公文規(guī)范與寫作

1、公文寫作規(guī)范與技巧 中國農(nóng)業(yè)銀行辦公室 主要內容二二一一公文基礎知識公文基礎知識公文擬寫的基本要求和基本方法公文擬寫的基本要求和基本方法三三常用公文寫作注意事項常用公文寫作注意事項 一、公文基礎知識一、公文基礎知識 （一）公文的概念（一）公文的概念公文公文是法定作者在公務活動中為了行使某種職權，所使用的一種憑證式記錄的信息。 農(nóng)業(yè)銀行的公文農(nóng)業(yè)銀行的公文是農(nóng)業(yè)銀行在經(jīng)營管理過程中形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，發(fā)布農(nóng)業(yè)銀行規(guī)章制度，指導、部署和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。 p 公文處理工作現(xiàn)行制度公文處理工作現(xiàn)行制度 2012年4

2、月中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)黨政機關黨政機關公文處理工作條例公文處理工作條例（中辦發(fā)201214號） 。 2012年6月，國家質監(jiān)總局、國家標準化委員會發(fā)布黨政機關公文格式黨政機關公文格式國家標準（GB/T 9704-2012）。 2012年11月，總行修訂印發(fā)了新的中國農(nóng)業(yè)銀行公文中國農(nóng)業(yè)銀行公文處理辦法處理辦法（農(nóng)銀規(guī)章2012164號）和中國農(nóng)業(yè)中國農(nóng)業(yè)銀行公文格式管理規(guī)定銀行公文格式管理規(guī)定（農(nóng)銀規(guī)章2012168號） 。 2013年1月1日實施u中國農(nóng)業(yè)銀行公文處理辦法中國農(nóng)業(yè)銀行公文處理辦法修訂說明修訂說明一是參照黨政機關公文處理工作條例，調整了原辦法的篇章結構，使新辦法盡可能與

3、條例結構一致。 如將原辦法第六章“發(fā)文辦理”改為“公文擬制”，第七章“收文辦理”和第八章“公文歸檔”整合為新的第七章“公文辦理”。二是根據(jù)條例最新規(guī)定，修改原辦法有關內容。如取消“議案”文種，取消發(fā)文格式中的“主題詞”，增加“發(fā)文單位署名”，將“成文日期” 改為阿拉伯數(shù)字標注，“急件”改為“加急”，并細化了上行文和下行文行文規(guī)則。三是結合近年來我行公文處理工作的新情況、新變化，對原辦法有關內容進行調整和補充 。如在發(fā)文類別中新增“農(nóng)業(yè)銀行黨委宣傳部發(fā)文” ，進一步明確了“請示”和“批復”的行文要求等。 公文的特點公文的特點p 一是法定性一是法定性p 二是權威性二是權威性p 三是規(guī)范性三是規(guī)范性

4、p 四是時效性四是時效性p 五是實用性五是實用性 中國農(nóng)業(yè)銀行公文處理辦法中國農(nóng)業(yè)銀行公文處理辦法：決定、公告、通告、意見、通知、通報、報告、決定、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函和紀要。（請示、批復、函和紀要。（1111個文種，個文種，取消議案取消議案） （二）（二）公文的種類公文的種類黨政機關公文處理工作條例黨政機關公文處理工作條例：決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告通知、通報、報告 、請示、批復、議案、函、紀、請示、批復、議案、函、紀要。要。(15(15個文種個文種) ) 文種 適用范圍 決定 對重要事項

5、做出決策和部署； 獎懲系統(tǒng)內有關單位及人員； 變更或者撤銷下級行不適當?shù)臎Q定事項。 公告 向國內外宣布重要事項或者法定事項。 通告 在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。 通知 傳達黨中央、國務院的指示和決定； 發(fā)布要求下級行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項； 批轉、轉發(fā)公文； 任免和聘用人員。 通報 表彰先進，批評錯誤，傳達、溝通重要精神或情況。 文種 適用范圍 報告 向上級機關匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問。 請示 向上級機關請求指示、批準。 批復 答復下級機構的請示事項。 意見 對重要問題提出見解和處理辦法。 函 不相隸屬機構之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。紀要

