會(huì)計(jì)信息化下輔助核算應(yīng)用淺探

1、會(huì)計(jì)信息化下輔助核算應(yīng)用淺探    關(guān)鍵詞 會(huì)計(jì)信息化;輔助核算;會(huì)計(jì)科目 doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 08 . 003 隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)復(fù)雜化,各種業(yè)務(wù)核算對(duì)象越來(lái)越多,傳統(tǒng)的核算方法已不再適應(yīng)管理的要求。為了加強(qiáng)對(duì)各種信息的管理,更好地處理越來(lái)越多的核算對(duì)象,在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中普遍采用了輔助核算的方法。它突破了傳統(tǒng)的總分類賬和明細(xì)賬的核算方式,提供了靈活多變的輔助賬及相應(yīng)的查詢統(tǒng)計(jì)等多種功能,為滿足企業(yè)內(nèi)部管理控制提供了更詳盡有用的核算信息。如何科學(xué)、合理地設(shè)置會(huì)計(jì)

2、科目的輔助核算以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息管理的優(yōu)勢(shì),是值得廣大財(cái)會(huì)人員探討的問(wèn)題。 設(shè)置會(huì)計(jì)科目是將企業(yè)會(huì)計(jì)核算中所使用的會(huì)計(jì)科目逐一地按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)。它是賬務(wù)處理系統(tǒng)的核心,反映整個(gè)企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的體系結(jié)構(gòu),是賬務(wù)系統(tǒng)初始化設(shè)置中最煩瑣、最復(fù)雜的設(shè)置工作。而輔助核算是針對(duì)科目的,實(shí)現(xiàn)了更廣泛的賬務(wù)處理,以適應(yīng)企業(yè)管理和決策的需要,一般通過(guò)核算項(xiàng)目來(lái)實(shí)現(xiàn)。核算項(xiàng)目是會(huì)計(jì)科目的一種延伸,設(shè)置某科目有相應(yīng)的輔助核算后,相當(dāng)于設(shè)置了該科目按核算項(xiàng)目進(jìn)行更為明細(xì)的核算。但核算項(xiàng)目又不同于一般的明細(xì)科目,它具有更加靈活方便的特性。 一、設(shè)置輔助核算的原因 第一,實(shí)際工作中某些企業(yè)核算業(yè)務(wù)對(duì)象較多

3、,核算方式較特殊,需要對(duì)它們進(jìn)行特殊管理;而且這類對(duì)象增加明細(xì)科目也會(huì)受到會(huì)計(jì)科目結(jié)構(gòu)的限制,處理很不方便,更加不會(huì)突出特殊核算。 第二,傳統(tǒng)方式下科目分類賬需要登記全部憑證,而輔助賬只需登記有關(guān)部分憑證,兩次登賬交叉重復(fù)、工作量大、準(zhǔn)確率低、不易核對(duì)。輔助賬用于某些在日記賬和分類賬中未能記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),作為備查賬進(jìn)行補(bǔ)充登記。 第三,在各種會(huì)計(jì)信息化軟件中,一般都提供了豐富的輔助核算功能。所謂輔助核算功能是指賬務(wù)處理時(shí),當(dāng)一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后,不但要登記總分類賬、明細(xì)賬等正式賬簿,還要登記各種輔助賬簿。記賬憑證一經(jīng)輸入,只需執(zhí)行“記賬”功能,即可同時(shí)完成正式賬簿和輔助賬簿的登記工作,準(zhǔn)確率高。

