采購管理工作指引

1、 1目的規(guī)范揚(yáng)州萬科采購業(yè)務(wù)流程。2適應(yīng)范圍本辦法適用揚(yáng)州萬科房地產(chǎn)有限公司所開發(fā)項(xiàng)目的工程施工、監(jiān)理/咨詢服務(wù)、材料設(shè)備供貨、配套工程和維修工程等工程類集中采購和分散采購(含甲指乙供。3職能3.1工程與采購管理部采購組3.1.1負(fù)責(zé)編制年度采購規(guī)劃、項(xiàng)目采購計(jì)劃、項(xiàng)目采購策劃;3.1.2負(fù)責(zé)編制采購方案;3.1.3負(fù)責(zé)采購尋源及采購流程管理;控制采購工作進(jìn)度;3.1.4負(fù)責(zé)編制采購文件、發(fā)出招標(biāo)文件或報(bào)價(jià)邀請(qǐng)函;3.1.5主持招標(biāo)答疑、開標(biāo);負(fù)責(zé)評(píng)審?fù)稑?biāo)文件;主持競(jìng)爭(zhēng)性談判;組織采購決策;3.1.6負(fù)責(zé)采購文檔資料管理。3.2成本管理組3.2.1參與編制年度采購規(guī)劃、項(xiàng)目采購計(jì)劃、項(xiàng)目采購策

2、劃;3.2.2參與編制采購方案;參與采購尋源;3.2.3參與編制采購文件:負(fù)責(zé)編制經(jīng)濟(jì)條款和價(jià)格清單;對(duì)經(jīng)濟(jì)條款答疑;3.2.4參與開標(biāo);評(píng)審報(bào)價(jià)及成本監(jiān)督;參與競(jìng)爭(zhēng)性談判;參與采購決策;3.3設(shè)計(jì)管理部3.3.1參與編制年度采購規(guī)劃、項(xiàng)目采購計(jì)劃、項(xiàng)目采購策劃;3.3.2提供設(shè)計(jì)圖紙,負(fù)責(zé)產(chǎn)品定樣;3.3.3參與采購尋源;3.3.4參與評(píng)審?fù)稑?biāo)文件及采購決策(如需要3.4工程與采購管理部項(xiàng)目管理組3.4.1參與編制年度采購規(guī)劃、項(xiàng)目采購計(jì)劃、項(xiàng)目采購策劃; 3.4.2提出技術(shù)、工期及配合要求;負(fù)責(zé)技術(shù)、工期及配合要求答疑;3.4.3根據(jù)情況,參與談判,為標(biāo)書評(píng)審提供意見;3.5采購決策小組3

3、.5.1負(fù)責(zé)采購方案審批及采購定標(biāo)決策。4采購前期工作4.1項(xiàng)目采購計(jì)劃控制表4.1.1項(xiàng)目采購實(shí)施前,項(xiàng)目管理組提供經(jīng)揚(yáng)州公司運(yùn)營(yíng)計(jì)劃組審批確定的項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃,采購組據(jù)此組織設(shè)計(jì)部、項(xiàng)目管理組、成本組共同編制,各參與部門會(huì)簽,報(bào)總經(jīng)理審批。后附Y(jié)Z-CG-BD-001項(xiàng)目采購計(jì)劃控制表。4.2采購方案4.2.1采購方案內(nèi)容應(yīng)包括但不限于:歷史采購情況、市場(chǎng)調(diào)研情況(包括供應(yīng)商資源情況、產(chǎn)品應(yīng)用情況、客戶關(guān)注的方面、同行開發(fā)項(xiàng)目關(guān)于該類產(chǎn)品/服務(wù)的應(yīng)用情況、明確采購需求(品牌需求、采購量、采購技術(shù)要求、供應(yīng)能力要求、售后服務(wù)要求、確定合適的采購方式、確定入圍供應(yīng)商并說明選擇依據(jù)、確定合作單位決

