當前會計電算化軟件應用中存在的不足及改進建議

1、當前會計電算化軟件應用中存在的不足及改進建議我國會計工作的科學化、 法制化、國際化、社會化進程已經(jīng)開始，許多重大的改革辦法已經(jīng)實施并取得了顯著成效，這些變化代表了我國會計改革與發(fā)展的方向，其實質就是在逐步實現(xiàn)我國會計工作的現(xiàn)代化。而會計電算化正是我國會計工作實現(xiàn)全面現(xiàn)代化的一項起先 導作用的關鍵性工作。保證會計資料的、合法、完整是當前經(jīng)濟工作的一件大事，也是財務管理工作者的基本職責， 當前，隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，市場經(jīng)濟改革的不斷深化，會計信息的質量受到社會各界的廣泛關注。作為會計核算方式的重大革新，會計電算化己占到國民經(jīng)濟核算比重的一大部分，保證會計電算化工作的順利健康發(fā)展，是確保電算化會計信

2、息合法、完整的基礎，也為推動企業(yè)向更高一級的企業(yè)管理信息化打下良好的基礎。在我國實現(xiàn)會計電算化計程中存在著不少問題及風險，解決人們的思想認識問題； 培養(yǎng)優(yōu)秀的復合型會計電算化人才；加強會計軟件向賬務和管理方面齊頭并進；建立通用、規(guī)范的會計電算化協(xié)議；加強會計信息系統(tǒng)的安全性、保密性；使系統(tǒng)開放并使軟件具有國際水準。一、會計電算化的含義狹義的會計電算化是指以電子計算機為主體的信息技術在會計工作的應用，具體而言， 就是利用會計軟件，指揮在各種計算機設備替代手工完成或在手工下很難完成的會計工作過 程。會計電算化是把電子計算機和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術應用到會計工作中的簡稱，是用電子 計算機代替人工記賬、算賬

3、和報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程，其目的是提高企業(yè)財會管理水平和經(jīng)濟效益，從而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。廣義上來講就是指與會計工作電算化有關的所有工作，包括會計電算化軟件的開發(fā)與應 用、會計電算化人才的培訓、會計電算化的宏觀規(guī)劃，會計電算化制度建設、會計電算化軟 件市場的培育與發(fā)展等。會計電算化是一個人機相結合的系統(tǒng)，其基本構成包括會計人員、硬件資源、軟件資 源和信息資源等要素，其核心部分則是功能完善的會計軟件資源。會計電算化改變了會計核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴大了會計 數(shù)據(jù)領域，提高了會計信息質量，改變了會計內(nèi)部控制與審計的方法和技術，因而推動了

4、會計理論與會計技術的進一步發(fā)展完善，促進了會計管理制度的改革，是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。從表面上來看，會計電算化只不過是將電子計算機應用于會計核算工作中，減輕會計人員的勞動強度，提高會計核算的速度和精度，以計算機替代人工記帳。會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進，它必然會引起會計工作組織和人員分工的改變，促進會計人員素質和知識結構的提高，提高會計工作效率和質量，解放會計人員的時間和精力，促進會計工作職能的轉變，推動會計理論和會計技術的進步，提高整個會計工作水平大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟效益，使會計理論和實務的方方面面都將發(fā)生前所未有的深刻變化。二、我國會計會計電算化發(fā)展階

5、段我國會計電算化工作始于本世紀 70 年代末，至今已走過 30 多年的歷程。會計電算 化從無到有，從簡單到復雜，從緩慢發(fā)展到迅速普及，取得了可喜的成績， 一批民族品牌的 商品化財務會計軟件的發(fā)展更是突飛猛進。 但同時也存在著諸多問題， 阻礙了我國會計電算 化向更深層次發(fā)展。我國的會計電算化在這 30 年中，基本上經(jīng)歷了四個發(fā)展階段：1、第一階段科研試點階段第一階段為 1982 年以前，這一階段屬于起步階段。 1979 年在長春第一汽車制造廠進 行會計電算化試點工作， 1981 年 8 月，中國人民大學和第一汽車制造廠聯(lián)合召開了財務、 會計、 成本應用電子計算機問題的討論會， 會上把電子計算機在

