企業(yè)特殊載體檔案現(xiàn)代化管理研究

1、企業(yè)特殊載體檔案現(xiàn)代化管理研究山東省檔案學會2009年3月2日摘要：隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，企業(yè)形成了大量有別于紙質檔案的特殊載體檔案，包括光盤、磁帶、磁盤，縮微膠卷、膠片，錄音帶、錄像帶等新型載體和不斷積累的獎杯、錦旗、禮品、印章等實物檔案，這些特殊載體檔案種類多，數量增長快。然而，特殊載體檔案管理，理論與實踐脫節(jié)，法規(guī)與執(zhí)行脫節(jié)，檔案法規(guī)落后于檔案工作實踐的狀況比較嚴重。本文在四大企業(yè)調查的基礎上，對不同載體、不同存儲介質的檔案進行了分析、研究，提出了具體管理辦法、管理規(guī)范。希望本課題的研究能對解決企業(yè)檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化有所幫助。關鍵詞：企業(yè) 特殊載體 檔案 現(xiàn)代化 管理 隨著現(xiàn)代科

2、技的高速發(fā)展，檔案載體發(fā)生了重大變化。在企業(yè)，特別是代表先進生產力發(fā)展水平的國有大企業(yè)，傳統(tǒng)的紙質檔案已漸被各種特殊載體檔案所取代，形成了紙質檔案與特殊載體檔案多元化的檔案新“家族”。企業(yè)特殊載體檔案種類繁多，數量急劇上升，記錄內容豐富，利用價值高，已成為當代檔案管理的重要組成部分。以管理傳統(tǒng)紙質檔案理念形成的檔案法規(guī)，已不適應以特殊載體檔案為主體的當代檔案的管理，認真研究各種載體檔案的特點，完善管理制度，提高科學管理水平，更好的為企業(yè)各項工作服務，已成為擺在企業(yè)檔案工作者面前的一個重要課題。一、特殊載體檔案管理應“自立門戶”隨著特殊載體檔案的日益增多，現(xiàn)行檔案管理制度、分類體系和整理方法，已

3、經難以適應現(xiàn)實檔案管理的需要，嚴重影響到特殊載體檔案的歸檔和保存。當前，絕大多數企業(yè)對紙質檔案的分類管理，已走上規(guī)范化道路，而聲像、獎杯、光盤、磁盤等特殊載體檔案的分類卻五花八門，互不統(tǒng)一。電子文件的形成和歸檔缺乏統(tǒng)一的程序，已經歸檔的電子文件沒有統(tǒng)一的分類和管理方法，甚至在排列歸檔的電子文件時采用的是“沒有排列方法的排列方法”。迫切需要我們應總結各企業(yè)已有的經驗，妥善解決載體檔案的分類管理問題。對于特殊載體檔案的分類，1985年制定的中國檔案分類法并沒有專門提到。也就是說，在理論上，被譽為“集時代智慧大成”的中同檔案分類法適用于各種類型、載體的檔案。在具體使用上，中國檔案分類法的編制者提供了

4、較大的靈活性，既可用于檔案的分類標引和組織檔案的分類目錄，也可以對專門檔案進行實體的分類整理和排架。工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則(1991年7月4日國家檔案局發(fā)布)則明文規(guī)定：“聲像、照片或其他非紙質載體形式的檔案，其形成、反映的內容和作用與紙質載體檔案有著不可分割的聯(lián)系，一般不單獨設置類目，可視其內容特征同紙質檔案對應分類編號。考慮其載體形式和保管要求不同，應分庫保管，其他則不作統(tǒng)一規(guī)定。”由于紙質檔案內容與載體的不可分離性，在實際工作當中，分類標引和組織檔案的分類目錄與檔案實體的分類整理和排架體系保持了高度一致以方便原件的獲得。在過去相當一段時間里，對特殊載體檔案采取的方法是讓它實存名亡，就是