6、 記載會議主要情況和議定事項。 （三）發(fā)文類別（三）發(fā)文類別 行務發(fā)文行務發(fā)文 行發(fā)文、辦公室發(fā)文、機關內設機構發(fā)文 黨務發(fā)文黨務發(fā)文 黨委發(fā)文、紀委發(fā)文、黨辦發(fā)文、黨委部門發(fā)文 其他發(fā)文其他發(fā)文 工會、共青團、保密委員會、農(nóng)村金融學會等 群團組織發(fā)文 內部情況通報內部情況通報 農(nóng)銀發(fā)：向上級機關請示、報告有關事項；向全行發(fā)布全局性、政策性工作事項；印發(fā)行領導在全行工作會議上的講話；轉發(fā)上級機關重要方針政策及其他重要事項的文件；印發(fā)表彰、處分決定及重大事件通知通報等。 農(nóng)銀任：干部任免、聘用有關事項。 農(nóng)銀復：批復分行、培訓學院請示事項。 農(nóng)銀函：與不相隸屬單位溝通、商洽工作，答復問題等。 農(nóng)

7、銀規(guī)章：印發(fā)系統(tǒng)內各項制度規(guī)范，包括基本制度、政策、基本規(guī)范、守則、管理辦法、規(guī)定、實施細則、操作規(guī)程等。 行發(fā)文行發(fā)文是以總行名義發(fā)出，對全行性事務進行匯報、請示、商洽、部署、指示或批復的公文。 辦公室發(fā)文辦公室發(fā)文是以總行辦公室名義發(fā)出的公文，是行發(fā)文的重要補充形式。 農(nóng)銀辦發(fā)農(nóng)銀辦發(fā) 向全系統(tǒng)部署一般性工作事項。 轉發(fā)上級機關或不相隸屬機關的文件。 向上級機關部門（司、局）行文。 通報業(yè)務經(jīng)營情況等。 農(nóng)銀辦函農(nóng)銀辦函 與上級機關辦公室或其他不相隸屬單位的辦公室商洽一般性工作。 印發(fā)各種會議、培訓通知。 部室發(fā)文部室發(fā)文是以內設部門名義制發(fā)的文件。 布置本部門職權范圍內的事務性工作。 批

8、復對口部門報送的僅屬于本部門職權范圍內處 理事項的請示。 通報本業(yè)務條線單項業(yè)務或常規(guī)性經(jīng)營情況。 轉發(fā)外來機關一般性工作部署及外來機關部門 文件。 （四）（四）公文格式公文格式公文一般格式可劃分為版頭、主體和版記三部分。公文一般格式可劃分為版頭、主體和版記三部分。版頭部分版頭部分主體部分主體部分版記部分版記部分 份號 密級 保密期限 緊急程度 發(fā)文單位標志 發(fā)文字號 簽發(fā)人 標題 主送單位 正文 附件說明發(fā)文單位署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送單位 內部發(fā)送單位 擬文部門 印發(fā)單位 印發(fā)日期（取消主題詞） 版頭部分版記部分主體部分 u 密級和保密期限密級和保密期限公文密級：絕密、機密、

9、秘密、商密AAA、商密AA、商密A。涉密公文不得在綜合辦公信息系統(tǒng)上流轉。u 緊急程度緊急程度緊急公文要標明“特急”、“加急”。根據(jù)文件執(zhí)行時間合理確定緩急程度。u 發(fā)文單位標志發(fā)文單位標志 一般由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。 各級行發(fā)文標識一律使用“中國農(nóng)業(yè)銀行分（支） 行”加文件。u 發(fā)文字號發(fā)文字號 按照“農(nóng)銀+發(fā)文單位簡稱發(fā)文類別+年份+序號”標注 u 文件標題文件標題發(fā)文單位事由文種詞 標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號 u閱知范圍：主送、抄送和內部發(fā)送閱知范圍：主送、抄送和內部發(fā)送使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱；按照級別高低排列；只發(fā)送給與文件內容事項相

