可以查看打印效果，還可以查看報(bào)表每一頁上顯示的數(shù)據(jù)，并在此視圖中可以更改報(bào)表的顯示比例。 Access 提供的打印預(yù)覽視圖

2、所顯示的報(bào)表布局和打印內(nèi)容與實(shí)際打印結(jié)果是一致的。 打印預(yù)覽視圖如圖所示：3布局視圖 顯示報(bào)表的實(shí)際效果，可直接進(jìn)行修改。布局視圖如圖所示：4設(shè)計(jì)視圖用于創(chuàng)建和編輯報(bào)表的結(jié)構(gòu)。設(shè)計(jì)視圖如下圖所示：4.1.2 報(bào)表報(bào)表的創(chuàng)建的創(chuàng)建在ACCESS 中，可以使用5種方法創(chuàng)建報(bào)表：1、自動創(chuàng)建報(bào)表2、利用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表3、使用“空報(bào)表”創(chuàng)建報(bào)表4、創(chuàng)建標(biāo)簽5、使用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表 其中，通過前四種方式能夠快速創(chuàng)建簡單的報(bào)表。一、使用“自動創(chuàng)建報(bào)表”創(chuàng)建報(bào)表 是系統(tǒng)根據(jù)內(nèi)部默認(rèn)的樣式自動創(chuàng)建報(bào)表，既快速又方便。該報(bào)表能夠顯示表中的所有字段和記錄。例：使用“自動創(chuàng)建報(bào)表”創(chuàng)建一個能夠輸出學(xué)生信息的報(bào)

3、表。操作步驟：選中“student”表；點(diǎn)擊【創(chuàng)建】選項(xiàng)卡/【報(bào)表】組/【報(bào)表】按鈕二、使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表 在使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表時，需要選擇在報(bào)表中出現(xiàn)的信息（包括報(bào)表標(biāo)題、顯示字段等）。例：使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建一個能輸出學(xué)生的學(xué)號、姓名、性別、生日的學(xué)生信息報(bào)表。操作步驟：使用向?qū)?chuàng)建新報(bào)表； 設(shè)置數(shù)據(jù)源及輸出字段（數(shù)據(jù)源允許多表）； 確定查看數(shù)據(jù)的方式（多表時的設(shè)置）； 設(shè)置分組依據(jù)、排序依據(jù)和匯總選項(xiàng)； 確定報(bào)表的布局和樣式； 確定報(bào)表的標(biāo)題（亦即報(bào)表名稱）報(bào)表的類型：縱欄式報(bào)表：按列顯示字段中的數(shù)據(jù)，字段名稱顯示在數(shù)據(jù)的左側(cè)，每個字段占一行；表格式報(bào)表：按行和列的格式顯示和打印數(shù)據(jù)，一

4、行顯示一條記錄，字段的標(biāo)題顯示在報(bào)表頂端；圖表式報(bào)表：以圖表的方式顯示各種數(shù)據(jù)的報(bào)表；標(biāo)簽式報(bào)表：用于建立和打印各種標(biāo)簽。預(yù)覽報(bào)表如下所示：三、使用“空報(bào)表”工具創(chuàng)建報(bào)表 創(chuàng)建空報(bào)表是指創(chuàng)建一個空白報(bào)表，然后將選定的數(shù)據(jù)字段添加到報(bào)表中所創(chuàng)建的報(bào)表。注意：數(shù)據(jù)源只能是表。例：使用“空報(bào)表”創(chuàng)建一個能夠輸出學(xué)生信息的報(bào)表。操作步驟：點(diǎn)擊【創(chuàng)建】選項(xiàng)卡【報(bào)表】組【空報(bào)表】按鈕； 【報(bào)表布局工具】【設(shè)計(jì)】【工具】【添加現(xiàn)有字段】，出現(xiàn) 字段列表，把字段拖放在空報(bào)表上。四、創(chuàng)建標(biāo)簽利用標(biāo)簽向?qū)Э梢钥旖莸貏?chuàng)建標(biāo)簽。例：使用“標(biāo)簽向?qū)А眲?chuàng)建一個學(xué)生的標(biāo)簽，要求輸出：學(xué)號和姓名。操作步驟：使用“標(biāo)簽向?qū)А眲?chuàng)