4、 第四,采用輔助核算可以簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)科目體系,使會(huì)計(jì)科目體系變得相對(duì)穩(wěn)定,而且還可進(jìn)行縱向的和橫向的信息查詢分析,符合會(huì)計(jì)信息化環(huán)境的特點(diǎn)和對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的要求。 二、常用輔助核算的類型 輔助核算是在會(huì)計(jì)信息化特定環(huán)境和方式下產(chǎn)生的一種新型核算方式,它采用傳統(tǒng)明細(xì)賬會(huì)計(jì)核算原理,同時(shí)兼顧會(huì)計(jì)信息化處理方式的特點(diǎn),以最簡(jiǎn)便的方式最大限度地滿足企業(yè)的核算要求。盡管目前各會(huì)計(jì)信息化軟件都提供了輔助核算功能,但提供的輔助核算類型不盡相同。典型的輔助核算類型包括單位往來(lái)核算、個(gè)人往來(lái)核算、部門核算和項(xiàng)目核算,分別完成對(duì)賬戶的各往來(lái)單位信息、個(gè)人信息、部門信息及項(xiàng)目信息的獨(dú)立核算和反映。 (一)單位往來(lái)核算

5、單位往來(lái)是指企業(yè)和其他企業(yè)間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),包括客戶往來(lái)和供應(yīng)商往來(lái)。單位往來(lái)輔助賬是為了核算企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中與外部企業(yè)發(fā)生的往來(lái)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),如應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款和應(yīng)付賬款等都是處理單位往來(lái)業(yè)務(wù)的賬戶。根據(jù)目前會(huì)計(jì)信息化軟件的實(shí)際水平,對(duì)往來(lái)賬核算管理可采取如下方式: 1. 企業(yè)規(guī)模不大,有少量往來(lái)單位時(shí),作為明細(xì)科目設(shè)置。對(duì)往來(lái)業(yè)務(wù)的處理方法是按往來(lái)單位設(shè)置明細(xì)賬,即將往來(lái)單位設(shè)置為明細(xì)科目。當(dāng)往來(lái)業(yè)務(wù)較多時(shí),不僅增設(shè)的明細(xì)科目較多,而且也不便于開展往來(lái)款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)、分析與清理工作。 2. 企業(yè)規(guī)模較大,往來(lái)業(yè)務(wù)頻繁時(shí),將科目設(shè)置為單位往來(lái)輔助核算,作為賬務(wù)系統(tǒng)中的往來(lái)單位進(jìn)行管理,或選用應(yīng)

6、收、應(yīng)付款系統(tǒng)管理。在這種情況下,只是往來(lái)業(yè)務(wù)的受控系統(tǒng)不同,前者的受控系統(tǒng)是賬務(wù)系統(tǒng),只進(jìn)行總分類核算,后者的受控系統(tǒng)是應(yīng)收(應(yīng)付)系統(tǒng)。這樣可以對(duì)應(yīng)收款或應(yīng)付款從不同角度進(jìn)行查詢與統(tǒng)計(jì)分析,還可減輕財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,從而使他們有充分的時(shí)間考慮收賬、付款等策略。 (二)個(gè)人往來(lái)核算 個(gè)人往來(lái)是指企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職工之間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來(lái)業(yè)務(wù),如出差借款、私人借款等。由于各企業(yè)的經(jīng)營(yíng)性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)方法不同,有些企業(yè)的個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)很少,有些企業(yè)個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)很多且業(yè)務(wù)發(fā)生非常頻繁。對(duì)于后者,在賬務(wù)處理時(shí),可啟用個(gè)人往來(lái)輔助核算功能。將個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)的管理、清理工作納入個(gè)人往來(lái)輔助管理中,可大大減少清理工作量

7、,有利于加強(qiáng)個(gè)人往來(lái)賬戶的管理。 當(dāng)某一賬戶需要將企業(yè)職工作為核算對(duì)象時(shí),可以使用個(gè)人核算。當(dāng)企業(yè)需要按不同職員反映其差旅費(fèi)等借款情況時(shí),可將其他應(yīng)收款設(shè)置為個(gè)人核算;當(dāng)企業(yè)需要反映不同業(yè)務(wù)員的銷售業(yè)績(jī)時(shí),可將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入設(shè)置為個(gè)人核算。 (三)部門核算 當(dāng)某一賬戶需要核算和反映不同的部門信息時(shí),可以使用部門核算。部門輔助賬適用于對(duì)各種收支業(yè)務(wù)進(jìn)行部門核算的企業(yè)。當(dāng)企業(yè)需要按不同部門反映其制造費(fèi)用、管理費(fèi)用等情況時(shí),可將制造費(fèi)用、管理費(fèi)用等賬戶的明細(xì)科目設(shè)置為部門核算;當(dāng)企業(yè)需要反映不同部門的銷售業(yè)績(jī)時(shí),可將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為部門核算。采用部門核算后,不僅可以查詢部門總賬、部門明細(xì)賬,還可

