工程物品采購(gòu)制度及流程

1、工程物品采購(gòu)制度及流程制度目的為了更加規(guī)范采購(gòu)流程， 實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化流程作業(yè)， 提高工作效率，確保工程質(zhì)量和進(jìn)度提 升工程建設(shè)效益，特制定此制度！適用范圍包含工程部、業(yè)務(wù)部、采購(gòu)部、行政部等關(guān)聯(lián)部門流程及各部門崗位職責(zé)1、下單（一）、大宗物品或需外地采購(gòu)物品1、 下單1.1 工程合同由業(yè)務(wù)部簽訂以后及時(shí)返回公司，分別交財(cái)務(wù)一份、商務(wù)一份正式文件，業(yè)務(wù) 部、工程部各保留一份復(fù)印件。1. 2工程合同正式簽訂后，業(yè)務(wù)部下單，工程部經(jīng)理安排，業(yè)務(wù)下單遵照下單流程執(zhí)行，下單 必須清晰的詳細(xì)寫明下單表上的各項(xiàng)內(nèi)容，若有補(bǔ)充附件，補(bǔ)充附件也必須附上下單。2. 3涉及到超出工程合同內(nèi)的采購(gòu)必須有補(bǔ)充合同，工程部或

2、業(yè)務(wù)部同樣要按流程下單，額外出貨的必須補(bǔ)充合同，同樣流程下單。1 . 4處罰細(xì)則2、工程預(yù)算1.1 預(yù)算員根據(jù)業(yè)務(wù)部下單表及工程合同，制定工程總預(yù)算表，確定采購(gòu)物品型號(hào)及總量，然后預(yù)算員將工程總預(yù)算表經(jīng)工程部經(jīng)理簽字后找總經(jīng)理簽字后，轉(zhuǎn)交給采購(gòu)部，采購(gòu)部根據(jù)工程總預(yù)算表和工程合同確定價(jià)位后跟財(cái)務(wù)核算出申購(gòu)預(yù)算總額。然后由采購(gòu)部將工程總預(yù)算表經(jīng)總經(jīng)理簽字后，采購(gòu)部保留原件，業(yè)務(wù)部跟工程部各持一份復(fù)印件！1.2 處罰細(xì)則：2. 2.3采購(gòu)預(yù)算表必須在下單后一周內(nèi)做出來(lái)上報(bào)，否則按工作拖延處分。3、采購(gòu)申請(qǐng)工程部根據(jù)工程進(jìn)度填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，采購(gòu)申請(qǐng)表 由工程部項(xiàng)目經(jīng)理提交給采購(gòu)部，由采購(gòu)部找業(yè)務(wù)部負(fù)

3、責(zé)人、工程部經(jīng)理人及總經(jīng)理簽字后復(fù)印兩份一式三份由工程部交采購(gòu)部一 份，業(yè)務(wù)部、工程部項(xiàng)目經(jīng)理保留一份。然后由采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)。處罰細(xì)則：（ 1） 采購(gòu)申請(qǐng)表必須嚴(yán)格按照工程進(jìn)度及采購(gòu)預(yù)算表來(lái)進(jìn)行填寫，否則上級(jí)有權(quán)打回采購(gòu)申請(qǐng)。并處50 元罰款（ 2） 材料申購(gòu)人必須對(duì)材料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、廠家、到貨日期等嚴(yán)格審核，若因申購(gòu)人出錯(cuò)導(dǎo)致采購(gòu)材料出錯(cuò)，則造成的損失、浪費(fèi)及工期延誤損失，由該員工負(fù)責(zé)。除賠償損失外罰款200 元。（ 3） 申購(gòu)時(shí)間必須及時(shí)有效一般情況至少提前一周申請(qǐng)，若由于申請(qǐng)時(shí)間拖延導(dǎo)致延誤工期則給予200 元罰款，延期按每天50 元罰款。（ 4） 采購(gòu)申請(qǐng)單各部門嚴(yán)格保管，以便周