5、建標(biāo)簽；設(shè)置數(shù)據(jù)源（數(shù)據(jù)源僅允許單表）；按向?qū)崾具M(jìn)行各項(xiàng)設(shè)置。在“原型標(biāo)簽”列表中輸入要顯示的文本，并雙擊字段名添加標(biāo)簽字段在“原型標(biāo)簽”列表框中可以按回車鍵換行標(biāo)簽的打印預(yù)覽效果如下所示：4.2使用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表 有些報(bào)表是無法通過報(bào)表向?qū)韯?chuàng)建的，必須使用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖來完成。 也可以先利用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建簡單的報(bào)表，然后再通過 報(bào)表設(shè)計(jì)視圖進(jìn)行編輯。4.2.1 報(bào)表報(bào)表的組成的組成報(bào)表主要由以下幾部分組成：報(bào)表頁眉頁面頁眉主體頁面頁腳報(bào)表頁腳組頁眉組頁腳 每一部分稱為“節(jié)”，其中的主體節(jié)是必須具有的，其余各節(jié)可以根據(jù)需要隨時增刪（點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵方法）（1）報(bào)表頁眉：設(shè)計(jì)視圖時位于報(bào)表

6、的頂部，打印時顯示在第一頁的頂部，內(nèi)容一般放置標(biāo)簽來顯示圖形或描述性文字，如報(bào)表的標(biāo)題和使用說明等，每個報(bào)表只有一個報(bào)表頁眉。（2）頁面頁眉：打印時顯示在每一頁的頂部（即每頁均打印一次），內(nèi)容一般是說明每頁的信息，如標(biāo)題、列標(biāo)題、日期或頁碼等。如果報(bào)表頁眉和頁面頁眉共同存在于首頁，則頁面頁眉的內(nèi)容在報(bào)表頁眉的下方。（3）主體：是報(bào)表內(nèi)容的主體區(qū)域，用于處理每一條記錄（即每條記錄均打印一次），其中的每個值都要被打印。通常包含控件、標(biāo)簽、復(fù)選框等。（4）頁面頁腳：打印時顯示在每一頁的底部，內(nèi)容一般也是說明每頁的信息，如日期、頁碼和頁數(shù)等。頁面頁腳通常通過一個文本框控件顯示頁碼，文本框的Contro

7、lsource屬性值為一個表達(dá)式，即：=“第”&page&“頁”Page 為頁碼變量（5）報(bào)表頁腳：設(shè)計(jì)視圖時位于報(bào)表的底部，打印時顯示在最后一頁的底部，內(nèi)容一般是報(bào)表的匯總說明等。 （6）組頁眉：分組后在報(bào)表每組頭部打印輸出，同一組的記錄都會在主體節(jié)中顯示，它主要定義分組報(bào)表，輸出每一組的標(biāo)題。（7）組頁腳：分組后在報(bào)表的每頁底部打印輸出，主要用來輸出每一組的統(tǒng)計(jì)計(jì)算標(biāo)題。當(dāng)需要在報(bào)表中進(jìn)行分類匯總統(tǒng)計(jì)時，即需要設(shè)置組頁眉和組頁腳，這是分組匯總的依據(jù)。組頁眉每組打印一次，且打印在每組數(shù)據(jù)的開始端；組頁腳打印在每組數(shù)據(jù)的末端。4.2.2使用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建 報(bào)表一、創(chuàng)建簡單報(bào)表

8、1、使用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表例：使用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建“學(xué)生基本信息報(bào)表”操作步驟：使用報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖新建報(bào)表；設(shè)置報(bào)表的數(shù)據(jù)源（RecordSource屬性）；利用【報(bào)表設(shè)計(jì)工具】【設(shè)計(jì)】/【控件】組，在報(bào)表的各個節(jié)內(nèi)添加控件，并設(shè)置它們的屬性和調(diào)整它們的位置。報(bào)表的數(shù)據(jù)源可以是單個的表或查詢。如果報(bào)表的數(shù)據(jù)源涉及到多表，則必須查詢。2、為報(bào)表添加頁碼操作步驟：打開報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖；【報(bào)表設(shè)計(jì)工具】【設(shè)計(jì)】/【頁眉/頁腳】/【頁碼】；在【頁碼】對話框中作相應(yīng)的選擇（格式、位置、對齊方式等） 也可以在報(bào)表中添加一個文本框之后 設(shè)置文本框的控件來源ControlSource屬性。表達(dá)式表達(dá)式結(jié)果結(jié)果

9、=Page1=“Page”&PagePage1=“第”&Page&“頁” 第1頁=“Page”&Page&“of”&PagePage 1 of 3=“第”&Page&“頁”&“,共”&Pages&“頁”第1頁,第3頁=Format(Page, “000”)001Page 是頁碼變量；Pages 是頁數(shù)變量。例：在“學(xué)生基本信息報(bào)表”報(bào)表的頁面頁腳右側(cè)添加頁碼，頁碼的格式為：第N頁，共N頁。步驟：1）利用【報(bào)表設(shè)計(jì)工具】【設(shè)計(jì)】/【頁眉/頁腳】/【頁碼】2）手工插入頁碼添加文本框，文本框是計(jì)算控件3.為報(bào)表添

