優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程策略分析

1、優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程策略分析【摘要】 優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程對于提升其核心競 爭力具有重要的促進作用，尤其是在外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營環(huán)境瞬息 萬變的背景下，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程的優(yōu)化尤其顯得必要和緊 迫。本文通過闡述外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程的具體內(nèi)容，概括了外 貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程優(yōu)化需要遵循的一般原則，并在此基礎上提 出了業(yè)務流程優(yōu)化的具體策略，以期能夠為提升外貿(mào)企業(yè)業(yè) 務流程的彈性做出探討?！娟P鍵詞】 外貿(mào)企業(yè) 業(yè)務流程 優(yōu)化 策略 自從上世紀 90 年代業(yè)務流程重組的概念被提出以后， 業(yè)務流程的優(yōu)化就成為了企業(yè)提升核心競爭力的重要手段。 外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程優(yōu)化的外部背景因素主要有兩個方面，一 是外貿(mào)環(huán)境出現(xiàn)了新的變化，

2、另一方面在于新的外貿(mào)手段層 出不窮，上述因素的疊加導致外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程優(yōu)化具有客 觀必然性。如何通過業(yè)務流程的優(yōu)化來化解外貿(mào)環(huán)境的巨大 變化，已經(jīng)成為貿(mào)易領域的一個研究熱點。1.外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程概述 外貿(mào)業(yè)務流程可以分為進口流程以及出口流程，進口流 程相對于出口流程而言相對簡單一些，進口流程主要包括收 貨人預備進口單據(jù)、換單、報檢、報關、辦理設備交接單、 提箱、提貨等環(huán)節(jié)，本文這里僅僅簡單介紹，重點在于對出 口業(yè)務流程的介紹。要想對業(yè)務流程進行重新的優(yōu)化重組， 必須要對外貿(mào)業(yè)務流程的各個細節(jié)有一個詳細的了解，具體 分析如下：1.1 報價成交目前學界對于報價成交是否是外貿(mào)業(yè)務流程的起點還 存在一

3、定的爭議，但是本文考慮到報價成交作為事實上的業(yè) 務流程起點將其作為外貿(mào)業(yè)務流程的起點。報價成交是外貿(mào) 企業(yè)流程的一個關鍵節(jié)點，在這一階段外貿(mào)企業(yè)要與客戶進 行不斷的還價討價，進而相互妥協(xié)形成一個雙方都可以接受 的價位詢價、發(fā)價、還價和接受四個環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)本質(zhì)上 來講就是一個不斷溝通的過程，在討價還價的過程中外貿(mào)企 業(yè)的工作人員應注意幾點問題，一是溝通應及時，通過信息 技術的采用，加速溝通速度，另外一個方面就是溝通的進行 應本著真誠互利的原則進行展開。1.2 合約簽訂合約是確保外貿(mào)企業(yè)以及客戶權利的法律文書，合約的 簽訂內(nèi)容一般包括貨物的數(shù)量、單價、交付地點以及交付方 式等內(nèi)容。按照我國政府規(guī)

4、定，若企業(yè)沒有直接進出口權的 話，交易必須找到一個進出口商作為中間商來進行。合約的 簽訂除了上述內(nèi)容的以外還要約定違約責任以及爭議解決 機制，尤其要注意兩國法律之間的不同，畢竟跨國貿(mào)易中一 旦產(chǎn)生法律糾紛，解決起來是一件費事費力的事情。這就要 求外貿(mào)企業(yè)應具有一批對國際貿(mào)易的法律以及出口國的貿(mào) 易規(guī)則精通的人才，盡量避免在合約的簽訂中出現(xiàn)失誤。1.3 采購生產(chǎn)合約簽訂以后，對于外貿(mào)企業(yè)來說就進入了一個組織生 產(chǎn)階段。外貿(mào)企業(yè)組織生產(chǎn)過程中一定要嚴把質(zhì)量關，避免 因為質(zhì)量的問題帶來爭議，尤其是在目前綠色壁壘高企的背 景下，任何不符合產(chǎn)品出口國質(zhì)量標準的產(chǎn)品都會引起客戶 的毀約。與此同時外貿(mào)企業(yè)的

5、采購與生產(chǎn)之前一定要對客戶 的資信背景有一個詳細的調(diào)查，防止出現(xiàn)產(chǎn)品生產(chǎn)出來以 后，確得不到貨款情況的發(fā)生，因此最好在采購生產(chǎn)以前得 到一部分客戶保證金，以規(guī)避可能發(fā)生的風險。1.4 合約履行合約履行環(huán)節(jié)涉及備貨、領證、排載、報關、報檢、裝 船、投保、議付、結(jié)匯、退稅、索賠等環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)的 失誤都會給公司帶來巨大的損失，因此一定要對各個環(huán)節(jié)進 行科學的安排。例如外貿(mào)企業(yè)在合約履行中應注意采取風險 轉(zhuǎn)嫁措施，例如貨物交付給貨運公司以后，就必須要求貨運 公司承擔產(chǎn)品不能按時到達目的地的風險。再比如在出口退 稅的申報環(huán)節(jié)，外貿(mào)企業(yè)應及時根據(jù)出口單據(jù)進行實報實 銷。綜上所述，外貿(mào)業(yè)務流程繁瑣，涉及

