采購部崗位職責(zé)

1、第五章 采購管理部管理制度采購合同管理制度為加強合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)合同法及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制訂本制度。公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。一、采購合同的內(nèi)容公司采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：l、商品的品種、規(guī)格和數(shù)量商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應(yīng)具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計量單位標(biāo)出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。2、商品的質(zhì)量和包裝合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn)；無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)

2、的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例，并注明其標(biāo)準(zhǔn)；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫明具體條款；對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。3、商品的價格和結(jié)算方式合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法；規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序，同時約定開票事宜。4、交貨期限、地點和發(fā)送方式交（提）貨期限（日期）要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。5、商品驗收辦法合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和

3、在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點。6、違約責(zé)任簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟活動的進(jìn)行，因此違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時應(yīng)付違約金或賠償金：（1）不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品；（2）不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨；（3）逾期發(fā)送商品。7、合同的變更和解除條件合同中應(yīng)規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。此外，采購合同應(yīng)視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。二、合同的審查批準(zhǔn) 1、合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領(lǐng)導(dǎo)審查批

4、準(zhǔn)后，方能正式簽訂。 2、合同原則上由部門負(fù)責(zé)人具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問審查。合同審查的要點是： （1）合同的合法性。包括：當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。 （2）合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。 （3）合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險；合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。 （4）根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同還應(yīng)當(dāng)或可以呈報法律顧問把

5、關(guān)，或請公證處公證。三、采購合同的簽訂1、簽訂采購合同的原則（1）合同的當(dāng)事人必須具備法人資格或法人委托的代理人資格。（2）合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實施細(xì)則的規(guī)定。（3）簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。（4）簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t。（5）當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。（6）采購合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。2、簽訂采購合同的程序簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。四、公司采購合同的管理1、加強對公司采購合同簽訂的

6、管理加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強管理，在簽訂合同之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)企業(yè)的購銷任務(wù)收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求，嚴(yán)格審查，使簽訂的合同合理合法。2、建立合同管理機構(gòu)和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，建立合同登記、匯報檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方

7、的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實現(xiàn)。3、處理好合同糾紛當(dāng)企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時，雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁，也可以直接向法院起訴。4、信守合同，樹立企業(yè)良好形象合同的履行情況好壞，不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業(yè)形象。 進(jìn)出口業(yè)務(wù)管理制度1、目的為了明確進(jìn)出口業(yè)務(wù)的程序，規(guī)范進(jìn)出口業(yè)務(wù)操作，促使進(jìn)出口業(yè)務(wù)的順利開展和有序進(jìn)行，特制定本制度。2、范圍適用于本公司進(jìn)出口業(yè)務(wù)操作所涉及的程序。3、一般貿(mào)易進(jìn)出口業(yè)務(wù)、內(nèi)銷業(yè)務(wù)及日常工作流程一、出口業(yè)務(wù)1、根據(jù)生產(chǎn)部預(yù)計落

8、貨信息及客人要求貨期，訂艙。留意客人?？扛劭诓灰粯樱~約港/洛杉磯等）?？扛劭诓灰粯?，需分卸貨港訂艙！ JP客有關(guān)訂艙貨柜柜型基本要求為：1*20GP-22-27方1*40GP-52-57方1*40HQ-62-67方1*45HQ-72-78方注意事項：客號，款號，貨物描述，紙箱尺寸等。有關(guān)貨物描述，詳情參閱REVISION FOR DESCRIPTION&QUOTA CAT&DOC.REQUEST FOR JP。SO-ATTH及STD-SO列印PDF件為訂艙-1，訂艙-2發(fā)船公司訂艙，并抄送香港船務(wù)部同事。2、JP客確定船期，追船公司配艙信息，ETD,ETA,AMS CUT O

9、FF確定裝柜日期及報關(guān)日期，并通知生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫，車間具體裝柜日期及準(zhǔn)確落貨數(shù)據(jù)提供日期。注意，洋山港先報關(guān)后進(jìn)港，外港先進(jìn)港后報關(guān)。請務(wù)必保證至少在裝柜前一天將報關(guān)資料寄報關(guān)行（節(jié)假日至少提前兩天，防止快遞公司業(yè)務(wù)繁忙導(dǎo)致報關(guān)資料不能準(zhǔn)時送達(dá)報關(guān)行）實施無紙化報關(guān)的關(guān)區(qū)，只需要正本件掃描給報關(guān)行即可。3、配艙信息第一時間發(fā)報關(guān)行，要求確定提柜日期裝柜日期不能遲。請注意開港時間，確定裝柜日期必須保證至少第二天已開港，否則會產(chǎn)生異常費用（落箱費或預(yù)進(jìn)港費），不可導(dǎo)致異常費用產(chǎn)生。4、制作報關(guān)資料，船務(wù)資料。報關(guān)資料：發(fā)票，裝箱單，申報要素，報關(guān)委托書，報關(guān)單。每款衣服都須親自去車間查看并確

