基建檔案整理方法

1、基建檔案，全稱是基本建設(shè)檔案，指在各種建筑物、構(gòu)筑物、 地上地下管線等基本建設(shè)工程規(guī)劃、勘察、設(shè)計、施工、使用、維 修與裝修活動中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。 一個具體項目的 基建檔案是指從整個建設(shè)項目的醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的 全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料?；n案的特點是以工程項目為中心形成的科技文件材料具 有成套性。包括文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像等。一、歸檔范圍每一個單項基建工程基本上都可以分成五個階段 （前期準(zhǔn)備階 段、設(shè)計階段、施工階段、 （工程監(jiān)理） 、竣工驗收階段和使用維護 階段）形成的文件?；椖恐行纬傻恼掌话銡w聲像檔案類， 特殊情況， 如打樁

2、時土質(zhì)問題的照片，可同基建文字材料一起立卷。與基建工程連在一起的設(shè)備， 比如某些化工裝置、 電梯安裝等 的檔案， 與基本建設(shè)檔案一般很難截然分開， 可以作為基建檔案的 一個組成部分， 但設(shè)備主體及設(shè)備開箱和運轉(zhuǎn)維護過程的文件材料 歸入設(shè)備類。有產(chǎn)權(quán)分屬的基建項目， 要視具體簽定的協(xié)議涉及的產(chǎn)權(quán)比例 來確定歸檔單位。所占比例大的，視為基建項目歸檔單位，進行整 理歸檔； 占有部分產(chǎn)權(quán)的另一方有權(quán)保管其擁有產(chǎn)權(quán)的那部分檔案 資料。若項目立項不成功，此時，批復(fù)可歸入批復(fù)年的文書檔案，視 具體情況，劃分為長期或短期具體歸檔范圍參閱基本建設(shè)項目文件材料立卷方法和保管期 限（附件一）1整潔2、歸檔要求、歸檔

3、的基建項目材料要完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)、字跡清楚、圖面、歸檔時間負責(zé)基建類檔案歸檔管理的部門，指定專（兼）職人員在平時可采取分階段歸檔。 房屋產(chǎn)權(quán)檔案在每戶辦理完手做好基建項目材料的收集、積累，按竣工年度歸檔。但施工時間短 的，在基建項目驗收后兩個月內(nèi)，按立卷要求分類整理裝訂；施工 時間跨度長的， 續(xù)后一個月內(nèi)按立卷要求整理裝訂。3、分類與代號B基建類B1基建項目類（按單項工程排列）XXX項目本單位第一項工程代號B2房屋產(chǎn)權(quán)類單位產(chǎn)權(quán)房改產(chǎn)權(quán)面積補差的材料按分類方案歸類，即在分類方案中列出每一個地址或每一幢房屋的代碼，將對應(yīng)的材料歸入相應(yīng)的類別中；貨幣補差的材料歸入辦理完畢年度的文書檔案。三、基建檔案

4、整理要求（一）基建類檔案整理1 、立卷每一項工程一般都是在五個階段的基礎(chǔ)上分問題（內(nèi)容）一一可以保管期限進行組卷。如果一項工程文件材料形成數(shù)量比較少， 一個階段組一卷，或者五個階段合成一卷。2 、卷內(nèi)文件材料的排列 卷內(nèi)文件的排列批復(fù)在前、報告一般按文件材料的重要程度和時間先后排列： 請示在后；正文在前、底稿在后。 圖樣材料的排列有圖紙目錄的，按圖紙的原目錄、圖號排列；沒有圖紙目錄的， 先排總平面布置圖，后排局部圖，即按圖紙類別序號排列（即地質(zhì) 圖、初步設(shè)計圖、建筑施工圖、水工圖、電氣圖、氣管圖、更改圖）。 卷內(nèi)排完一個專業(yè)項目，再排另一個專業(yè)項目。 文字和圖樣交錯材料的排列一般情況文字排前，