6、會計中的應用簡稱為 “會計 電算化”。這標志著我國會計電算化已經(jīng)起步，并逐步跨入應用階段。2、第二階段自發(fā)發(fā)展階段第二階段是 1983 年到 1988 年，該階段屬于自發(fā)發(fā)展階段。在這個階段里，會計電 算化開始在全國推廣應用， 當時， 全國掀起了計算機應用熱潮， 許多單位也開展了會計電算 化工作。 但此階段， 由于技術上遠遠落后于計算機的發(fā)展和會計變革的形勢的局限性， 使會 計電算化在我國的推進非常緩慢。3、第三階段穩(wěn)步發(fā)展階段第三階段是 1989 年至 1996 年，該階段屬于穩(wěn)步發(fā)展階段。在此階段中，出現(xiàn)了會 計軟件產(chǎn)業(yè)。 1998 年 8 月在吉林召開了我國首屆會計電算化學術研討會， 提

7、出了實現(xiàn)會計 軟件通用化的若干措施， 并將市場機制引進我國會計軟件市場， 極大地促進了我國會計電算 化的發(fā)展。4、第四階段深入發(fā)展階段第四階段為 1997 年以后，屬發(fā)展創(chuàng)新階段。在 90 年代后期，會計電算化經(jīng)歷了會計 軟件向ERP軟件的橫向發(fā)展，使會計軟件成為了 ERP軟件的一部分，初步探索企業(yè)管理一體 化的應用模式，“資金管理、預算管理、成本控制”成為會計軟件重點嘗試的“新三樣”。 在會計軟件的使用上，會計地區(qū)、部門行業(yè)之間發(fā)展很不平衡，沿海地區(qū)普遍使用率較高， 可有的地方才剛剛開始； 在已實施會計軟件的單位中， 大部分單位開發(fā)和應用的是部分會計 核算子系統(tǒng)，其中尤以“老三樣”和單機應用

8、為主，只有很少的單位全部會計核算工作實現(xiàn) 電算化并徹底甩掉手工記賬。 隨著以創(chuàng)新為特征的知識經(jīng)濟時代的到來， 管理型會計軟件大 力發(fā)展是這一階段的主要特點。5、現(xiàn)狀 電子計算機用于會計工作，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理的電算化，即會計電算化在我們周圍已 經(jīng)非常普遍了， 在如今的社會中計算機替代手工記賬，不僅準確而且效率高，節(jié)省人力，所 以許多單位在具備條件后， 逐步甩掉了手工賬， 實現(xiàn)了計算機替代手工記賬的飛躍。 會計電 算化已從傳統(tǒng)單一的會計系統(tǒng)中分離出來， 成為一門綜合多種學科的邊緣學科。 它作為現(xiàn)代 會計的一個分支， 是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要要工具。 隨著我國加入世界貿(mào)易組織， 市場競爭愈 加激烈，企業(yè)

9、應用會計電算化具有重要的戰(zhàn)略地位。三、現(xiàn)行會計電算化軟件應用中的不足1、重技術而忽視軟件的會計功能的提高與拓展 現(xiàn)有的會計軟件就其實質來說 ，是建立在亞當 &8226;斯密的傳統(tǒng)分工理論基礎上的工業(yè) 社會的會計模型 （傳統(tǒng)會計模型） ，盡管它采用的是現(xiàn)代的信息技術。我們應當重視計算機 技術在會計軟件中的充分利用。 但是如果一味重技術而忽視軟件的會計功能的提高與拓展， 便會使會計軟件的發(fā)展受到限制 。例如：目前可用的計算機技術有 ：輸入數(shù)據(jù)方面的條形碼 、 光標閱讀機、觸摸屏、語音聲控系統(tǒng)和影像視頻技術等，在數(shù)據(jù)加工和輸出打印方面可用財會專用機，在信息交換、匯集等方面采用現(xiàn)代通訊技術構成

10、計算機網(wǎng)絡，開發(fā)工具4GL專用語言，使財會軟件開發(fā)者能夠智能化、半智能化地高效開發(fā)應用軟件。這些技術對會計軟件 來說，無異錦上添花，但是，會計師們更需要的是，如何千方百計更準確地獲取他們所需的 各種財務信息。誠如王景新教授所說的： “加強我國會計軟件功能結構的研究 。計算機在我國會計中應 用初期，創(chuàng)建的會計軟件基本功能結構，應用 10 多來變化不大。隨著我國經(jīng)濟體制和財會 制度的改革，已經(jīng)不能完全適應，需要加強研究，創(chuàng)建新的會計軟件功能結構模式”。長期 以來，多數(shù)會計軟件主要以模仿、替代手工核算為主，帳務系統(tǒng)大多從記帳作證輸入開始， 經(jīng)過計算機處理，完成記帳、算帳、報帳等工作，并局限于財務部門