10、關的單位或部門u 附件說明：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件說明：公文正文的說明、補充或者參考資料。 u 發(fā)文單位署名、成文日期和印章發(fā)文單位署名、成文日期和印章u 附注：需要說明的其他事項附注：需要說明的其他事項 ( (五五) )行文規(guī)則行文規(guī)則u 行文應當確有必要，講求實效確有必要，講求實效。要以解決實際問題為宗旨，不得隨意行文。能以電話、傳真、郵件、內網(wǎng)等方式進行部署的事項，不再印發(fā)文件；現(xiàn)行文件規(guī)定仍然適用的，不再重復發(fā)文。u 系統(tǒng)內應當逐級行文逐級行文。u 遵循對等原則對等原則，“明來明復、密來密復、函來函復”。 u 各級行根據(jù)職權范圍，可以同上級行相互行文；可以同所轄分支機構

11、相互行文；可以向本級機關 內設部門行文；可以根據(jù)工作需要以函的形式向不相隸屬的單位商洽工作、詢問和答復問題。u 各級行內設部門（不包括二級部）根據(jù)職權范圍，可向上級行及所轄分支機構的對口部門行文二級部確需行文的，應以辦公室或所掛靠的一級部名義印發(fā)。除辦公室外，各級行內設部門原則上不得以部門名義對外正式行文。 u上行文的行文規(guī)則： 原則上不得多頭報送。 公文不報個人。 不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。 請示應一文一事。 分行上報總行的請示，涉及總行兩個以上內設部門分工負責的事項，應以分行名義行文，以總行為主送單位，總行以行發(fā)文批復。 u下行文的行文規(guī)則： 主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關單

12、位。重要行文應同時抄送發(fā)文單位的直接上級機關。 各級行內設部門可以部室發(fā)文形式向下級行的相關部門行文，但不得直接向下級行行文。 轉發(fā)上級機關文件，原則上不再抄送上級機關。 必須針對正式書面請示進行批復，非正式發(fā)文形式的請示不得作為批復的依據(jù)。 u 其他注意事項：其他注意事項： 涉及本單位其他部門職責的事項，行文時應協(xié)商一致，未協(xié)商一致，不得擅自行文。 內設部門不得超范圍或越權行文。 ( (六六) ) 公文擬制公文擬制 1.1.草擬公文草擬公文 u公文中引用的人名、地名、數(shù)字、引文要準確。u使用非規(guī)范簡稱時，第一次出現(xiàn)時必須使用全稱。u各類發(fā)文的正文中不得出現(xiàn)圖表。u公文中的數(shù)字，除結構層次序數(shù)

13、和一些詞、詞組、慣用語等用漢字外，其他應使用阿拉伯數(shù)字。 u正文結構序號一般按照“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”的層次排列。 u與文件相關的支持性材料，作為發(fā)文的依據(jù)。 2.2.公文會簽公文會簽 u凡有涉及其他部門的事項，主辦部門要主動履行會簽程序。u會簽部門要重視會簽文件，及時進行研究，提出會簽意見，按規(guī)定時間反饋主辦部門。u如有意見分歧，一定要充分溝通協(xié)調，經(jīng)過協(xié)調仍無法取得一致時，主辦部門要實事求是地列明各方理據(jù),報請行領導協(xié)調或裁決。不能取得一致意見，不能擅自行文。 3.公文審核公文審核u公文簽發(fā)前，應由公文審核人員進行審核。 4.4.文件簽批文件簽批u基本原則：“以本行（黨委

14、）名義制發(fā)的公文，由主要負責人或主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。以本行（黨委）部門名義的發(fā)文，由部門主要負責人或授權其他負責人簽發(fā)，也可視情況由分管行領導簽發(fā)?！?u凡已簽發(fā)的公文，不得隨意變更公文內容。確需變更的，一般性內容變更，需經(jīng)辦公室公文審核部門同意；實質性內容變更，應報請簽發(fā)人同意。 ( (七七) ) 公文辦理公文辦理 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。u收文辦理主要程序： 簽收、登記、初審、承辦、傳閱、督辦、答復。u發(fā)文辦理主要程序：復核、登記、印制、核發(fā)。u需要辦理落實的文件由辦公室督辦部門立項督辦。 u涉密公文應當按照國家和我行保密管理規(guī)定進行傳遞、傳輸。u需要歸檔的公