4、會(huì)及日后核對(duì)，單據(jù)遺失者每張罰款20元。4、 訂貨4.1 采購(gòu)部根據(jù)工程部的采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行采購(gòu)，大宗物品必須與供貨商簽訂采購(gòu)合同，另附供貨商收款賬號(hào)加蓋公章一份，供貨方必須提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件加蓋公章各一份進(jìn)行備案，另外必須提供產(chǎn)品合格證、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告各一份提供給甲方。 合同簽訂必須嚴(yán)格按照合同要求填寫，確定貨到時(shí)間及數(shù)量各項(xiàng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤后，采購(gòu)部必須在其指定到貨日期內(nèi)完成采購(gòu)并在指定時(shí)間內(nèi)發(fā)到工地，若有特殊情況不能按時(shí)完成，要及時(shí)向工程部負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理（即申購(gòu)人）說(shuō)明情況，并確定最遲到貨日期。4.2 處罰細(xì)則4.3 采購(gòu)人員若訂到假冒偽劣產(chǎn)

5、品則由采購(gòu)人員跟供貨商處理，另延誤工期按每天50 元處罰。5、 收貨（ 1 ） 清 點(diǎn)：采購(gòu)部在收到貨后，首先要驗(yàn)貨，必須依照采購(gòu)合同和采購(gòu)申請(qǐng)表和供貨商的發(fā)貨清單仔細(xì)清點(diǎn)貨物，若出現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)跟對(duì)方協(xié)商錯(cuò)誤損失要求對(duì)方賠償（ 如運(yùn)費(fèi)等） 。（ 2） 入 庫(kù)：清點(diǎn)完畢無(wú)誤后填寫材料入庫(kù)單，在日明細(xì)匯總表上填寫清楚（ 3） 材料入庫(kù)單第一聯(lián)采購(gòu)部存檔，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部做賬，并通知業(yè)務(wù)部和工程部貨物已到。并給對(duì)方一份收貨回執(zhí)單（ 4） 當(dāng) 日付款貨款的，采購(gòu)部填寫付款申請(qǐng)單、 采購(gòu)合同經(jīng)總經(jīng)理審批后找出納辦理付款手續(xù)；已付款項(xiàng)目必須在付款申請(qǐng)單上由出納簽字確定已付貨款， 并復(fù)印一份交給采購(gòu)部備案。采購(gòu)

6、部必須在總盤點(diǎn)表上標(biāo)明 “貨款已付”貨到辦理入庫(kù)填寫材料入庫(kù)單（ 5） 若 遇周付款、月付款的必須將材料入庫(kù)單、 采購(gòu)合同供貨商的驗(yàn)貨單準(zhǔn)備保管好，到期填寫付款申請(qǐng)單經(jīng)總經(jīng)理審批后，跟出納辦理付款手續(xù)，（ 6）、處罰細(xì)則（ 6） .1 清點(diǎn)錯(cuò)誤導(dǎo)致數(shù)量、型號(hào)、廠家等不對(duì)，罰款50 元，并處理供貨商發(fā)錯(cuò)的貨物。（ 7） .2 未入庫(kù)罰款150 元，入庫(kù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤20 元每處錯(cuò)誤罰款。（ 8） .3入庫(kù)單按正常要求簽字或簽字后未交給相關(guān)部門，罰款50元（ 9） .4付款申請(qǐng)表必須嚴(yán)格按要求填寫，按流程審核不得違規(guī)操作，若違規(guī)操作這給予 100-300 元處罰（ 10） .5采購(gòu)人員必須嚴(yán)格審核供貨商