10、認(rèn)款式（套頭/開襟/戶外套裝）并拍照附申報要素后面，確保申報正確。請一定注意！注意事項：（1） 請務(wù)必保證單單相符，單證相符，單物相符。（2） 有關(guān)商品編碼請查閱海關(guān)稅則書，亦可參考之前報關(guān)所用編碼，也可咨詢報關(guān)行專業(yè)報關(guān)人員（但不可完全聽信，必須自己一一復(fù)核）。（商品編碼歸類原則：類別分男士/女士/孩童，成分含量分棉/羊毛/纖維/麻等，請一定注意歸類時成分含量大取之，相同含量取編碼在前者，款式分套頭/開襟/背心/斗篷等）（3） 申報要素包括：品名，制造方法（針織，鉤編，是否為起絨），款式（套頭衫/開襟衫/背心/斗篷等），類別（男/女），成分含量，品牌（JP/EIGHT等，請查閱生產(chǎn)配料單）請

11、務(wù)必保證申報要素齊全，正確無誤。船務(wù)資料：CTR-LOAD PALN, EXPORT INVOICE，AMS注意事項：（1） CTR-LOAD PLAN為香港集團統(tǒng)一系統(tǒng)，不可私自變更任何地方，因有宏執(zhí)行，若變動會損壞系統(tǒng)。只在CTR,MID,BL-1里操作，其他只需聚集執(zhí)行宏即可。需注意CODE,HS CODE,HTS CODE,BL,S/O NO等（2） EXPORT INVOICE注意單價，總價，務(wù)必保證與報關(guān)資料一一對應(yīng)，因最終收客貨款以此份EXPORT INVOICE為準(zhǔn)，收匯以報關(guān)單位準(zhǔn)。（3） AMS信息包含三份（AMS-1，AMS-2，AMS-3是由CTR,MID,BL-1衍生

12、）請保證所提供AMS所有數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，此份最終發(fā)美國海關(guān)，若數(shù)據(jù)有誤會導(dǎo)致客人清關(guān)，請務(wù)必注意。5、排柜。排柜原則：同款同批同尺寸排，寬度高度最大利用率，先緊后寬，尺寸放耗1CM。6、裝柜砌柜。貨柜到廠，檢查貨柜，填寫貨柜七點檢查法。柜內(nèi)有嚴(yán)重刷漆，生銹，破洞，裂痕等一律不接受。檢查拖車，填寫拖車檢查表。拖車必須具有行駛證，駕駛證。嚴(yán)格根據(jù)要求檢查貨柜是否符合客戶要求。核對箱封號，填寫設(shè)備交接單，每柜對應(yīng)一份設(shè)備交接單，相對應(yīng)一份CTR.砌柜請依據(jù)排柜所計算的排法。全程在場監(jiān)督裝柜，并妥善保管好封條。貨柜裝好后，當(dāng)場封柜，并拍照。拍照須嚴(yán)格按照客戶要求，一共拍6張照片合并一份WORD傳香港及客

13、人。裝柜前，空柜拍一張，版開門拍一張，貨裝至一半拍一張，貨裝好后拍一張，封柜拍一張，封條拍一張。具體操作方法及流程見JP客裝柜規(guī)章制度。7、復(fù)核報關(guān)單，確認(rèn)BL。復(fù)核必須一一檢查核對，發(fā)現(xiàn)錯誤，立即更正。復(fù)核報關(guān)單請根據(jù)報關(guān)資料，確認(rèn)BL請根據(jù)AMS，請注意報關(guān)單單價，總價，注意BL貨物描述一一對應(yīng)，箱封號，毛重，有分柜請注意分柜相對應(yīng)的數(shù)據(jù)。復(fù)核OK后，通知報關(guān)，出BL.8、完善資料。LOAD PLAN，EXPORT INVIOCE，檢柜確認(rèn)單，檢車確認(rèn)單，裝柜照片，托運單等資料整理發(fā)香港，完善臺帳。請注意：所有資料整理按照箱號整理，一個貨柜對應(yīng)一文件夾，文件夾里包含：檢柜單，檢車單，托運單