10、加日期時間1）用【報(bào)表設(shè)計(jì)工具】【設(shè)計(jì)】/【頁眉/頁腳】/【日期和時間】添加2）手工添加手工添加文本框后，可以使用Date( )、Time（ ）和Now( )等日期函數(shù)作為文本框的控件來源屬性。4.在報(bào)表上繪制線條例：在報(bào)表的標(biāo)題和每頁的末尾添加一條水平直線。步驟：打開報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖；將線條添加到報(bào)表的合適位置，并設(shè)置其屬性。 由于僅在每頁的開始處和結(jié)束處打印直線，所以直線應(yīng)添加在“頁面頁眉”和“頁面頁腳”區(qū)域中。 直線如果添加在主體區(qū)域，則直線將會分隔每條記錄。 創(chuàng)建完報(bào)表后，為了使設(shè)計(jì)出來的報(bào)表更能符合用戶的要求，需要對報(bào)表進(jìn)行進(jìn)一步的設(shè)計(jì)，如對記錄排序、分組計(jì)算等進(jìn)行設(shè)置。二、報(bào)表的排序

11、、分組和計(jì)算1、記錄排序（P110） 在默認(rèn)的情況下，報(bào)表中的記錄是按照自然順序（記錄輸入的先后順序）來排列顯示的。 在報(bào)表中可以設(shè)置按照某個字段的升序或降序輸出記錄數(shù)據(jù)。 在前面介紹的使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表過程里，在 “報(bào)表向?qū)А睂υ捒蛑性O(shè)置字段排序時，最多只可以設(shè)置4個字段對記錄排序。 在報(bào)表的“設(shè)計(jì)視圖”中，最多可以設(shè)置超過4個的字段或表達(dá)式對記錄排序。 在報(bào)表的“設(shè)計(jì)視圖”中，設(shè)置報(bào)表記錄排序的一般操作步驟如下：（1）打開報(bào)表的“設(shè)計(jì)視圖”。 （2）單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上“分組和匯總”組中的“分組和排序”按鈕，則在“設(shè)計(jì)視圖”下方顯出“分組、排序和匯總”窗格，并在該窗格中顯出“添加組”

12、和“添加排序”按鈕。（3）單擊“添加排序”按鈕，在彈出的窗格上部的字段列表中選擇排序依據(jù)字段，或者在彈出的窗格下部選擇“表達(dá)式”，打開“表達(dá)式生成器”，鍵入以等號“=”開頭的表達(dá)式。Access默認(rèn)情況下按“升序”排序，若要改變排序次序，可在“升序”按鈕的下拉列表中選擇“降序”。第一行的字段或表達(dá)式具有最高排序優(yōu)先級，第二行有次高的優(yōu)先級，依此類推。例： 在“學(xué)籍管理”數(shù)據(jù)庫中，以“學(xué)生檔案表”為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建出先按班級升序、再按學(xué)號降序排序的報(bào)表。報(bào)表名為“按班級及學(xué)號排序的班級報(bào)表”。 步驟：單擊“添加排序”按鈕，在彈出的窗格上部的字段列表中單擊選定“班級”字段，如圖，則在“分組、排序和匯總

13、”窗格中添加了“排序依據(jù)”欄，“班級”字段默認(rèn)按“升序”排序。單擊“添加排序”按鈕，在彈出的窗格上部的字段列表中單擊選定“學(xué)號”字段，如圖，則在“分組、排序和匯總”窗格中添加了“排序依據(jù)”欄，設(shè)置為“降序”排序。2、記錄分組 在報(bào)表中可以將記錄進(jìn)行分組，把有某種關(guān)系的記錄放在同一個組中，便于對整個組進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和查看。 在報(bào)表“設(shè)計(jì)視圖”中，單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上“分組和匯總”組中的“分組和排序”按鈕，則在“設(shè)計(jì)視圖”下方顯出“分組、排序和匯總”窗格，并在該窗格中顯出“添加組”和“添加排序”按鈕。 單擊“添加組”按鈕，在彈出的窗格上部的字段列表中選擇分組形式字段，或者在彈出的窗格下部選擇“表達(dá)式”，