7、收款賬號(hào)，是否加蓋公章，是否是公司賬號(hào)，現(xiàn)金收款是否有委托書(shū)等，若違規(guī)操作這給予100 元處罰。 若應(yīng)采購(gòu)部賬號(hào)提供有誤導(dǎo)致公司受損則一切責(zé)任由采購(gòu)人員來(lái)承擔(dān).（ 11） .6 單據(jù)遺失者每張罰款20元。（ 12） .7 付款期限及付款已否必須嚴(yán)格記錄。（ 13） .8 貨物已到昆明必須及時(shí)提貨，為及時(shí)提貨在成的損失由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)賠償，另罰款 150 元。6、付款出 納付款：（一）對(duì)外付款（主要是材料采購(gòu)付款）1、兩種付款情況：訂貨預(yù)付款，付款經(jīng)辦人持有請(qǐng)款部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理簽字的付款申請(qǐng)單到出納處申請(qǐng)付款；貨到付款，出納必須在付款經(jīng)辦人交來(lái)填寫齊備的付款申請(qǐng)單及材料入庫(kù)單審核完工程合同、補(bǔ)充

8、合同、采購(gòu)合同、采購(gòu)申請(qǐng)表、工程總預(yù)算表的情況下方可付款，若有簽訂采購(gòu)合同的還必須核查采購(gòu)合同方可付款；已付款項(xiàng)目必須在付款申請(qǐng)單上由出納簽字確定已付貨款，并復(fù)印一份交給采購(gòu)部備案。2、貨到付款：審核完付款申請(qǐng)單、材料入庫(kù)單、工程合同、補(bǔ)充合同、采購(gòu)合同、采購(gòu)申請(qǐng)表、工程總預(yù)算表的情況下方可付款，提前付款：審核完付款申請(qǐng)單、工程合同、補(bǔ)充合同、采購(gòu)合同、采購(gòu)申請(qǐng)表、工程總預(yù)算表的情況下方可付款，預(yù)付款：審核完付款申請(qǐng)單、工程合同、補(bǔ)充合同、采購(gòu)合同、采購(gòu)申請(qǐng)表、工程總預(yù)算表的情況下方可付款，并在自己做好記錄的同時(shí)提醒采購(gòu) 作好記錄。2、付款申請(qǐng)單的填寫要求：（ 1 ）先由會(huì)計(jì)審核后，總經(jīng)理、請(qǐng)

9、款部門負(fù)責(zé)人及請(qǐng)款經(jīng)辦人簽字（ 2）收款人戶名、開(kāi)戶行及其收款賬號(hào)（出納必須以此信息打款），出納必須保存好來(lái)往單位的收付款賬號(hào)，所有單位來(lái)往的賬號(hào)必須由來(lái)往單位提供加蓋其公章后有效，出納對(duì)加蓋單位公章的賬號(hào)存檔。（ 3） 出納確認(rèn)打款前必須提前和付款人單位聯(lián)系確認(rèn)賬號(hào)有效。若是私人賬號(hào)必須有對(duì)方公司出示加蓋公章的公函。（ 4） 付款金額的一致性要求：大小寫一致、申請(qǐng)單與入庫(kù)單一致（如若有出入必須在申請(qǐng)單上注明原因）；（ 5） 款事由及用料項(xiàng)目填寫清楚總經(jīng)理、經(jīng)報(bào)人及其部門負(fù)責(zé)人簽字的費(fèi)報(bào)單時(shí)方可給予報(bào)賬并加蓋現(xiàn)金付訖章二、會(huì)計(jì)復(fù)核1 、月底對(duì)出納打來(lái)的單據(jù)（費(fèi)報(bào)單及付款憑證）進(jìn)行匯總整理并與出

