工作中的6個層次(共18頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上一些事總是念念不忘 因為 * 你還沒有確切地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么； * 你還沒有決定你下一步的具體行動到底是什么； * 你還沒有把后果和即將采取行動的提示信息存入你所依賴的體系中去。 橫向管理工作進(jìn)程的5個階段 （1）收集一切引起我們注意力的事情；（2 ）加工處理后，確定它們的實質(zhì)以及解決方法；（3）組織整理得出的結(jié)論；（4 ）把它們列為我們行動的選擇方案；（5）行動，這就構(gòu)成了我們生活中的“橫向”管理層，隨時添加新事務(wù)。 收集工具 * 實實在在的工作籃 * 紙制的記事簿 * 電子記事簿 * 錄音設(shè)備 * 電子郵件 影響成功收集的因素 遺憾的是，僅僅擁有一個工作籃

2、，這本身并不能充分地發(fā)揮它的功能。大多數(shù)人確實選擇了這種或那種形式的收集設(shè)備，但是，這些設(shè)備或多或少地處于失控狀態(tài)。我們一起來看看成功收集的三個必要條件： 1.每一個懸而未決的事情都必須存儲于你的收集系統(tǒng)之 中，而不是在你的大腦里。 2.你應(yīng)該盡可能地控制收集工具的數(shù)量，夠用即可。 3.你必須定期地清空這些設(shè)備。最大限度地減少收集設(shè)備的數(shù)量 定期清空收集工具加工處理.“材料”工作籃垃圾是什么工作將來某時/也許 （備忘錄文件夾；保留備查） 不可以可否付諸行動參考資料（需要時可?。┛梢怨ぷ鳎ú邉潱┫乱徊叫袆邮鞘裁?工作計劃行動時備查2分鐘能否搞定否是延遲指派給別人實施等待讓別人去處理日程表在某一具

3、體時間內(nèi)處理后面的行動盡快解決成功的關(guān)鍵因素：每周查閱每周查閱也就是做下列事情： * 收集和加工處理所有的“材料”。 * 回顧和檢查你的系統(tǒng)。 * 更新各類清單。 * 做到清潔、清楚、實時和完整。1. 在某一時刻，決策行動的4個標(biāo)準(zhǔn)的模式 在星期三3點2 2分時，你如何選擇下一步行動呢？你可以按照次序采用下面4個標(biāo)準(zhǔn)： 1.環(huán)境 2. 有多少時間 3. 有多少精力 4. 重要性 選擇當(dāng)前行動的4個標(biāo)準(zhǔn)記住，當(dāng)你決策下一步行動方案時，是依據(jù)下面的4重標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的：1、 環(huán)境2、 時間3、 精力4、 重要性2. 評估每日工作的3種模式 當(dāng)你著手處理事務(wù)，也就是人們在一般情況下提到的“工作”時，你可能

4、是在從事以下3種不同類型的活動： * 處理事先安排好的工作 * 處理隨時冒出來的事件 * 定義你自己的工作 3. 回顧和檢查工作6個標(biāo)準(zhǔn)的模式 事情的重要程度是促使你作出選擇的原動力。但是，大多數(shù)用于決定事件重要性的模式，在實際工作中并非是最得心應(yīng)手的工具。為了明確到底哪些工作才是最重要的，我們必須首先搞懂我們的工作到底是什么。至少可以從6個不同的角度加以衡量。我們可以高度的概念進(jìn)行類比： * 5萬英尺以上：生活 * 4萬英尺：35年的展望 * 3萬英尺：12年的目標(biāo) * 2萬英尺：責(zé)任范圍 * 1萬英尺：當(dāng)前的工作 * 跑道：目前的行動 讓我們由下至上入手。輕松自如地控制一切的主要因素是：（

5、1）明確判定工作的預(yù)期結(jié)果以及下一步具體行動；（2 ）把一切尚待解決的工作的提示信息安置在一個安全可靠的系統(tǒng)中，并定期回顧和檢查。人的大腦只有經(jīng)過5個步驟才能夠完成任何一項任務(wù)： 1.定義目標(biāo)和原則 2.展望成果 3.集思廣益 4.組織管理 5.明確下一步的行動方案 思考“為什么”這個問題的價值 下面僅僅是思考這個問題的某些好處： * 界定成功 * 創(chuàng)造了決策標(biāo)準(zhǔn) * 集結(jié)資源 * 激發(fā)動機 * 闡明重點 * 拓寬選擇 開動腦筋的關(guān)鍵技巧 有許多技巧都可以用來啟動思維，強化打破常規(guī)的思考模式。這些基本原則可以歸納為以下3點： * 不判斷，不質(zhì)疑，不評估，不批判。 * 追求數(shù)量，不求質(zhì)量。 *

