協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)doc

1、協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)摘要:近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化OA, Office Automation系統(tǒng)得到廣泛的應(yīng)用，辦公自動化是七十年代中期發(fā)達(dá)國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響的背景下，發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。它的基本任務(wù)是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使人們借助各種設(shè)備解決對一部分辦公業(yè)務(wù)的處理，達(dá)到提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，方便管理和決策的目的。隨著以計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)為代表的信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化在企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營活動中發(fā)揮著越來越重要的作用。從20世紀(jì)80年代中期發(fā)展至今,已經(jīng)經(jīng)歷了以個人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志的辦公系統(tǒng)及以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技

2、術(shù)為主要特征的兩代辦公系統(tǒng)。該系統(tǒng)利用JSP開發(fā)動態(tài)頁面的優(yōu)勢和功能強(qiáng)大的J2EE構(gòu)建基于B/S模式的辦公系統(tǒng)，幫助企業(yè)采取正確的行動，避免重復(fù)錯誤和重復(fù)工作，使企業(yè)提高整體業(yè)務(wù)水平。關(guān)鍵詞：OA， 企業(yè)信息化， JSP1 辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計框架1.1系統(tǒng)的設(shè)計原則(1)創(chuàng)新、成熟性原則系統(tǒng)設(shè)計必須把握計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)發(fā)展的方向，采用先進(jìn)成熟的體系結(jié)構(gòu)，保證技術(shù)領(lǐng)先，技術(shù)創(chuàng)新以便保證系統(tǒng)性能和生命力。(2)先進(jìn)、開放性原則系統(tǒng)集成中采用的各種軟、硬件技術(shù)和產(chǎn)品都必須遵循現(xiàn)有的各種國際標(biāo)準(zhǔn)或工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以便根據(jù)需要充分選擇合適的相互兼容的產(chǎn)品，保證系統(tǒng)具有良好的互操作性。(3)可擴(kuò)

3、展性原則隨著辦公業(yè)務(wù)處理需要的不斷提高，網(wǎng)絡(luò)上的信息流量將不斷增加，這就要求信息系統(tǒng)必須能夠擴(kuò)展規(guī)模，實現(xiàn)平滑升級。(4)實用性原則突出系統(tǒng)的實用性、經(jīng)濟(jì)性，貫穿系統(tǒng)是為辦公、管理服務(wù)的主導(dǎo)思想，做到系統(tǒng)功能具有針對性，系統(tǒng)界面簡潔友好，易學(xué)易用，可操作性強(qiáng)。(5)可維護(hù)和可管理性原則便于集中對系統(tǒng)上的設(shè)備進(jìn)行管理、培植、監(jiān)控、報瞥處理、會話控制、性能分析、故障隔離、故障恢復(fù)、盡量縮短維護(hù)時間。(6)可靠性原則系統(tǒng)的設(shè)計要充分考慮到可能出現(xiàn)的問題，以便采用各種技術(shù)，盡可能減少系統(tǒng)故障，保證系統(tǒng)具有良好、持續(xù)的運(yùn)行性能。(7)可用性原則不能因為系統(tǒng)中某一設(shè)備的故障，導(dǎo)致關(guān)鍵應(yīng)用終止。系統(tǒng)必須具有

4、容錯能力，當(dāng)某一部分因故障不能工作時，數(shù)據(jù)不能受到損壞和污染。(8)安全性原則確保系統(tǒng)信息安全，系統(tǒng)要能提供嚴(yán)密的身份驗證、訪問控制、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密、密鑰管理等安全機(jī)制， 確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。1.2系統(tǒng)的需求分析論文提出了一種針對中小型企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)，此系統(tǒng)是在Windows2000平臺上開發(fā)的以公文流轉(zhuǎn)為核心的自動化辦公系統(tǒng)，此辦公自動化系統(tǒng)建成后將實現(xiàn)如下目標(biāo):1)提供面向全單位工作人員的具有對公文的收、發(fā)、辦管為一體的公文管理系統(tǒng)，使辦文人員能動態(tài)實時跟蹤文件的辦理情況。2)為領(lǐng)導(dǎo)閱示批示、簽發(fā)文件、部門閱辦文件、會簽文件提供一種快速方便的電子辦公手段，并能使領(lǐng)導(dǎo)、主辦部