10、納進(jìn)行賬面核對(duì)，做到賬賬相符即總賬與明細(xì)賬，總賬與現(xiàn)金及銀行日記賬相符；不定時(shí)對(duì)出納現(xiàn)金抽點(diǎn)，保證帳實(shí)相符2、月底通過(guò)銀行對(duì)賬單與銀行進(jìn)行核對(duì)余額及發(fā)生額3、月底會(huì)計(jì)對(duì)公司當(dāng)月收付款的采供合同進(jìn)行復(fù)核，確保款項(xiàng)支付正確無(wú)誤 三、處罰細(xì)則1、 會(huì)計(jì)對(duì) 付款申請(qǐng)單及 材料入庫(kù)單審核松懈導(dǎo)致出錯(cuò)的，給予 100 元罰款，并賠償相關(guān)損失。2、會(huì)計(jì)必須保證打款賬號(hào)的準(zhǔn)確性，賬號(hào)有誤導(dǎo)致公司受損，則一切責(zé)任由出納來(lái)承擔(dān) .3、會(huì)計(jì)必須在月底對(duì)采購(gòu)單據(jù)進(jìn)行核對(duì)，次月5 號(hào)前將核對(duì)后情況按實(shí)際情況向上級(jí)匯報(bào)，若未核對(duì)給予50 元罰款，若匯報(bào)時(shí)間超時(shí)則按工作拖延處分。4、會(huì)計(jì)核對(duì)出現(xiàn)的錯(cuò)誤，將給予出納，20 元

11、每處處罰，并承擔(dān)造成的損失。5、若會(huì)計(jì)審核出錯(cuò)將給予會(huì)計(jì)，每處20 元處罰，并承擔(dān)造成的損失。6、會(huì)計(jì)必須對(duì)工程合同、 補(bǔ)充合同、 采購(gòu)合同、 采購(gòu)申請(qǐng)表、 工程總預(yù)算表嚴(yán)格審核避免超支，并于次月第一周制作應(yīng)收應(yīng)付報(bào)表進(jìn)行匯報(bào)。未做按工作拖延處理。7、發(fā)貨（ 1）后建立隨貨清單附復(fù)印件，開(kāi)具領(lǐng)料單，領(lǐng)料單必須由項(xiàng)目經(jīng)理簽字，清點(diǎn)準(zhǔn)確貨物型號(hào)數(shù)量后附上隨貨清單方可發(fā)貨。若出現(xiàn)工程部無(wú)人在公司情況，領(lǐng)料單回昆周會(huì)時(shí)補(bǔ)簽后連同隨貨清單一起上交采購(gòu)部備案，領(lǐng)料單、一式三聯(lián)，第一聯(lián)采購(gòu)部存檔，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部，第三聯(lián)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人備案，另復(fù)印一份給工程部申請(qǐng)人保管。（ 2） 在 日明細(xì)匯總表標(biāo)明出庫(kù)貨物，做

12、好結(jié)存統(tǒng)計(jì)（ 3） 處 罰細(xì)則（ 3） .1 貨物與發(fā)貨清單不符，采購(gòu)人員須查清原因并做好下一步處理，若是采購(gòu)人員將數(shù)據(jù)及收貨地點(diǎn)寫錯(cuò)則罰款200 元，另承擔(dān)延誤工期及相關(guān)損失。（ 3 ） . 2 領(lǐng)料單未正常填寫罰款50元，領(lǐng)料單未簽字則給予30元每張?zhí)幏帧＃?3） .3 單據(jù)分發(fā)保管，采購(gòu)人員未將單據(jù)分發(fā)到各部門手中則罰款50 元，單據(jù)丟失則以 30 元每張?zhí)幜P。（ 3） .4 到貨時(shí)間保證，指定時(shí)間內(nèi)未將貨物發(fā)到工地則以工作拖延處理，產(chǎn)生的損失由采購(gòu)人員承擔(dān)。（ 3） .5 隨貨清單上采購(gòu)未簽字一次罰款20 元8、工地收貨（ 1 ）驗(yàn)收：工地收到貨物后并必須按隨貨清單嚴(yán)格清點(diǎn)貨物，清點(diǎn)驗(yàn)