14、，LAOD PLAN，6張照片。再集合一批貨所有資料，LOAD PLAN。出口發(fā)票發(fā)香港。9、結(jié)關(guān)，貨物到港裝船。若遇查驗，請出查驗分柜明細(xì)給海關(guān)。查驗分柜明細(xì)表請根據(jù)裝箱單明細(xì)來制作，同批號歸類，同件數(shù)歸類，不同件數(shù)單獨列明，請注意尾箱。查驗OK后，請根據(jù)新的箱封號更改AMS信息，LOAD PLAN,BL等資料，查驗發(fā)票需提供船公司，以便更改AMS信息產(chǎn)生異常費用。10、核對對賬單，報告審批。對賬單請根據(jù)報價單核對，費用報告交主管審批，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，交接財務(wù)。若有異常費用，請立即匯報，領(lǐng)導(dǎo)同意后方可執(zhí)行，且附上相關(guān)電郵及費用明細(xì)單。11、查驗明細(xì)表。查驗明細(xì)表根據(jù)集裝箱號來整理，一個集裝

15、箱號對應(yīng)一份查驗明細(xì)表，并與AMS-1一一對應(yīng)。一個生產(chǎn)單號對應(yīng)一份列單，根據(jù)裝箱單明細(xì)表，整箱歸類，尾箱歸類，一一明細(xì)羅列。此項一定要細(xì)致認(rèn)真。以上為整柜出口，拼柜出口流程大致相同，報關(guān)單需一一填寫清楚，要求WWLL按照我們所填制的報關(guān)單申報即可。當(dāng)月出口，當(dāng)月辦理入庫出庫手續(xù)，當(dāng)月開票，不可隔月。每出口一批請及時更新出口臺帳。平時應(yīng)注意收集運價變動，船期、航線等信息，為報價提供幫助。二、進(jìn)口業(yè)務(wù)（香港進(jìn)口，淮安物流園區(qū)，張家港保稅區(qū)）（一） 制作進(jìn)口報關(guān)資料1、 香港進(jìn)口。根據(jù)香港裝箱單，制作進(jìn)口報關(guān)資料：發(fā)票，合同，提單，裝箱單，無木質(zhì)包裝聲明，電放保函，報檢委托書，報關(guān)委托書。2、 淮

16、安物流園區(qū)進(jìn)口。根據(jù)百隆出貨資料，審核單價及品名，制作發(fā)票，裝箱單發(fā)香港確認(rèn)并簽章。制作進(jìn)口報關(guān)資料：合同三份，兩份CIF,一份FOB，發(fā)票，裝箱單各兩份，報關(guān)委托書1份，報關(guān)單1份。3、 張家港保稅區(qū)進(jìn)口。根據(jù)華孚出貨資料，審核單價及品名，制作發(fā)票，裝箱單發(fā)香港確認(rèn)并簽章。制作進(jìn)口報關(guān)資料：合同，發(fā)票，裝箱單，報關(guān)委托書，報關(guān)單。（二） 發(fā)電郵告知生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫，車間有關(guān)進(jìn)口裝箱單明細(xì)，并根據(jù)營業(yè)部采購申請單在K3系統(tǒng)里制作采購訂單。采購訂單需注意：供應(yīng)商為FANG BROTHER,摘要為相對應(yīng)的進(jìn)口發(fā)票號碼，缸號一一錄入不可錯，單價折算LBS。（三） 根據(jù)進(jìn)口船期，聯(lián)系船公司換單（四

17、） 進(jìn)口報關(guān)，電子數(shù)據(jù)報送，海關(guān)報關(guān)單審核，審單，審價，出稅單,核算稅款。稅款計算方法：關(guān)稅：CIF價*稅率5%*匯率（匯率為上個月第三個星期的周三，若遇節(jié)假日順延至下個星期周三）增值稅：（CIF價+關(guān)稅）*17%請注意：稅款征收計量單位統(tǒng)一為人民幣，請將美元兌換為人民幣計算。（五） 繳納稅款。通過東方電子支付平臺，進(jìn)入全國海關(guān)稅費支付系統(tǒng)，查詢相對應(yīng)的稅單列印并打印，制作稅款報告及匯款申報單交領(lǐng)導(dǎo)審批，交接并聯(lián)系財務(wù)繳納稅款。有關(guān)東方電子支付稅款步驟：電子口岸卡操作員卡插電腦USB接口，進(jìn)入收藏夾里“東方支付”網(wǎng)頁，點擊進(jìn)入“全國海關(guān)稅費系統(tǒng)”，輸入密碼82738339，最左側(cè)欄有“稅費單查