5、門、文書準(zhǔn)確地了解文件的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，便于文書督促文件的辦理，提高辦文效率。3)提供領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程辦公功能、實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的遠(yuǎn)程郵件收發(fā)、閱文批示和文件簽發(fā)。4)為企業(yè)各部門的工作人員提供快速方便的檢索手段，用戶只需在各自的工作站上而不必到文書或檔案室就能檢索所需文件。5)提供日常信息的多種發(fā)布方式，實現(xiàn)信息的編輯、制作、發(fā)布一體化。6)提供面向秘書和領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)日程安排系統(tǒng)，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)日程安排的審批、查詢、歸檔一體化。7)提供面向會議管理人員的會議管理系統(tǒng)，實現(xiàn)會議的申請、會議資源的預(yù)定、會議日程的安排、會議文件的發(fā)文、會議通知的發(fā)布以及會議紀(jì)要的審批、會議歷史記錄查詢一體化的會議管理系統(tǒng)。8)提供面向每個工作

6、人員的個人辦公管理系統(tǒng)，實現(xiàn)個人從日程安排、文件草擬、到Internet瀏覽服務(wù)等全面的辦公事務(wù)管理。1.3系統(tǒng)的設(shè)計目標(biāo)對廣大用戶來講，系統(tǒng)界面友好，操作簡單，易學(xué)易用是非常重要的。此辦公自動化系統(tǒng)從設(shè)計上要達(dá)到如下目標(biāo):1)建立一個功能豐富、操作簡單的OA系統(tǒng)，充分利用Intranet技術(shù)使系統(tǒng)的全部功能都可以在WWW瀏覽器內(nèi)進(jìn)行操作。2)滿足部門領(lǐng)導(dǎo)高效率處理日常事物的工作需要，有效地協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)順利地完成各項工作。3)采用合理的工作臺流程方式處理影響工作效率的各個環(huán)節(jié)，最大限度地避免人工傳送實物的工作。4)為部門間實現(xiàn)真正的協(xié)同工作提供保證，擺脫多個部門協(xié)作時經(jīng)常出現(xiàn)的互相等待的狀況。

7、總的來說是為中小型企業(yè)提供一套高效的辦公解決方案，構(gòu)建現(xiàn)代化的信息平臺。在此平臺上通過協(xié)作，提高資源利用率和工作效率，規(guī)范各部門的辦公行為，實現(xiàn)資源共享。1.4 系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)設(shè)計論文研究的基于Web的辦公自動化系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)體系采用了Browser/Server C瀏覽器/服務(wù)器)結(jié)構(gòu)，最終用戶界面統(tǒng)一為瀏覽器，應(yīng)用系統(tǒng)全部在服務(wù)器端，是標(biāo)準(zhǔn)的三層結(jié)構(gòu)體系，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)完全采用國際互聯(lián)網(wǎng)的標(biāo)準(zhǔn)， 系統(tǒng)負(fù)載輕，開放性好，系統(tǒng)維護(hù)升級方便，使辦公用戶的操作更簡單。2 辦公自動化系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計2.1系統(tǒng)組成根據(jù)分析設(shè)計本系統(tǒng)共分為五個大的模塊:公文管理子系統(tǒng)、文檔管理子系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)日程安排子系統(tǒng)、個人辦公管

8、理子系統(tǒng)、系統(tǒng)管理子系統(tǒng)。如圖2-1所示：2.2 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計2.2.1 公文管理子系統(tǒng)公文管理可以分為收文管理和發(fā)文管理兩大部分，收文管理又分為行政收文和黨組收文，發(fā)文管理分為行政發(fā)文和黨組發(fā)文;收文管理主要完成的工作有收文登記、傳閱登記、領(lǐng)導(dǎo)批示文件、部門傳閱文件、催辦文件、收文查詢、收文統(tǒng)計、收文薄、辦文單的打印等;發(fā)文管理完成的工作有文件擬稿、發(fā)文登記、會簽登記、文件會簽發(fā)文制版、發(fā)文蓋章、發(fā)文查詢統(tǒng)計等。(1)收文管理業(yè)務(wù)描述:收文管理主要對外來公文進(jìn)行登記和處理，包括簽收、登記、擬辦、審定(批示)、分送傳閱、統(tǒng)計、查詢、催辦、備份、歸檔等。在登記收文過程將登記后的收文送領(lǐng)導(dǎo)批示