14、打開“表達(dá)式生成器”，鍵入以等號“=”開頭的表達(dá)式。 然后，展開分組形式欄，對該分組設(shè)置其它屬性： （1）設(shè)置“有/無頁眉節(jié)”，“有/無頁腳節(jié)”，以創(chuàng)建分組級別。 （2）設(shè)置匯總方式和類型，以指定按哪個字段進(jìn)行匯總、如何對字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算。 （3）指定 Access 在同一頁中是打印組的所有內(nèi)容，還是僅打印部分內(nèi)容。例： 在“學(xué)籍管理”數(shù)據(jù)庫中，以“學(xué)生檔案表”為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建出先按班級升序并分組、再按學(xué)號降序排序的報(bào)表。報(bào)表名為“按班級分組并按學(xué)號排序的班級報(bào)表”。圖 按班級字段分組并設(shè)置升序圖 按學(xué)號字段設(shè)置降序自動添加上按班分組后的“班級頁眉”節(jié)和“班級頁腳”節(jié) 圖 添加了分組后的報(bào)表“設(shè)

15、計(jì)視圖”圖 該報(bào)表設(shè)計(jì)完成時的“設(shè)計(jì)視圖”圖 該報(bào)表的“打印預(yù)覽視圖”3、在報(bào)表中實(shí)現(xiàn)計(jì)算（P108） 在報(bào)表中添加計(jì)算控件，并指定該控件來源的表達(dá)式，可以實(shí)現(xiàn)計(jì)算功能。在打開該報(bào)表的“打印預(yù)覽視圖”時，在該計(jì)算控件文本框中顯示出表達(dá)式計(jì)算結(jié)果的值。在報(bào)表中添加計(jì)算控件的基本步驟如下： （1）打開報(bào)表的“設(shè)計(jì)視圖”。 （2）單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡上“控件”組中的“文本框”控件。 （3）單擊報(bào)表“設(shè)計(jì)視圖”中的某個節(jié)區(qū)，就在該節(jié)區(qū)中添加上一個文本框控件。提示：若要計(jì)算一組記錄的總計(jì)值或平均值，將文本框添加到組頁眉或組頁腳節(jié)區(qū)中。 若要計(jì)算報(bào)表中的所有記錄的總計(jì)或平均值，將文本框添加到報(bào)表頁眉或報(bào)表頁

16、腳節(jié)區(qū)中。 （4）雙擊該文本框控件，顯出該文本框的“屬性表”。 （5）在“控件來源”屬性框中，鍵入以等號“=”開頭的表達(dá)式。如：=Avg(成績)、=Sum(實(shí)發(fā)工資)、=單價(jià)*0.85*數(shù)量、=Count(學(xué)號)、=小組合計(jì)/總計(jì)、=Date()、=Now() 等等。注意：在報(bào)表的“設(shè)計(jì)視圖”中，單擊一次某文本框控件，再單擊一次該文本框控件，進(jìn)入文本框控件的文本編輯狀態(tài)，此時，也可以在文本框中直接輸入以等號“=”開頭的表達(dá)式。 例例 在在“學(xué)籍學(xué)籍管理管理”數(shù)據(jù)庫中，對報(bào)表數(shù)據(jù)庫中，對報(bào)表“按按班班級級分組并分組并按按學(xué)學(xué)號號排序排序的班級報(bào)表的班級報(bào)表”進(jìn)行復(fù)制進(jìn)行復(fù)制/粘貼操作，產(chǎn)生出名為

17、粘貼操作，產(chǎn)生出名為“按按班班級級分分組統(tǒng)計(jì)并組統(tǒng)計(jì)并按按學(xué)號學(xué)號排序排序的班級報(bào)表的班級報(bào)表”的報(bào)表。的報(bào)表。對對其其進(jìn)行進(jìn)行如下修改補(bǔ)如下修改補(bǔ)充：在充：在“班班級頁腳級頁腳”中，添加中，添加“班級班級人數(shù)人數(shù)合計(jì)：合計(jì)：”標(biāo)簽及標(biāo)簽及該班級該班級人數(shù)人數(shù)合計(jì)合計(jì)的文本框。在的文本框。在“報(bào)表頁腳報(bào)表頁腳”中，添加中，添加“全部班級總計(jì)：全部班級總計(jì)：”標(biāo)簽及全部班級總計(jì)的文本框。在標(biāo)簽及全部班級總計(jì)的文本框。在“頁面頁腳頁面頁腳”中，添加能顯出中，添加能顯出形如形如“第第i頁頁/總總n頁頁”那樣的文本框。在那樣的文本框。在“報(bào)表頁眉報(bào)表頁眉”中，添加中，添加“制表日期：制表日期：”標(biāo)簽及