18、詢”（可查詢需要交納稅款的款項），確認(rèn)無誤后進(jìn)入“稅費支付”，點擊海關(guān)“稅費支付”，選擇“稅單產(chǎn)生日期”（當(dāng)天日期），選擇需要支付稅款的“稅費單號”前面打勾，點擊下方的“直接支付”，再次核對需要支付款項的金額，確認(rèn)無誤后，選擇“中國銀行”，確認(rèn)直接支付，支付密碼82738339，點擊確認(rèn)OK。（六） 結(jié)關(guān)放行，若查驗配合提供相關(guān)情況說明及查驗資料。（七） 放行后，電郵通知生產(chǎn)部，倉庫到貨日期，并在K3系統(tǒng)里制作采購訂單，收料通知。請注意單價，關(guān)稅及相關(guān)報關(guān)報檢等手續(xù)費需分?jǐn)偝杀?，缸號一一對?yīng)不可錯，稅率，匯率請查詢相對應(yīng)日期的正確數(shù)據(jù)。（八） 貨物到廠后，檢查貨柜及貨物是否完好無損，并通知倉庫

19、卸貨。（九） 一周后，聯(lián)系淮安水門橋中行，取稅單。（十） 根據(jù)稅單，倉庫入庫單，發(fā)票正本件及相關(guān)報關(guān)報檢手續(xù)費發(fā)票制作采購發(fā)票，并交接財務(wù)入賬。注意事項：1. 進(jìn)口報關(guān)單的填制，報關(guān)口岸要分清上海/淮安/張家港，單價需折算KGS，進(jìn)口單價審核后需交香港審批，因單價變動涉及稅款，切記不可私自調(diào)整單價，若價格有變動，需得到香港同事及方小姐電郵通知。2. K3系統(tǒng)制作采購訂單，一定要注意缸號色號的錄入準(zhǔn)確對應(yīng)不可錯，單價計算需折算關(guān)稅及報關(guān)報檢手續(xù)費分?jǐn)偝杀尽?. 若倉庫發(fā)現(xiàn)來毛短缺問題，請第一時間聯(lián)系生產(chǎn)部處理方案（補毛，聯(lián)系倉庫先出入庫單；不補毛接受溢短裝范圍內(nèi)短缺，聯(lián)系倉庫出入庫單）4. 交接

20、發(fā)票需注意：購銷發(fā)票，入庫單，稅單，稅款報告，報關(guān)報檢等手續(xù)發(fā)票，報關(guān)報檢費用報告。交接財務(wù)發(fā)票請依據(jù)財務(wù)規(guī)定，登記發(fā)票。三、 JPA出口單，內(nèi)銷單操作（一） JPA出口單操作1. 富川江出貨裝箱單，貨到廠后，通知倉庫驗貨，驗收OK后發(fā)貨至KW。2. KW報關(guān)部李弘樂負(fù)責(zé)報關(guān)出口。報關(guān)OK后，將報關(guān)單及裝箱單發(fā)生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫通知辦理入庫出庫手續(xù)。報關(guān)單需KW報關(guān)部李弘樂314）提供，裝箱單需KW生產(chǎn)部王婷616）提供。3. 制作香港進(jìn)口資料：合同，出口落貨發(fā)票發(fā)香港船務(wù)部報關(guān)部同事，用于香港清關(guān)，請注意一份報關(guān)單對應(yīng)一份資料（香港單

21、/澳門單/臺灣單）。注意事項：整套報關(guān)資料：發(fā)票，合同，裝箱單，載貨清單，報關(guān)單（聯(lián)系李弘樂）請注意報關(guān)資料中的發(fā)票，合同，裝箱單與出口落貨發(fā)票，香港簽訂購銷合同不一樣，兩個概念，兩個性質(zhì)，不可混淆。當(dāng)月出口，當(dāng)月辦理入庫出庫手續(xù)，當(dāng)月開票，不可個月。每出口一批請及時更新出口臺帳。（二） JPA內(nèi)銷單1. 富川江出貨裝箱單，貨到廠后，通知倉庫驗貨，驗收OK后發(fā)貨。JPA內(nèi)銷單都是接香港電郵指示，走順豐速遞到貨倉。2. JPA內(nèi)銷單進(jìn)倉資料為裝箱單，箱封標(biāo)示各兩份，一份交貨倉，一份簽字蓋章帶回。順豐速遞面單需標(biāo)明回單簽收，并當(dāng)面交代順豐收件員，務(wù)必簽單帶回。3. 有關(guān)速遞費需當(dāng)面仔細(xì)算清，長*寬

22、*高/6000得計算單價，*10得運費+5元回單費，此為上海倉順豐速遞費計算，廣州倉另算。4. 進(jìn)倉順豐面單拍照傳香港，面單上需標(biāo)明件數(shù)，送貨日期及價格。5. 相關(guān)簽收回單收到后，復(fù)印一份留底，正本件寄香港同事，用于結(jié)算。6. 開具增值稅發(fā)票。（1） 根據(jù)香港船務(wù)部同事KATTY(00852-24016413)電郵，經(jīng)JPA客戶確認(rèn)進(jìn)倉編號的裝箱單發(fā)生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫，要求辦理入庫出庫手續(xù)，規(guī)定入庫出庫時間，入庫在前出庫在后，當(dāng)月開票當(dāng)月出庫，不可隔月。（2） 根據(jù)合同單價，裝箱單一一對應(yīng)開具開票申請單，請務(wù)必注意一份合同對應(yīng)一批號一裝箱單，開票時注意合同編號要標(biāo)注在備注欄，規(guī)格型號嚴(yán)格按照