9、或閱讀，處理結(jié)束后將文件進(jìn)行歸檔。管理人員可以對收文處理全過程進(jìn)行監(jiān)督、催辦，也可以隨時打印文件流程跟蹤表及其所有領(lǐng)導(dǎo)的批示意見。功能描述:收文管理是面向單位領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、各部門有關(guān)人員多個層次，以辦公室為中心對收文處理的全過程進(jìn)行計算機(jī)的輔助管理。徹底改變過去人工傳遞紙章文件進(jìn)行文件的批辦流轉(zhuǎn)的傳統(tǒng)做法，實現(xiàn)網(wǎng)上無紙辦公，同時支持異地遠(yuǎn)程上網(wǎng)辦公;大大加快公文的流轉(zhuǎn)，提高辦公效率。系統(tǒng)主要功能包括:1)來文登記2)來文擬辦收文文書在登記完畢后，將來文發(fā)送到擬辦主任處擬辦該文，并由主任送批示領(lǐng)導(dǎo)、主辦單位和傳閱單位。3)領(lǐng)導(dǎo)批示公文根據(jù)擬辦意見發(fā)送到相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)處，領(lǐng)導(dǎo)在閱文后填寫批示意見，之后

10、可以退還收文處，由機(jī)要文書負(fù)責(zé)傳送其它部門辦理，也可以直接送其他部門辦理。4）、部門傳閱 對于閱件在傳送到主辦部門后，部門領(lǐng)導(dǎo)可以決定該文在本部門內(nèi)的傳閱人員，并送部門內(nèi)人員閱辦。5)主辦部門承辦對于辦件在傳送到主辦部門后，部門領(lǐng)導(dǎo)批示主辦意見，也可以責(zé)成本 部門內(nèi)相應(yīng)的人員批示該文。6)催辦公文在流轉(zhuǎn)過程中，如有逾期未辦的，管理員(機(jī)要文書)可以發(fā)送催辦單催辦該文。7)來文移交 公文在辦理完畢后將移交公文檔案，該移交內(nèi)容包括公文正文、附件和處理的全過程記錄(擬辦意見、處理意見、催辦記錄等).8)查詢、統(tǒng)計根據(jù)需要系統(tǒng)提供收文簿、收文處理單、收文正文和相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的報表打印功能。(2)發(fā)文管理

11、業(yè)務(wù)掐述:發(fā)文管理主要處理來文轉(zhuǎn)發(fā)和內(nèi)部制發(fā)的公文。用戶在公文起草數(shù)據(jù)庫中起草文稿，提交并進(jìn)入流程后，文件在發(fā)文流程中流轉(zhuǎn)，其中樞紐人員可以根據(jù)發(fā)文需要讓文件進(jìn)入串行或者并行的會簽流程，流程結(jié)束后可以形成紅頭文件并蓋章，也可以返回到起草人，在整個過程中，審批人員可以隨時查看、打印流程跟蹤表。系統(tǒng)要完成的功能有:1)擬稿，主辦部門擬稿人編輯發(fā)文原文、填寫發(fā)文稿紙中的發(fā)文單位、擬稿日期、主辦部門、擬稿人、發(fā)文類型、緊急程度、頁數(shù)、標(biāo)題、主題詞、正文、附件等內(nèi)容。2)核稿，擬稿人擬完稿件后進(jìn)入核稿階局、包括兩種情況:在部門內(nèi)核稿;秘書和領(lǐng)導(dǎo)核稿。3)簽發(fā)，秘書送文給單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行發(fā)文簽發(fā)。4)給文號，

12、稿件在簽發(fā)后送文書處，文書選擇該文字號，系統(tǒng)將自動給出其發(fā)文文號。5)成文，在給完文號后，稿件本送到打印室印制，印制完畢的公文交公文處用印。6)發(fā)文，發(fā)文包括兩種:電子公文和紙質(zhì)公文。文件形成后，由公文處登記分發(fā)。7)發(fā)文移交，發(fā)文在成文后，年終由總文書將發(fā)文原稿及正式文件副本一同移交文書檔案并自動立卷。8)統(tǒng)計查詢，提供發(fā)文的多種指標(biāo)查詢及各種報表如:擬稿單、發(fā)文簿等單據(jù)的打印等。2.2.2文檔管理子系統(tǒng)(I)業(yè)務(wù)描述：檔案管理業(yè)務(wù)包括檔案資料的接收征集、整理、編目、保管、鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、利用管理等工作。對于公文檔案，首先是檔案資料的收集、整理、立卷，文檔的立卷是以年為單位，在一年終結(jié)時，收

