基于WORD“樣式”與“域”的畢業(yè)論文排版技巧――OFFIC

1、基于WORD“樣式”與“域”的畢業(yè)論文排版技巧1張梁平目錄引言 (1一、規(guī)范樣式 (1(一 樣式的概念 (1(二 樣式的類型 (2(三 樣式的應(yīng)用 (3(四 目錄與視圖 (3二、頁面設(shè)置 (6(一 分節(jié) (6(二 分頁(Ctrl + Enter (6(三 分段(Enter (6(四 分行(Shift + Enter (7三、頁眉頁腳 (7四、尾注腳注 (8五、其他技巧 (8(一 居中對齊 (8(二 繪圖工具 (9(三 題注標(biāo)簽 (9(四 保存?zhèn)浞?(9結(jié)語 (91本文由重慶工商大學(xué)“高效辦公系列講座”相關(guān)通識課現(xiàn)代數(shù)字化辦公、辦公軟件應(yīng)用、MS-Office組件精講等部分內(nèi)容整理而來。作者簡介

2、:張梁平,副教授,教學(xué)研究方向:辦公自動化、信息管理。引言基于WORD“樣式”與“域”的畢業(yè)論文排版技巧張梁平引言畢業(yè)論文是大學(xué)生完成學(xué)業(yè)的重要組成部分,論文的質(zhì)量關(guān)系著大學(xué)生能否順利畢業(yè)。論文質(zhì)量包括兩個層次的含義:內(nèi)容與表現(xiàn),內(nèi)容是指表達(dá)思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等,表現(xiàn)則是指論文頁面、邊距、字體、字號、段落、目錄、頁眉、頁腳等排版格式。論文的排版,是一個非常費(fèi)時費(fèi)力的工作。如果在寫論文之時,能規(guī)范、科學(xué)的排版,對論文質(zhì)量的提高會起到事半功倍的效果;否則,會給你帶來無窮無盡的痛苦與煩惱。目前,MS-Office軟件的組件Word是廣為使用的論文撰寫、排版平臺,本文

3、將以Word的“樣式”為重點,介紹相關(guān)的排版技巧,希望能起到拋磚引玉的作用。一、規(guī)范樣式眾所周知,Word在文字的排版方面具有卓越的功能。但是,很多人不知道, Word諸多功能的實現(xiàn),必須以“樣式規(guī)范”為基礎(chǔ)條件,否則數(shù)千字、上萬字,乃至于更多文字的長文檔排版就難以實現(xiàn)。因此,正確認(rèn)識樣式,靈活應(yīng)用樣式對于畢業(yè)論文撰寫有著重要的意義。(一樣式的概念有人說,樣式對于排版(主要指長文檔猶如夏天的空調(diào),冬天的暖氣,沒用過的人,覺得沒有空調(diào)暖氣也能過日子,一旦用了,則會生出相見恨晚之感慨。可以說,不懂樣式,不會用樣式,就不能算懂Word,更不能享用Word排版的樂趣。那么,什么是樣式呢?樣式的概念源于

4、格式,它是Word文檔的文本、表格、列表的一套格式特征,屬于同一樣式的文本,意即其字體設(shè)置、段落格式等是完全一致的。用戶可以將一種樣式應(yīng)用于某個段落,或者選定的字符上。比如,本段文字就屬于“正文樣式”的一種,其具體的格式特征可以通過點擊【格式】|【顯示格式】察看:五號宋體,兩端對齊、首行縮進(jìn)2字符,以及節(jié)、版式、頁邊距等具體設(shè)置。而本段標(biāo)題“(一 樣式的概念”,則是標(biāo)題樣式與列表樣式的組合體。一篇文檔內(nèi),樣式往往很多。Word的排版原則是,對于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式,這樣做能大大減少排版的工作量和出錯機(jī)會。如要一次性改變某個樣式的所有文字的格式時,只需修改該樣式即可。比如,