23、合同上所簽訂的規(guī)格型號（女士套裝/男士套裝/針織裙等），單價要區(qū)分含稅單價或不含稅單價，價格萬不可錯。出庫單號需一一標(biāo)注在開票申請單上。（3） 開票申請單，合同，裝箱單及倉庫出庫單一并交接財務(wù)，財務(wù)開具增值稅發(fā)票后，發(fā)票聯(lián)，退稅聯(lián)兩聯(lián)復(fù)印一份留底，正本件順豐快遞香港同事，并將順豐快遞單號，發(fā)票號碼一一電郵香港同事。注意事項：JPA客對開具增值稅發(fā)票要嚴(yán)格要求，品名，規(guī)格型號，合同號需一一標(biāo)明不可錯。注意倉庫出庫單，購貨單位為：上海睿盈貿(mào)易有限公司，一定要注意不是香港肇豐針織有限公司。簽收回單，VAT發(fā)票需全部寄香港同事用于結(jié)算。增值稅發(fā)票財務(wù)開具后，需第一時間用順豐速遞快遞給香港，不可拖延。每

24、走一批貨，及時更新臺帳匯總。（三） JPA單合同簽訂根據(jù)香港同事RAYMOND(00852-24016406)電郵有關(guān)合同單價，與富春江浙江桐廬富霖公司/康寧公司簽訂合同。注意合同號自行編號，如TF-FU20150001（富春江）TF-KANG20150001(康寧)以此類推，合同號不可重復(fù)。有關(guān)合同內(nèi)容請根據(jù)生產(chǎn)單來完善：生產(chǎn)單號，款號，貨號，貨物描述，重量，針數(shù)，原料，銷貨條件，價格，交貨日期。一式兩份發(fā)富春江，一并抄送香港有關(guān)同事（船務(wù)部BETTY,RAYMOND,KATTY,營業(yè)部JUDY,JAYL,財務(wù)部ANNA, Stephen），對方簽字蓋章回傳寄出，收到后申請用印申請交領(lǐng)導(dǎo)審批

25、，簽字蓋章復(fù)印一份留底，正本件一份交接財務(wù)，一份順豐速遞富春江/康寧，并電郵告知具體順豐快遞單號。四、TF代KW加工開具增值稅發(fā)票1、 有關(guān)TF代KW代加工，需開具含17%增值稅發(fā)票。根據(jù)生產(chǎn)單號，完成工序，泰豐發(fā)貨數(shù)量，港惠收貨數(shù)量，海關(guān)備案數(shù)量，香港集團確認(rèn)生產(chǎn)單價，開具開票申請單。請注意單價，香港給出單價為一打含稅單價，請/12折算為1件含稅單價。2、 并電郵通知將確認(rèn)開票數(shù)，生產(chǎn)單號兩欄發(fā)生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫辦理入庫出庫手續(xù)。入庫在前出庫在后，當(dāng)月開票當(dāng)月出庫，不可隔月。3、 通知倉庫出出庫單，簽字并帶回白聯(lián)，請注意出庫單容易出錯地方：購貨單位為惠東縣港惠針織有限公司，不是香港肇豐針織

26、有限公司。請根據(jù)開票申請單按照順序一一對應(yīng)出庫單，并將出庫單號標(biāo)注在開票申請單上。4、 開票申請單，出庫單，香港電郵有關(guān)單價一并交接財務(wù)，財務(wù)開具增值稅發(fā)票，發(fā)票聯(lián)，退稅聯(lián)復(fù)印一份留底，正本件寄港惠針織有限公司財務(wù)部黃國英318）收，并將順豐速遞單號，發(fā)票號碼電郵給對方，告知對方注意查收。注意事項：香港確認(rèn)單價為每打單價，開票申請時注意折算為每件單價。電郵通知生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫辦理入庫出庫手續(xù)只需列明生產(chǎn)單號及最終確認(rèn)開票數(shù)，其他一并刪除。出庫單購貨單位為：惠東縣港惠針織有限公司。五、 KW等外發(fā)廠代TF加工： KW，新源通，南方等外發(fā)廠代TF加工，需TF簽訂合同