4、策標(biāo)準(zhǔn)的建議、具體采購工作計(jì)劃安排。4.2.2其它產(chǎn)品/服務(wù)可編制簡(jiǎn)化的采購方案,至少包括:采購方式、供應(yīng)商入圍條件、入圍供應(yīng)商名單并說明選擇依據(jù),確定合作單位的原則/標(biāo)準(zhǔn)的建議。4.2.3招標(biāo)公示以郵件形式報(bào)采購決策小組,時(shí)間不少于一個(gè)工作日。后附Y(jié)Z-CG-BD -015招標(biāo)、定標(biāo)公示表4.2.4集團(tuán)、區(qū)域戰(zhàn)略、集中采購定點(diǎn)、揚(yáng)州公司定點(diǎn)采購,如具備唯一性,或樣板房展示時(shí)根據(jù)公司決策選用,可直接辦理子合同。5供應(yīng)商選擇5.1入圍供應(yīng)商只能從PDC上通過認(rèn)證的供應(yīng)商或已經(jīng)有業(yè)務(wù)且截至新采購業(yè)務(wù)啟動(dòng)時(shí)評(píng)估結(jié)論為“可接受的”及以上供應(yīng)商中選擇。5.2采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式時(shí),參與投標(biāo)的供應(yīng)商不得少于三

5、家;多標(biāo)段同時(shí)發(fā)標(biāo)時(shí),一個(gè)標(biāo)段不得少于三家投標(biāo)供應(yīng)商,能力不足的供應(yīng)商不得參加兩個(gè)以上(含的標(biāo)段投標(biāo)。 5.3采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式時(shí),參與談判的入圍供應(yīng)商不得少于兩家。5.4采用邀請(qǐng)招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判方式時(shí)可根據(jù)需要確定供應(yīng)商修正系數(shù)。供應(yīng)商修正系數(shù)的數(shù)值或計(jì)算規(guī)則由工程采購小組提出,作為采購方案的一部分,報(bào)采購決策小組審批,發(fā)標(biāo)前確定。5.5供應(yīng)商修正系數(shù)的制定應(yīng)綜合考慮下述因素:履約評(píng)估情況、項(xiàng)目定位和特點(diǎn)、優(yōu)秀資源的吸引和保有、新資源引入、資源部署、考察評(píng)估情況、承建能力、合作意愿、其他因素。施工總承包可在1.0-1.03之間確定,其它產(chǎn)品/服務(wù)可在1.0-1.05之間確定,表現(xiàn)最優(yōu)的供應(yīng)商

6、修正系數(shù)為1.0,評(píng)估最優(yōu)的供應(yīng)商修正系數(shù)應(yīng)小于評(píng)估較差的。6采購實(shí)施6.1采購方式選擇:6.1.1分為邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、直接委托和零星采購。采購方式一旦選定,必須嚴(yán)格按照該方式所規(guī)定的流程并通過PDC平臺(tái)執(zhí)行,直接委托、零星采購業(yè)務(wù)可不通過PDC平臺(tái)執(zhí)行尋源。中標(biāo)單位需通過PDC認(rèn)證。6.1.2零星采購:對(duì)于采購金額小于30萬元(含的產(chǎn)品,可以采用在滿足采購技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的情況下直接比價(jià)的方式確定供應(yīng)商,知會(huì)公司總經(jīng)理?？梢圆煌ㄟ^PDC執(zhí)行尋源過程,零星采購供方必須在PDC平臺(tái)注冊(cè),經(jīng)采購負(fù)責(zé)人審批。零星采購須說明確定合作供應(yīng)商的依據(jù),記錄定價(jià)過程及定價(jià)依據(jù),完成采購定標(biāo)審批。定標(biāo)資料和合同需

7、上傳PDC。6.1.3施工總承包采購必須采用工程量清單招標(biāo)方式或?qū)嵤?zhàn)略合作;6.1.4銷售示范區(qū)地上建筑面積在:高層20000m2以內(nèi)、多層小高層15000m2以內(nèi)、別墅2000m2以內(nèi)的,可申請(qǐng)采用其他招標(biāo)方式;因特殊情況需采用其他招標(biāo)方式,須在招標(biāo)實(shí)施前報(bào)集團(tuán)工程采購與成本管理部、分管副總裁批準(zhǔn)。6.1.5直接委托采購需辦理免招標(biāo)審批。如由項(xiàng)目部或其它部門提出,則需附專項(xiàng)審批。6.2招標(biāo)文件編制6.2.1招標(biāo)文件分正文和附件兩部分。正文包括:招標(biāo)內(nèi)容、招標(biāo)范圍、項(xiàng)目簡(jiǎn)介、工期/供貨期要求、售后服務(wù)要求、價(jià)格要求、投標(biāo)截止日期、開標(biāo)時(shí)間、評(píng)標(biāo)方法、廢標(biāo)認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)保證金、投標(biāo)文件組成、答