5、在分類方案中沒有特殊載體類的地位，把特殊載體檔案按內容分別歸入到相應的類別之中。但為了便于保管，特殊載體如照片、錄音、錄像等實體又不放人相應的類里，只在這些類的相應位置上指出該照片等的實際保管位置。隨著掃描縮微等處理形式在檔案部門的應用，使人們產生了電子檔案不過是紙質檔案的復制品，或者是備份等認識。使我們自然而然容易將電子檔案與特殊載體檔案歸并成一類，視為同等事物。但是深入仔細的分析之后不難發(fā)現(xiàn)。電子檔案與特殊載體檔案既有相同的地方，又存在明顯的差異。特殊載體檔案是一個意義廣泛的大概念，電子文件應該屬于特殊載體檔案這一大類。但在檔案分類的問題上它還應該按照載體的特征進行細分。例如，縮微、照片等

6、特殊載體檔案內容與載體的可分離度小，而聲音、錄像等磁性載體檔案的內容與載體的可分離度大。它們之間就存在著保管方式的差異。從廣義的范疇來考察，電子文件屬于特殊載體檔案，但對特殊載體檔案的分類應該對各類特殊載體再進行子劃分，無論是檔案的分類標引還是分類整理?？梢杂糜跈n案檢索的檔案分類標引語言及其方法并不一定適合電子檔案的整理，這是從這些年特殊載體檔案管理的實踐中得出的認識。電子文件的存儲結構不像紙質檔案那樣是直觀的，電子文件的實體只能用它的文件名或者文件夾名、數據庫名、光盤或磁盤的標簽甚至是URL地址來頂替，對它的實體控制只有對脫機保存的光盤、磁盤和磁帶等進行管理。電子文件采用電子文件編號的做法比

7、較普遍，它一般是各單位賦予每份電子文件的代碼，如發(fā)文登記號、收文登記號，并且容易在電子文件形成的那一刻同步形成著錄信息或元數據，從而在電子文件之間建立有機的聯(lián)系。通過上述分析比較，我們不難看出， 把特殊載體檔案糅合到紙質檔案的分類體系中，有些情形是可取的，而有些情形則是不可取。如果說在檔案工作信息化的初期把電子文件糅合在特殊載體檔案中一起進行分類還能夠湊合的話，到了特殊載體檔案、電子文件數量增加到相當規(guī)模的時候，就應該有相對獨立的分類體系和管理方法了。特殊載體檔案和電子文件的迅速增加，光盤將成為今后檔案保管的重要組成部分，將會打破企業(yè)紙質檔案一統(tǒng)天下的局面。不能繼續(xù)把電子檔案等特殊載體檔案糅合

8、到十大類紙質檔案分類體系中，而應當讓其“自立門戶”。二、特殊載體檔案管理面對的挑戰(zhàn)新型載體檔案具有記錄速度快、范圍廣、密度高，形式多，且易于檢索、拷貝、傳播，很快被社會各領域和企業(yè)廣泛應用，大有取代紙質載體檔案的趨勢。但是，新型載體檔案也存在生命周期短，類型多，成分復雜和所載信息真?zhèn)坞y以分辨等弱點，對檔案管理提出新的挑戰(zhàn)。（一）特殊載體檔案種類多 經調查統(tǒng)計，相對傳統(tǒng)紙質載體檔案而言，特殊載體檔案有以下種類。1 、磁帶檔案磁帶按使用需要不同，可細分為錄音磁帶、錄像磁帶、數字磁帶和儀用磁帶等四類。錄音、錄像磁帶是用于記錄音頻、視頻信號，數字磁帶主要用于電子計算機及數字計算和傳輸，儀用磁帶多被企業(yè)