27、，確定單價，確定加工工序。請注意代加工工序不一樣，單價不一樣。代加工單價由香港確定，生產(chǎn)單號及加工數(shù)量等信息需與我司生產(chǎn)部核對，生產(chǎn)部核對無誤后，告知財務(wù)部。最終再與出口數(shù)量比對，差數(shù)標(biāo)記出來。請注意：此單價為每打單價。合同簽訂后，第一時間發(fā)香港集團。六、瑪莎單操作流程： 1、 根據(jù)PO單截倉期追生產(chǎn)進(jìn)度，告知KW及TF生產(chǎn)部此單截倉期，最遲落貨期。2、 安排進(jìn)倉。貨物OK后，電郵通知生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫等入庫出庫，安排進(jìn)倉。PO單截倉期為死期，貨物進(jìn)倉日期必須在截倉期之前，故最終落貨日期須至少提前兩天，最晚截倉期前一天發(fā)貨，不得推遲。否則客倉收到貨后，簽收回單上顯示簽收日期晚于截倉期會扣款。

28、3、 截倉文件包括HANGING PACKING LIST, DELIVERY NOTE - M&S Shanghai .PRE-ALERT FOR GOODS ARRIVAL及PO，PN單，5份資料一式兩份，一份交貨倉，一份簽收帶回，請務(wù)必與快遞公司交接清楚。4、 貨物進(jìn)倉后，簽收回單到廠后，掃描一份給香港集團WYNNIE,阿平，阿輝，RAYMOND，自己留檔原件。5、 根據(jù)PO開票申請開具增值稅發(fā)票單，附上PO，倉庫出庫單，簽收回單交接財務(wù)。6、 所有VAT文件交接上?，斏虡I(yè)有限公司財務(wù)孫8002，地址：上海市靜安區(qū)南京西路863號瑪莎百貨6樓。整套V

29、AT文件包括：PO確認(rèn)書一份，增值稅發(fā)票正本件一份，復(fù)印件一份，PACKING LIST一份，簽收回單COPY件一份。注意事項：所有瑪莎單生產(chǎn)數(shù)量必須嚴(yán)格按照PO確認(rèn)單所簽訂的數(shù)量為準(zhǔn)，不可多也不可少，否則不予出貨。PO確認(rèn)單截倉期為死期，不可推遲。倉庫出庫單供貨商必須為上海瑪莎商業(yè)有限公司，注意不可為香港肇豐針織有限公司。六、 KW代TF出口單操作(一)、KW代TF出口衫片香港電郵通知由KW代TF出口衫片，確定單價，追香港衫片合同，報關(guān)資料與JPA出口單報關(guān)資料一樣：合同，發(fā)票，裝箱單，載貨清單。報關(guān)單OK后，將裝箱單，報關(guān)單發(fā)生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫安排入庫，出庫。貨清關(guān)OK后，準(zhǔn)備出口落貨發(fā)

30、票及與香港正式合同發(fā)香港船務(wù)部，生產(chǎn)部，財務(wù)部以備留檔結(jié)算。（二）、KW代TF出口成品（JP單）香港電郵通知由KW代TF出口JP成品，我們提供單價給KW報關(guān)部李弘樂，請注意：金額超過一定數(shù)額，必須提供財務(wù)部出口退稅用的出口發(fā)票，港惠海關(guān)出口需核查。以及生產(chǎn)此批單所購買的原料的增值稅發(fā)票，供海關(guān)查驗。報關(guān)資料包括：合同，發(fā)票，裝箱單。若公路運輸，則有在貨清單，若水路運輸，則是提單。水路運輸需有LOAD PLAN及相關(guān)拖車公司費用發(fā)票，及報關(guān)發(fā)票，由泰豐付，具體報價單請與香港船務(wù)部BETTY,RAYMOND（00852-24046402/6406）確認(rèn)，需提供相對應(yīng)的對賬單，收費明細(xì)，并由此打報告

31、申請匯款。貨清關(guān)后，報關(guān)單及裝箱單明細(xì)（注意成品有裝箱單明細(xì)）裝箱單請與KW蔡志偉521）聯(lián)系，發(fā)生產(chǎn)部，營業(yè)部，倉庫安排入庫出庫。并準(zhǔn)備出口落貨發(fā)票發(fā)香港船務(wù)部，生產(chǎn)部，財務(wù)部留日后結(jié)算。注意事項：所有單當(dāng)月出口，當(dāng)月開票，不可隔月。切記切記！八、飛機單走貨操作（一）、接香港通知飛機單走貨，安排訂艙。訂艙前，請與香港指定的船公司聯(lián)系，了解訂艙托書及流程。APLL需要在網(wǎng)上訂艙，一單一合同一訂艙單，步驟較繁瑣，需根據(jù)網(wǎng)站上的流程一步一步操作。訂艙OK后，有訂艙編號，憑借訂艙編號取進(jìn)倉通知書。每家船公司訂艙要求不一樣，丹馬士船公司只需托書即可。（二）、訂艙OK后有進(jìn)倉