6、把分析組織工作置于次要的位置上。 不判斷，不質(zhì)疑，不評估，不批判 組織管理的基本要素 關(guān)鍵步驟如下： 1. 明確意義重大的事件 2. 按照 （下面一個或多個標(biāo)準(zhǔn)）排序 * 構(gòu)成因素 * 先后順序 * 重要程度 3. 必要程度的詳述 如果一項工作還徘徊在你的大腦中，你就需要進(jìn)行更多的策劃和構(gòu)思。 確定時間、空間和工具我們假設(shè)你從零做起，除了擁有一個桌面的工作空間以外，你還需要：·資料存放筐（最少3個）·一疊信紙大小的白紙·即時貼（3X3寸）·回形針·訂書機等·透明膠帶·橡皮筋·自動打孔機·若干文件夾

7、3;一個日程表·廢紙簍歸檔系統(tǒng)主題、工作、人或者公司當(dāng)處于收集資料的階段時，你可能會遇到下面一種或者多種情況：1、 收集的內(nèi)容過多，一個工作藍(lán)裝不完。2、 可能偏離到清理和組織管理的環(huán)節(jié)中。3、 可能碰到一些已經(jīng)收集和整理過的情況。4、 可能碰上一些緊急的事情。此外在你手寫的每一件物品上注明日期也是一個好習(xí)慣。當(dāng)你完成了加工處理工作籃的活動時，你將：1、 丟棄你不再需要的一切；2、 完成任何用不了2分鐘就能搞定的事情；3、 把任何可以委托他人處理的事情交代出去；4、 為所有需要走過2分鐘時間的工作注明提示信息，并分類納入你的管理系統(tǒng)之中；5、 根據(jù)獲取的信息，明確你目前一些較為重要的

8、工作和任務(wù)。加工處理的方法指導(dǎo)學(xué)習(xí)這種模式的最佳途徑就是行動起來。但是，還是有幾個基本原則可以遵循：1、 從最上面的一項開始處理。2、 一次只處理一件事情。3、 永遠(yuǎn)不要把任何事情再次放回工作籃加工處理的關(guān)鍵性問題：“下一步行動是什么？”行動步驟必須絕對是具體的行動在認(rèn)清下一步的具體行動之前，你需要考慮更多的事情，才有可能應(yīng)對任何出現(xiàn)的變化。為了對下一步的行動作決策，你必須首先明確你希望達(dá)到的目標(biāo)。一旦你決定了下一步的行動一旦你決定了下一步的行動，這時，你就面臨著3種選擇：·實施（如果2分鐘內(nèi)可以完成的話）·指派給他人（如果你自己并不是最佳的執(zhí)行者）；·交給你的管

9、理系統(tǒng)（作為日后處理的一種選擇）。如果不需要采取對策時，又應(yīng)該怎么辦呢？很可能的是，你的工作籃中存在著一些不需要采取行動的任務(wù)。在這種情況下，一般有三種情況：1、 垃圾2、 待孵化的項目3、 參考資料基本類型從組織管理的角度來看，你希望了解和管理的事情可以為7大類：·一個“工作”清單·工作的輔助性資料·記錄在日程表中的行動和信息·各種“下一步行動”的清單·一個“等待”清單·參考資料·一個“將來某時/也許”清單一個清單可以是下面3種形式中的任何一種：1、 一個文件夾，包括一些各自獨立的記錄，記錄著同屬于一個范疇的事物；2、 在

