會計檔案管理流程

1、深圳市長城投資控股股份 流 程 管 理 文 件編號：CC-LC071版號：A/0會計檔案管理流程編制馬玉紅日期2005.8.25審核日期批準日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準人會計檔案管理流程1. 適用范圍長城地產(chǎn)集團股份及其所屬企業(yè)的會計檔案資料管理。2. 控制目標與關(guān)鍵績效指標(KPI)2.1確定會計檔案管理過程中的步驟和事項，明確會計檔案保管的責任，加強會計檔案的科學(xué)管理，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防損毀、散失和泄密。2.2關(guān)鍵績效指標：(績效管理局部)A數(shù)量Q質(zhì)量C本錢T時效R風(fēng)險會計檔案的完整會計檔案的妥善保管及時歸檔整理借閱及時歸還會計檔案的平安過

2、失、保密過失檔案銷毀的過失3. 主要涉及部門及職責3.1. 財務(wù)部3.1.1. 具體負責會計檔案的整理、歸檔、保管、交接、借閱、銷毀等事項；3.1.2 集團財務(wù)部負責指導(dǎo)下屬公司按照會計制度的要求管理會計檔案。3.2. 財務(wù)部經(jīng)理3.2.1. 負責會計檔案的總體組織、安排、協(xié)調(diào)等工作。3.3 公司檔案室3.3.1 負責接收、保管財務(wù)部移交的會計檔案。4流程關(guān)鍵控制點(CPP)4.1會計檔案的立卷、歸檔4.2會計檔案的保管4.3會計檔案的借閱4.4會計檔案的銷毀5 流程責任人5.1財務(wù)部的檔案管理員及財務(wù)部經(jīng)理6.支持性文件6.1會計檔案管理流程7.流程說明步驟說明負責人輸出1、會計檔案立卷、歸

3、檔、存放1.1會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：1.1.1會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證；1.1.2會計賬簿類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿；1.1.3財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告；1.1.4其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。1.2按照會計檔案管理方法，將會計檔案整理、立卷、編制序號、裝訂成冊、填制封面、編制會計檔案目

4、錄清單 ：1.2.1會計憑證應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定工程填好封面，編制序號，裝訂成冊，按年度存放；1.2.2會計賬簿應(yīng)按冊編制序號，活頁應(yīng)裝訂成冊，并按統(tǒng)一規(guī)定填好賬簿啟用表，經(jīng)管人員一覽表及賬簿目錄等，按年度存放；1.2.3會計報表應(yīng)分別按快報、月報、季報、年報裝訂成冊；1.2.4其他會計資料應(yīng)按年度進行整理、分類、編號，并裝訂成冊。財務(wù)部會計檔案管理員會計檔案目錄、清單2、會計檔案保管2.1 會計檔案必須進行科學(xué)管理、妥善保管、存放有序、查找方便；2.2會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計憑證類 15年會計賬簿類總帳、明細帳、日記帳、輔助賬 1

5、5年其中:現(xiàn)金、銀行存款日記帳 25年固定資產(chǎn)報廢清理后卡片 5年財務(wù)報告類 月、季度報告包括文字分析 3年 年度財務(wù)報告包括文字分析 永久其他類 會計移交清冊 15年 會計檔案保管清冊 永久 會計檔案銷毀清冊 永久 銀行余額調(diào)節(jié)表 5年 銀行對賬單 5年2.3會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。2.4做好會計檔案的日常清潔衛(wèi)生工作，做好防潮、防火、防蟲、防鼠、防盜工作。財務(wù)部會計檔案管理員會計檔案目錄、清單3、會計檔案交接3.1 每年形成的會計檔案，按規(guī)定應(yīng)存放在財務(wù)部，需要移交檔案室的，應(yīng)編制會計檔案移交清冊，由經(jīng)辦人員及監(jiān)交人員共同簽字；3.2檔案室接收、保管的會計檔案，原

6、那么上應(yīng)當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應(yīng)當會同財務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。財務(wù)部會計檔案管理員檔案室管理員會計檔案移交清單4、會計檔案借閱4.1 會計檔案原件原那么上不得借出。需要查詢、復(fù)印會計檔案的，需登記會計檔案查詢、復(fù)印登記表，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準，；如有特殊需要，必須借閱會計檔案原件的，需登記會計檔案借閱登記表，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理、本單位負責人批準，并不得拆散原件、限期歸還。財務(wù)部會計檔案管理員財務(wù)部經(jīng)理會計檔案查詢、復(fù)印登記表會計檔案借閱登記表5、會計檔案保密5.1 嚴格執(zhí)行平安和保密制度，不得隨意堆放，嚴防損毀、散失和泄密。財務(wù)部會計檔案管理員檔案室管理員6、會計檔案銷毀6.1 會計檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同財務(wù)部共同派人員進行鑒定、嚴格審查，編制會計檔案銷毀清單，經(jīng)集團公司領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管單位批準后銷毀。銷毀后，在銷毀清單