15、文及有關材料，應當根據(jù)檔案管理規(guī)定及時收集齊全、整理歸檔。 ( (八八) )公文管理公文管理u公文應由各級行辦公室或指定的專人負責管理，確保公文收取、傳遞、用印、整理（立卷）和歸檔等各環(huán)節(jié)順暢運轉。u翻印文件與正式印發(fā)的公文具有同等效力，視同正式公文進行管理。u公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印單位證明章 。u公文被撤銷視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 （九）附則（九）附則u農(nóng)業(yè)銀行公文含電子公文。電子公文處理流程參農(nóng)業(yè)銀行公文含電子公文。電子公文處理流程參照紙質文件辦理，公文處理中其他涉及電子公文照紙質文件辦理，公文處理中其他涉及電子公文管理的有關規(guī)定另行制

16、定管理的有關規(guī)定另行制定 。中國農(nóng)業(yè)銀行綜合辦公信息系統(tǒng)操作規(guī)程中國農(nóng)業(yè)銀行綜合辦公信息系統(tǒng)操作規(guī)程 (農(nóng)銀規(guī)章農(nóng)銀規(guī)章20119號號) 二、公文擬寫的基本要求和基本方法二、公文擬寫的基本要求和基本方法（一）基本要求（一）基本要求p 觀點正確p 實事求是p 準確及時p 結構嚴謹p 簡明生動（二）基本方法（二）基本方法 1.根據(jù)行文目的、公文內容、行文方向確定文種。根據(jù)行文目的、公文內容、行文方向確定文種。 行文目的：行文目的： 公文內容：公文內容： 行文方向：行文方向： 主題要正確主題要正確 主題要鮮明主題要鮮明 主題要集中主題要集中 主題要深刻主題要深刻 主題要一致主題要一致 2.根據(jù)發(fā)文意

17、圖確定主題和寫作思路。根據(jù)發(fā)文意圖確定主題和寫作思路。 廣泛收集材料，做好寫作前期準備工作。 3.圍繞主題選擇、組織材料。圍繞主題選擇、組織材料。 感性材料和理性材料 事實材料與理論材料 事例材料和數(shù)據(jù)材料 正面材料和反面材料 直接材料與間接材料 概括材料與具體材料 歷史材料與現(xiàn)實材料 中國材料與國際材料 從主題表達需要出發(fā)選擇具有真實性、現(xiàn)實性、典型性、新穎性和系統(tǒng)性特征的材料。 4. 精心謀篇布局精心謀篇布局。 結構九要素：標題、開頭、段落、層次、主次、 詳略、過渡、照應、結尾。 標題要醒目，開頭要吸引人；標題要醒目，開頭要吸引人； 層次要分明，主次要突出；層次要分明，主次要突出； 詳略要

18、得當，過渡要自然；詳略要得當，過渡要自然； 照應要周全，結尾要果斷。照應要周全，結尾要果斷。 5.注意公文語言的表述方式。注意公文語言的表述方式。 公文語言的基本特點：公文語言的基本特點：p 嚴肅莊重嚴肅莊重p 簡潔凝練簡潔凝練p 規(guī)范準確規(guī)范準確p 平實易懂平實易懂p 直述不曲直述不曲錯例：錯例：2002年12月，總公司因無法償還到期貸款，我行將其訴至湖南省高級人民法院。我行信訪部門每天都接待許多來信來訪。 每一位員工都要牢牢樹立市場約束這根弦。 優(yōu)質客戶資源尚待進一步深耕細作 將中小客戶培育成為我行業(yè)務發(fā)展的中流砥柱 總行對案發(fā)較多的分行提出整改要求并反饋整改結果 不得隨意擅自對外披露信息

19、； 必須事前報總行審批后執(zhí)行 經(jīng)過數(shù)據(jù)分析和系統(tǒng)監(jiān)測表明 隨著移動互聯(lián)、安全認證等新技術的運用，為電子銀行業(yè)務創(chuàng)新提供了廣闊的發(fā)展空間。 文字關斟酌用標點斟酌用標點層次 一(一)1.(1)概數(shù)多重書名號 杜絕錯別字杜絕錯別字拔撥，貨貸元員反應反映形式形勢，起穩(wěn)-企穩(wěn)，急需亟需辨析易混字辨析易混字截至截止 帳戶賬戶 制定制訂作做數(shù)字要講究數(shù)字要講究分數(shù)百分數(shù)時間計量單位(變化)稱謂須準確稱謂須準確姓名職務地名機關稱謂 三、常用公文寫作注意事項三、常用公文寫作注意事項（一）決定（一）決定 適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲系適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲系統(tǒng)內有關單位和人員、變更或者撤銷下