5、要將本文的所有“二級標(biāo)題”,即“引言、樣式規(guī)范”的字體變?yōu)楹隗w,則可以將鼠標(biāo)點向?qū)儆凇岸墭?biāo)題”的任一文字,再鼠標(biāo)右鍵單擊則會彈出【操作選項】的對話框,最下端有“選擇格式相同的文本(S”選項,光標(biāo)移到該處,左鍵確定,文中所有“二級標(biāo)題”即被全部選定;然后,再將光標(biāo)移到【格式】工具,在【字體】下拉列表框中選擇“黑體”,“二級標(biāo)題”的字體即全部調(diào)整為了黑體。可見,使用樣式能減少許多重復(fù)的操作,在短時間內(nèi)排出高質(zhì)量的文檔。樣式之于文檔,猶如溫度之于物體,不存在“有無溫度”的說法,是否適宜而已;也不存在“有無樣式”的說法,是否規(guī)范而已。這是樣式的重要概念。(二樣式的類型按不同的標(biāo)準(zhǔn),樣式有不同的提法。

6、從 格式的角度,可以分為字符樣式和段落樣式;從應(yīng)用的角度,可分為標(biāo)題樣式、正文樣式、列表樣式;從來源的角度,可分為內(nèi)置樣式和自定義樣式。Word本身自帶了許多樣式,稱為內(nèi)置樣式,見左圖。有時候內(nèi)置樣式不能滿足用戶要求,這時可以創(chuàng)建新的樣式,稱為自定義樣式;自定義樣式可刪除,內(nèi)置樣式不能刪除。用戶可以創(chuàng)建或應(yīng)用下列類型的樣式:(1標(biāo)題樣式:頁面視圖下,應(yīng)用了標(biāo)題樣式的段落前有方形小黑點標(biāo)志。標(biāo)題樣式可以分為9級,如標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3標(biāo)題9,它是實現(xiàn)“文檔結(jié)構(gòu)圖、大綱視圖、提取目錄”的基礎(chǔ)。(2正文樣式:可以是字符或圖表等,大綱視圖下,正文樣式所在的段落前面有空心的方形小白點。正文樣式,盡可能

7、簡化,同一性質(zhì)的文字,盡可能同一樣式。(3列表樣式:是實現(xiàn)文檔有序排版的重要手段。在序號與文字間,往往有制表符淺灰色的“ ”出現(xiàn)。更新列表樣式一般是通過【格式】|【項目符號和編號】來實現(xiàn)。當(dāng)把“規(guī)范樣式”移到“頁眉頁腳”后,則其序號將自動由“一”調(diào)整為“三”。標(biāo)題樣式、正文樣式,同一段文字只可能是其中之一;但兩者可以分別與列表樣式結(jié)合,例如,本文的二級標(biāo)題的“一、二、”就是列表樣式與標(biāo)題樣式的結(jié)合體。(三樣式的應(yīng)用樣式應(yīng)用的對象可以是文本,也可以是段落.?；谖谋镜膽?yīng)用,往往是正文樣式;基于段落的應(yīng)用,可以是正文樣式,也可以是標(biāo)題樣式。應(yīng)用樣式首先需要選定對象,通常有三種方式,即:(1光標(biāo)定位

8、于段落任一位置;(2直接選中段落文字;(3選中特定的文本。選中對象后,再按如下步驟操作:(1鼠標(biāo)單擊【格式】工具欄中【樣式】列表框(注:在字體設(shè)置之前, 在下拉列表框中選取合適的樣式名,所選的文字或段落就會應(yīng)用該樣式而重排文字或段落版式。(2默認(rèn)情況下,可用如下快捷鍵來應(yīng)用其相應(yīng)的樣式:按Ctrl+Alt+1鍵應(yīng)用標(biāo)題1 按Ctrl+Alt+2鍵應(yīng)用標(biāo)題2按Ctrl+Alt+3鍵應(yīng)用標(biāo)題3 按Ctrl + Shift + N鍵應(yīng)用正文(3應(yīng)用標(biāo)題樣式后,段落前端就會有黑色小方點,同時會出現(xiàn)“字體加粗、行距加大”的現(xiàn)象?？梢栽谌南鄳?yīng)級別的標(biāo)題均應(yīng)用同一標(biāo)題樣式后,再在大綱視圖下,進(jìn)行后期調(diào)整。