11、內(nèi)部，只是完成事后的 核算反映的功能 。雖然這一模式使許多業(yè)務水平有限的會計人員可“依樣畫葫蘆”，但它卻無法達到事前預測 、事中控制的目的 。同時 ，由于將記帳憑證為入口 ，故只能反映貨幣信息， 不能反映非貨幣信息。在傳統(tǒng)的手工記帳中 ，對于大多數(shù)企業(yè)來說， 其憑證日期的填制是按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或 完成的日期來填制的 ，即按照會計部門取得原始憑證中的日期填制 ，憑證編號的填制則是根 據(jù)日期的先后來編制的，應該說這種做法是比較合理的。然而在目前的多數(shù)財務軟件中，記 帳憑證的編號通常是由計算機自動生成的 ，由于操作員在進行手工輸入記帳憑證時容易造成 憑證日期顛倒 ，即憑證編號大的業(yè)務發(fā)生的時間反而在

12、憑證編號小的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間之 前，因此會造成憑證編號與日期的不同步性 ，不便于憑證的查找和審核 ，也不便于審計工作。2、數(shù)據(jù)安全性、保密性差在計算機特定的工作環(huán)境中，內(nèi)部會計控制只能加強而不能削弱。在一般控制方面，幾 乎所有的會計軟件都通過密碼控制方式， 來進行人員的分工和職能人分割， 通過對應用程序 加以編譯以保證系統(tǒng)運行的安全可靠。在應用控制方面，大部分軟件都能通過屏幕檢查、借貸平衡、重輸入、合理與有效檢驗 等方法 ，來保證所輸入數(shù)據(jù)的正確無誤； 通過業(yè)務時序和數(shù)據(jù)流的控制法保證會計處理嚴格 按照憑證機內(nèi)審核 、登帳、結帳 、報表編制的順序加以進行 ；通過報表之間的勾稽關系檢查、 打印

13、輸出資料的機內(nèi)簽章等方法，以確保所輸出的會計資料的安全可靠。（1） 會計電算化在實際運用軟件過程中也存在著很大風險?，F(xiàn)在市場上開發(fā)出售的會計軟件都有一套相對完整的授權、審批、 用戶身份識別、 操作權限控制等功能，以充分發(fā)揮 電算化會計中崗位互相牽制、 監(jiān)督， 有效保護會計系統(tǒng)的作用。 但許多單位在實際運用軟件 的過程中， 軟件的這些保護功能卻形同虛設， 系統(tǒng)密碼成為公開的秘密， 這是非常危險的做 法。一旦該單位會計信息網(wǎng)絡化公開， 不但任何人都可以通過系統(tǒng)用戶無限制地瀏覽會計信 息、控制會計網(wǎng)絡系統(tǒng)， 更嚴重的會破壞賬務參數(shù)設置及科目體系、修改數(shù)據(jù)庫，使系統(tǒng)陷入癱瘓；另一種情況就是各終端用戶為

14、了便于工作，相互公開密碼，導致會計信息丟失、信 息被篡改等嚴重后果。而有些軟件所謂的加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版，不 能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用，安全性上，更是難如人意，系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲， 或者突然斷電，很難恢復原來的數(shù)據(jù)。（2）在數(shù)據(jù)共享、系統(tǒng)維護、硬件及軟件的維護中也存在著很大的風險。市場經(jīng)濟的發(fā)展推動著越來越多企事業(yè)單位紛紛借助網(wǎng)絡來展示和推介自己，網(wǎng)絡財務帶來了會計系統(tǒng)的開放和數(shù)據(jù)共享。 電算化會計信息資料也以其具有的輔助分析、預測等功能越來越多地為多方共享。 有些單位不注意電算化會計信息共享中應注意的問題， 沒有合理界定共享信息范 圍，或根本就缺乏信息安全意識，

