公司體系文件管理規(guī)定

1、程序文件:量手RB（ HZ QP-XX冊代號程序惠州天虹縮寫作業(yè)指導(dǎo)書:水號位職責(zé)代碼導(dǎo)書代碼天虹縮寫RB （HZ -WI-XX-YY崗位職責(zé):| 1-流水號部門縮寫作業(yè)指導(dǎo)書代碼惠州天虹縮寫RB( HZ -WI-ZZ-XXI流崗作業(yè)指惠州質(zhì)量記錄表格:RB( HZ -QR-XX-YY公司體系文件管理規(guī)定3.文件分類:3.1質(zhì)量管理體系文件：包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、崗位職責(zé)、質(zhì) 量記錄表格匯編。3.2臨時文件：新增或因更改需試運行的文件（如：IS09000質(zhì)量管理體系中有 的文件申請作廢后，必須立即啟用臨時文件；新增工作流程，原IS09000文件無規(guī)定）。3.3內(nèi)部文件：屬于公司保

2、密性文件或不具有共性（如僅本部門使用）、不宜納入質(zhì)量管理體系文件或臨時文件的類別。3.4臨時、季節(jié)性或階段性的活動方案、通知、通報、報告、決定、培訓(xùn)資料等般不屬于本范疇4.3.1行政部對文件進行排版、編號：1）文件編號方法：質(zhì)量手冊：RB（ HZ -QM I一質(zhì)流水號惠州天虹縮寫文件代號流水號 部門縮寫量記錄代碼惠州天虹縮寫2 ）部門縮寫：為該部門漢語拼音縮寫，如：XZ- 行政RS-人事QH-企劃 PG-品管 CW-財務(wù) TP-統(tǒng)配 中心SC商場3）文件修改狀態(tài)的標識方法：0未修改；1第1次修改；2 第2次修改； N 第N次修。4）文件版本狀態(tài)的標識方法：A 第一次版本B 第二次版本 C 第三

3、次版本D 第四次版5）文件的批準日期為文件的實施日期。432文件的審核、批準：1）審核：質(zhì)量手冊由管理者代表審核；程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書及質(zhì)量記錄 表格由部門經(jīng)理審核，重大情況由總經(jīng)理審核。2）批準：質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準；程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書及質(zhì)量記錄表格 由管理者代表批準，重大情況由總經(jīng)理批準。4.4文件發(fā)放：4.4.1行政管理部負責(zé)質(zhì)量管理體系的文件的發(fā)放：3）發(fā)放文件應(yīng)制作文件封面：封面內(nèi)容應(yīng)包括文件類型、文件版本號、發(fā)放 編號、批準時間等，并應(yīng)加蓋“受控”印章。4）作廢文件由行政管理部以發(fā)放說明通知銷毀，行政管理部保存前一次 作廢文件，加蓋“作廢”印章（或注明“作廢”字樣）。4.5文件保

4、管、使用：4.5.1文件保管：1）行政管理部記錄文件發(fā)放情況：包括文件發(fā)放編號、發(fā)放部門、發(fā)放時 間、文件管理員；各部門文件管理員如有變動，應(yīng)及時通知行政管理部。2）各部門文件管理員按上述要求記錄本部門文件保管使用情況；各部門文 件管理員如有變動，應(yīng)及時通知行政管理部文件管理員。3）文件管理員負責(zé)相關(guān)文件的歸檔、保管，確保使用文件版本的有效。4）文件破損嚴重時，使用部門應(yīng)到行政管理部辦理更換，文件的編號仍沿 用原文件編號，行政管理部應(yīng)將回收的破損文件銷毀。5）文件不慎丟失時，使用人必須做出書面說明（必要時應(yīng)做出檢討）方能 補領(lǐng)文件。4.5.2文件使用：1）各部門應(yīng)建立借閱登記本，員工借閱文件時

5、，應(yīng)作好記錄。2）不得使用未受控的文件：當文件使用人未領(lǐng)到需要日常工作使用的文件 時，應(yīng)向發(fā)放部門申請，不得借用文件復(fù)?。灰唤?jīng)發(fā)現(xiàn)，由行政部管理 收回銷毀。4.6評價文件適用性：運行中文件規(guī)定不能滿足實際工作需要時，應(yīng)提出修改申 請。4.6.1日常工作中，由使用部門提出申請，說明更改原因和內(nèi)容（通過更改 / 換版申請單或“ 9-異地店IS09000文件會簽流程”流程）；如變化情況僅涉 及本部門，可以經(jīng)部門經(jīng)理或主管總經(jīng)理批準試運行3-6個月后，根據(jù)情況提出對IS09000文件的修改。5.4.1文件管理員對文件進行排版、編號：1）文件編號：臨時文件編號為：LS（ HZ - XX- 丫丫-一 流水

6、號 部門縮寫內(nèi)部文件編號為：NB（ HZ - XX- 丫丫一流水號 部門縮寫2）文件修改狀態(tài)的標識方法：只使用狀態(tài)號對文件進行識別。0未修改；1第1次修改；2 第2次修改；N 第N次修。3）臨時文件、內(nèi)部文件轉(zhuǎn)為ISO9000體系文件后，該編號可作為另一新的 臨時文件編號。542文件的審核、批準：1）審核：臨時文件、內(nèi)部文件由部門經(jīng)理（或項目負責(zé)人）審核；重大情 況由主管總經(jīng)理審核。2）批準：臨時文件、內(nèi)部文件由部門經(jīng)理批準；重大情況由主管總經(jīng)理批 準。3）需要對外保密的文件由主管總經(jīng)理審核、批準。5.6文件保管、使用：5.6.1文件保管：1）行政管理部文件管理員記錄臨時文件、內(nèi)部文件的發(fā)放。2）各部門文件管理員如有變動，應(yīng)及時通知行政管理部；文件嚴重破損時, 使用部門應(yīng)到行政部辦理更換。3）各部門文件管理員按照條款“ 4.5.1文件保管”的要求對文件進行歸檔