淺析分支機構內部控制

1、淺析分支機構內部控制 摘要企業(yè)因公司戰(zhàn)略發(fā)展需要而設立分支機構，分支機構的設立對企業(yè)的內部控制提出了新的要求。本文在內部控制概念框架下討論了分支機構的設立和如何對已設立的分支機構進行有效控制。關鍵詞分支機構；內部控制；設立近年來，隨著全球經(jīng)濟的進一步融合，跨地區(qū)、跨國家的大型企業(yè)在急劇增多，企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模也迅速擴大。許多跨國公司和國內大型公司都根據(jù)公司特點及其戰(zhàn)略發(fā)展的需要, 在全國乃至全球各地都設有分支機構。分支機構遠離總公司，在經(jīng)營上會無意或有意的違背集團公司的意愿，因此，如何對分支機構進行有效管理、監(jiān)控使其更好地發(fā)揮作用, 已成為現(xiàn)代企業(yè)管理的一道難題，本文針對此問題提出了一些建設性的意

2、見和建議。一、 分支機構與分支機構的內部控制分支機構是指那些因公司發(fā)展戰(zhàn)略需要，經(jīng)總公司同意，在同一個地區(qū)的不同地方或異地設立不具有獨立法人資格下屬機構，其在經(jīng)營上相對獨立，但在財務上又不獨立核算。常見的分支機構有：分公司、分店、分廠、配送中心、維修中心、銷售中心、研究發(fā)展中心、倉庫等。子公司由于具有獨立法人資格，不屬于分支機構。分支機構有如下特點：遠離集團本部。分支機構設置的初哀就是服務于公司的戰(zhàn)略需要，如為了開拓新的市場而在外地設置一個市場開發(fā)部；為了控制生產(chǎn)成本而在遠離市中心的郊區(qū)設立一個研發(fā)機構等。不管是出于怎樣的戰(zhàn)略需要而設立的分支機構，它都有一個共同的特點，遠離集團本部。這就在客觀

3、上提高了集團公司對分支機構的控制成本，同時也滋生了分之機構的舞弊欲望。；機構設置簡單；由于分之機構所涉及的業(yè)務通常都比較單一，再加上成本與效益的考慮，分支機構的機構設置相對都比較簡單，人員也比較少。這就很難避免權利過度集中，不利于建立內部牽制制度；文化多元化沖突。分支機構一般從當?shù)卣衅腹ぷ魅藛T，從總部派遣管理人員。來自不同地域的人員，因為文化、習俗上的差異導致管理上的困難。分支機構企業(yè)文化相對多元化，不同文化之間的沖突也比較明顯，內部控制環(huán)境較差。二、 內部控制概念框架下的分支機構設立按照COSO報告的要求，內部控制的目標是合理保證財務數(shù)據(jù)的真實可靠，合理保證企業(yè)的經(jīng)營效率和保證對有關規(guī)章制度

4、的遵行，分支機構討論內部控制目標還應包括保證服務于公司的整體戰(zhàn)略需要程度?；谝陨夏繕?，分支機構在設立時應考慮以下控制內容：1、分支機構的布局控制。分支機構的布局要符合公司的整體戰(zhàn)略目標。一個企業(yè)的分支機構布局合理，既可以通過分支機構占領市場，又可以提高公司的辦事效率，還可以為公司謀取更多的經(jīng)濟效益。對分支機構布局的控制重點有：根據(jù)企業(yè)資金量的大小決定分支機構數(shù)量的設置多少；根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標決定分支機構的經(jīng)營內容；根據(jù)貨源采購和貨物分散選擇交通便利和優(yōu)惠政策地方設置分支機構；根據(jù)總體戰(zhàn)略設置分支機構的管理制度。2、分支機構組織形式控制。設立分支機構可以有多種經(jīng)營管理方式，有的遵循總公司的統(tǒng)

5、一經(jīng)營管理方針，由總公司提供所需資本；有的分支機構有相對獨立的業(yè)務和經(jīng)營自主權限；有的對分支機構的經(jīng)營業(yè)務做某種限制，或規(guī)定應收賬款的收款權集中在總公司，或規(guī)定分支機構的經(jīng)營收入或收回的應收賬款以總公司名義存入銀行；有的總公司僅提供一筆供分支機構支付各項費用的周轉金。根據(jù)財務核算獨立程度分支機構組織形式可分為三種類型：完全獨立型、不完全獨立型、完全不獨立型。分支機構具體選用哪種組織形式，應根據(jù)業(yè)務的性質和集團公司及分支機構的經(jīng)營管理需要選擇。分支機構組織結構形式選擇既要有利于集團公司對分支機構的控制，又要有利于分支機構自主靈活的開展工作。組織結構形式一旦選定，就應該長期保持。3、分支機構管理人

6、員選派。分支機構人員出于成本和效率的考慮，一般從當?shù)卣衅?。但是分支機構的管理人員則由集團公司選派。這些管理人員直接負責分支機構的日常經(jīng)營活動的管理。在管理人員選派上，管理人員要有獨立經(jīng)營管理企業(yè)的工作經(jīng)驗。一方面要選派一些能力較強的管理才能，并由其負責在當?shù)卣衅赶鄳墓ぷ魅藛T和工作權限和義務的分配，并對員工進行有效的考核和控制；另一方面管理人員必須品行端正，選派人員必須對集團公司忠貞不二，全心全意為集團公司的整體利益鞠躬盡瘁，既不以犧牲集團公司的利益來換取分支機構的利益，也不包庇下屬人員的舞弊行為，更不同下屬人員集體舞弊。選派人員最好是那些在集團公司工作多年的員工，選派前還應對其進行相應的培訓