8、疑時(shí)間等;附件包括:技術(shù)標(biāo)編制要 求、經(jīng)濟(jì)標(biāo)編制要求、工程量清單報(bào)價(jià)表、甲控材料表(含甲供、甲指乙供、原材料清單(包括供應(yīng)商名稱、技術(shù)參數(shù)、國家標(biāo)準(zhǔn)要求、報(bào)價(jià)等信息、技術(shù)要求、圖紙、供應(yīng)商成本分析表(材料設(shè)備類擬簽的協(xié)議/合同文本。6.2.2成本部依據(jù)經(jīng)審核后的圖紙進(jìn)行清單編制;6.2.3成本部計(jì)算工程量后,如有發(fā)現(xiàn)不符合集團(tuán)對(duì)標(biāo)要求,則成本部有權(quán)向公司采購決策小組通報(bào)對(duì)標(biāo)結(jié)果,提出暫停招標(biāo),以對(duì)設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行調(diào)整。6.2.4招標(biāo)文件中,投標(biāo)時(shí)間一般不少于二個(gè)工作日。6.3招標(biāo)時(shí)間6.3.1招標(biāo)時(shí)間控制表:各類工程招標(biāo)時(shí)間控制表 6.4招標(biāo)發(fā)標(biāo)、答疑名稱 編制 游強(qiáng) 6.4.1 6.4.2 揚(yáng)州

9、萬科房地產(chǎn)有限公司 采購管理工作指引 審核 曹佳寧 批準(zhǔn) 編號(hào) YZ-CG-001 版本 A/0 黃尚斌 生效期 密級(jí) 內(nèi)部公開 第 6頁 共 9頁 2011 年 4 月 1 日 招標(biāo)文件通過 PDC 平臺(tái)統(tǒng)一發(fā)放，以保證集團(tuán)范圍內(nèi)信息共享。 投標(biāo)保證金要求：采用邀請(qǐng)招標(biāo)和競(jìng)爭(zhēng)性談判采購方式需交納投標(biāo)保證金。交付比 例如下： 100 萬以下（含）的采購內(nèi)容，投標(biāo)保證金為 1-2 萬元； 100-500 萬（含）的采購內(nèi)容，投標(biāo)保證金為 5 萬元； 500-1000 萬的采購內(nèi)容，投標(biāo)保證金為 5-10 萬元； 1000 萬以上的采購內(nèi)容，投標(biāo)保證金為 20-50 萬元。 6.5 澄清 6.5.

10、1 采用工程量清單計(jì)價(jià)方式的，對(duì)投標(biāo)報(bào)價(jià)的澄清僅限于數(shù)據(jù)累加有誤、小數(shù)點(diǎn)有誤， 在此基礎(chǔ)上的澄清結(jié)果才允許調(diào)整投標(biāo)總價(jià)，按澄清后的結(jié)果最低價(jià)中標(biāo)。其它澄 清均不得改變投標(biāo)價(jià)格。 6.5.2 除以上情況外，不得因任何其他原因?qū)ν稑?biāo)文件進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改，特別禁止借助澄 清的機(jī)會(huì)對(duì)投標(biāo)文件做出實(shí)質(zhì)性修改。 6.5.3 澄清前，采購主辦人與成本管理部主辦人、項(xiàng)目部工程師（如需要）需就澄清內(nèi)容、 澄清預(yù)期結(jié)果、澄清方式向予以明確。 6.5.4 澄清宜采用面對(duì)面的形式，當(dāng)場(chǎng)澄清并在約談?dòng)涗浬咸顚懗吻褰Y(jié)果；如遇特殊情況 需投標(biāo)單位回去進(jìn)行調(diào)整的，須約定調(diào)整結(jié)果反饋日期和反饋格式。 6.5.5 約談紀(jì)要需對(duì)方蓋