20、級行不適統(tǒng)內有關單位和人員、變更或者撤銷下級行不適當?shù)臎Q定事項。當?shù)臎Q定事項。 決定的種類：決定的種類： 指揮性決定； 政令性決定；表彰性決定；懲處性決定；仲裁性決定 。決定的寫法： 決定緣由決定緣由：寫清楚決定的政策依據(jù)、必要性、目的和意義。 決定事項決定事項：一般是重要事項或重大行動。 結語部分結語部分：對決定的內容做出評估并提出執(zhí)行希望，提出對貫徹本決定的具體措施和要求，或者 提出希望（二）公告（二）公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。 公告的特點公告的特點：發(fā)布事項的重要性、發(fā)布范圍的廣泛性、發(fā)布方式的單一性。 正文：正文：要簡明扼要寫出

21、公告依據(jù)、公告事項。 結尾：結尾：一般以“現(xiàn)予公告”、“特此公告”作結語。 標題標題：可采用三種表述方式（三）通告（三）通告 適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。項。 通告的特點：通告的特點：公開性，普遍性，約束性 正文：正文：一般由目的依據(jù)、規(guī)定事項、要求三部分組成。 結語結語:以以“特此通告”、“此告”等結尾。撰寫通告要注意撰寫通告要注意：一要突出中心；二要體現(xiàn)方針政策；三要通俗易懂。公告與通告的區(qū)別公告與通告的區(qū)別：從重要程度，從應知范圍（四）意見（四）意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 意見的寫

22、法： 闡明意見的依據(jù)、目的和意義。 分析內外部形勢、存在的問題等。 明確具體意見，對有關問題或某項工作提出見解、 建議或規(guī)范性的的解決辦法。 撰寫意見要注意：撰寫意見要注意： 區(qū)別通知和意見區(qū)別通知和意見。 區(qū)別意見和決定區(qū)別意見和決定。（五）通知（五）通知 適用于傳達黨中央、國務院的指示和決定，適用于傳達黨中央、國務院的指示和決定，發(fā)布要求下級行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，發(fā)布要求下級行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文，任免和聘用人員等。批轉、轉發(fā)公文，任免和聘用人員等。 撰寫通知要注意：撰寫通知要注意：一是避免通知濫用；二是防止內容含混；三是防止層次一是避免通知濫用；二是防止

23、內容含混；三是防止層次不清；四是區(qū)別通知與決定。不清；四是區(qū)別通知與決定。 通知的類別：通知的類別：指示性通知、發(fā)布性通知、周知性通知、轉發(fā)性通知（六）通報（六）通報 適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。重要情況。 通報的分類通報的分類;表彰性通報、批評性通報、情況通報、專題通報 通報的特點：通報的特點：典型性，教育性，指導性 通報的寫法：通報的寫法： 引言引言。 事實事實。 分析及處理分析及處理。 希望或要求希望或要求。撰寫通報要注意撰寫通報要注意： 防止缺乏層次防止缺乏層次。 防止缺乏典型防止缺乏典型。 避免用詞不當避免用詞不當

24、。 行文要及時行文要及時。（七）報告（七）報告 適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。上級機關的詢問。 報告的特點：報告的特點：單向性，陳述性，事后性報告的寫法報告的寫法： 一是要簡要概述情況，說明全文主旨。 二是闡明工作進展情況、主要做法、取得成效等。 報告主體部分根據(jù)報告類別的不同寫法有所區(qū)別，如反映問題類報告、答復類報告。撰寫報告要注意：撰寫報告要注意： 報告的時效性。 區(qū)別報告與請示。（八）（八） 請示請示 適用于向上級機關請求指示、批準。適用于向上級機關請求指示、批準。 請示的特點：請示的特點：定向性，單一性，期復性 請示的寫法：請示的寫法： 主要包括請示緣由（為什么請示）、請示事項（請示什么問題）、請示要求三個方面。結尾可寫上 “可否（或妥否），請指示”、“請審核