10、一張有標(biāo)題的紙上列出的真實的目錄；3、 一個軟件程序或者電子記事本中的詳細(xì)目錄，比如outlook軟件中的任務(wù)或者一個掌上電腦中的清單。以下常見的下一步行動清單的標(biāo)題對你有幫助：·電話·在電腦旁·跑腿·在辦公室時·在家時·議事日程·閱讀/回顧把可以付諸行動的電子郵件和文件與其余的分離開來。只要你保證在適當(dāng)?shù)臅r間查閱適當(dāng)?shù)馁Y料，每天幾秒鐘也就是回顧檢查所需要的全部時間。首先看一看你的日程表然后看一看你的行動清單在適當(dāng)條件下，進(jìn)行適當(dāng)?shù)幕仡櫾谇‘?dāng)?shù)臅r間和地點進(jìn)行回顧更新你的系統(tǒng)每周回顧檢查什么是每周回顧檢查散頁紙你的筆記 前一天

11、日程表上的數(shù)據(jù)即將使用的日程表清空大腦回顧“工作”（和更重要的結(jié)果）清單回顧“下一步行動”清單回顧“等待事宜”清單回顧所有相關(guān)的項目回顧“將來某時/也許”清單回顧“懸而未決”和輔助資料有3個方面的評估標(biāo)準(zhǔn)對行動的決策過程極有幫助：1、 選擇當(dāng)前行動的4個標(biāo)準(zhǔn)2、 評估每日工作的3個標(biāo)準(zhǔn)3、 回顧檢查的6個層次工作中的6個層次可以參照高度進(jìn)行考慮：1、 5萬英尺以上：生活2、 4萬英尺：35年的計劃3、 3萬英尺：12年的目標(biāo)4、 2萬英尺：責(zé)任范圍5、 1萬英尺：當(dāng)前的工作6、 跑道：目前的行動讓我們一起來看一下有關(guān)由下至上管理方法的第一個實例。你需要打的這個電話（行動）事關(guān)你目前加緊促成的一

12、批生意（工作）。這個電話關(guān)系到提高你的銷售數(shù)量（責(zé)任）。這批生意可能是你在銷售方面有所進(jìn)展和突破（工作目標(biāo)）的一個良機。因為你所在的公司渴望進(jìn)軍這個全新的市場領(lǐng)域（機構(gòu)的前景）。這將促使你在經(jīng)濟和事業(yè)不斷地接近你奮斗追求的目標(biāo)（生活）換一個角度來看，你已經(jīng)下定決心打算成為自己的老板，發(fā)揮你在某一領(lǐng)域中得天獨厚的資源和才能。因此，你自己開創(chuàng)了一番事業(yè)（前景），并制定了短期內(nèi)的幾個具體的目標(biāo)（工作目標(biāo)）。這賦予你一些重要的角色去擔(dān)當(dāng)。同時，還需要即刻取得某些成效（工作）。只要時機成熟，以上這些工作的每一項都要求你采取一些具體的措施（下一步行動）。你的自動應(yīng)答機中都存儲了哪些內(nèi)容？你為孩子制訂了哪些

13、計劃？你在辦公室中的崗位職責(zé)包括哪些內(nèi)容？在今后的幾個月或者幾年內(nèi)，激勵你革新或者引發(fā)你創(chuàng)造的動力是什么呢？取得成功的最佳場所是你目前的位置以及現(xiàn)在的工作。Charles Schwab你的工作可能：員工培訓(xùn)、系統(tǒng)設(shè)計、長期計劃、行政支持、市場營銷和時間安排的有關(guān)事宜或者負(fù)責(zé)設(shè)備、計劃實施、質(zhì)量監(jiān)測、資產(chǎn)管理等的工作。如果你自己經(jīng)營企業(yè)，那么，你所需要關(guān)注的將遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于你在某個機構(gòu)中負(fù)責(zé)某項專門工作時的數(shù)量。在你生活的其他方面很可能還包括一些焦點區(qū)域，如教育子女、與人合作、教堂、健康、社區(qū)服務(wù)、家政、財務(wù)管理、自我發(fā)展、創(chuàng)造性表達(dá)等。3萬5萬英尺以上前面3個較低層面主要針對的是事物當(dāng)前的狀態(tài)你的各