5、圖紙排后。如果文字材料只是對圖樣材料的補 充或一般說明，圖紙應(yīng)排在前面，文字材料在后面。3 、卷內(nèi)文件編頁碼卷內(nèi)科技文件材料均按有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號， 每卷文件 單面書寫的科技文件材料在 其右下角打頁碼；雙面書寫的科技文件材料，正面在其右下角、背 面在其左下角打頁碼。圖樣在折疊后的圖紙右下角標(biāo)題欄外打頁 碼。每卷的頁號均從“ 1”開始。成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料， 自成一卷的， 原目錄可 代替卷內(nèi)目錄 （這里是指案卷內(nèi)不需再另附打印的卷內(nèi)目錄， 但仍 需打印出卷內(nèi)目錄，以組成檢索目錄） ，不必重新編寫頁號；與其 它科技文件材料組成一卷的， 應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后， 一份文件填寫卷內(nèi)目

6、錄， 不必重新編寫頁號， 可在備注中注明總頁 數(shù)。案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外） 、卷內(nèi)備考表不編 寫頁號。4 、基建檔案卷內(nèi)文件目錄 科技卷內(nèi)文件目錄是登錄案卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定 文件排列次序的表格， 排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。單獨編一個流水頁碼， 用號碼機打碼，號，號，,/、將其作為卷內(nèi)文件目 錄必須森藍文檔資料管理系統(tǒng)進行著錄，然后打印一式二份， 一份隨檔案裝訂，一份裝訂成檢索目錄。具體著錄如下： 順序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從“ 001”依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件材料 件數(shù)的順序科技文件材料標(biāo)題： 填寫科技文件材料的全稱， 題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的，對于文件沒標(biāo)要根據(jù)文件的內(nèi)容擬

7、寫或補充完整標(biāo)題。具體參見東山區(qū)電子文件、檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及標(biāo)引規(guī) 則中的“注釋 1”。文件作者：填寫科技文件材料的形 成 部門或主要責(zé)任者 文件日期：填寫科技文件材料的形成日期。文件編號： 填寫科技文件材料的文號或圖樣的圖號、 項目代號等。填寫每件科技文件材料首頁上標(biāo)注的頁號。 最 后一份文件填寫起止頁號，如“ 021/023 ”。如果最后一份文件只有 一頁且單面的，則需在頁號后跟一“止”字，如：“ 031止”。備注：需要注明的問題。5 、基建檔案分類目錄文件所在張k 口'號：口號?？?、分類目錄的著錄項目主要有：類別、檔案號、總登記號、案卷 標(biāo)題、張數(shù)、份數(shù)、編制單位、時間、保管期

8、限、密級、變更情況。按目錄的格式照實抄錄，擬寫案卷題名時要全面、準(zhǔn)確。案卷 題名由工程項目名稱、內(nèi)容、文種三部份組成。工程項目名稱不能 簡寫，要把項目的門牌號碼地址寫清楚。女口：署前路1號東山區(qū)政府辦公樓報建報告批復(fù)、工程合同、 協(xié)議。東川路20號住宅樓施工管理、測量、驗收、設(shè)計變更通 知單、記錄?？萍紮n案分類目錄必須應(yīng)用 森藍文檔資料管理系統(tǒng) 進行著 錄，然后打印一份，與相應(yīng)的卷內(nèi)文件目錄一起裝訂成目錄冊。基建檔案分類目錄獨立編一本目錄，每本目錄登記大約 500個案卷。卷內(nèi)科技文件材料目錄、 卷內(nèi)文件通常文字材 圖紙的案卷排在后面， 但紅線圖和報建圖應(yīng)同征地6、科技案卷的排列 每一個案卷均由