9、比如,本小節(jié)的標(biāo)題“樣式的應(yīng)用”,是“標(biāo)題3”樣式,通過【段落】對話框可以得知,其段前段后均為13磅,行距為1.73倍,如果這不符合論文規(guī)定的格式要求,再選中標(biāo)題文字,重新設(shè)置字體及段落格式;然后,可以通過格式刷的方式,將該標(biāo)題格式應(yīng)用于其他相應(yīng)級別的標(biāo)題上,比如“(四視圖與目錄”。(四目錄與視圖Word文本處理過程中,“頁面視圖”普通人用得最多,其實只知道、或只會用頁面視圖,這是很不夠的,甚至可以說是很初級的。無疑,“頁面視圖”提供了“所見即所得”的最佳效果,是最接近傳統(tǒng)紙質(zhì)文稿撰寫方式的Word視圖。但是Word還提供了諸如“目錄的超鏈接”、“左眼目錄、右眼正文的文檔結(jié)構(gòu)圖”、“化繁為簡的

10、大綱視圖”等功能。當(dāng)然,這些功能的實現(xiàn)必須以“規(guī)范的樣式”文本為基礎(chǔ)。1. 提取目錄,標(biāo)題樣式為基礎(chǔ)畢業(yè)論文要求有目錄,但不少人因為不懂標(biāo)題樣式的應(yīng)用,目錄只得簡單地由論文里各級標(biāo)題拷貝、粘貼而來,頁碼也是后期手工添加。在論文撰寫過程中,由于反復(fù)修改,標(biāo)題與內(nèi)容都會有所調(diào)整,目錄往往需要繁瑣、重復(fù)地提取,至于頁碼就更容易出錯了。如果論文應(yīng)用了規(guī)范的樣式,則目錄的提取將非常簡單與輕松。目錄的提取可分兩步進(jìn)行:1 應(yīng)用標(biāo)題樣式。如前所述,比如本節(jié)小標(biāo)題“提取目錄,標(biāo)題樣式為基礎(chǔ)”,根據(jù)統(tǒng)籌考慮,宜應(yīng)用為“標(biāo)題4”。通常內(nèi)置標(biāo)題樣式不符合論文格式要求,需要手動修改字體、段落、制表位和編號等。調(diào)整方式

11、很多,可在菜單欄上點“【格式】|【樣式】”,列表下拉框中選“【所有樣式】”,點擊相應(yīng)的標(biāo)題樣式,然后點“【更改】”。特別注意:論文的題目可以考慮應(yīng)用“標(biāo)題1”,一級標(biāo)題使用“標(biāo)題2”樣式,二級標(biāo)題使用“標(biāo)題3”,三級標(biāo)題使用“標(biāo)題4”依次類推。2提取標(biāo)題目錄。目錄一般在封面之后,正文之前,單獨成節(jié)。具體做法為:首先在正文前插入一新頁:先將光標(biāo)移到文首(快捷鍵Ctrl + Home,然后插入一個分節(jié)符。再將光標(biāo)移到新頁首行(此時最好在該行按Ctrl+ Shift+ N快捷鍵,將該段文本設(shè)為正文樣式,輸入“目錄”二字,回車(Enter另起一段,再“【插入】|【引用】|【索引和目錄】”,點“【目錄】