8、輸出部門收支明細(xì)表和部門計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告。        (四)項(xiàng)目核算 所謂項(xiàng)目,一般被認(rèn)為是專門的經(jīng)營(yíng)對(duì)象和核算對(duì)象。項(xiàng)目核算就是圍繞一個(gè)專門的對(duì)象,將所有發(fā)生在該對(duì)象上的各種收支以項(xiàng)目輔助賬的形式進(jìn)行歸集。如企業(yè)的產(chǎn)品成本、在建工程、科研單位的科研課題等均可被設(shè)置為項(xiàng)目核算。 如果企業(yè)需要反映不同產(chǎn)品的生產(chǎn)成本時(shí),可將生產(chǎn)成本賬戶設(shè)置為項(xiàng)目核算,而將各種產(chǎn)品看作不同的項(xiàng)目;如果企業(yè)需要反映不同在建工程項(xiàng)目的建造成本時(shí),可將在建工程賬戶設(shè)置為項(xiàng)目核算,而將各項(xiàng)在建工程項(xiàng)目作為不同的項(xiàng)目;如果企業(yè)需要反映不同商品的銷

9、售情況時(shí),可將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶設(shè)置為項(xiàng)目核算,而將各種商品看作不同的項(xiàng)目。采用項(xiàng)目核算后,就可以查詢各種項(xiàng)目核算與管理所需的賬表,即項(xiàng)目總賬、項(xiàng)目明細(xì)賬,以及項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表和項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告。 三、輔助核算科目設(shè)置的方法 在會(huì)計(jì)信息化過(guò)程中,設(shè)置會(huì)計(jì)科目有兩種方式:直接采用原有科目,將已整理好的科目直接錄入計(jì)算機(jī);根據(jù)信息化的特點(diǎn)和實(shí)際情況對(duì)原有科目進(jìn)行調(diào)整。前者容易造成科目體系龐大,難以滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的要求,給系統(tǒng)的實(shí)施和維護(hù)帶來(lái)困難;后者主要通過(guò)設(shè)置科目的輔助核算,充分利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量大、處理能力強(qiáng)的特點(diǎn),有助于提高核算和管理水平。 (一)設(shè)置單位往來(lái)科目 會(huì)計(jì)科目中有專門用于核算單位與本單位

10、外部進(jìn)行資金往來(lái)業(yè)務(wù)的科目,如應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等。這些科目核算的業(yè)務(wù)涉及單位的債權(quán)債務(wù),與單位的經(jīng)濟(jì)利益息息相關(guān),特別是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下各單位對(duì)此類業(yè)務(wù)的核算和管理要求越來(lái)越高。在賬務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置這類科目可采用以下3種方法。 1. 第一種方法:在總賬科目下直接設(shè)立多個(gè)二級(jí)科目甚至三級(jí)科目,每個(gè)二級(jí)科目或三級(jí)科目對(duì)應(yīng)一個(gè)往來(lái)單位名稱,但對(duì)最低級(jí)科目的賬類不能描述為單位往來(lái)核算。 科目編碼科目名稱科目類型賬頁(yè)格式賬類 1122應(yīng)收賬款 資產(chǎn) 金額式 112201 銷售貨款 資產(chǎn) 金額式 11220101南京機(jī)械廠資產(chǎn) 金額式 11220102杭州利達(dá)廠資產(chǎn) 金額式 112202 其他款項(xiàng) 資產(chǎn) 金額

