檔案數(shù)字化的意義

1、檔案數(shù)字化的意義檔案信息資源是全球、國家、區(qū)域信息的一個重要組成部分。在 當(dāng)今信息公開程度越來越高的形勢下，檔案的文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐 步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。在這個信息時代，只有當(dāng)檔 案信息資源在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時，檔案和檔案工 作的意義和價值才能充分地全面地展現(xiàn)出來。因此，我們要按照有關(guān) 規(guī)定千方百計將呆滯在庫房中的檔案歷史信息變成現(xiàn)實有用信息。作為管理和擁有檔案信息資源的檔案局，要更好地適應(yīng)形勢發(fā)展的要 求，要著眼未來，運用數(shù)字化、信息化技術(shù)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)， 更好地為四個現(xiàn)代化服務(wù)。一、檔案數(shù)字化的意義1、檔案數(shù)字化的含義檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、

2、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高 新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。其以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，形 成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，是檔 案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。目前，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息 形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的 管理與傳播方式，即實施手工管理和點到點的傳播，即便是經(jīng)過編研 等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實現(xiàn)點到面的傳播，其覆蓋面也還 是太小，很難跟上社會化的進(jìn)程。同時，該檔案信息資源的經(jīng)濟價值 和社會價值也難以充

3、分實現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢。檔 案原件數(shù)字化，對檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有十分 重要的作用。2、檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄 像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫；檔案專題信息的采集與建庫。3、檔案數(shù)字化的主要作用檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容， 而檔案信息化建設(shè)的核心 是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù) 庫建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子 文件歸檔與電子檔案管理。檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。 代替原件

4、使用，保護(hù)檔案 原件； 數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可 使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞； 恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復(fù)。檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。不再受“孤本”的限制，一份 文件可以同時提供給所有需要它的人共享； 數(shù)字影像文件可以通過 計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案；“時間”不再是限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng) 利用檔案信息資源。檔案數(shù)字化能充實各檔案館網(wǎng)

5、站的內(nèi)容。對我國大多數(shù)已上網(wǎng)的檔 案館網(wǎng)站來說，普遍存在網(wǎng)上信息資源貧乏、簡薄的通病，信息加工 深度不夠，指引性信息多，實質(zhì)性信息少。要改變這種尷尬的局面， 只有盡快將豐富的館藏信息化和數(shù)字化。檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路。數(shù)字檔案館無疑是21世紀(jì)各級各類檔案館的發(fā)展方向。盡管當(dāng)前它的具體組成 結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的數(shù)字化特征是肯 定的，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化將是其“館藏”的重要組成部分。二、對檔案數(shù)字化的思考將大量的檔案數(shù)字化，這是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館 藏情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏數(shù)量、檔案 信息利用等基本情況。根據(jù)館藏

6、情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃， 其 包括掃描儀等硬件的購置計劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。 檔案數(shù)字化要經(jīng)過 一個較長的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位， 應(yīng)從實際和長遠(yuǎn)打算，保證掃描儀等硬件設(shè)施的成龍配套， 使其具有 較強的支撐能力和擴展能力。檔案數(shù)字化實施處理規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出 重點，分步進(jìn)行”的原則，對館藏重點和利用率高的檔案先行數(shù)字化， 早日滿足大多數(shù)利用者的需求。檔案數(shù)字化必須有所選擇。針對館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化是不可能的、也是沒必要的。我們應(yīng)該根據(jù)精煉、存史和 利用優(yōu)先原則對館藏檔案進(jìn)行分類，確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字 化、哪些不需要數(shù)字化以及哪些優(yōu)先數(shù)

7、字化。在實際工作當(dāng)中，我們 采用“珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化， 力爭使數(shù)字化的檔案信息成為高價值、高利用率、有序、標(biāo)準(zhǔn)、有特 色的信息資源。做好數(shù)字化時掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和 確定對掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到 掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越 清晰，其相應(yīng)的掃描時間和存儲空間就要增加；而分辨率參數(shù)越低， 掃描文件的質(zhì)量就要降低。我們在選擇分辨率時應(yīng)根據(jù)實際需要綜合 考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質(zhì)量等。做好檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì) 量檢查

8、，加強數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面：A、數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整、 排序正 確，對折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。B、數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡 清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當(dāng)，既沒丟失信息，又無增加信 息，無錯掃、漏掃，對文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描；采集錄入 數(shù)據(jù)要豐富、準(zhǔn)確。C、數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查。通過機讀目錄數(shù)據(jù)庫與已掃 描的檔案掃描圖像文件進(jìn)行聯(lián)接，形成一一對應(yīng)。三、開展檔案數(shù)字化問題的研究，及時解決數(shù)字化進(jìn)程中的疑難問題。檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項新內(nèi)容，不可避免地會遇到一些 新情況、新問題。比如，數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲的關(guān)鍵技術(shù)問題； 數(shù)字化檔案信息安全、保密技術(shù)問題；數(shù)字化檔案信息的訪問形式與 安全控制問題；數(shù)字化檔案信息知識產(chǎn)權(quán)問題；數(shù)字化檔案信息的法 律地位問題。針對這些新情況、新問題，應(yīng)在抓檔案原件數(shù)字化工作 的同時，組織力量開展檔案數(shù)字化問題的研究， 及時解決工作中的一 些技術(shù)性問題，同時澄清和統(tǒng)一思想認(rèn)識，確保檔案數(shù)字化工作的順 利開展。另外