公司庫房管理條例和實施辦法

1、公司庫房管理條例和實施辦法為了能對辦公用品、工具、現(xiàn)場活動物料進行規(guī)范有效的管理控制，保證相關(guān)物品的使用效率和使用周期，降低遺失、流失率，并有效杜絕浪費現(xiàn)象，特制定本管理辦法。一、庫房管理機構(gòu)設(shè)置1、本辦法所指庫房，是指用于存放辦公用品、工具、維修用品、保潔用品（以下統(tǒng)稱“物品”）的庫房。2、每個庫房設(shè)置庫房管理員1人，專門對物品進出庫進行管理。公司行政部門是對口監(jiān)督部門，每月盤點工作由庫房管理員、行政部門及財務(wù)部共同進行。二、庫房管理實施細則庫房物品的出入庫管理，必須做到單、物、數(shù)、簽字等信息相符，原則上必須做到程序規(guī)范及手續(xù)齊全。（一）入庫管理規(guī)定1、物品采購回來后首先辦理入庫手續(xù)，庫房管

2、理員要根據(jù)物品清單的項目認真清點所要入庫物品的數(shù)量，并驗收物品的型號、規(guī)格、質(zhì)量，做到數(shù)量、規(guī)格、品種準確無誤，質(zhì)量完好，配套齊全，并在接收單上簽字。2、物品入庫，要按照不同的型號、規(guī)格、材質(zhì)和功能分類存放，作到無遮掩，標牌要醒目，便于識別辨認。3、要做到賬貨相符。如有誤差不能隨意的更改，應(yīng)查明原因，是否存在漏入庫、多入庫。4、精密、易碎及貴重貨物要輕拿輕放，嚴禁擠壓、碰撞、倒置，要做到妥善保存，貴重物品應(yīng)存入公司保險柜等保全措施更高的地方保存，不能存放庫房，以防失竊。5、 做好防火、防盜、防潮、防鼠工作，嚴禁公司內(nèi)外無關(guān)人員進出庫房。6、如出現(xiàn)以下情況，庫管人員應(yīng)拒絕辦理入庫：（ 1）物品未

3、到貨；（ 2）物品驗收質(zhì)量不符合要求；（ 3）數(shù)量不夠，規(guī)格型號不符或物品清單內(nèi)容不明確；（ 4）相關(guān)憑證、單據(jù)內(nèi)容有涂改；（ 5）不按公司規(guī)定采購的物品。（二）出庫管理規(guī)定1、物品出庫時，庫管人員要做好記錄，領(lǐng)用人簽字。2、物品出庫數(shù)量要準確（賬面出庫數(shù)量要和出庫單、實際出庫數(shù)量相符）做到賬目、標牌、貨物相符合。如有誤差不能隨意的更改，應(yīng)查明原因，是否存在漏出庫、多出庫。3、庫房管理員要嚴格執(zhí)行憑出庫單出庫、無單不出庫、內(nèi)容填寫不準確不出庫、數(shù)目有涂改痕跡不出庫的原則和規(guī)定，并且在發(fā)生上述問題時應(yīng)及時與相關(guān)的責任人做好物品的核對，保證出庫物品的正確性。做到及時發(fā)現(xiàn)，及時解決，及時領(lǐng)用，保證不

4、耽誤領(lǐng)用部門的工作需要。4、物品出庫實行“先進先出、推陳出新”的原則，做到保管條件差的先出，包裝簡易的先出，存放周期短的先出。5、為了防止出現(xiàn)出庫貨物差錯，要嚴格遵守出庫管理規(guī)定，應(yīng)先寫好出庫單并且相關(guān)責任人簽字后，交庫房管理員進行出庫登記，原則上領(lǐng)用人不得進入庫房，完成后庫房管理員將物品取出交與領(lǐng)用人。6、日常辦公用品及工具的領(lǐng)用必須要有領(lǐng)用人、領(lǐng)用部門負責人、行政部門負責人的簽字方可領(lǐng)取。7、各類易耗品（不包括不能收回用品，如洗衣粉、清潔劑等）領(lǐng)用必須以舊換新，確已損壞不能回收的須部門負責人簽字確認。7、庫房必須每月盤點一次，盤點工作由庫房管理員、行政部門及財務(wù)部共同進行，并將盤點結(jié)果各報