11、式 11220201大連電機(jī)廠資產(chǎn) 金額式 2. 第二種方法:在總賬科目下設(shè)立劃分業(yè)務(wù)類型或往來(lái)單位類型的二級(jí)科目,并將各個(gè)二級(jí)科目的賬類描述為單位往來(lái)核算。通過(guò)系統(tǒng)的往來(lái)管理功能建立各個(gè)往來(lái)單位的檔案資料,并可核算管理此類業(yè)務(wù)。 科目編碼科目名稱科目類型賬頁(yè)格式賬類 1122應(yīng)收賬款資產(chǎn)金額式 112201 銷售貨款資產(chǎn)金額式客戶 112202 其他款項(xiàng)資產(chǎn)金額式客戶 3. 第三種方法:僅設(shè)立總賬科目,并將其賬類描述為單位往來(lái)核算。同樣通過(guò)系統(tǒng)的往來(lái)管理功能可核算管理此類業(yè)務(wù)。 科目編碼科目名稱科目類型賬頁(yè)格式賬類 1122應(yīng)收賬款資產(chǎn) 金額式 客戶 (二)設(shè)置個(gè)人往來(lái)科目 會(huì)計(jì)科目中有專門

12、用于核算單位與本單位職工之間資金往來(lái)業(yè)務(wù)的科目,如其他應(yīng)收款等。為了清楚核算管理這類資金往來(lái)業(yè)務(wù),在賬務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置這類科目可采用以下3種方法。 1. 第一種方法:在總賬科目下直接設(shè)立多個(gè)二級(jí)科目,每個(gè)二級(jí)科目對(duì)應(yīng)一個(gè)職工名稱,通過(guò)這些二級(jí)科目核算每個(gè)職工的資金往來(lái),或者通過(guò)二級(jí)科目劃分業(yè)務(wù)類型,再通過(guò)三級(jí)科目對(duì)應(yīng)一個(gè)職工名稱,但對(duì)最低級(jí)科目的賬類不能描述為個(gè)人往來(lái)核算。 科目編碼科目名稱科目類型賬頁(yè)格式賬類 1221其他應(yīng)收款資產(chǎn)金額式 122101 劉偉 資產(chǎn)金額式 122102 李小明資產(chǎn)金額式 2. 第二種方法:在總賬科目下設(shè)立劃分業(yè)務(wù)類型的二級(jí)科目,并將各個(gè)二級(jí)科目的賬類描述為個(gè)人往來(lái)

13、核算。通過(guò)系統(tǒng)的往來(lái)管理功能建立各個(gè)與單位有資金往來(lái)業(yè)務(wù)的職員檔案資料,并可核算管理此類業(yè)務(wù)。 科目編碼科目名稱科目類型賬頁(yè)格式賬類 1221 其他應(yīng)收款資產(chǎn) 金額式 122101出差借款 資產(chǎn) 金額式 個(gè)人 122102私人借款 資產(chǎn) 金額式 個(gè)人 3. 第三種方法:僅設(shè)立總賬科目,并將其賬類描述為個(gè)人往來(lái)核算。同樣通過(guò)系統(tǒng)的往來(lái)管理功能可核算管理此類業(yè)務(wù)。 科目編碼科目名稱科目類型賬頁(yè)格式賬類 1221其他應(yīng)收款 資產(chǎn) 金額式 個(gè)人 (三)設(shè)置部門核算科目 為了加強(qiáng)管理,提高經(jīng)濟(jì)效益,許多單位都實(shí)行了部門核算。下面通過(guò)對(duì)管理費(fèi)用科目的設(shè)置介紹部門核算科目的建立。通過(guò)部門輔助核算管理,不僅可