14、種行動、工作、責(zé)任區(qū)，由此向上主要涉及的則是指導(dǎo)方向和目標(biāo)取向方面的問題。在這一高度上，我們還需要考慮一個行動目錄，但是其內(nèi)容更傾向于“我目前的哪些行動有助于達(dá)到我的預(yù)期目標(biāo)，以及我如何才能實現(xiàn)這個目標(biāo)呢？”在職業(yè)生涯中，為你的工作從1年期的目標(biāo)（3萬英尺）到3年期的預(yù)測；而在你個人領(lǐng)域中，涉及從個人純收益（4萬英尺）到憑直覺判斷你的生活目的，以及如何最為有效地體現(xiàn)出這個目標(biāo)來（5萬英尺以上）在這你可以向自己提出的問題是：1、 我們機構(gòu)的長期目標(biāo)是和目的是什么？為了履行我的責(zé)任，我需要落實哪些相關(guān)的工作？2、 我為自己設(shè)定的長期目標(biāo)和目的是什么？有哪些工作我必須首先落實呢？3、 還發(fā)生了哪些可

15、能影響到我有選擇的重大事情呢？下面是在這一層面的談?wù)撝酗@露出來的一些具體問題：1、 鑒于公司內(nèi)部的工作重點不斷的轉(zhuǎn)移，你的工作性質(zhì)隨之發(fā)生變化。你將員工培訓(xùn)外包給別的公司，而不是由公司內(nèi)部解決。2、 你認(rèn)為事業(yè)目標(biāo)是什么。你可以預(yù)測到，一年以后你將從事一份不同的工作。你需要確保在這一年中順利地過渡，與此同時，盡力尋求調(diào)任或者升遷的其他可能性。3、 考慮到全球化和擴張的趨勢，本機構(gòu)的方向是什么。你預(yù)見在不久的將來，你將進(jìn)行大量的跨國施旅行。考慮到你對生活方式 的個人喜好，你需要思考一下如何重新調(diào)整自己的事業(yè)發(fā)展計劃。4、 生活方式的喜好和不斷變化的需要。當(dāng)你的孩子逐漸長大，你留在家里陪伴他們的需

16、要就會減少，同時你對投資和退休計劃的興趣卻會增加。領(lǐng)先的秘密在于開始行動。開始行動的秘密在于把復(fù)雜的大宗任務(wù)分解成為可以操作的細(xì)小工作，然后開始實施第一項內(nèi)容。馬克吐溫1、 你知道你想要得到的東西，但你不知道應(yīng)該如何獲取它；2、 你不知道你到底想要什么。理想文義者認(rèn)為，短期的問題無關(guān)緊要。憤世嫉俗的人相信，長期的目標(biāo)沒有什么了不起。而現(xiàn)實主義者認(rèn)定，短期內(nèi)已經(jīng)完成的和未完成的工作狀況，決定了長期目標(biāo)的實現(xiàn)Sidney J. Harris沒有明確任務(wù)的展望只是夢想缺乏前景的任務(wù)只是痛苦的勞作。同時擁有前景和任務(wù)才是世界的希望英格半薩塞克斯教堂1730目錄 第一部分 通向從容之道 第1章 新情況，

17、新做法 像實干家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動。 第2章 橫向管理工作進(jìn)程的5個階段我們應(yīng)該使任何事物都變得越簡單越好，而不是比較簡單。第3章 第3章 縱向管理：巧妙制定工作計劃當(dāng)著手處理平凡瑣事的時候，必須著眼于大局，這樣一來，所有的煩瑣小事才能夠沿著正確的方向發(fā)展。 第二部分 遠(yuǎn)離壓力，提高效率 第4章 確定時間、空間和工具提升個人工作效率的最佳手段之一，就是擁有你樂于使用的管理工具。第5章 收集階段：填充工作籃訓(xùn)練自己發(fā)現(xiàn)那些沒有到位的事情。第6章 處理階段：清空工作籃工作籃是一個處理問題的站點，而不是一個存儲容器。第7章 管理階段：建立好清單在從局部管理向全局總攬的轉(zhuǎn)化過程中，一個完整和同步的工作清單堪稱為一個主要的運作手段。第8章 檢查階段：回過頭看看只要你保證在適當(dāng)?shù)臅r間查閱適當(dāng)?shù)馁Y料，每天幾秒鐘也就是回顧檢查所需要的全部時間。 第9章 行動階段：選最佳方案你的工作是發(fā)現(xiàn)你的工作，然后全身心地投入到其中去。第10章 創(chuàng)造性地思考