13、集一年的文件，包括單位發(fā)文、收文、傳真、函件、各部門收發(fā)文，上年遺漏文件或上年無批復(fù)的請示文件等，根據(jù)各文件的內(nèi)容確定其去向:歸檔、保存、清退、銷毀。對歸檔的文件給定文件的保管期限和分類號。然后按部門或分類組卷331就立卷部門而言目前有以下三種方式:部門文書組卷:檔案部門集中編目;總文書立卷:交檔案部門保管;檔案部門統(tǒng)一立卷。立卷部門不一樣，立卷原則也不一致，同時，不同的單位其案卷的排架方式、檔號的格式也不一樣。(2)業(yè)務(wù)流程公文檔案的業(yè)務(wù)流程如圖4-6所示：(3)功能描述檔案管理系統(tǒng)在辦公自動化系統(tǒng)中應(yīng)具有的功能如下:1)自動組卷的功能對文檔而言，應(yīng)具有自動立卷或輔助立卷的功能。自動立卷前，

14、應(yīng)對本年度的公文進(jìn)行合法性檢查，對不滿足立卷要求的公文提醒用戶修改或作不歸檔處理。詳見公文管理。2)打印的功能打印出檔案部門所需的各種規(guī)格的報表，其規(guī)格參見相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。其中有案卷外封面、案卷內(nèi)封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、總目錄、分類目錄、著錄卡片、專題目錄、全引目錄、移交、銷毀、接收清冊等等。其標(biāo)準(zhǔn)有的是國標(biāo)，有的是行標(biāo)、有的是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在選定的數(shù)據(jù)庫中按“打印”按扭，可選擇要打印的項目或報表，選中后可以直接打印，也可以先預(yù)覽后打印或者只預(yù)覽不打印.3)統(tǒng)計的功能可以按時間、類別、保管期限統(tǒng)計。要求統(tǒng)計口徑相對靈活、多樣。提供常用的統(tǒng)計口徑，用戶也可以根據(jù)需要指定自己的統(tǒng)計口徑。4)查詢的功能檔

15、案保存的目的是提供查詢，因此要求有較靈活的查詢，可以提供多途徑的查詢，可以作全文搜索和只做指定范圍的搜索，對不在館內(nèi)的檔案提供去向和下次進(jìn)館的時間。如移交出館(室)提供移交的時間和接收方名稱;對己外借的檔案提供借出的時間和應(yīng)歸還的時間;對己銷毀的檔案提供銷毀的時間等等.查詢時可以用瀏覽的方式顯示，只顯示概要信息，也可以顯示一個文檔的詳細(xì)信息。預(yù)先提供常用的檢索途徑，對不同的檔案有不同的檢索途徑，如文檔可以預(yù)置主題詞、文號、標(biāo)題、成文日期的范圍等檢索途徑。同時提供按任意條件組合的檢索。檢索后可以即時打印出調(diào)卷單，同時向檔案部門提交調(diào)卷申請。對己外借的檔案也可以向檔案部門提出調(diào)卷申請，檔案部門收到

16、調(diào)卷申請后，在該卷(件)檔案歸還時，向申請人發(fā)出受理答復(fù)，通知調(diào)卷人借閱檔案.對檢索后直接閱讀文件內(nèi)容的檢索，系統(tǒng)自動記錄對文件的使用次數(shù)、檢索人的有關(guān)信息，以便于統(tǒng)計。系統(tǒng)提供遠(yuǎn)程的查詢功能。5)數(shù)據(jù)的輸入與編輯功能檔案數(shù)據(jù)的錄入有多種渠道，系統(tǒng)應(yīng)提供滿足各種渠道的數(shù)據(jù)錄入。對檔案部門己經(jīng)組卷但尚未錄入計算機(jī)的可以逐條手工錄入，全文數(shù)據(jù)可以直接啟動用掃描儀掃描，也可以將預(yù)先掃描的文件或其他方式產(chǎn)生的文件直接引入;對原有檔案系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)儲到新的系統(tǒng)中來，其中有兩種版本的數(shù)據(jù)。同時提供任意情況下形成的Fox系列數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)自動或輔助轉(zhuǎn)儲，以便于統(tǒng)一管理。對收發(fā)文過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)自動立卷后