9、案卷封面、 材料、卷末備考表組成。報建材料合在一起組卷、排列7 、案卷檔號的編制 檔號由二個方面組成：B 1. 101 n分類號+案卷順序號基建項目類檔案排列一般按五個階段的順序排列， 料的案卷排前，案卷號（從“ 01”開始編） 項目序號（最下位類） 類別代號基建檔案的案卷編號按最下位類分別編流水號，同一 “最下位長期” “短期”的先后順序排列，基建檔案代號類”的案卷按保管期限“永久”“從“01”起編案卷號。8 、編目按基建項目類和房屋產(chǎn)權(quán)類將科技分類目錄和科技卷內(nèi)目錄 用目錄夾裝訂成檢索目錄冊 （綠色科技目錄夾）。每冊目錄的編 為：B 1 （第一本目錄）、錄號B 2 （第二本目錄）、 B 3

10、 （第三本目錄）、， 每滿（“滿”即案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄疊起的厚度已與目錄 夾預(yù)設(shè)的厚度接近） 一冊需另起一本目錄， 該新開的一本目錄的目 三旦是在上一本目錄的目錄號上加“1”編定的。9 、裝訂入盒 基建類檔案的文件材料需要裝訂的部分，按歸檔要求采用 “三孔一線”的辦法裝訂。裝訂前要拆除文件上的金屬物，破損和粘貼文件和封面要不符合A4或16開規(guī)格的文件要先修復(fù)（貼補）和折疊，對有文字 是在文件裝訂線上的， 應(yīng)予以粘貼補寬裝訂邊。 用乳膠。 圖紙可以裝訂，也可以不裝訂。對不裝訂的圖紙，需要在每 張圖紙右下角（標(biāo)題欄外）加蓋檔案號章。檔號章的模式如：檔案號B 2件號6頁號對于成冊的設(shè)計圖紙（藍圖

11、），如果規(guī)格過大的可以整本對折 置入盒內(nèi)，如果此法不能解決問題的，還可訂制專用檔案盒。散件的圖紙多時需單獨組卷，不用裝訂，但要裝入獨立的、厚 度適宜的檔案盒中，以盒為卷，填寫盒面項目，且不用軟封面，但 要放備考表。散件的圖紙與散件的文字材料組成一卷時一定要裝訂。底圖不能裝訂，也不能折疊，組卷后一般是裝在大牛皮紙袋中 平放于專用底圖柜中保存， 或卷成筒裝入硬紙筒保存。要另外編制底圖目錄。所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章（下圖是一個竣工圖章的示例， 其規(guī)格為80mm< 60mm,竣工圖章（至少是印在圖紙目錄上的竣工圖 章）上必須有相關(guān)單位負責(zé)人的簽名：編制單位竣工冬編制人技術(shù)負責(zé)人編制日期監(jiān)理單位

12、名稱監(jiān)理人必須標(biāo)明變更修在接收圖紙時注意：利用施工圖改繪竣工圖， 改依據(jù)，凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變、或變更部 分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。 圖紙的折疊。對大于 A4的圖紙，以藍圖標(biāo)題欄的正視位為基準(zhǔn)，以手風(fēng)琴式的折疊方式，先豎后橫，將藍圖折成A4圖紙的規(guī)格。折疊后，標(biāo)題欄必須被疊在最上層并露出來。 裝盒：選擇厚度適宜的檔案盒， 將整理好的基建檔案按照案卷號從小 到大的順序，裝滿一盒再裝第二盒。但不同類（指最下位類）的案 卷，不能混裝一盒。每個案卷必須填寫卷末備考表，并填寫盒面和 脊背的內(nèi)容：盒僅作裝具用的，盒面只需填寫“檔號”。盒用作案卷封面的，需填寫盒面上的各個項