14、以核算某一會(huì)計(jì)期間的管理費(fèi)用總額和各個(gè)具體的費(fèi)用項(xiàng)目總額,而且還可核算某一會(huì)計(jì)期間內(nèi)各部門的管理費(fèi)用總額,以及各部門各項(xiàng)管理費(fèi)用的總額和各項(xiàng)管理費(fèi)用在各個(gè)部門的總額。 在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,同樣可按手工方式建立管理費(fèi)用的一、二級(jí)科目,且對(duì)各個(gè)二級(jí)科目的賬類描述為部門核算,再通過(guò)系統(tǒng)部門管理功能建立單位各個(gè)部門的檔案資料,系統(tǒng)就可以完成對(duì)各個(gè)部門管理費(fèi)用的分項(xiàng)、分部門核算與管理。某企業(yè)管理費(fèi)用科目設(shè)置如下: 科目編碼科目名稱科目類型賬頁(yè)格式賬類 6602 管理費(fèi)用損益 金額式 660201辦公費(fèi) 損益 金額式部門 660202差旅費(fèi) 損益 金額式部門 660203折舊費(fèi) 損益 金額式部門 

15、       (四)設(shè)置項(xiàng)目核算科目 實(shí)際會(huì)計(jì)核算時(shí),經(jīng)常要求將圍繞一種產(chǎn)品、一項(xiàng)工程、一項(xiàng)科研等項(xiàng)目所發(fā)生的所有收支,按費(fèi)用或收入類別設(shè)立專門的明細(xì)賬,以便更好完成對(duì)每個(gè)項(xiàng)目投入產(chǎn)出及費(fèi)用情況的核算。按這種核算要求,經(jīng)常將按項(xiàng)目設(shè)立二級(jí)或三級(jí)科目,再在其下級(jí)設(shè)立收支或費(fèi)用明細(xì)科目。由于企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大,生產(chǎn)產(chǎn)品種類增多,需要進(jìn)行橫向統(tǒng)計(jì)分析,該企業(yè)生產(chǎn)成本科目設(shè)置如下: 科目編碼科目名稱科目類型賬頁(yè)格式賬類 5001生產(chǎn)成本成本 金額式 項(xiàng)目 500101 直接材料成本 金額式 項(xiàng)目 500102直接人工成本 金額式 項(xiàng)目

16、 500103制造費(fèi)用成本 金額式 項(xiàng)目 500104其他成本 金額式 項(xiàng)目 只要企業(yè)有核算需求,任何科目都可以設(shè)置為相應(yīng)的輔助核算。在利用輔助核算功能時(shí),應(yīng)該廣開門路,看重核算與管理要求的本質(zhì),遵循“實(shí)質(zhì)重于形式”的原則。當(dāng)然,只要需要,也可以綜合運(yùn)用以上各種輔助核算。下面以主營(yíng)業(yè)務(wù)收入科目為例,通過(guò)部門核算和項(xiàng)目核算的設(shè)置來(lái)實(shí)現(xiàn)交叉立體核算處理。 假定某大型企業(yè)的產(chǎn)品分為兩大類,每一大類中又有多個(gè)具體產(chǎn)品。企業(yè)有4個(gè)銷售部門,企業(yè)對(duì)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的核算不僅要求核算總的產(chǎn)品銷售收入和各類產(chǎn)品的銷售收入,還要核算各個(gè)產(chǎn)品的銷售收入及各部門的產(chǎn)品銷售收入、分類產(chǎn)品銷售收入和具體產(chǎn)品品種明細(xì)的產(chǎn)品銷售收入。為實(shí)現(xiàn)這一要求,主營(yíng)業(yè)務(wù)收入科目應(yīng)設(shè)置為: 6001主營(yíng)業(yè)務(wù)收入 600101甲類產(chǎn)品 部門核算、項(xiàng)目核算 600102乙類產(chǎn)品 部門核算、項(xiàng)目核算 綜上所述,在會(huì)計(jì)信息化過(guò)程中使用輔助核算功能后,不但能簡(jiǎn)化科目結(jié)構(gòu)、減少科目數(shù)量,而且還能方便地對(duì)一些特殊核算進(jìn)行橫向的或縱向的統(tǒng)計(jì)分析。實(shí)際工作中,應(yīng)該全面結(jié)合本單位的實(shí)際情況,綜合考慮企業(yè)管理的需要和財(cái)務(wù)軟件本身具有的功能特點(diǎn),選擇