小區(qū)業(yè)戶溝通工作規(guī)程

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-744編號：_小區(qū)業(yè)戶溝通工作規(guī)程審核：_時間：_單位：_小區(qū)業(yè)戶溝通工作規(guī)程用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護集體的利益，從而充分發(fā)揮團體的力量，實現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運行有規(guī)則保障?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進行快速編輯。小區(qū)業(yè)戶溝通工作規(guī)程一、溝通對象：所有長住或占住業(yè)戶，無論性質(zhì)是住家或企業(yè)，均應(yīng)列為溝通對象。二、溝通方式：與顧客溝通的方式和渠道包括但不限于：板報、宣傳欄、通知單（如停電、停水通知）、標示、電話、面談、意見箱、回訪、報刊、社

2、區(qū)文化活動、信函、調(diào)查問卷。三、溝通內(nèi)容：1、業(yè)戶對小區(qū)保安工作和保安員服務(wù)態(tài)度的意見和建議。2、業(yè)戶對小區(qū)保潔工作和保潔員服務(wù)態(tài)度的意見和建議。3、業(yè)戶對小區(qū)綠化工作和綠化員服務(wù)態(tài)度的意見和建議。4、業(yè)戶對小區(qū)維修人員技能、服務(wù)態(tài)度和維修及時性的意見和建議。5、業(yè)戶對小區(qū)休閑物品和兒童游樂設(shè)施設(shè)置的意見和建議。6、業(yè)戶對管理人員服務(wù)態(tài)度和協(xié)調(diào)處理事物的意見和建議。7、業(yè)戶對管理處提供的便民服務(wù)的意見和建議。8、業(yè)戶的特殊困難和需求。9、業(yè)戶對社區(qū)文化建設(shè)方面的意見和建議。10、業(yè)戶其他的意見和建議。四、要求：1、有關(guān)人員在進行消殺、噴灑藥物等作業(yè)時，應(yīng)事先通知顧客，并在作業(yè)處樹立警示標示。2

3、、維修性停水（如清洗水箱），停電時，由有關(guān)部門以通知單的形式告顧客，以便顧客事先采取相應(yīng)的措施，避免給顧客的正常生活造成影響。3、對舉辦的各種社區(qū)文化活動，由管理處在公共張貼海報形式或其他適當形式通知顧客。4、消防知識、有關(guān)法律法規(guī)等宣傳內(nèi)容及顧客應(yīng)注意事項等由管理處張貼在小區(qū)宣傳欄上，以方便顧客閱讀。5、財務(wù)收支報表、問卷調(diào)查結(jié)果由管理處定期在宣傳欄張貼公布。6、在維修安裝過程中，若維修安裝服務(wù)影響顧客的正常生活或危及其安全，維修人員應(yīng)發(fā)出通知或樹立警示標示。7、對于管理處日常發(fā)現(xiàn)的問題，管理處有關(guān)人員應(yīng)通過適當方式及時與業(yè)戶或業(yè)委會溝通，協(xié)調(diào)解決。8、各部門相關(guān)人員在接收合同過程中，若發(fā)現(xiàn)

4、顧客的要求不明確或在合同中沒寫明時，應(yīng)通過詢問、面談等方式及時與顧客進行溝通，確保顧客的要求在合同簽定前已被清楚了解，并形成文件。9、在履行合同過程中，不論何種原因?qū)е潞贤兏?，均需及時通知顧客，與顧客協(xié)調(diào)解決。10、對處于于公司控制下或使用的顧客財產(chǎn)，當發(fā)現(xiàn)其有丟失、損壞或不適用的情況時，有關(guān)人員應(yīng)記錄并報告給顧客，必要時協(xié)助顧客解決。11、本程序已規(guī)定了了解顧客對公司服務(wù)質(zhì)量的評價意見，包括定期的顧客意見調(diào)查和日常顧客意見的接收。12、對所有有效的顧客投訴，相關(guān)部門應(yīng)及時進行有效的處理，并將處理的有關(guān)信息及時知會顧客，確保顧客滿意。13、對于無效投訴，對顧客應(yīng)予以合耐心的解釋。五、業(yè)戶訪問

5、1、日常意見征詢1）客戶服務(wù)主管每月必須訪問業(yè)戶。每月訪問業(yè)戶數(shù)量如下：小區(qū)住戶數(shù)每月訪問數(shù)量（不含回訪且不能重復(fù)回訪）300不低于已入住戶數(shù)的4%300500不低于已入住戶數(shù)的5%500800不低于已入住戶數(shù)的6%800以上不低于已入住戶數(shù)的7%2）每次訪問需做好業(yè)戶訪問記錄，訪問人應(yīng)請求業(yè)戶在記錄上簽名，業(yè)戶拒絕簽名的不得強求3）業(yè)戶要求反饋意見或建議處理情況的，或訪問人認為應(yīng)當反饋的，當事人應(yīng)及時將有關(guān)信息反饋2、方式1）上門訪問。2）在管理處辦公室訪問。3）業(yè)戶在戶外休閑時訪問。4）以問卷的形式訪問。5）電話訪問。6）其他適宜的形式。3、業(yè)戶訪問注意事項：1）上門訪問必須事先與擬訪問戶

6、預(yù)約并按預(yù)約的時間上門訪問（原則上22：00后不予訪問）。2）訪問業(yè)戶時應(yīng)態(tài)度誠懇，莊重大方。3有關(guān)業(yè)戶個人隱私的見聞，訪問人負保密責任。4）被訪人若談?wù)撍穗[私或其他工作無關(guān)的話題，訪問人應(yīng)以適宜的方式結(jié)束訪問，或設(shè)法轉(zhuǎn)移話題。5）對管理難度較大，配合不積極的業(yè)戶，訪問人應(yīng)當做細致的工作。4、意見及建議的處理方式1）客戶服務(wù)主管將訪問業(yè)戶記錄簽署意見后，每月5日前匯總上月記錄并做出上月訪問業(yè)戶總結(jié)提交管理處主任審閱。2）管理處主任根據(jù)客戶服務(wù)主管提供的信息，決定是否采納業(yè)戶的管理意見和建議，對超出自己權(quán)限的問題，在訪問業(yè)戶總結(jié)中注明，提交公司客戶投訴中心。5、發(fā)放及回收的要求1）問卷調(diào)查以小

7、區(qū)為單位，客戶服務(wù)主管于每年6月、12月將業(yè)戶問卷送達業(yè)戶家中，并在15個工作工作日中內(nèi)回收問卷。2）問卷發(fā)放量是已入住業(yè)戶數(shù)量且每個單元必須發(fā)到。3）問卷回收數(shù)量不低于問卷發(fā)放量的60%6、數(shù)據(jù)處理及分析1）滿意率=（滿意數(shù)+基本滿意數(shù)）/（滿意數(shù)+基本滿意數(shù)+不滿意數(shù)）×100%2）問卷的回收量不低于發(fā)放數(shù)量的60%，每低1個百分點滿意率相應(yīng)降低5個百分點。3）若業(yè)主放棄對項目未作選擇或同一項目做出兩個或以上的選擇則該項目作棄權(quán)處理，不參加滿意率的統(tǒng)計。4）根據(jù)"關(guān)鍵的少數(shù)"的原則，不不滿意項目的累積百分率在80%內(nèi)的，確定為主要改進事項。5）對業(yè)戶的建議進行分析，確定業(yè)戶的主要需求。6）客戶服務(wù)主管于30個工作日內(nèi)完成問卷統(tǒng)計分析工