18、制表日期的文本框。標(biāo)簽及制表日期的文本框。復(fù)制產(chǎn)生的復(fù)制產(chǎn)生的“按班級按班級分組統(tǒng)計(jì)并分組統(tǒng)計(jì)并按學(xué)號排序按學(xué)號排序的班級報(bào)表的班級報(bào)表” 在“班級頁腳”節(jié)區(qū)中，添加“班級人數(shù)合計(jì)：”標(biāo)簽，添加一個文本框，在文本框內(nèi)直接輸入：=Count(學(xué)號)。 在“報(bào)表頁腳”節(jié)區(qū)中，添加“全部班級總計(jì)：”標(biāo)簽，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：=Count(班級)。 在“頁面頁腳”節(jié)區(qū)中，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：= 第 & Page & 頁/總 & Pages & 頁。 在報(bào)表頁眉區(qū)中，添加“制表日期：”標(biāo)簽，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：=Dat

19、e()。并設(shè)置該文本框的“格式”屬性值為“長日期”。圖 添加計(jì)算控件后的報(bào)表設(shè)計(jì)視圖圖 該報(bào)表的打印預(yù)覽視圖例（1）打開“學(xué)籍管理”數(shù)據(jù)庫，以設(shè)計(jì)視圖打開“成績管理”報(bào)表，顯示了報(bào)表中記錄的所有字段，如圖：要求增加一個總分字段，并按其降序輸出。（2）單擊“工具箱”中“文本框”按鈕，在主體節(jié)中需要添加文本框的地方按住鼠標(biāo)左鍵，拖動到合適的位置后釋放鼠標(biāo)，此時文本框和標(biāo)簽已被添加到窗體中，如圖所示，從圖中可以看到文本框?yàn)槲唇壎丶?。?）在“標(biāo)簽”中輸入標(biāo)題“總分”，在“文本框”中輸入“=語文+數(shù)學(xué) +英語 +政治 +美術(shù) +歷史”，如圖所示，也可以在“標(biāo)簽”屬性對話框的“標(biāo)題”中輸入標(biāo)題“總分”

20、，在“文本框”屬性對話框的“控件來源”中輸入“=語文+數(shù)學(xué) +英語 +政治 +美術(shù) +歷史”。說明： 在文本框中輸入內(nèi)容時，一定不要忘記“=”號，而且在計(jì)算相加運(yùn)算時，要確定字段類行為“數(shù)字”，如果是“文本”型的字段在加法運(yùn)算時是數(shù)字的連接。例如輸入文本型字段“=12+6”時，輸出結(jié)果是126，而不是18。（4）單擊工具欄上“視圖”按鈕，或單擊“視圖”“打印預(yù)覽”選項(xiàng)，也可以在標(biāo)題欄上右擊，在彈出的快捷菜單中單擊“打印預(yù)覽”選項(xiàng)，將報(bào)表切換到打印預(yù)覽，效果如圖所示，總分中顯示了所有成績的和。4.2.3 創(chuàng)建子報(bào)表 子報(bào)表就是報(bào)表中的報(bào)表，包含子報(bào)表的報(bào)表稱為主報(bào)表。 主報(bào)表的數(shù)據(jù)源通常是某個主

21、鍵表，而子報(bào)表通常是該主鍵表的關(guān)聯(lián)表。 主報(bào)表中包含的是一對多關(guān)系中的“一”，而子報(bào)表顯示“多”的相關(guān)記錄。例：創(chuàng)建學(xué)生檔案報(bào)表，并在其中創(chuàng)建成績管理子報(bào)表（1）以設(shè)計(jì)試圖打開“學(xué)生檔案”報(bào)表，在設(shè)計(jì)選項(xiàng)卡中“控件”功能區(qū)中單擊“子窗體/子報(bào)表”按鈕，將鼠標(biāo)移至“主體”節(jié)中，在需要添加報(bào)表的位置按住鼠標(biāo)，拖動到合時位置后釋放鼠標(biāo)，彈出“子報(bào)表向?qū)А睂υ捒?，如圖所示。（2）在對話框中選中 “使用現(xiàn)有的表和查詢”單選按鈕，然后單擊“下一步”按鈕。（3）彈出確定子報(bào)表包含字段的向?qū)υ捒?，在“?查詢”下拉列表框中選中“成績管理”選項(xiàng)，在“可用字段”欄中單擊需要字段，然后單擊“添加”按鈕，將需要字段添加到“選定字段”欄中，然后單