15、共享信息不設數(shù)據(jù)加密等保護性限制辦法（ 包括數(shù)據(jù)的加解密、認證信息的加解密、數(shù)據(jù)鑒定完整性 ） 、訪問控制技術、認證技術、網(wǎng)絡防毒等，造 成會計信息被盜用、信息被篡改、丟失，單位經(jīng)濟活動或商業(yè)秘密、理財秘密被公開、網(wǎng)絡 病毒入侵等后果，加大了會計資料共享的風險。（3）市場上出現(xiàn)的各種會計軟件，其功能均處于不斷完善、開發(fā)、改造和升級之中。 有些單位購買軟件時不注重軟件售后服務， 軟件性能缺乏穩(wěn)定性， 難以適應日新月異、 新業(yè) 務不斷出現(xiàn)的會計工作需要。 系統(tǒng)升級改造前缺乏必要的論證、 考察， 盲目改造或對軟件做 二次開發(fā)，造成新問題不斷出現(xiàn)，給實際會計工作造成麻煩和風險。（4）會計軟件的開發(fā)沒有

16、考慮國際化。隨著經(jīng)濟日趨全球化，對外貿(mào)易不斷增加，國 際間的交流合作不斷增強， 而我國財務軟件還不具備多國語言、 多種貨幣處理能力， 而且在 會計核算和財務管理方面有些不符合國際慣例和國際會計準則等。 還有更深層次的會計文化 問題，使得我國會計軟件不能夠滿足現(xiàn)代跨國企業(yè)經(jīng)營和企業(yè)集團化發(fā)展的需要， 更制約著 我國會計電算化軟件的國際化發(fā)展（ 5）會計數(shù)據(jù)安全保密受到威脅現(xiàn)階段采用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的開放性及其使用環(huán)境的寬松性 ，使會計信息的使用者對 其輸出信息的可靠性難以肯定。 盡管人們對應用程序采用編譯技術加以保護 ，但對于系統(tǒng)安 全保密的實體系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)文件或數(shù)據(jù)庫 ，則放松對其執(zhí)行的軌跡進

17、行記錄和跟蹤 。有 的會計核算軟件中的證、帳、表數(shù)據(jù)庫文件不加保護，只要稍有一點數(shù)據(jù)管理知識的人，便 可輕而易舉地在點狀態(tài)下非法修改這些會計數(shù)據(jù)文件而不留痕跡 。典型表現(xiàn)在根據(jù)審核的記 帳憑證進行帳簿登錄之后 ，在點狀態(tài)下又被非法修改時系統(tǒng)未予拒絕接受； 在編制會計報表 之前，未能對已登帳的帳簿是否被非法改動加以審查，由此導致一些企業(yè)的會計核算系統(tǒng)中 證、帳、表之間嚴重不一致。許多軟件為減少開發(fā)經(jīng)銷商的維護工作量，而未對證、帳、表 之間的勾稽關系設置檢查 。因為如果設置嚴格的系統(tǒng)自檢裝置 ，數(shù)據(jù)在遭受非法修改而導致 系統(tǒng)癱瘓之時，到頭來維護工作又要落在開發(fā)商、經(jīng)銷商身上。因此，盡管電算會計制度

18、中 規(guī)定，要對在存儲在磁性介質或者其他介質上的數(shù)據(jù)文件設置必要的加密或者其他保護措 施，但許多會計軟件都沒有完善這一功能。在許多會計核算軟件中，對證、帳、表的查詢并無設置查詢密碼，這種做法令人擔憂。 根據(jù)會計數(shù)據(jù)的所固有的勾稽關系，用戶全可以通過查詢，從證、帳、表中某一數(shù)據(jù)之間的 相互關系中推出他不應了解的數(shù)據(jù)。有鑒于此，必須設有查詢限制。（6）業(yè)務處理時序控制軟弱表現(xiàn)在憑證登帳、登帳與結帳、各核算模塊的自動轉帳等方面。輸入機內(nèi)的記帳憑證應 當經(jīng)過審核后方準登帳，這一規(guī)定應當是對整批憑證而言。但有的軟件則采用分別處理：將 該批憑證中經(jīng)審核的憑證予登帳 ，而未經(jīng)審核的則留于未登帳的憑證庫之中 。