6、到眾多的機構，這 就要求流程一定要有一個合理的安排，才能保證外貿(mào)業(yè)務的 順利開展。2.業(yè)務流程的優(yōu)化須遵循的基本原則 根據(jù)業(yè)務流程優(yōu)化的基本理論，結(jié)合我國外貿(mào)企業(yè)的具 體業(yè)務流程，本文認為外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程的優(yōu)化需要遵循以 下幾個基本原則：2.1 立足當前，著眼長遠外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程的優(yōu)化應處理好當前以及長遠之間 的關系，流程優(yōu)化太超前的化往往會給具體操作帶來較大的 難度，結(jié)果往往會導致優(yōu)化后業(yè)務流程難以實施，而如果流 程優(yōu)化僅僅局限于眼前，又難以有效的應對未來外貿(mào)環(huán)境的 變化，這就會導致外貿(mào)企業(yè)被動的去適應環(huán)境的變化，而不 能夠做到未雨綢繆，其在趨于完全競爭的外貿(mào)行業(yè)背景下也 難以樹立持久的競爭

7、優(yōu)勢。鑒于此，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程的優(yōu) 化應在處理好當前的業(yè)務流程的前提下適當?shù)某?，這樣才 不至于在突然到來的變化面前處于一個被動的地位。2.2 立足局部，著眼全局外貿(mào)業(yè)務流程是由很多環(huán)節(jié)組成的，所有環(huán)節(jié)的總和構 成了外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程。一般來講，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程出現(xiàn) 問題都是由某一個環(huán)節(jié)所引起的，因此很多外貿(mào)企業(yè)在業(yè)務 流程優(yōu)化的過程中總是頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳，人為地割裂了 各個環(huán)節(jié)之間的有機聯(lián)系，這就導致業(yè)務流程的整體性未能 夠得到有效的兼顧。因此外貿(mào)企業(yè)在進行業(yè)務流程優(yōu)化時必 須要樹立一個全局的觀念，在對各個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化的同時要 服從以及服務于全局，這樣才不至于顧此失彼。2.3 流程優(yōu)化的效率

8、原則流程優(yōu)化的效率原則是指外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程的優(yōu)化應 以效率為導向，流程的優(yōu)化應以效率最大化為基本的立足點 和出發(fā)點。提升流程效率的措施一般有兩種，一種是進行事 項的合并，對于那些過于瑣碎且沒有效率的復雜環(huán)節(jié)進行合 并使得其簡單化，事項的合并有兩個情況，一是職能導向， 即根據(jù)職能的范疇將不同部門的同一職能的流程整合在一 起，二是流程導向，即進行工作的豐富化，通過將不同的工 作集中在一個人身上實現(xiàn)流程的有效性；另外一種就是進行 事項的刪除，其實任何一個企業(yè)都存在既沒有效率，也沒有 價值的業(yè)務環(huán)節(jié)，對于此類的業(yè)務環(huán)節(jié)應直接刪除，進而提 升流程的效率。2.4 流程優(yōu)化彈性原則外貿(mào)環(huán)境的不斷變化已經(jīng)成為

9、常態(tài)，瞬息萬變的外貿(mào)環(huán) 境客觀上要求外貿(mào)企業(yè)的流程應具有一定的彈性，這樣才能 有效的應對環(huán)境變化所帶來的沖擊。與此同時消費者需求呈 現(xiàn)出日益多元化以及個性化態(tài)勢，反映到外貿(mào)企業(yè)的生產(chǎn)層 面就是要求企業(yè)能夠提供多樣化的產(chǎn)品，即企業(yè)的業(yè)務流程 能夠在一個較短的時間內(nèi)迅速調(diào)整生產(chǎn)方向，來滿足客戶的 多樣化需求。流程優(yōu)化的彈性原則的實現(xiàn)一般通過兩種措施，一是差異化延遲，在大規(guī)模標準化產(chǎn)品生產(chǎn)模式下，在 外部市場需求的影響下，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程的重組需要從頭 做起，這是一個長期的過程，因此往往會貽誤市場機遇，而 差異化的延遲通過準確的把握消費終端的信息來最大限度 的縮短外貿(mào)企業(yè)的反應時間，借此實現(xiàn)彈性化；