32、通知書，憑借進(jìn)倉通知書安排貨物進(jìn)倉。進(jìn)倉通知書上有截倉日期，請務(wù)必保證截倉日期之前貨物已進(jìn)貨倉。進(jìn)倉需找有資歷的進(jìn)倉公司安排進(jìn)倉，進(jìn)倉OK后有進(jìn)倉憑證，且需支付進(jìn)倉費用，進(jìn)倉費用憑進(jìn)倉發(fā)票另行報銷。進(jìn)倉地址為船公司指定貨倉，必須進(jìn)倉到指定貨倉。（三）、有貨代可安排報關(guān)，有貨代需自行報關(guān)。根據(jù)不同的要求安排報關(guān)。后續(xù)事宜與JP單正常出口事宜一樣，需開銷售發(fā)票等后續(xù)手續(xù)。九、日常工作1、 每月5號報送海關(guān)數(shù)據(jù)至國稅局。步驟：登錄“中國電子口岸系統(tǒng)”進(jìn)入系統(tǒng)密碼82738339出口收匯數(shù)據(jù)報送選擇報送截圖另存為當(dāng)月數(shù)據(jù)打印交財務(wù)全部選中數(shù)據(jù)確定向國稅局報送報送成功。2、 每月5號統(tǒng)計上個月進(jìn)、出口、

33、內(nèi)銷所產(chǎn)生的費用，交接財務(wù)。費用表格需統(tǒng)計上個月訂艙費，進(jìn)口、出口報關(guān)報檢拖車手續(xù)費，進(jìn)口關(guān)稅、增值稅，內(nèi)銷運費。3、 每月10號交接報關(guān)單退單給財務(wù)（即報關(guān)單退稅聯(lián)）。退單為出口報關(guān)單退稅證明聯(lián)，附上相對應(yīng)的LOAD PLAN裝柜次序表及B/L提單，KW代出口單附上載貨清單?，F(xiàn)需進(jìn)去電子口岸出口退稅數(shù)據(jù)查詢結(jié)關(guān)報關(guān)單查詢右邊頁面出口日期選擇當(dāng)月如2015050120150530，注意時間間隔不能超過30天。查詢出當(dāng)月一共多少筆報關(guān)單，出口日期，報送日期等信息，截圖出來一一比對。再進(jìn)入出口收匯報關(guān)單核銷聯(lián)打印輸入當(dāng)月需打印的報關(guān)單與退稅信息比對，出口匯總信息比對。在報關(guān)單核銷聯(lián)出口日期用紅色筆

34、標(biāo)注出口報關(guān)單退稅聯(lián)出口日期，交接財務(wù)。4、 每月15號進(jìn)口臺帳匯總，出口臺帳匯總，內(nèi)銷臺帳匯總交接財務(wù)。每進(jìn)口一批貨，出口一批貨，內(nèi)銷一批貨一定要及時更新臺帳匯總，完善臺帳信息。5、 每月25號將當(dāng)月1-25號所有出口報關(guān)單預(yù)錄入單交接財務(wù)。請注意報關(guān)單預(yù)錄入單有自出及港惠代出，一定要統(tǒng)計準(zhǔn)確當(dāng)月出口（TFFOB）所有報關(guān)單預(yù)錄入單交接財務(wù)，不可影響開票。報關(guān)單預(yù)錄入單所對應(yīng)的生產(chǎn)單號，件數(shù)一一標(biāo)明。6、 每月30號進(jìn)口臺帳匯總，出口臺帳匯總，內(nèi)銷臺帳匯總交接財務(wù)，25-30號出口報關(guān)單預(yù)錄入單交接財務(wù)。30號所交報關(guān)單預(yù)錄入單是指25-30號所出口的單，當(dāng)月報，不可隔月，一定要及時追報關(guān)單

35、預(yù)錄入單。7、 去淮安市水門橋中行9號窗口取稅單。乘車路線：公司炎黃路口乘坐206至漣水汽車站，從漣水汽車站坐淮漣專線至淮安汽車站，出淮安汽車站后至馬路對面乘坐1號公交車至水門橋站下車，馬路對面即為水門橋中行，對公9號窗口找翟玲玲（83914416/83914415）8、 每月月底統(tǒng)計當(dāng)月出口，開具出口落貨發(fā)票簽字蓋章寄至香港集團船務(wù)部BETTY(00852-24016402)，用于結(jié)算。9、 每月25日，30日進(jìn)入電子口岸系統(tǒng)，打印出當(dāng)月出口（自出、港惠代出口）銷售報關(guān)單收匯核銷聯(lián)。電子口岸操作員卡插入讀卡器，鏈接電腦進(jìn)入中國電子口岸網(wǎng)頁點擊進(jìn)入輸入密碼82738339出口收匯報關(guān)單收匯核銷

