QP01文件控制程序

1、程序文件文件編號： QP-001版 本 號：A0文件名：文件控制程序頁 次：5 of 6深圳市中帝威科技有限公司文件編號： QP-001版 本 號： A0程 序 文 件頁 數(shù)：1 of 6文件控制程序修 訂 記 錄日期頁次版次修訂內容概要2014/03/01 A0首次發(fā)行批準審核擬制簽名總經(jīng)理管理者代表文控文員日期1.0目的 確保公司每個部門使用文件為最新的有效版本,防止失效或作廢文件的非預期使用。2.0范圍 凡公司與質量管理體系有關的各類文件的管制均適用于本程序。3.0定義 一級文件：質量手冊即指導及綱領性文件,規(guī)定組織的結構、資源、質量方針、質量目標、描述質量體系的結構及需要控制的內容。

2、二級文件：程序文件即計劃及管理性文件,支持質量手冊,是質量手冊的展開,具體規(guī)定質量體系所覆蓋、控制內容的實現(xiàn)。 三級文件:指導文件（含外部文件）即操作及規(guī)范性文件,對某項工作的具體操作（含工作細節(jié)和標準工作方法）進行詳細敘述的文件,它包括作業(yè)指導書、生產(chǎn)規(guī)范、管理規(guī)范、技術標準、圖樣等文件。 四級文件：表單格式記錄即追溯性文件,通過對質量活動及情況或結果的記錄,向客戶或第二、三方評審提供組織實質,所規(guī)定質量活動及達到要求的證據(jù),并為產(chǎn)品實現(xiàn)追溯提供線索。包括所有的質量記錄。 內部文件:公司所有設計圖紙、規(guī)劃或參考外部資料制定發(fā)行的文件。外部文件:非公司內部所編制的文件,包括顧客提供的與產(chǎn)品相關

3、的圖紙、規(guī)格等技術資料；國家、國際標準；政府及社會管理機構頒布的法令、法規(guī)和規(guī)章；行業(yè)技術標準；與產(chǎn)品相關的安全規(guī)格與標識。4.0 權責4.1 文控負責公司質量體系文件的受控管制。 4.2 各部門負責具體依文控做法實施本部門職能范圍內文件的受控管制。4.3 總經(jīng)理、管理者代表及部門經(jīng)理（主管）負責有關文件的審批，具體責權見5.1.5章節(jié)內容。5.0程序5.1文件的編寫與審核5.1.1質量文件的編寫順序 1、目的（WHY） 2、范圍（WHAT）3、定義 4、權責（WHO）5、程序（WHERE、WHEN、HOW）6、記錄 7、相關文件8、附錄5.1.2質量體系文件的精神5.1.2.1制度須有涵蓋性

4、。5.1.2.2制度合理化、具有說服力。5.1.2.3制度簡單化,具有執(zhí)行力。5.1.2.4文件內容簡單扼要,清楚明白。5.1.3質量手冊、程序文件編有頁碼的每一頁均須包含下列項目。5.1.3.1文件編號：填寫該文件之編號。5.1.3.2版本號：以英文字母和阿拉伯數(shù)字表示（A0、···A5,B0、···B5）5.1.3.3頁碼5.1.3.3.1頁碼格式為“頁次of總頁數(shù)”。5.1.3.3.2由文件正文開始頁編列,不包括附件。5.1.3.4文件名:即為該文件之名稱。5.1.3.5內容:文件的內容層次編號采用阿拉伯數(shù)字,每兩個層次之間加下

5、腳點。任何層次的編號均齊首式起排,編號與文字之間空一個字的距離。每段文字對準標題起排,回行時與首行對齊。5.1.4文件編寫格式：封面、正文及表單格式、字號、字體(具體參見本文)。5.1.5文件的審核、批準權限具體如下：文件層級擬制審核（會簽）批準一級文件管理者代表總經(jīng)理二級文件各部門負責人管理者代表總經(jīng)理三級文件部門相關人員部門經(jīng)理/主管管理者代表四級文件（空表格式）部門相關人員部門經(jīng)理/主管外來文件接收部門經(jīng)理/主管5.2文件的發(fā)放5.2.1質量體系文件編制完經(jīng)批準后,應送往文控,其副本須加蓋紅色“受控文件”印章后方可發(fā)放給相關部門,正本由文控保存。5.2.2公司質量文件的發(fā)放范圍由管理者代

