公司合同保管制度

1、公司合同保管制度、合同管理總那么1、目的和依據(jù)為加強公司的合同管理工作， 防范公司風險， 減少和及時解決合同 糾紛，維護企業(yè)的合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)?中華人民共和國合同法?及有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定， 結(jié)合公司的實際情況， 制定本制度2、適用范圍本制度適用于公司及其所屬各單位與各法人單位、其他經(jīng)濟組織、 自然人或相互之間簽訂的各類合同、協(xié)議等 。3、合同管理原那么合同管理必須遵循依法辦事，預防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督， 及時調(diào)處，維護企業(yè)合法權(quán)益的原那么。簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守?中華人民共和國合同法?及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，參照有關(guān)政策。4、保守商業(yè)秘密管理、參與合同工作的一切有

2、關(guān)人員， 應當為公司保守商業(yè)秘密。二、合同管理職責1 、法務(wù)部的主要合同管理職責1) 、制定、修訂本公司合同管理制度、 方法，組織實施合同管理工作；2) 、擬定、修改、審查本公司內(nèi)外合同，防范公司風險；3) 、協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂；4) 、做好合同登記、統(tǒng)計、歸檔、保管工作；5、監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況；6、依法處理本公司的合同糾紛；7、按期統(tǒng)計、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領(lǐng)導匯報；2、財務(wù)部門的主要職責1、加強與運營中心、市場中心、配送中心等有關(guān)部門的聯(lián)系，及時 通報合同履行中的應收應付情況。2、做好與合同有關(guān)的應收應付款

3、項的統(tǒng)計、分析、提出處理建議、 妥善保管收、付憑證。3、會同法務(wù)部做好合同管理工作；三、合同審簽管理1、公司對外簽訂合同，應由法定代表人或公司授權(quán)的代理人進行。 未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。2、除及時清潔者外，合同應當采用書面形式，合同文本應當采用法 務(wù)部發(fā)布的合同示范文本； 合同相對方提供的合同文本必須送交法務(wù) 部審核；3、所有合同都應按照順序由法務(wù)部統(tǒng)一編號；4、合同及其有關(guān)的書面材料， 應當語言標準，字跡清晰，條款完整， 內(nèi)容具體，用語準確、無歧義；5、訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當事人的名稱 或者姓名和住所，標的，數(shù)量和質(zhì)量，價款和報酬，履行期限、地點

4、和方式，違約責任及解決爭議的方法等。6、對外簽訂合同， 要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在 地法院；7、法定代表人或合同承辦人應當親自在合同文本上簽名蓋章；8、簽訂合同，應當加蓋單位的合同專用章或公章。 嚴禁在空白合同 文本上加蓋合同專用章或公章。 單位合同文本達二頁以上的須加蓋騎 縫章。四、合同簽訂須知1、簽訂合同前必須嚴格審查對方當事人的主體資格。對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復印專用章的公司法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的副本復印件。對非法人經(jīng)濟組織， 應當審查其是否按法律法規(guī)規(guī)定登記并領(lǐng)取營業(yè)執(zhí) 照。對分支機構(gòu)或是事業(yè)單位和社會團體設(shè)立的經(jīng)營單位， 除審查其經(jīng) 營范圍外，還應

5、同時審查其所附屬的法人主體資格。2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。代理人職務(wù)資格證明及個人身份證；被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書；代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理權(quán)限。3、簽訂合同，必須認真審查對方當事人的履約能力。4、簽訂合同，應當仔細審查對方當事人提供的有關(guān)證明資料，必 要時應到簽發(fā)部門進行驗證或進行實地考察， 以防對方當事人偽造或 變造證明資料。對方當事人提供的各種證明資料中所使用的當事人名 稱、印章等內(nèi)容必須完全一致5以下資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。6名片；7廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料；8各類廣告、宣傳資料；9各類

6、、 BP 機等通訊工具號碼；10對方當事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復制的或未與原 件核對無異的復印資料。11、合同承辦人應將合同的副本一份及時送交本公司財務(wù)部門備 案，作為財務(wù)部門收付款物的依據(jù)。五、合同履行、變更和解除1、合同履約管理1、法定代表人、公司總經(jīng)理全面負責合同的履行。合同承辦單位、 部門和人員具體負責其訂立合同的履行。2、在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應當對對方當事人的履 行能力進行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時處理，必要時 經(jīng)單位負責人同意， 可實地調(diào)查合同標的情況和對方當事人的履約能 力。3接收標的必須經(jīng)過嚴格的驗收或商檢程序，對不符合制度和合同 約定的標的

7、應在法定期限內(nèi)及時提出書面異議。4合同結(jié)算必須通過本公司財務(wù)部門進行，對合法有效的合同，財 的合同，財務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。務(wù)部門須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算對未經(jīng)合法授權(quán)或超越權(quán)限簽訂5凡與合同有關(guān)的來往文書、電傳、信函、 記錄都應作為履約 證據(jù)留存。6對我方當事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做 好履約記錄。7我方當事人收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法 律文書時，應當連同信封一并收存。 通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的 法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。 2、合同的變更和解除1、我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應當 及時收集有關(guān)證據(jù)，

8、 并立即以書面形式通知對方當事人， 同時積極采 取補救措施，減少損失。2發(fā)現(xiàn)對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應當催 促對方當事人采取有效措施， 收集、保存對方當事人不履行合同的有 關(guān)證據(jù)，及時向法務(wù)部反映。3我方當事人因故變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對方 當事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復的期限， 盡 快與對方當事人達成變更或解除合同的協(xié)議。六、合同糾紛處理1、為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內(nèi)進行。2、發(fā)現(xiàn)對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動的，應立即向單位負責人報告并向公安機關(guān)報案3、合同承辦部門應配合好公司法務(wù)部參加仲裁或

9、訴訟。4、發(fā)生合同糾紛， 合同承辦部門、人員應立即報告分管領(lǐng)導和法務(wù) 部，公司領(lǐng)導、法務(wù)部、財務(wù)部等相關(guān)部門應當及時提供解決糾紛所 需的相關(guān)材料。七、合同資料管理 1、檔案資料內(nèi)容 以下資料可以作為合同檔案： 談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件； 對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照副本復印件； 對方當事人履約能力證明資料復印件； 對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、 個人身份證 明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復印件； 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、 記錄等書面材料 和視聽材料；2、合同資料歸檔、統(tǒng)計與管理1公司所有合同都必須統(tǒng)一編號，由法務(wù)部妥善保管。2合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后 十日內(nèi)，應將合同檔案資料移交法務(wù)部