9、作為記錄和重放物體的溫度、電磁場等工具。2 、磁盤檔案磁盤主要有軟磁盤和硬磁盤兩類。軟磁盤因其最大容量有限，傳輸速度較慢，無法適應人們對移動存儲的要求，目前這種介質逐漸被淘汰。硬磁盤主要包括活動硬盤、移動硬盤、閃存盤、存儲卡。它們大多以小型的硬磁盤作為記錄介質，已成為存儲檔案文件的重要設備。移動硬盤是目前較為流行的移動存儲設備，它汲取了固定硬盤的技術特點，具有安裝簡單、輕巧便攜、超大容量、穩(wěn)定安全、存取快捷等優(yōu)點，技術比較成熟，其更大優(yōu)點在于其存儲數據的安全可靠。所以現(xiàn)在企業(yè)的財務數據、人事數據多以移動硬盤作為備份歸檔。3、膠片檔案膠片檔案是利用膠片上的感光材料，把文字、圖像等通過光波形式記錄

10、在膠片上，膠片用于檔案存儲的優(yōu)點是：存儲密度大、規(guī)格統(tǒng)一、記錄準確、保存壽命長、成本低、具有法律效力等。其缺點突出表現(xiàn)在利用不方便，檢索慢、效率低、輸出費時。企業(yè)現(xiàn)存膠片檔案的主體是由銀鹽感光材料形成的縮微膠片和普通照相底片、幻燈片等。4、 光盤檔案光盤（CD、VCD、DVD）是一種光學存儲器，激光束通過在光盤記錄介質上形成長短不同的熔坑來記錄信息。閱讀時，不同熔坑對激光束產生不同的反射，還原信息內容。光盤檔案按讀寫功能分為只讀式光盤、一次性寫入式光盤、可重寫式光盤；按記錄介質分為磁性介質光盤檔案、非磁性介質光盤檔案；按品種分為激光視盤（LD）、激光數字音頻光盤（CD）、只讀光盤（CD-ROM

11、）、視頻小型光盤（VCD）、高密度數字光盤（DVD）等等。光盤作為一種新型的檔案載體,以其記錄密度高、存儲容量大、保存壽命長、穩(wěn)定可靠、數據傳遞快、保管空間小、檢索和傳播便捷等優(yōu)點,備受人們的青睞，更成為企業(yè)記錄信息的首選載體。大量的文件、軟件系統(tǒng)開發(fā)、影像紀錄、數據備份，甚至將以往錄音帶、錄像帶都轉錄成光盤存儲。光盤的應用將大大加速檔案管理現(xiàn)代化進程，實現(xiàn)對不同載體檔案的一體化管理。5、照片檔案（1）       普通照片普通照片是企業(yè)在生產和社會活動中直接形成的以靜止攝影為主要反映形式的，主要由底片、照片及文字說明構成。（2）數碼

12、照片數碼照片是指用掃描儀、數碼照相機等設備獲得的，以數碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。數碼照片與傳統(tǒng)照片相比，具有很多優(yōu)勢。除突出表現(xiàn)在成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、歸檔快等優(yōu)點外，還有以下特點：一是存儲久，質量不變。數碼照片只要存到計算機磁盤或光盤上，就可以長期保存，不褪色，不變形。二是連接快，應用廣泛。數碼照片可以在自己的相機和計算機上顯示、瀏覽、編輯、處理，還可以與打印機、刻錄機、電視機等多種外連設備連接傳輸，更能與局域網中多臺電腦或各個網站互相聯(lián)體工作，通過網上發(fā)布，從而大大擴展應用范圍。目前，傳統(tǒng)照片與數碼照片還可

13、以互相轉換。傳統(tǒng)照片經掃描可轉成數碼照片。同樣，數碼照片既可以沖印成紙質照片，也可以生成底片,有利于檔案信息的數字化管理。所以，具有較強的生命力。6、實物檔案（1）榮譽類 是指企業(yè)在生產、建設、經營及精神文明建設中，獲得的上級或認證機構頒發(fā)的有保存價值的錦旗、獎杯、獎牌、獎狀、證書、獎章、勛章等。（2）禮品類 是指企業(yè)在舉行重大活動或外事交流交往中，上級部門、兄弟單位、友好人士饋贈給企業(yè)或企業(yè)領導人具有紀念意義和保存價值的藝術品、工藝品等。（3）印章類 印章檔案是指企業(yè)在生產、經營等活動中形成和使用過的，已失去現(xiàn)行效用，又有保存價值的印章、印模等。（二）特殊載體檔案保管要求高1、 