17、轉(zhuǎn)儲成檔案數(shù)據(jù)。對全文信息可以用圖形的方式存儲，也可以轉(zhuǎn)換成純文本后存儲。系統(tǒng)支持錄音錄象的多媒體存儲，多媒體存儲的檔案資料可以在工作站上播放口對聲音、圖象多媒體數(shù)據(jù)不提供編輯功能.輸入時，對全文可以直接輸入，也可以點(diǎn)擊“全文引入”按扭而引入任意類型的文件內(nèi)容，點(diǎn)擊“掃描”則啟動掃描儀進(jìn)行掃描，并自動將掃描后結(jié)果拼接在一起進(jìn)行存儲，也可以將掃描后文字圖像的結(jié)果按要求轉(zhuǎn)換成純文本后存儲。輸入時，保管期限、庫位號、單位名稱等信息可以取缺省值，也可以從前一個文檔中復(fù)制從而減少數(shù)據(jù)的輸入量.6)海量存儲功能用光盤庫存儲數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案存儲的海量化。2.2.3領(lǐng)導(dǎo)日程安排子系統(tǒng)(1)業(yè)務(wù)流程領(lǐng)導(dǎo)日程安排的

18、一般過程為:先由秘書為單位領(lǐng)導(dǎo)草擬日程安排，草擬完后發(fā)送通知請主任審核，主任可直接對日程安排進(jìn)行修改，并發(fā)送審核意見給秘書。審核通過后秘書發(fā)送通知請單位領(lǐng)導(dǎo)查閱日程安排(或直接由主任發(fā)送通知給單位領(lǐng)導(dǎo))，單位領(lǐng)導(dǎo)可繼續(xù)修改日程安排，并回復(fù)修改通知。如圖2-3所示圖2-3 領(lǐng)導(dǎo)日程安排流程圖(2)功能描述1、生成領(lǐng)導(dǎo)日程安排用戶為領(lǐng)導(dǎo)填寫日程安排時，先選擇需安排事件，如:會議、外出、邀請等。不同事件對應(yīng)不同的輸入界面。如外出界面中，外出時間、外出天數(shù)，邀請界面中可選擇被邀請人，及查看邀請人的空閑時間。對于不能查看的信息可選擇不能公開查看按鈕。本子系統(tǒng)還提供鬧鈴功能，到時可提醒領(lǐng)導(dǎo)所需辦理的事情。

19、對可公開的領(lǐng)導(dǎo)日程可送大屏幕播放。日程安排生成好后可選擇相關(guān)人員審核.2)審核、修改日程安排審核人可直接對日程安排進(jìn)行修改，或?qū)徍艘庖姲l(fā)送給編輯人。3)領(lǐng)導(dǎo)日程查詢對領(lǐng)導(dǎo)日程查詢，有嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置。只有有權(quán)限的用戶刁能查看領(lǐng)導(dǎo)的日程安排日歷。瀏覽時可按兩天、一星期、一個月的方式顯示日歷。4)權(quán)限設(shè)置權(quán)限分為兩種:查看日程安排:用戶只有查看領(lǐng)導(dǎo)日程安排的權(quán)限。管理日程安排:用戶可對領(lǐng)導(dǎo)日程安排進(jìn)行添加、修改、查詢。可將有權(quán)限的用戶按權(quán)限級別添加到設(shè)置表中相應(yīng)的地方，一般用戶對領(lǐng)導(dǎo)日程不能進(jìn)行操作。2.2.4個人辦公管理子系統(tǒng)個人辦公子系統(tǒng)提供了工作日歷、個人資料管理、代辦事宜、個人名片等基本功

20、能，方便各用戶操作，充分利用Web的各種特點(diǎn)，為用戶辦公提供良好、高效的辦公輔助手段，具體包括:待辦事項、個人資料、個人名片、日程安排。(1)待辦事項業(yè)務(wù)描述:是所有審批流程的入口，相當(dāng)于待辦文件柜，我們每天只需打開待辦事項就可以知道有要辦理的文件、簽報、會議等。功能描述:待辦事項只提供了所有辦理件的入口鏈接，具體辦理功能分布到各子系統(tǒng)中，其提供的功能有分類查詢、打開辦理、移入個人資料等操作。(2)日程安排個人日程安排以日歷的形式為用戶提供對日常安排安排管理功能。用戶可創(chuàng)建邀請、約會、事件、提示等安排，并將其存儲到自己的工作日歷中;對邀請對象發(fā)送邀請通知;通過設(shè)定鬧鐘定時提醒用戶需辦的事情。為