12、”選項卡,如果需要提取至“標(biāo)題4”的所有標(biāo)題為目錄,則修改“顯示級別”為4級,其他不用設(shè)置,點擊確定按鈕,Word就會在光標(biāo)所在位置自動生成目錄(含頁碼。若有關(guān)章節(jié)標(biāo)題不在目錄中,肯定是未使用相應(yīng)的標(biāo)題樣式或應(yīng)用不當(dāng),并非Word的目錄生成操作有問題,請檢查相關(guān)章節(jié)的樣式設(shè)置。此后若章節(jié)標(biāo)題發(fā)生改變,或頁碼有變化,只需將光標(biāo)移到目錄處,目錄底紋變灰,再鼠標(biāo)右鍵(或按F9,就可以按照提示,更新目錄即可。注:目錄生成后有時目錄文字會有灰色的底紋,這是Word的域底紋,打印時是不會打印出來的。 2. 撰寫論文,宜用文檔結(jié)構(gòu)圖論文的撰寫,一般都是先列提綱,后寫正文。如果首先把提綱分別應(yīng)用為不同級別的標(biāo)

13、題樣式,再點擊常用工具欄的【文檔結(jié)構(gòu)圖】圖標(biāo),就會看到文檔分為兩個部分:左邊為標(biāo)題,右邊的全文。效果見下: 如此,就可在全局視角下,隨意編輯文字內(nèi)容。將光標(biāo)移到左邊標(biāo)題處,點擊一下就可以到指定的內(nèi)容,從而實現(xiàn)“既見樹木,又見森林”的撰寫模式。3. 修改論文,大綱視圖更靈活Word 2003版本提供了五個視圖模圖,即:頁面、普通、大綱、WEB、閱讀等。Word是使用層次結(jié)構(gòu)(標(biāo)題+正文來組織文檔的,在修改論文時,比如段落調(diào)整,大綱視圖的便捷性是其他視圖無法替代的。 假如需要將本文第一部分內(nèi)容“頁面設(shè)置”移到第三部分“頁眉頁腳”后,頁面視圖下的操作比較麻煩,得用光標(biāo)加Shift鍵,艱難地選定第一部

14、分的全部內(nèi)容,剪切后,再將光標(biāo)移到指定位置,粘貼。在大綱視圖下,操作就非常容易,只要點擊大綱視圖工具欄“顯示級別2”,Word文檔就會只顯示“標(biāo)題2”及以上級別標(biāo)題的內(nèi)容,其他下級標(biāo)題及正文則會隱藏起來。然后只需選中“頁面設(shè)置”行拖到“頁眉頁腳”后,調(diào)整目的就實現(xiàn)了?？梢哉f,靈活地應(yīng)用大綱視圖,可以有效地實現(xiàn)“綱舉目張”的效果。二、頁面設(shè)置Word的功能強(qiáng)大,對于文字的排版,基本上達(dá)到“隨心所欲”的境地,只要能想到的排版效果,一般可以實現(xiàn)。文檔的頁面設(shè)置是排版的基礎(chǔ),一般首先要進(jìn)行頁邊距、紙張、版式的設(shè)置。其中,“版式”設(shè)置有一些特殊的功能容易忽略,比如“奇偶頁不同、首頁不同、應(yīng)用于插入點后”

15、后,應(yīng)注意試試其功能。論文的版面,一般是由封面、目錄、正文組成。封面不需要頁碼,目錄單獨編頁碼。要實現(xiàn)這一要求,需要進(jìn)行頁面的控制與設(shè)置。此處不論及一些特殊的、高難度的要求及操作,擬介紹分節(jié)、分頁、分段、分行的操作及作用。靈活、正確使用“四分”,可以更有效地實現(xiàn)排版要求。(一分節(jié)首先,必須引入“節(jié)”概念。這里的“節(jié)”不同于論文里的章節(jié),但概念上是相似的。節(jié)是一段連續(xù)的文檔塊,同節(jié)的頁面擁有同樣的邊距、紙型或方向、打印機(jī)紙張來源、頁面邊框、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號及腳注和尾注等。分節(jié)操作詳見下圖: 如果沒有插入分節(jié)符,Word默認(rèn)一個文檔只有一個節(jié),所有頁面都屬于這個節(jié)。若