14、載體質地脆弱新型載體檔案成分復雜，多數易損壞、變質，保存年限低于紙張。如磁性載體檔案的平均壽命在1020年，感光材料的平均壽命在100年左右。因此，保管新型載體檔案的條件要比紙張高，需要有專門的庫房和裝具保管。2 、信息形式多樣化除了文字、數字外，承載檔案信息的媒體還包括聲音、靜止圖像、活動圖像等多種形式。尤其是多媒體技術的出現(xiàn)，使以上各種信息媒體集成在同一文件中成為可能。3、  信息不能直接利用新型載體檔案閱讀需要借助專門工具。比如磁盤上的文件要在一定的軟硬件條件下，才能讀出數據信息；錄音、錄像磁帶放置于錄音機、錄像機中，才能播放；縮微膠片要通過閱讀器才能為人眼所識別；底片洗印成照

15、片才會清晰可見。4 、信息的易改性紙質檔案難以更改。而新型載體檔案信息與載體結合的緊密程度則遠不及紙張，檔案信息大多易于更改，且不留痕跡，加大了對其管理的難度。5 、檔案制作和信息傳播費用高新型載體檔案制作、記錄、傳播信息過程中的技術含量高，檔案管理需要一定的經費投入。6 、信息記錄技術之間相互依存、彼此滲透隨著計算機技術向其它技術領域的拓展，聲像錄制技術也成為數字編碼技術的領地，出現(xiàn)了CD、VCD、DVD等，這些檔案都可以在計算機上轉換為原來的聲音、圖像。（三）特殊載體檔案管理現(xiàn)狀堪憂當前，膠質載體、磁性載體、激光物質載體已在檔案載體形式中占有不可忽視的地位。電子檔案以人們無法想象的速度進入

16、人們社會生活的各個方面。但新型載體檔案的歸檔增長速度并不快。究其原因：主要是對新型載體檔案的歸檔意識不濃；沒有成熟的管理經驗和辦法；沒有制度約束。人們對新型載體物質的安全、管理、保護和耐久性的認識仍處在探索階段。近年來，光盤已成為信息存儲的主要載體。光盤技術咄咄逼人的發(fā)展氣勢，加速了提升檔案管理現(xiàn)代化進程。然而，國內檔案界如火如荼地光盤檔案管理研究，只是理論在天上飛，實踐在地上爬。理論與實踐脫節(jié)，法規(guī)與執(zhí)行脫節(jié)，檔案法規(guī)落后于檔案工作實踐的情況比較嚴重。由于企業(yè)檔案人員對這一新的領域涉足不深，對于光盤檔案管理不同程度地存在“不愿管”、“不能管”、“不敢管”、“不會管”的現(xiàn)狀，造成許多歸檔光盤自

17、生自滅和管理失控?？刹僮餍詮姷臋n案管理規(guī)范體系不健全，難以規(guī)范人們辦事程序和行為方式。因此，完善企業(yè)特殊載體檔案管理制度體系,是保證檔案資源安全、長期與有效存儲的基礎性工作，值得引起檔案行政管理部門的高度注意。三、特殊載體檔案管理制度建設應做到四個“結合”為了提高特殊載體檔案管理制度本身的科學性和適用性，必須從檔案管理的實際和特殊載體檔案的特點出發(fā)，做到四個“結合”。（一）理論與實踐結合近年來國內檔案界對特殊載體檔案，特別是光盤檔案管理理論研究成績斐然，然而，制度體系的建設不能僅靠理論研究，而是需要將理論和經驗“固化”到制度中去，轉換為創(chuàng)新務實的操作方法，克服理論與實踐“兩張皮”的現(xiàn)象。（二）