10、二是多樣化 的生產(chǎn)，通過事先預備多樣化的流程模式來應對生產(chǎn)中可能 出現(xiàn)的例外情況， 進而實現(xiàn)流程的彈性化。3.外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程優(yōu)化策略在對外貿(mào)具體的業(yè)務進行分析的基礎之上，結(jié)合業(yè)務流 程優(yōu)化的一般原則，本文認為外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程優(yōu)化應從以 下幾個方面著手：3.1 組建專門的流程優(yōu)化團隊 外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程優(yōu)化的實施是一項難度大的系統(tǒng)工 程，需要組建一個專門的團隊來負責此項工作?？紤]到業(yè)務 流程的優(yōu)化涉及到企業(yè)的各個職能部門，因此團隊成員的組 成要包括各個部門的人員，這樣在流程優(yōu)化的過程中才能夠 兼顧到各個環(huán)節(jié)，不至于出現(xiàn)某個環(huán)節(jié)被忽略的情況。與此 同時，流程優(yōu)化團隊成員應有至少一個企業(yè)的高層管理者

11、負 責，因為業(yè)務流程的優(yōu)化過程中必然會受到某些方面的阻 礙，高層管理人員的加入將會給流程優(yōu)化的推進帶來重要的 支持。當然流程團隊的成員還要借助外部的智囊，通過將外 部的流程優(yōu)化專家引入到團隊中，可以增強流程優(yōu)化的專業(yè)性。3.2 注意運用信息技術 信息技術的出現(xiàn)一定程度上改變了傳統(tǒng)的外貿(mào)業(yè)務流 程，信息技術的運用對于業(yè)務流程的優(yōu)化具有重要的支撐作 用。當然在信息技術的運用過程中應當明確這一點，即信息 技術僅僅是一種手段，而絕非是目的。信息技術的應用涉及 到兩個方面，一方面需要硬件方面的投入支持，另一方面需 要相關人才的引進，兩個方面相輔相成，缺一不可。很多外 貿(mào)企業(yè)在信息技術的硬件投入方面并不吝

12、嗇，但是在人才的 引進與培養(yǎng)方方面卻做得不好，這導致信息技術的效用得不 到有效的發(fā)揮。舉例而言，通過信息技術的運用可以建立一 個有關消費者信息的數(shù)據(jù)困，通過對這個數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)分 析與挖掘就可以一定程度上的預測到未來消費需求的變化， 進而給流程的優(yōu)化調(diào)整提供一個緩沖時間。3.3 實現(xiàn)職能管理向流程管理的轉(zhuǎn)變 外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程的優(yōu)化應以客戶的需求為基本的導 向，流程優(yōu)化的出發(fā)點以及歸宿點都應該落在客戶這關鍵點 上。這就要求傳統(tǒng)的職能管理流程應被徹底打破，通過破除 各個部門之間的阻礙來實現(xiàn)流程的優(yōu)化。職能管理向流程管 理轉(zhuǎn)變的一個關鍵點在于對各個部門以及環(huán)節(jié)的投入以及 產(chǎn)出效益進行客觀的評價，對于

13、那些入不敷出的環(huán)節(jié)應果斷 的采取減法，這樣可以實現(xiàn)流程的扁平化。扁平化的流程結(jié) 構能夠更加及時有效地對來自于客戶的信息進行反應，進而 提升企業(yè)流程的效率。3.4 強化對流程優(yōu)化的反饋跟進 流程優(yōu)化實施過程中以及結(jié)束以后應及時的進行跟蹤 反饋，跟蹤反饋有兩個目的， 一是檢驗業(yè)務流程優(yōu)化的效果， 另外一方面就是通過查找業(yè)務流程優(yōu)化中存在的問題，給流 程優(yōu)化的改進提供基本的依據(jù)。業(yè)務流程優(yōu)化的跟蹤反饋是 業(yè)務流程優(yōu)化過程中不可缺少的環(huán)節(jié)。跟蹤反饋的實施應貫 穿于流程優(yōu)化的整個過程，對于流程優(yōu)化過程中出現(xiàn)的各種 問題能夠進行及時的解決，確保流程優(yōu)化的順利推進。在外貿(mào)行業(yè)整體上呈現(xiàn)出更加激烈的背景下，外貿(mào)企業(yè) 面臨的競爭環(huán)境日趨惡化，外貿(mào)企業(yè)傳統(tǒng)的業(yè)務流程在新的 外貿(mào)環(huán)境下已經(jīng)顯露出難以適應的狀態(tài)，這客觀上需要外貿(mào) 企業(yè)進行業(yè)務流程的優(yōu)化來實現(xiàn)業(yè)務流程與外部環(huán)境之間 的匹配性。外貿(mào)企業(yè)業(yè)務流程的優(yōu)化的目的在于增強流程的 彈性以及效率，本文提出了外貿(mào)企業(yè)流程優(yōu)化的基本策略， 以期能夠為已經(jīng)開始或者準備開始進行流程優(yōu)化的外貿(mào)企 業(yè)提供一些指導。參考文獻：1 唐艷，程茜寧 .波傳統(tǒng)外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務流程重組簡析J. 中國民營科技與經(jīng)濟， 2008（9）.2 劉燁，秦麗娜