19、從整個會計期 間來看，這種處理并不影響帳、表正確性。但在某一個較短的時間內(nèi)，由于顛倒了業(yè)務發(fā)生 的時序 ，因而便可能扭曲了帳表數(shù)據(jù)的真實性 。（例如：貨幣資金帳戶可能出現(xiàn)貸方余額） 。盡管電算制度只允許跨年度的月份才作出與之不同的處理 ，但許多軟件卻依然準許用戶 在平時月份中，在上月未結帳的情況下，對本月帳簿進行登錄，這是與會計制度相悖的。3、模塊設計不當，使用控制不嚴許多會計軟件設置“反登帳”、“反結帳”、“取消審核”等功能模塊，與正常執(zhí)行的 “登帳”、“結帳”、“審核”遙相呼應。這種完全迎合用戶需要而不問是否合規(guī)的設計， 至今仍然普遍存在。 而許多軟件的系統(tǒng)使用初始化模塊進行建帳， 但建帳

20、完成后卻沒有當即 封閉，仍然允許日后再次調用。有的軟件對“帳結法”與“表結法”的選用無時間約定，在 年度內(nèi)允許用戶可隨時變換。4、系統(tǒng)內(nèi)外數(shù)據(jù)聯(lián)系松散在會計軟件之中，數(shù)據(jù)聯(lián)系包括 3 個方面內(nèi)容，一是與外單位、外部門的電子數(shù)據(jù)的聯(lián) 系，例如與主管局、其他企業(yè)、會計信息中心、審計、稅務、銀行等單位部門網(wǎng)絡系統(tǒng)的聯(lián) 系；二是指與企業(yè)內(nèi)部各部聯(lián)系，如與人事、生產(chǎn)、銷售等各子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的聯(lián)系；三是指子 系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)聯(lián)系，例如帳務處理子系統(tǒng)中的憑證帳簿、報表之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系，成本核算 子系統(tǒng)中的材料、工資、費用等分配數(shù)據(jù)與總成本、單位成本之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系等。中國軟件 行業(yè)協(xié)會財務及企業(yè)管理軟件分會于1998

21、 年發(fā)布 財務軟件數(shù)據(jù)接口標準 98-001 號，旨在使不同單位使用不同軟件時， 實現(xiàn)其間的數(shù)據(jù)轉換。從國內(nèi)會計軟件開發(fā)商所采用的數(shù)據(jù) 庫和軟件開發(fā)工具來看，大都是 Codebase、FoxBASE、FoxPro、Clipper 、Paradox 、Oracle 、 Informix 、Sybase 、VB、 VC、 Power Builder 、 Delphi 等。盡管對這些平臺和開發(fā)工具所開 發(fā)的會計軟件實行統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口不會有太大問題， 但目前建立標準接口的會計軟件不多 ，這 顯然不利于企業(yè)與外部單位的信息共享； 由于許多企業(yè)的會計軟件自成體系 ，因而存在著與 企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的其他子系

22、統(tǒng)的接口不對稱問題。特別是許多中小型企業(yè)，這一問題尤 為突出；各核算模塊之間彼此分隔，缺乏數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶崟r性、一致性和系統(tǒng)性。5、我國對會計電算化重要性認識不足我國電算化事業(yè)起步較晚，人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。 多數(shù)單位電算化都是應用于代替手工核算， 僅僅是從減輕會計人員負擔、 提高核算效率方面 人手，根本未認識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重性使現(xiàn)有會計提供的信息不能及 時、有效地為企業(yè)決策及管理服務。 同時，在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，更 不用說建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)以及注冊自己的網(wǎng)站， 根本沒能力利用信息技術優(yōu)勢來提高企業(yè) 運作效率。6、財會專業(yè)人員計算機

23、知識的欠缺一般會計人員所掌握的知識、理論僅能滿足手工會計核算，而會計電算化的應用對會 計人員提出了更高的要求。 既要求會計人員要掌握一定會計專業(yè)知識， 還要掌握相關的計算 機知識， 財務軟件的運用技術以及保養(yǎng)和維護。 一般會計人員業(yè)務經(jīng)驗豐富， 但計算機專業(yè) 知識卻很匱乏， 難以勝任用計算機處理會計業(yè)務工作。 表現(xiàn)較為突出的是對財務軟件的應用 辦法掌握的不夠透徹和熟練， 對軟件的認識有局限性， 對軟件運行過程中出現(xiàn)的故障不能及 時排除，導致系統(tǒng)不能正常運行。這個問題已成為企業(yè)快速實現(xiàn)會計電算化的障礙。7、重視賬務功能，忽視管理功能一直以來，我國的會計工作主要從事事后核算，事前的分析預測和事中的控制因計算