5、行政部門及財務(wù)部備案。盤點結(jié)果報行政部門、財務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)備案。8、如出現(xiàn)以下情況，庫管人員應(yīng)拒絕辦理出庫：（ 1）領(lǐng)取憑證內(nèi)規(guī)格型號與庫房內(nèi)物品不符；（ 2）領(lǐng)取憑證內(nèi)容不明確，內(nèi)容有涂改；（ 3）領(lǐng)取憑證簽批手續(xù)不齊全。（三）出入庫流程管理1、入庫管理流程（ 1）采購物品入庫流程：指新購物品入庫的流程。核對采購計劃單或送貨方出具的收（發(fā)）貨清單：庫房管理員核對入庫物品的數(shù)量、型號是否與經(jīng)行政部門審批的采購計劃單或送貨方出具的收（發(fā)）貨清單一致，檢查質(zhì)量是否合格，是否有壞損現(xiàn)象，如有型號不對、質(zhì)量不合格或壞損物品退還發(fā)貨方，并立即通知采購部門；填寫入庫單：庫房管理員根據(jù)物品實際入庫型號、數(shù)量

6、填寫入庫單并正式入庫，庫房管理員簽字確認；將入庫單第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將入庫單第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存；錄入臺賬：以入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及采購計劃單為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及采購計劃單按月裝訂存放備查。（ 2）移庫入庫流程：指其他部門或庫房轉(zhuǎn)移暫放或永久性存放物品入庫的流程。核對物品移庫聯(lián)系清單：核對物品的數(shù)量、型號是否與申請移庫部門填寫的物品移轉(zhuǎn)聯(lián)系清單一致，檢查移庫物品是否有壞損現(xiàn)象，如有壞損現(xiàn)象須在物品移庫聯(lián)系清單上注明，并立即匯報行政部門；填寫入庫單：庫房管理員根據(jù)實際入庫物品型號、數(shù)量填寫入庫單并正式入庫，物品交接

7、雙方人員均須簽字確認；將入庫單第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將入庫單第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存；錄入臺賬：以入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及物品移庫聯(lián)系清單為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及物品移庫聯(lián)系清單按月裝訂存放備查。（ 3）借出物品退還入庫流程：指庫房物品的借出退還入庫的流程。核對退還物品：核對退還物品的數(shù)量、型號是否與退還部門借用時填寫的物品借用審批表上所填寫內(nèi)容是否一致，檢查退還物品是否有壞損現(xiàn)象；退還確認：如實在物品借用審批表內(nèi)歸還確認欄簽字確認，退還物品如有短缺或壞損，須在登記本上注明，并立即匯報行政部門；錄入臺賬：將退還物品數(shù)量及型號進

8、行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將物品借用審批表按月裝訂存放備查。（ 4）活動物料退還入庫流程：清點退還物品：清點退還物品的數(shù)量、型號，檢查退還物品是否有壞損現(xiàn)象；填寫入庫單：填寫入庫單并正式入庫，物品交接雙方人員均須簽字確認；將入庫單第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將入庫單第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存，退還物品如有壞損，須在入庫單上注明，并立即匯報行政部門；錄入臺賬：以入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）按月裝訂存放備查；辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）按部門裝訂成冊進行永久性保管。（ 5）辦公用品、工具耐用品退還入庫流程：清點退還物品：

9、清點退還物品的數(shù)量、型號，檢查退還物品是否有壞損現(xiàn)象；填寫入庫單：填寫入庫單并正式入庫，物品交接雙方人員均須簽字確認；將入庫單第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將入庫單第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存，退還物品如有壞損，須在入庫單上注明，并立即匯報行政部門；入庫核銷：在辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）領(lǐng)用人所在帳頁上退還入庫簽字確認；錄入臺賬：以入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將入庫單第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）按月裝訂存放備查。2、出庫管理流程（ 1）辦公用品、工具出庫流程：出具采購計劃單或物品領(lǐng)用申請單：申領(lǐng)人出具經(jīng)行政部門審批完畢的采購計劃單進行領(lǐng)用，如憑物品領(lǐng)

10、用申請單領(lǐng)用，則物品領(lǐng)用申請單上必須有部門負責人及行政部門簽批，固定資產(chǎn)的領(lǐng)用須有集團分管領(lǐng)導(dǎo)簽批。物品出庫：庫房管理員核實采購計劃單或物品領(lǐng)用申請單的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號進行發(fā)放，領(lǐng)用人需按物品分類在辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（易耗品）或辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）上簽字確認。錄入臺賬：辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（易耗品）或辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將采購計劃單或物品領(lǐng)用申請單按月裝訂存放備查，辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（易耗品）及辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）按部門裝訂成冊進行永久性保管。（ 2）移庫物品出庫流程：指本庫