13、目。 不須放入軟封 面，但要放入卷內(nèi)科技文件材料目錄和卷末備考表。號”位盒面項的填寫均應(yīng)用區(qū)檔案局提供的檔案號章式樣字號加蓋。 在盒脊背上部空白處填寫“工程項目名稱”，在“檔案置處填寫卷內(nèi)套裝的若干案卷的起止案卷旦（二）房屋產(chǎn)權(quán)檔案的整理房屋產(chǎn)權(quán)檔案包括兩方面的內(nèi)容：第一種是單位產(chǎn)權(quán)，沒賣給職工的房屋檔案 第二種是賣給了私人的房屋檔案（已房改）1 、立卷口號，凡購買公有住房形成的材料，均按戶立卷，一戶一卷。立卷后 以樓房（幢）為單位排列編號，以后陸續(xù)形成的再補充。卷內(nèi)材料 的排列按歸檔范圍的順序（見附件二）。保管期限全部放永久2、擬寫案卷題名中山二路 30號住宅樓202房張三購房的評估表、公證

14、、題名=房屋地址+戶名+文件名稱 如：協(xié)議書、產(chǎn)權(quán)證?；颍簭埲徶猩蕉?30號住宅樓202房的評估表、公證、協(xié) 議書、產(chǎn)權(quán)證。3、檔號的編制以戶為單位編一個大流水號。B 2. 2 01 n井口案卷號 房改產(chǎn)權(quán) 房屋產(chǎn)權(quán)類 基建檔案類4 、案卷的排列將單位產(chǎn)權(quán)的材料排前，個人的排后。5 、編目、裝訂與基建項目類檔案相同。附件一：基本建設(shè)項目文件材料立卷方法和保管期限 凡是介于兩種保管期限之間的科技檔案，其保管期限一律從 長。一、前期準(zhǔn)備階段文件在前期準(zhǔn)備階段文件材料立卷時，如果工程項目文件材料數(shù)量多的可按單項分別立卷，數(shù)量少的，可只立一卷。（一）、立項報告、批復(fù)、項目建議、批復(fù) 、可行性研究報

15、告、批復(fù) 、設(shè)計任務(wù)書、批復(fù) 、選址報告、批復(fù) 、投資計劃、上級下達的基建計劃 、追加投資請示、批復(fù)（二）、征用土地報告、批復(fù)、協(xié)議 、規(guī)劃局同意征地通知書 、征地紅線圖 、征用土地申請報告 、房管局同意用地通知書 、拆遷、回遷補償協(xié)議書（三）、報建報告、批復(fù)、工程合同、協(xié)議永久12345612345永久永久123456（五） 項目，綠化、供水、供電等部門對報建的復(fù)函。7 、市建委的開工通知、土建、水電、空調(diào)、機械設(shè)備安裝施 工承發(fā)包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)租憑文件、交付市政建設(shè)費收 據(jù)。二、設(shè)計階段文件在設(shè)計階段文件材料立卷時， 重點工程、 投資額大的工程項目， 至（八）項中所規(guī)定的設(shè)計文件

16、必須立卷，投資額小的工程 （五）至（八）項規(guī)定的設(shè)計文件可以不立卷。四） 、工程勘察報告 永久 、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘永久12345六）12七）、技術(shù)設(shè)計文件1 、總平面圖2 、土方計劃圖永久、規(guī)劃局提出的設(shè)計要點、報建審批意見書、建筑許可證、固定資產(chǎn)投資建設(shè)許可證、經(jīng)批準(zhǔn)的報建圖、報建申請表、消防、環(huán)保、衛(wèi)生防疫、安全生產(chǎn)、民航、海監(jiān)市政管理、1 察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明2 、地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測 量定位觀測記錄3 、水文氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)材料材料，如這部門材料 不多可單獨一卷，用“地質(zhì)勘察報告”作案卷題名