18、繼承與創(chuàng)新結合與傳統(tǒng)的紙質檔案管理相比，特殊載體檔案管理既有共性，又有其特性，既不能將傳統(tǒng)的一套完全照搬，也不能否定傳統(tǒng)的檔案管理的理論和方法，而應是繼承與創(chuàng)新相結合，才能彰顯管理制度體系建設的科學性和適用性。（三）技術與業(yè)務結合現(xiàn)代技術，特別是計算機技術和網絡技術的廣泛應用，使檔案工作從檔案載體物質、存儲形式、管理制度、管理手段，到檔案信息的利用等，發(fā)生了一系列的變化，有些變化還是革命性的。由此，檔案管理制度及方法的科學性和適用性，就取決于現(xiàn)代技術特別是計算機技術和網絡技術與檔案業(yè)務的結合，以及管理和技術上的可行性、先進性和預見性。（四）一般與具體結合特殊載體檔案管理，國家出臺了部分規(guī)范標準

19、，對于已出臺的規(guī)范標準，不能照搬照套，而必須在結合實際細化上下功夫。特別是現(xiàn)代技術日新月異，檔案管理新問題層出不窮，制度建設不可能一步到位，而是在原則指導下不斷完善的過程。當前應從企業(yè)檔案管理的實際出發(fā)，切實解決迫切需要解決的難題。四、堅持集中統(tǒng)一管理原則 完善標準化機制特殊載體檔案的管理，目前有三種主張：一是由專業(yè)技術部門集中管，理由是技術部門設備齊全，硬件更新周期短，資金落實到位，并且控制著大量數據運行，有利于保護檔案資源和解決復雜的技術性問題；二是由各部門分頭管，理由是控制的一體化辦公產生的文檔資源專業(yè)性強，調用文件方便。因此，主張自我管理，不愿撒手；三是由檔案部門管；集中統(tǒng)一管理檔案是

20、檔案工作的基本原則。實行檔案部門集中統(tǒng)一管理，有利于檔案的安全保管和有效提供利用,也是檔案法的基本要求?，F(xiàn)代技術發(fā)展迅速、新型載體更新快，任何制度建設都不是一勞永逸的，但必須在堅持集中統(tǒng)一管理原則基礎上，逐步完善檔案管理標準化新機制。（一）建立特殊載體檔案管理標準化工作機制特殊載體檔案與傳統(tǒng)紙質載體檔案有很大的區(qū)別，它需要技術部門、管理部門等多單位的密切合作，才能做好這一工作，不落實檔案管理標準化工作機制，就不能有效的統(tǒng)一標準，隨意和敷衍就會接踵而至。齊魯石化光盤檔案管理工作是在公司檔案館制定的公司檔案管理辦法監(jiān)控下進行的，從光盤檔案的生成、傳送、保存到利用，貫穿著一套光盤檔案管理規(guī)定的執(zhí)行，

21、工作較好，為我們提供了成功經驗。（二）完善特殊載體檔案管理的合作機制特殊載體檔案管理需要多方面的合作，既有技術部門與管理部門的合作，也有部門之間的合作；既有內部人員的合作，也有外部人員的合作，由于文件形成單位負責光盤檔案的收集、整理及歸檔工作，因此，沒有文件生成人員的參與，歸檔工作將會十分困難；然而，在特殊載體檔案的形成、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，實施全過程管理的理念，應當明確有檔案人員參與始終，落實全過程管理的理念。（三）建立歸檔文件的標準化機制在特殊載體檔案歸檔中，歸檔光盤的標準化是一項重要內容。國家檔案局起草的電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范（征求意見稿）對光盤的技術指標要求及其檢測