11、公司章后予以返回。采購部存檔。 6.6 評(píng)標(biāo)、定標(biāo) 6.6.1 采用綜合評(píng)審法，技術(shù)標(biāo)由采購部組織工程項(xiàng)目管理組、設(shè)計(jì)管理部等至少兩個(gè)部 門共同評(píng)審，經(jīng)濟(jì)標(biāo)由成本管理組負(fù)責(zé)評(píng)審。 6.6.2 6.6.3 技術(shù)標(biāo)的評(píng)審結(jié)論為：符合要求或不符合要求，不應(yīng)進(jìn)行排序。 經(jīng)濟(jì)標(biāo)評(píng)審中，應(yīng)充分運(yùn)用招標(biāo)參考價(jià)進(jìn)行分析、比較，并通過定標(biāo)前澄清或定標(biāo) 后約談消除投標(biāo)供應(yīng)商不平衡報(bào)價(jià)（不合理低價(jià)或不合理高價(jià)） ；對(duì)數(shù)據(jù)累加有誤、 小數(shù)點(diǎn)有誤等投標(biāo)報(bào)價(jià)的澄清導(dǎo)致報(bào)價(jià)次序發(fā)生變化的，按澄清后的結(jié)果最低價(jià)中 標(biāo)。 6.6.4 參考價(jià)由成本管理組主辦人測(cè)算，并經(jīng)成本管理部經(jīng)理或由成本管理部經(jīng)理授權(quán)的 人員審核。以書面文件

12、的形式提供給成本經(jīng)理、采購經(jīng)理、采購主辦人，并作為采 名稱 編制 游強(qiáng) 揚(yáng)州萬科房地產(chǎn)有限公司 采購管理工作指引 審核 曹佳寧 批準(zhǔn) 編號(hào) YZ-CG-001 版本 A/0 黃尚斌 生效期 密級(jí) 內(nèi)部公開 第 7頁 共 9頁 2011 年 4 月 1 日 購存檔資料；成本經(jīng)理、成本主辦人、采購經(jīng)理、采購主辦人承擔(dān)保密責(zé)任； 6.6.5 6.6.6 6.6.7 6.7 采購負(fù)責(zé)部門綜合經(jīng)濟(jì)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)評(píng)審結(jié)果，編制投標(biāo)分析報(bào)告。 定標(biāo)以郵件形式報(bào)采購決策小組。 定標(biāo)公示無異議后，采購經(jīng)辦人發(fā)定標(biāo)審批流程。 競(jìng)爭(zhēng)性談判采購實(shí)施 6.7.1 滿足要求的供應(yīng)商數(shù)量不足三家；方案不可比或者性質(zhì)特殊，不能事

13、前確定詳細(xì)規(guī) 格或者具體要求的；采購的產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格透明度小或變化幅度大，采購團(tuán)隊(duì)不能事 前確定明確的產(chǎn)品價(jià)格構(gòu)成和評(píng)定成交的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)的?？刹捎酶?jìng)爭(zhēng)性談判方式。 6.7.2 采購經(jīng)辦人組織成本經(jīng)辦人、項(xiàng)目部工程師（如需要） 、工程項(xiàng)目管理組（如需要） ， 在談判前確定談判方案。談判方案內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：談判目標(biāo)、談判內(nèi)容、談 判程序、談判策略、各種可能出現(xiàn)的情況分析及備選方案等。 6.7.3 競(jìng)爭(zhēng)性談判至少有一名助理經(jīng)理級(jí)（含）以上人員參加。 6.8 配套工程采購實(shí)施 6.8.1 與政府配套主管部門直接簽訂合同或按政府統(tǒng)一收費(fèi)單的形式，可以不通過 PDC 平 臺(tái)進(jìn)行尋源，過程資料及合同需上傳