16、想對頁面設(shè)置不同的頁眉頁腳,必須將文檔分為多個節(jié)。(二分頁(Ctrl + Enter顧名思義,分頁符是用來分頁的,分頁符后的文字將另起一頁。論文中各章的標(biāo)題要求新起一頁,放在新頁的第一行,這時就可以使用分頁符。在前一章的最后放置一個分頁符,這樣不管前一章的版面有什么變化,后一章的標(biāo)題總是出現(xiàn)在新的一頁上。顯然不應(yīng)用敲多個回車的方法來把章標(biāo)題推到新頁!這樣做的缺點是顯而易見的。(三分段(Enter段落是Word樣式應(yīng)用及排版的基礎(chǔ),是獨立的信息單位,具有自身的格式特征,如對齊方式、間距和樣式。每個段落的結(jié)尾處都有段落標(biāo)記(一個灰色的拐彎箭頭。敲Enter鍵有兩個作用,一是在光標(biāo)位置插入一個段落標(biāo)

17、記,表示一個段落的結(jié)束;二是另起一行。需要注意的是,在中文排版中,必須注意在【段落】中點擊“首行縮進(jìn)2字符”的操作,切勿簡單地將光標(biāo)移到段前,再按下2個空格,這是很不規(guī)范的,同時也容易出錯。(四分行(Shift + Enter“換行”在Word中,一般稱之為“人工換行”。分行符和敲Enter鍵不同,換行符的前一行和后一行仍然屬于同一個段落,共享相同的段落格式。比如,論文的標(biāo)題如果太長,需要跨行,如果是直接回車,排版固然美觀了,但在后期提取標(biāo)題時就會發(fā)現(xiàn):生成了兩個標(biāo)題,用換行方式,則只會顯示為一個標(biāo)題。在從網(wǎng)絡(luò)上直接拷貝下來的文字,往往存在較多的“換行符”。刪掉這些“換行符”的方法較多,一種較

18、為徹底處理的方式是使用【查找】|【替換】的高級操作,需要輸入“l(fā)”(L的小寫,替換為段落標(biāo)志,則輸入“p”,即可簡單實現(xiàn)目的。三、頁眉頁腳論文排版中,頁眉、頁腳往往有特殊的要求。比如,說同一章的頁面往往采用章標(biāo)題作為頁眉,不同章頁眉不同,要實現(xiàn)這一要求,要求首先分節(jié),然后插入域。(一分節(jié)斷開。1、分節(jié)。先將光標(biāo)移到一章的末尾,再“【插入】|【分隔符】|【分節(jié)符】”,類型選“下一頁”,不要選“連續(xù)”(若有“奇偶頁”不一致的要求,可根據(jù)情況選“奇數(shù)頁”或“偶數(shù)頁”。2、斷開。光標(biāo)移到下一節(jié),就可以看到前后兩節(jié)頁眉是相同的,然后再雙擊頁眉,在彈出的“頁眉頁腳工具欄”上可以看到一個“鏈接到前一個”的“

19、斷開”按鈕(圖像按鈕,不是文字,這個按鈕按下表示本節(jié)頁眉與前一節(jié)相同,如果各章頁眉要求互相獨立,就點擊該按鈕為“彈起”狀態(tài)。(二域與變化。節(jié)與節(jié)的頁眉要求不同,比如,要使本文每一頁的頁眉均顯示當(dāng)前“標(biāo)題2”的文字,規(guī)范做法就是插入“域”,一次性設(shè)置好所有頁眉內(nèi)容,自動采用該節(jié)的標(biāo)題。具體操作為:首先光標(biāo)定位到頁眉中,從菜單選擇【插入】|【域】命令,彈出“域”對話框,在“域名”中選擇“StyleRef”域,并在“樣式名”中選擇“標(biāo)題二”樣式,表示引用“標(biāo)題二”樣式中的文字。單擊【確定】按鈕后,本節(jié)“標(biāo)題二”樣式對應(yīng)的文字就被插入頁眉。在“頁眉和頁腳”工具欄連續(xù)單擊“顯示下一項”按鈕,顯示其他節(jié)的