17、（五）、總體規(guī)化設(shè)計文件 、總平面布置圖 、豎向設(shè)計、標(biāo)準(zhǔn)橫斷圖 、地下管線工程系統(tǒng)圖 、地下管結(jié)綜合平面圖 、設(shè)計評價、量級審批 、初步設(shè)計文件 、被步設(shè)計說明書 、工程概算長期345678、建筑設(shè)計圖、結(jié)構(gòu)設(shè)計圖、設(shè)備、電器圖、設(shè)計計算書、說明書 、關(guān)鍵技術(shù)試驗 八）、施工圖設(shè)計文件、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、設(shè)備安裝施工圖、電器施工圖、采曖、衛(wèi)生、通風(fēng)、空調(diào)、短期123 通風(fēng)系統(tǒng)施工圖4 、各個專業(yè)施工大樣圖5 、工程預(yù)算 三、施工階段文件 在施工階段文件材料立卷時， 項中所規(guī)定的文件材料可以立為一卷，卷。工程項目文件材料少如文件材料多的則按單項立九）、施工管理、測量驗收、質(zhì)量事故、設(shè)計變

18、更通各單永久123456永久單位工程開工報告設(shè)計圖紙會審記錄 設(shè)計變更通知單 工程質(zhì)量事故報告、整改通知單 單位工程坐標(biāo)定位測量記錄 單位工程垂直度觀測記錄 單位工程沉陷觀測記錄 （十）、基礎(chǔ)施工隱蔽工程驗收記錄、子制樁試簽證表 、鋼筋混凝土子制樁施工記錄 、錘擊沉管混凝土灌注樁簽證表 、套管成孔灌注樁混凝土工程施工記錄 、鉆（沖）孔樁成施工記錄 、鉆（沖）孔樁灌注水下混凝土記錄78910111213141512345678910111213141516長期長期、鉆（沖）孔灌注樁施工資料匯總表 、鉆（沖）孔樁隱蔽驗收記錄 、控孔樁孔驗收記錄、挖孔灌注混凝土記錄 、挖孔灌注樁施工資料匯總表 、土

19、方開挖基礎(chǔ)復(fù)核表 、地基驗（槽）坑記錄 、土壤試驗成果氫報告表 、隱蔽工程驗收記錄 （十一）、建材質(zhì)量檢驗記錄 、鋼材機構(gòu)性能試驗報告、合格證 、鋼筋焊接試驗報告單、焊條合格證 、水泥物理性能試驗報告、合格證 、磚物理性能試驗報告、 、防水材料試驗報告 、混凝土予制構(gòu)件制作合格證 、門窗等構(gòu)件制作合格證 、砂子物理性能試驗報告 、石子物理性能試驗報告、混凝土外加劑合格證或試驗報告 、混凝土抗壓強度試驗報告 、混凝土試驗結(jié)果匯總表 、混凝土抗壓強度質(zhì)量計算表 、混凝土抗?jié)B試驗報告 、砂漿抗強度試驗報告 、砂漿試驗結(jié)果 （十二）、采暖、衛(wèi)生與煤氣安裝記錄 設(shè)備開箱檢查記錄（附合格證） 設(shè)備機組試車、試運轉(zhuǎn)記錄 管線焊接檢查記錄 管道設(shè)備強度嚴(yán)密性試驗及吹洗記錄 排水管灌水試驗記錄 鍋爐烘爐情況記錄、鍋爐煮爐情況記錄鍋爐檢驗報告書（十三）、通風(fēng)與空調(diào)安裝記錄 設(shè)備開箱檢查記錄（附合格證） 管道、靜壓箱、空氣處理室氣密性試驗記錄 通風(fēng)機械運轉(zhuǎn)與通風(fēng)系統(tǒng)風(fēng)量測量調(diào)整記錄 空調(diào)調(diào)試報告（十四）、電梯安裝記錄 電氣設(shè)備絕緣檢查記錄 電梯空、滿、超載運行記錄 電梯調(diào)整試驗報告 電梯檢驗報告書 （十五）、電氣安裝記錄 設(shè)備開箱檢查記錄（附合格證） 電氣設(shè)備試驗調(diào)整記錄 電氣設(shè)備絕緣檢查記錄 （十六）、分部、分項質(zhì)量評定表或質(zhì)量評 定記錄1