21、方便用戶查看安排，日歷可以顯示兩天、一周、兩周、整月的形式提供給用戶查詢?nèi)粘贪才诺墓δ?在創(chuàng)建新的日程安排時可查詢別人的空閑時間;提供工作安排是否公開查看的權(quán)限設(shè)置功能。(3)個人資料將辦公系統(tǒng)中自己感興趣的公文、會議、消息等信息加入到個人資料夾中，作為自己的信息庫，以便日后查看，也可以自己輸入資料。(4)個人名片用戶可將需要與之聯(lián)系人員的個人資料收集到自己的個人電子名片系統(tǒng)中，也可通過網(wǎng)絡(luò)將自己的電子名片傳給他人。電子名片中包括了人員的姓名、職務(wù)、辦公地點(diǎn)、辦公電話、家庭住址、電子郵箱等信息，方便大家互相聯(lián)絡(luò)。2.2.5系統(tǒng)管理子系統(tǒng)本子系統(tǒng)用于系統(tǒng)的各種代碼設(shè)置動化系統(tǒng)的核心部分，也是系統(tǒng)

22、產(chǎn)品化流程設(shè)置、初始設(shè)置，是本辦公自靈活化和可維護(hù)化的體現(xiàn)。系統(tǒng)的主要功能包括:1)公文設(shè)置包括基本設(shè)置和正文庫設(shè)置基本設(shè)置:設(shè)置公文和系統(tǒng)的基本信息，包括大概30項設(shè)置正文庫設(shè)置:進(jìn)行正文庫的分庫設(shè)置。2)檔案設(shè)置基本設(shè)置:進(jìn)行檔案正文設(shè)置檔案分類設(shè)置:進(jìn)行檔案分類表設(shè)置3)機(jī)構(gòu)設(shè)置部門設(shè)置:設(shè)置本單位的部門以及部門的文書、文號、單位領(lǐng)導(dǎo)等;群組設(shè)置:設(shè)置審批群組。4)角色設(shè)置設(shè)置系統(tǒng)的角色及該角色所適用的數(shù)據(jù)庫。5)來文單位設(shè)置來文單位分類設(shè)置:設(shè)置來文單位分類，來文單位設(shè)置:設(shè)置來文單位6)模版設(shè)置辦文單模版:包括行政收發(fā)文辦文單和黨組收發(fā)文辦文單Word模版的設(shè)置;發(fā)文Word模版:進(jìn)

23、行發(fā)文Word模版(用于稿件制版)和印章的設(shè)置。7) 發(fā)文流水設(shè)置發(fā)文字號設(shè)置:設(shè)置發(fā)文字號，供秘書編寫文號使用;流水名設(shè)置:對于自定義發(fā)文流水，可以通過流水名設(shè)置來進(jìn)行發(fā)文流水的組合;8)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)置設(shè)置系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)的基本信息:名稱、路徑、所在服務(wù)器等參數(shù)。9)主題詞設(shè)置主題詞類別表:設(shè)置主題詞類別，主題詞表:設(shè)置主題詞3 辦公自動化的功能模塊實現(xiàn)3.1系統(tǒng)的軟硬件配置3.1.1系統(tǒng)的軟件配置(1)服務(wù)器端操作系統(tǒng):考慮到系統(tǒng)的易用性、界面友好性、安全性等方面，服務(wù)器端采用Windows 2000作為操作系統(tǒng)。主要用于提供集成網(wǎng)絡(luò)功能、內(nèi)部安全性、系統(tǒng)容錯等服務(wù)。Web服務(wù)器:Tomcat

24、 無疑是Web服務(wù)器的首選， 它是一個免費(fèi)的開源的Serlvet容器，它是Apache基金會的Jakarta項目中的一個核心項目，由Apache，Sun和其它一些公司及個人共同開發(fā)而成。由于有了Sun的參與和支持，最新的Servlet和Jsp規(guī)范總能在Tomcat中得到體現(xiàn)。 (2)客戶端操作系統(tǒng):Microsoft Windows XP或者Windows98/2000/2003;瀏覽器軟件:推薦使用IE 6.0以上。常用辦公軟件:Office 2000/2003等。5.1.2系統(tǒng)的硬件配置(1)服務(wù)器端:品牌服務(wù)器，1G內(nèi)存，160G硬盤(2)客戶端:Pill或同檔次以上微機(jī)，12