6、表確定,其他性質的文件發(fā)放范圍由各部門經(jīng)理確定，文控負責依要求制定的受控文件一覽表發(fā)放,各文件持有者須在文件發(fā)放回收登記表上簽收. 5.3文件版本5.3.1整份文件改版作業(yè):版本自A版開始編碼,修改時則變成B版、C版···以此類推。5.3.2抽換文件改版作業(yè)：以版本與版次管制,第一次制定的原案為A0.修訂時,經(jīng)過修訂頁之版次遞增為A1；當同版本文件進行修改次數(shù)已達所設定之修訂次數(shù)（含首次發(fā)行及新的版次共4次,即升版至A5）時,應予以整份文件換版本號,重新發(fā)行B0版文件。5.4文件的修改5.4.1文件的修改一般由原擬制部門執(zhí)行，如僅僅是頁面改動，只需更改頁面版次，故

7、同版本各頁可不同版次。文件修改時，需在其首頁反映當次修訂日期、頁次、版次、及修訂內容，文件修訂后須重新審批。5.4.2 文件附錄可單獨修改、單獨審批，其發(fā)放、作廢處理同文件正文，文件附錄以審批日期為最新有效的版本。5.4.3 修改、審批后的文件控制依5.2發(fā)放。5.5文件的作廢與回收5.5.1文件修改/換版或文件破損而不能使用時,受控舊文件應予以作廢處理。5.5.2作廢文件副本由文控負責收回并在文件發(fā)放回收登記表回收狀態(tài)欄記錄后銷毀,作廢文件正本由文控員保存一年后銷毀,文件廢止時,原始文件編號須予以保留,不得繼續(xù)沿用。5.5.3部門和個人都不得保留已失效或過時之文件。5.6表單的控制5.6.1

8、表單的編制由各部門依實際需求而編制,部門經(jīng)理(主管)負責審核，質量管理者代表批準。表單正本由文控保存,當表單格式有所差異時,以文控存檔資料為準，表單受控管理詳見記錄控制程序。5.7文件的借閱 凡質量體系文件正本資料均不外借,僅供查閱,查閱者不得在文件上做任何標識,更不得涂改和損壞。5.8文件申請5.8.1本公司可申請補發(fā)文件的情況有:5.8.1.1因作業(yè)需要增發(fā)相關文件。5.8.1.2對于所應保存的文件遺失或破損而不能使用。5.8.1.3按要求送與供應商、客戶或認證公司。5.8.2需申請補發(fā)文件的部門應填寫文件補發(fā)申請表向文控提出申請,并注明申請理由,文件補發(fā)申請表須經(jīng)部門經(jīng)理(主管)以上批準

9、后,文控方可按5.2發(fā)放文件.5.8.3破損文件的回收按5.5.2執(zhí)行。5.8.4文件持有者不得私自拷貝文件,在本公司內凡有“受控文件”印記但非紅色“受控文件”印章的質量文件均為無效文件，送予供應商的文件應同時發(fā)出文件受附票，經(jīng)對方簽收后由文控存檔。5.9文件編號格式5.9.1質量手冊編號原則QM -ðð 順 序 號 碼(從01開始編碼) 質量手冊代碼5.9.2程序文件編號原則QP-ððð 順 序 號 碼(從01開始編碼) 程序文件代碼5.9.3 三級文件編號原則WI-XX-ððð 順 序 號 碼(從001開始編碼

10、) 部門代碼 作業(yè)指導代碼5.9.4表單文件編號原則表單的編號為QR-ððððð-順 序 號 碼 _ 部門代碼(同5.9.3) 表格代碼5.9.4外來文件編號:沿用外來文件原有編號.5.10外來文件的控制5.10.1本公司外來文件分受控文件和非受控文件,外來文件中凡與公司質量體系有關的文件均為受控文件。5.10.2外來文件經(jīng)相關部門接收后,統(tǒng)一交文控處,文控編制外來文件一覽表, 由相關部門經(jīng)理（主管）或管理者代表審核其適用性,確定是否受控,可直接采用的文件蓋外來文件管制章,不可直接采用文件蓋“參考文件”章,并進行處理、分發(fā)、存檔，或依據(jù)其編制本公司新文件。 5.10.3外來受管制文件的作廢與回收依本公司內部受控文件執(zhí)行。5.11文件的保存及歸檔方式5.11.1文件的保存方式5.11.1.1文件持有人須妥善保管文件,確保文件的有效使用性和安全性。5.11.1.2用電腦保存的文件應進行磁盤拷貝,拷貝磁盤應加以標識并保存。5.11.2文件的歸檔方式5.11.2.1文件最好放在各檔案夾/文件夾內,并以有色紙當隔頁作區(qū)別或以標簽注明;亦可單獨擺放在檔案袋內,且以標簽注明文件名稱以便識別。5.11.2.2文件夾