7、。三、 分支機構組織中的內部控制建設1、規(guī)范業(yè)務流程，加強內部牽制和權利制衡。分支機構的業(yè)務流程原則上應遵行集團公司的各項業(yè)務流程，由于分支機構業(yè)務量相對較少，機構的人員也有限，業(yè)務流程可適當從簡。但是分支機構的各項業(yè)務流程必須與集團公司相同業(yè)務流程一致。分支機構還應把其各項流程報集團公司相關部門備案。如：財務部門應把報銷程序報集團公司的財務部備案，采購部門應報集團公司的采購部門備案。如果集團公司沒有分支的相應部門，則報集團公司的總經(jīng)理處。分支機構的具體業(yè)務流程由分支機構的最高管理層制訂。分支機構在重大事項決策時，要經(jīng)兩個以上的決策者簽章并報集團公司后方可執(zhí)行。集團公司對分支機構的控制主要有如

8、下三個方面：界定分支機構的業(yè)務范圍，不免分支機構與集團公司發(fā)生業(yè)務沖突或分之機構為了局部利益而超出工作權限；加強對分支機構管理層的控制，防止其發(fā)生舞弊行為，尤其是伙同下屬集體舞弊。檢查分支機構內部流程執(zhí)行情況，防止分支機構誤報、慌報。2、加強票據(jù)管理，完善業(yè)務存根記載。分支機構所發(fā)生的所有經(jīng)濟業(yè)務或事項，都必須有相應的單據(jù)加以記載和反應。這些反映經(jīng)濟業(yè)務或事項的單據(jù)按來源可分為自制單據(jù)和外來單據(jù)。自制單據(jù)必須由集團公司統(tǒng)一印制管理，分支機構定期到集團公司營運部或財務部辦理領單手續(xù)后方可空白單據(jù)。單據(jù)用完后單據(jù)存根辦理注銷手續(xù)，并領取新的單據(jù)。外來單據(jù)要交給專門人員進行管理，并定期送往集團公司財

9、務部或營運部。已建立內部網(wǎng)絡的公司, 其分支機構每天可以通過EDI 的形式將當天的業(yè)務數(shù)據(jù)上傳集團公司本部。公司本部數(shù)據(jù)中心每天將各分支機構上傳的數(shù)據(jù)進行加工處理、統(tǒng)計, 當天即可出報表。3、完善財務制度，規(guī)范財務管理。由于分支機構不進行獨立的財務核算，分支機構通常不單設財務機構。分支機構的財務核算納入到集團公司本部統(tǒng)一核算。但是分支機構的財務由該分支機構負責人負責，另在內部指定一名或多名專(兼) 職出納員, 負責分支機構資金、單據(jù)的管理及記錄分支機構各月收入、支出流水賬, 并至少一月一次向公司匯報收支情況。分支機構按照“收支兩條線”的財務核算制度,及時收取業(yè)務結算收入,并嚴格控制成本、費用。

10、對于日常費用開支采用定額備用金制度。實際發(fā)生費用時, 按月匯集各項費用原始憑證, 經(jīng)營運部負責人審核后按公司財務審批程序到財務部報銷。報銷后, 給予補足備用金定額。備用金定額不足以支付日常費用開支時, 可按公司財務審批程序申請增加備用金定額, 經(jīng)公司批準后給予增加。對于年度費用開支采用年度預算制度。在上年年度末或本年度初，根據(jù)本年度的經(jīng)營目標和實際需要編制編制年度預算，竟集團公司匯總審核后，納入公司年度財務預算。在具體使用時，分支機構要嚴格按照所報預算進行使用。4、加強實物資產(chǎn)管理，規(guī)范實物資產(chǎn)購買流程。分支機構實物資產(chǎn)性質設立不同的專(兼) 職財產(chǎn)管理員，負責日常辦公用品、低值易耗品、固定資

11、產(chǎn)的管理。對于日常辦公用品、低質易耗品分支機構應按照集團公司的相關規(guī)定，同時結合當?shù)貙嶋H情況購買。在購買程序上可實行“按計劃控制總量，自行購置，報分支機構負責人審核后統(tǒng)一購買核銷”的方式進行預算控制；對于固定資產(chǎn)分支機構應按照有關的審批程序經(jīng)集團公司審批后，由分支機構負責，集團公司協(xié)助完成固定資產(chǎn)的購置、驗收、建卡、移交等工作。分支機構應定期對實物資產(chǎn)進行檢查和盤店，對盤贏、盤虧的應查明原因并作出書面說明向集團公司匯報，然后根據(jù)集團公司的審批意見進行相應處理。集團公司也定期或不定期的對分支機構的實物資產(chǎn)管理進行檢查考核，并把檢查考核結果納入到對分支機構負責人的考核范圍內。On Analysis

12、 Of The Inside Control Over Enterprise's BranchLIU Sheng-qiang（Accounting School, Chongqing Technology & Business University, Chongqing 400067） Abstract Enterprises set up the branch on the base of company's strategic, the establishment of the branch has controlled and put forward the ne

13、w request to the enterprises of the inside control. This text, under the frame of inside control, discusses establishment of branch and study the way to control the branch effectively.Key Words Branch； Inside Controlled；Establish 參考文獻：1 劉金文. “三要素”：內部控制理論框架的最佳組合J. 審計研究，2004,（2）.2 楊有紅、胡燕. 試論公司治理與內部控制的對接J. 會計研究，2004，