22、提出了嚴格的要求。因此，對歸檔光盤應實行全過程的標準化管理：一是對歸檔光盤的生成實行標準化，如制定光盤組織結構格式標準；二是實行歸檔光盤載體材料標準化，如檔案級光盤；三是推行光盤檔案保存設備規(guī)范化，如制定統(tǒng)一的光盤檔案裝具；四是制定各類光盤檔案保護標準，如制定光盤檔案的溫濕度，防光、防霉和庫房內空氣質量標準等。（四）明確歸檔文件整理的標準化要求1、明確著錄規(guī)則著錄是對檔案外部特征和內容特征的分析、選擇和記錄。由于特殊載體較紙質載體更注重于對其內容特征的控制，因此更應注重于內容的著錄。在著錄項目上除了須沿用傳統(tǒng)項目以外，還應當包括反映文件形成、管理過程的背景信息和結構信息，如文件的制作、運轉、歸

23、檔、鑒定、利用等信息，其目的不僅是為了滿足歸檔文件（實物）檢索的需要，還須對其真實、完整和有效性起到證明和保障的作用。在制訂制度規(guī)范時必須對其有所考慮，而不能簡單沿用傳統(tǒng)的著錄項目。歸檔特殊載體檔案的著錄須包括對載體的著錄和文件的著錄兩類。對載體的著錄應包括：載體類型、類目表等。對文件的著錄，由于歸檔光盤載體容量大，文件格式雜，內容難以概括，因此，類目表項可記錄該載體內文件的大致內容、技術狀況及有關其它說明。文件的著錄除了傳統(tǒng)的著錄項以外，還應包括：歸檔電子文件的標識號，文件名（即正名與擴展名）， 文件類型（存儲類型，即字處理文件、圖象文件、圖形文件、多媒體文件等），技術環(huán)境（記錄該電子文件的

24、硬件型號、軟件名稱、系列、版本等），相關文件檔號（即與該文件內容相同的其它載體文件的檔號），文件來源（記錄該文件歸檔前存儲的計算機終端號、驅動器號及目錄路徑），以及文件的屬性信息等。這些信息都具有元數據的屬性，在一定程度上能夠證明該文件的原始性和真實性。上述有關著錄項及其他，都應形成歸檔光盤的著錄規(guī)則，作為制度的附則或獨立的規(guī)范。2、明確命名規(guī)則特殊載體檔案的規(guī)范化命名是管理和利用的重要基礎工作，簡單的說一般可選擇以下方法：內容+序號命名；類目+序號命名；項目編號流水號、設備號流水號等等。命名規(guī)則要簡捷，并保持其唯一性，避免出現(xiàn)混亂。3、明確組盤方法為了方便管理和查找利用，對于脫機保存的歸檔電

25、子文件需要按一定的規(guī)則組合到同一光盤載體上，簡稱“組盤”。由于光盤，特別是DVD光盤的存儲海量化和日趨成熟，歸檔光盤可選用DVD-R光盤。組盤和傳統(tǒng)的紙質載體文件組卷在概念和方法上有很大的區(qū)別，但是也應當從保持文件的自然聯(lián)系和方便管理利用考慮，遵循一些基本規(guī)則：一是將同一保管期限的文件組合，以便于按不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命；二是將同一密級的文件組合，以便于保密管理；三是將同一歸檔部門的文件組合，以便于查找利用和復制；四是將同一類型的文件組盤，如將字處理文件、圖像文件、圖形文件分別組盤；五是將相同格式文件組盤，以便于借助特定的技術環(huán)境進行閱讀利用；六是鑒于光盤容量較大，對于非通用格式的文件，可將其所支持的軟件存儲在同一光盤內，以便于文件的機讀和還原。（五）明確安全保護措施1、把好質量鑒定關一是入口關，即檔案部門在接收特殊載體檔案時要逐件檢查其技術狀況，確保其載體清潔、無劃痕、無病毒；數量、內容與歸檔移交清單相一致；存儲格式為推薦格式；二是利用關，即在平時提供利用時，一旦發(fā)現(xiàn)有文件損壞，應立即對該載體內其它文件進行檢驗；三是定期抽查關，即對歸檔保存的文件（實