25、8M以上內(nèi)存，20G以上硬盤網(wǎng)絡(luò)采用我?，F(xiàn)有的校園網(wǎng)為基礎(chǔ)，采用高速交換以太網(wǎng)技術(shù)，主干網(wǎng)傳輸率為1000m, loom交換到桌面，服務(wù)器與主交換機(jī)以1000M連接。3.2用戶界面設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)中軟件界面的設(shè)計要美觀、易用，方便用戶輸入信息。因為用戶界面是否友好不僅在很大程度上體現(xiàn)了編程水平，同時也直接影響用戶的工作效率和數(shù)據(jù)的真實性。在用戶界面設(shè)計中主要考慮以下幾點(diǎn)：界面簡潔明了使用戶的輸入盡可能少，因為輸入的信息越多，出錯的幾率越大。同時辦公中的數(shù)據(jù)須跟蹤準(zhǔn)確的用戶和時間等信息，因此對于一些常用的信息提供選擇框并限制用戶輸入；對于一些不常用的信息，系統(tǒng)給出默認(rèn)值。3.3系統(tǒng)的安全設(shè)

26、計辦公自動化系統(tǒng)為各部門辦公服務(wù)，由于其所處的地位決定了它所涉及的信息都具有一定密級。因此辦公自動化系統(tǒng)的安全性尤為重要，這不僅是單位信息安全保障的需要，也是能否順利實施推廣的重要條件之一.在開發(fā)OA系統(tǒng)時，充分利用了系統(tǒng)平臺所提供的各種安全機(jī)制。具體實施如下:(1)系統(tǒng)資源安全辦公自動化系統(tǒng)的用戶在訪問所有的網(wǎng)絡(luò)資源之前都會被驗證:是否具有對此資源訪問權(quán)限，擁有何種訪問權(quán)限。用戶的存取控制是多級別的，可以從服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、文檔(包括文檔的鏈接部分)到字段域各種范圍進(jìn)行限制。(2)服務(wù)器安全通過對服務(wù)器的管理對辦公自動化系統(tǒng)提供高層次的、可靠的安全性保證口在服務(wù)器上采用了服務(wù)器存取列表控制技術(shù)

27、. (3)數(shù)據(jù)庫安全辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫安全是從數(shù)據(jù)庫存取控制列表入手的，它可以控制對數(shù)據(jù)庫的訪問。系統(tǒng)管理與維護(hù)工具可以對數(shù)據(jù)庫的用戶類型、存取級別作出明確的定義，保證只有合法授權(quán)的用戶才能訪問數(shù)據(jù)庫。采用個人密鑰對本地數(shù)據(jù)庫加密并提供口令保護(hù)，其他人員即使能復(fù)制某些被保護(hù)的數(shù)據(jù)庫也無法閱讀其內(nèi)容.(4)文檔記錄安全辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的一條記錄稱作一條文檔記錄。通過對文檔記錄授權(quán)控制可以控制到不同類型的用戶對記錄的訪問。采用數(shù)字簽名技術(shù)可以檢驗公文發(fā)送者的可靠性及公文郵件在傳輸過程中是否被篡改。對整個數(shù)據(jù)庫、文檔或字段加密。無論信息是存儲在服務(wù)器上還是在工作站上，數(shù)據(jù)傳送加密可以為郵件在缺乏安全保障的介質(zhì)或網(wǎng)絡(luò)上傳輸時提供安全保證。(5)操作權(quán)限控制在辦公自動化系統(tǒng)中，同一個操作界面可能被不同身份的用戶使用，為了確認(rèn)操作的有效性，采用操作權(quán)限控制技術(shù)。(6)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全活動日志的建立。辦公自動化系統(tǒng)采用記錄活動日志的方式，嚴(yán)密監(jiān)視每個登錄用戶對關(guān)鍵數(shù)據(jù)的操作。活動日志存儲了諸多信息，一方面包括站點(diǎn)和服務(wù)器的哪部分被訪問，哪個瀏覽器被使用，哪個URL被使用，以及可能遇到的CGI錯誤。另一方面包