36、聯(lián)打印輸入需打印的報關(guān)單號條件設(shè)定在需要打印的報關(guān)單號后面打勾直接打印便可。每個月匯總當(dāng)月所有出口單，不可隔月。切記切記！不可隔月銷售開票！當(dāng)月出口當(dāng)月打印交接財務(wù)。并附上相對應(yīng)的LOAD PLAN，BL,設(shè)備交接單，合同，海關(guān)電子放行通知書。10、 每個月25日上報下個月的資金計劃給葉敬猛。請注意，發(fā)票必須報銷入賬。十、可能出現(xiàn)的異常情況及處理方法1、 進(jìn)口單價海關(guān)估價，海關(guān)審單有疑問。處理方法：針對海關(guān)所提出的疑問，當(dāng)場解答，若還有疑義，將大合同及情況說明蓋章交海關(guān)。有關(guān)常見問題（單價，申報要求）請參考之前的情況說明。所出每份情況說明必須交領(lǐng)導(dǎo)審閱，領(lǐng)導(dǎo)批示沒有問題后，方可申請用印正本件交

37、海關(guān)。2、 進(jìn)口毛料到廠后，倉庫發(fā)現(xiàn)短缺處理方法：毛料到廠倉庫發(fā)現(xiàn)短缺，第一時間聯(lián)系生產(chǎn)部及香港同事，咨詢處理方法，是否接受溢短裝條款內(nèi)短缺，若接受，要求倉庫補打入庫單；若不接受，要求對方補毛（香港電郵指示）。3、 進(jìn)口短缺毛料補毛來毛與之前短缺毛料不符處理方法：實際補毛與之前短缺毛料不符，色號/缸號/支數(shù)/數(shù)量等不符，需將之前短缺毛料所補打入庫單部分做紅字退庫沖賬抵消，再將實際補毛錄入至收料通知。多余毛料（不需付款）入虛倉，（需付款）入實倉。請注意區(qū)分對方缸號/色號與我司缸號/色號，一一對比并換至我司毛料資料入倉。4、 出口旺季貨柜緊缺處理方法：旺季貨柜緊缺，請?zhí)崆拔逄祛A(yù)約車隊提柜，若個堆場

38、貨柜緊缺嚴(yán)重，立即聯(lián)系船代WWLL要求指定貨柜，拿到指定密碼后立即交車隊提柜。自己也可聯(lián)系上海各堆場箱管，隨時聯(lián)系貨柜動向。實在搞不定，請車隊幫忙到堆場預(yù)留貨柜，此操作會產(chǎn)生異常費用，不到萬不得已不可操作，須向領(lǐng)導(dǎo)請示。5、 出口來柜有漏洞，有異味，有臟跡處理方法：貨柜到廠后，請第一時間檢查貨柜是否干凈、干燥、無異味、無污跡、無破洞，若出現(xiàn)以上情況，立即聯(lián)系報關(guān)行要求換柜。若時間趕不及，先簡單清掃下，確保不會污染我司貨物的情況下，先裝貨柜，到場站再倒柜。倒柜后的箱號，封號要第一時間更改，并提供給船公司，報關(guān)行，所涉及的所有資料必須重新更改正確資料。6、 出口報關(guān)出錯處理方法：若發(fā)現(xiàn)報關(guān)行沒有嚴(yán)格按照我司所出報關(guān)單報關(guān)，導(dǎo)致報關(guān)資料有誤，影響我司收匯，請要求報關(guān)行刪單重報。若船期趕不及，要求報關(guān)行承擔(dān)一切損失。聯(lián)系香港此次先按照此筆已報關(guān)價格結(jié)算，所損失的部分留置下次增減。請注意：所有進(jìn)口付匯必須按照報關(guān)單上面金額付匯，出口收匯必須按照報關(guān)單上面金額收匯。進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證檔案管理制度1、目的為了規(guī)范進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證的存檔管理，符合中華人民共和國海關(guān)法、中華人民共和國海關(guān)稽查條例等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2范圍適用于本公司進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證檔案管理3存檔項目3.1一般貿(mào)易項下進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證的管理3.1.1存檔內(nèi)容：進(jìn)出口報關(guān)資料（包括進(jìn)出口合同、進(jìn)出口發(fā)票、進(jìn)出口裝箱單、進(jìn)出口