20、首頁、偶數(shù)頁和奇數(shù)頁頁眉。頁腳的制作方法相對比較簡單。論文頁面的頁腳只有頁碼,要求從正文開始進(jìn)行編號,但是,在正文前還有扉頁、授權(quán)聲明、中英文摘要和目錄,這些頁面是不需要編頁碼的。首先,確認(rèn)正文的第一部分和目錄不屬于同一節(jié);然后,光標(biāo)移到第一部分,點擊“【視圖】|【頁眉和頁腳】”,彈出頁眉頁腳工具欄,切換到頁腳,確?！版溄拥角耙粋€”按鈕處于彈起狀態(tài),插入頁碼,這樣正文前的頁面都沒有頁碼,頁碼從第一部分開始編號。四、尾注腳注參考文獻(xiàn)的標(biāo)注及編號的實現(xiàn),Word也可以自動維護(hù)。首先將光標(biāo)放在引用參考文獻(xiàn)的地方,進(jìn)行“【插入】|【腳注和尾注】”操作,在彈出的對話框中選擇“尾注”,點擊【選項】按鈕,修

21、改編號格式為阿拉伯?dāng)?shù)字,位置為“文檔結(jié)尾”;確定后,Word就會在光標(biāo)的地方插入了參考文獻(xiàn)的編號,并自動跳到文檔尾部相應(yīng)編號處,請你鍵入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的說明。在文檔中需要多次引用同一文獻(xiàn)時,第一次引用此文獻(xiàn)時,需要制作尾注,再次引用此文獻(xiàn)時點“【插入】|【交叉引用】”,“引用類型”選“尾注”,引用內(nèi)容為“尾注編號(帶格式”,然后選擇相應(yīng)的文獻(xiàn),插入即可。圖(表、公式的編號改變時,文檔中的引用有時不會自動更新,可以鼠標(biāo)右擊引用文字,在彈出的菜單中選“【更新域】”。五、其他技巧(一居中對齊顯然,規(guī)范的排版,特別強(qiáng)調(diào)“居中與對齊”,實現(xiàn)的方式很多,比如標(biāo)尺、制表位、對齊方式和段落縮進(jìn)等。但是普通用戶往往了

22、解不夠,做得不好。1、正文文本對齊。文字的對齊有“居中、左對齊、右對齊、分散對齊”等格式。切勿用插入空格的方法來把章節(jié)標(biāo)題推到頁面中間,這種操作是不規(guī)范,因為只有英文單詞間才會有空格,中文文檔沒有空格!點擊格式工具欄上的居中按鈕(或Ctrl + E,才是正確的操作(當(dāng)然,如是完全居中,則該段應(yīng)取消首行縮進(jìn)或懸掛縮進(jìn)格式。 2、表格對齊方式。表格的對齊較為復(fù)雜,共九種方式,如右圖。在表格的排版中,切忌通過增加行或空格的方式來對齊。3、制表符對齊。制表符,是指水平標(biāo)尺上的位置,它指定了文字縮進(jìn)的距離或一欄文字開始的位置,使用戶能夠向左、向右或居中對齊文本行;或者將文本與小數(shù)字符或豎線字符對齊。用戶可以在制表符前自動插入特定字符,如句號或劃線等。默認(rèn)情況下,按一次Tab鍵,結(jié)語Word將在文檔中插入一個制表符,其間隔為0.74厘米。有時候,按Tab鍵后文檔會產(chǎn)生一個灰色箭頭,這實際上是制表符的格式標(biāo)記,格式標(biāo)記還有段落標(biāo)記(拐彎的箭頭、空格(灰色圓點等,格式標(biāo)記在打印文檔時不會顯示出來的。(二繪圖工具論文中會用到很多圖表,強(qiáng)烈建議論文撰寫者分清論文中的圖形和表格,表格可以使用Word提供的工具進(jìn)行編寫,很簡單,這里就不再贅述了?？驁D和流程圖的編輯,請認(rèn)真琢磨一下繪圖工具欄與圖片工具欄,多試試兩者所提供的工具,熟練掌握使用技巧,對于圖形