11、房內(nèi)物品轉(zhuǎn)移暫放或永久性存放于其他部門或庫房的出庫流程。出具物品移庫聯(lián)系清單：申請物品移庫部門物品移填寫物品移庫聯(lián)系清單，并由移出部門領(lǐng)導(dǎo)及行政部門簽字確認，傳遞至移入庫房的庫房管理員處，固定資產(chǎn)及大批量工具需要集團領(lǐng)導(dǎo)簽字確認；物品出庫：庫房管理員核實核對物品移庫聯(lián)系清單的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號進行發(fā)放，物品交接雙方人員均須在單據(jù)上簽字確認，將物品移庫聯(lián)系清單復(fù)印件交移庫申請部門作為入庫憑據(jù)；錄入臺賬：以物品移庫聯(lián)系清單為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將物品移庫聯(lián)系清單按月裝訂存放備查。（ 3）借出物品出庫流程：指庫房內(nèi)物品借出使用的出庫流程。出具物品借用審批表：申請

12、借出部門填寫物品借用審批表，并由申請部門的部門領(lǐng)導(dǎo)及行政部門簽字確認，固定資產(chǎn)及大批量工具的借用需要集團領(lǐng)導(dǎo)簽字確認；物品出庫：庫房管理員核實核對物品借用審批表的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號進行發(fā)放，物品交接雙方人員均須在單據(jù)上簽字確認；錄入臺賬：以物品借用審批表為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將物品借用審批表按月裝訂存放備查。（ 4）活動物料出庫流程：出具物品領(lǐng)用申請單：領(lǐng)用部門填寫物品領(lǐng)用申請單，并由申請部門的部門領(lǐng)導(dǎo)及行政部門簽字確認；物品出庫：庫房管理員核實核對物品領(lǐng)用申請單的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號進行發(fā)放，物品交接雙方人員均須在單據(jù)上簽字確認；

13、臺錄入賬：以物品領(lǐng)用申請單為原始憑據(jù)進行臺賬錄入；憑據(jù)保管：將物品領(lǐng)用申請單按月裝訂存放備查。三、物品報廢處理流程（一）物品報廢的原因1、變質(zhì)的（生銹、霉變、蟲啃、鼠咬等）；2、超過使用壽命的；3、已不再使用的；4、在承擔運輸中損壞且無法維修或無維修價值的；5、借用物品在使用過程中損壞退還且無法再維修或無維修價值的；6、本身出現(xiàn)無法維修或無維修價值問題的；7、已購物品，在使用中發(fā)現(xiàn)不良且經(jīng)采購人員與供應(yīng)商協(xié)商無法退換的。產(chǎn)生報廢物品時，庫房管理員應(yīng)及時報告行政部門，由行政部門根據(jù)實際情況確定相關(guān)責任人并匯報集團領(lǐng)導(dǎo)進行責任處理。（二）物品報廢流程：1 、填物品報廢申請單：庫房管理員統(tǒng)計所須報廢

14、的物品，填物品報廢申請單，行政部門及財務(wù)部確認簽字；2、核對物品價值：財務(wù)部核定擬報廢物品的價值并簽字確認；3、集團審核確認：集團分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后予以報廢處理；如有責任扣款事宜，將物品報廢申請單復(fù)印件交由財務(wù)部門進行扣款；4、報廢物品出庫：將審批后的物品報廢申請單復(fù)印一份隨報廢物品轉(zhuǎn)交材料采購部處理；5、錄入臺賬：以物品報廢申請單為原始憑據(jù)進行臺賬銷帳；6、憑據(jù)保管：將物品報廢申請單按月裝訂存放備查；7、處理反饋：材料采購部填寫處理結(jié)果并報行政部門備查。四、處罰決定（一）庫房管理員違規(guī)處罰1、庫房管理員必須做好出入庫管理及在庫物品登記等相關(guān)工作，如出現(xiàn)手續(xù)不齊（特殊情況除外）等情況而辦理出入庫，最終造成損失的，視情況由庫房管理員及相關(guān)責任人負賠償責任2、如因臺賬未能及時調(diào)整，導(dǎo)致盤點時出現(xiàn)賬物不一致情況的，初次發(fā)現(xiàn)責令改正并重新更正臺賬，再次發(fā)現(xiàn)則視情況對庫房管理員處5-30元/次的罰款。3、庫房管理員有義務(wù)對接財務(wù)部及行政部門對報廢物品進行注銷處理，如因其個人原因?qū)е虏荒芗皶r進行報廢物品注銷并最終影響到領(lǐng)用部門工作的，將對當事人處5-30元/次罰款，多次發(fā)生類似情況的，將給予調(diào)崗或解聘處理。4、庫房管理員對庫存物品的安全保管負有義務(wù)，如出現(xiàn)庫存物品因保管不善導(dǎo)致的損失，將視原因進行