14、PDC 平臺(tái)。 6.8.2 與施工單位、配套主管部門的下屬單位或與其有關(guān)聯(lián)的施工單位簽訂合同，需采用 邀請(qǐng)招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，在 PDC 平臺(tái)上完成尋源。 6.8.3 揚(yáng)州萬科對(duì)配套類單位建立名錄庫。名錄庫中的配套單位，可直接辦理 PDC 采購合 同審批。 6.8.4 入庫單位由配套工程師提供，采購組匯總后報(bào)公司采購決策小組審批。名錄庫由工 程與采購管理部負(fù)責(zé)每年度進(jìn)行更新修訂。 6.8.5 不在表內(nèi)的配套單位，如需直接委托，則需由項(xiàng)目管理組先辦理專項(xiàng)審批，通過后 采購部據(jù)此辦理合同審批流程。 6.9 直接委托采購實(shí)施 6.9.1 6.9.2 直接委托業(yè)務(wù)要求滿足要求的供應(yīng)商具有唯一性； 被

15、動(dòng)直接委托包括：因政府壟斷、技術(shù)壟斷、市場(chǎng)壟斷，只能從唯一供應(yīng)商處采購， 且標(biāo)的物無替代性；因已經(jīng)做出的對(duì)外銷售承諾，為保證原有采購項(xiàng)目一致性或者 名稱 編制 游強(qiáng) 揚(yáng)州萬科房地產(chǎn)有限公司 采購管理工作指引 審核 曹佳寧 批準(zhǔn) 編號(hào) YZ-CG-001 版本 A/0 黃尚斌 生效期 密級(jí) 內(nèi)部公開 第 8頁 共 9頁 2011 年 4 月 1 日 服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購的（僅適用于材料設(shè)備采購） 。 6.9.3 主動(dòng)直接委托包括（僅適用于材料設(shè)備采購） ：距上次采購合同簽訂時(shí)間不足半年， 且價(jià)格波動(dòng)不大的同類產(chǎn)品（包括跨城市的直接委托） ；戰(zhàn)略合作。 6.9.4 除戰(zhàn)略合作外

16、，直接委托采購需辦理免招標(biāo)審批。如由項(xiàng)目管理組或其它部門提出， 則需附專項(xiàng)審批。 7 簽約/履約 7.1.1 采購決策確定簽約單位，在采購文件規(guī)定的合同簽訂時(shí)限之內(nèi)采購采購經(jīng)辦人辦理 合同審批流程。采購過程文件（招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)邀請(qǐng)函、報(bào)價(jià)文件、澄 清文件、答疑紀(jì)要、招標(biāo)期間的往來函件、投標(biāo)人的各種承諾）均為協(xié)議或合同的 組成部分。 7.1.2 7.1.3 采購協(xié)議和采購合同簽署后應(yīng)上傳至 PDC 平臺(tái)。 在集中采購協(xié)議有效期內(nèi)，一線公司應(yīng)嚴(yán)格按協(xié)議規(guī)定執(zhí)行，按照協(xié)議內(nèi)的產(chǎn)品/服 務(wù)價(jià)格，直接與協(xié)議指定供應(yīng)商簽訂采購合同；因特殊原因需選用非集中采購合作 伙伴或現(xiàn)有合作伙伴協(xié)議外產(chǎn)品，采

17、購經(jīng)辦部門應(yīng)提前報(bào)相應(yīng)層面（集團(tuán)/區(qū)域/一 線）采購負(fù)責(zé)部門審批，審批通過后方可另行采購。 7.1.4 對(duì)供應(yīng)商中標(biāo)的產(chǎn)品應(yīng)進(jìn)行封樣，如涉及較多產(chǎn)品，應(yīng)附照片及檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，封樣產(chǎn) 品應(yīng)由供應(yīng)商提供簽字、蓋章及日期標(biāo)簽。附采購封樣單 7.1.5 合同簽訂完成，由經(jīng)辦人進(jìn)行合同交底。合同文本按揚(yáng)州萬科采購文檔管理要求 存檔。揚(yáng)州公司定點(diǎn)采購協(xié)議交底，由經(jīng)辦人以郵件形式對(duì)工程采購管理部、成本 管理組、項(xiàng)目管理組、設(shè)計(jì)部等相關(guān)部門相行交底。附合同交底單 。 8 支持性文件 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 9 附相關(guān)表單 9.1.1 9.1.2 YZ-CG-BD-001項(xiàng)目采購計(jì)劃控制表 YZ-CG-BD -002采購工作計(jì)劃表 萬科集團(tuán)工程采購管理辦法 （09 年修訂） 萬科集團(tuán)工程采購實(shí)施細(xì)則 （