13、收無(wú)誤后在隨貨清單 上簽字確認(rèn)，并及時(shí)電話知會(huì)采購(gòu)部貨物已收到，并保管好貨物避免出現(xiàn)工地現(xiàn)場(chǎng)遺失現(xiàn)象。（ 2）單據(jù)處理：項(xiàng)目經(jīng)理驗(yàn)收后，將隨貨清單簽字后帶回公司周會(huì)匯報(bào)后交付采購(gòu)部備案。領(lǐng)料單回昆周會(huì)時(shí)補(bǔ)簽后連同隨貨清單一起上交采購(gòu)部備案，領(lǐng)料單、一式三聯(lián)，第一聯(lián)采購(gòu)部存檔，第二聯(lián)交工程部申請(qǐng)人，第三聯(lián)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人備案。（3） 處罰細(xì)則：（ 3 ） .1 貨到工地以后2 天內(nèi)未電話知會(huì)采購(gòu)部則罰款20 元 / 次。（ 3 ） .2 周會(huì)未將隨貨清單簽字上交，則按工作拖延處分（ 3 ） .3 驗(yàn)貨不到位導(dǎo)致貨物缺失，或數(shù)據(jù)不對(duì)，則由工程部自行承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。（ 、倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)：每月進(jìn)行一次盤點(diǎn)，核對(duì)倉(cāng)

14、庫(kù)結(jié)存數(shù)，出納進(jìn)行核查是否有誤。做好月盤點(diǎn)匯總表制作并在次月第一周周會(huì)上匯報(bào)處罰細(xì)則:（ 1 ） 次月第一周進(jìn)行匯報(bào)，未作好盤點(diǎn)則按工作拖延處分。（ 2）會(huì)計(jì)審核盤點(diǎn)表出錯(cuò)一處罰款10 元，丟失物品由采購(gòu)人員賠償。（二）、當(dāng)?shù)刭?gòu)買的小宗物品1、公司采購(gòu)公司采購(gòu)零星工地貨物同樣按上述流程走必須由工程部填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，同樣辦理入庫(kù)登記及付款或報(bào)賬手續(xù)2、工地采購(gòu)施工過(guò)程中臨時(shí)需要訂購(gòu)材料要及時(shí)跟項(xiàng)目經(jīng)理溝通，200 元以下的項(xiàng)目經(jīng)理跟工程部經(jīng)理溝通后可直接購(gòu)買，但要記錄好一周所買物品數(shù)量，并且電話通知采購(gòu)部，周會(huì)上匯報(bào)完畢后交給采購(gòu)部備案，200 元以上物品同樣按采購(gòu)流程辦理，由在昆工程部負(fù)責(zé)人填

15、寫采購(gòu)申請(qǐng)表業(yè)務(wù)部、工程部、總經(jīng)理簽字后，確定購(gòu)買后可支款自行在下面購(gòu)買，周會(huì)時(shí)根據(jù)購(gòu)貨程序填寫材料申購(gòu)單，填寫入庫(kù)單領(lǐng)料單，同樣辦理入庫(kù)手續(xù)后將購(gòu)買單據(jù)準(zhǔn)備好辦理報(bào)賬手續(xù)， 領(lǐng)料單、 一式三聯(lián)，第一聯(lián)采購(gòu)部存檔，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部，第三聯(lián)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人備案，另復(fù)印一份給工程部申請(qǐng)人保管。入庫(kù)單一式三聯(lián)，第一聯(lián)采購(gòu)部存檔，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部，人保管， 第三聯(lián)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人備案。另外復(fù)印一份交工程部處。若申購(gòu)人不在公司則按一下3.1條處理。3、特殊情況3.1 申購(gòu)人不在公司：若出現(xiàn)工程部無(wú)人在公司情況，則工程部將采購(gòu)申請(qǐng)單以短信、傳真或電子檔文件發(fā)給采購(gòu)部，由采購(gòu)部打印、填寫或?qū)髡婕覙I(yè)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理簽

16、字確認(rèn)后方可采購(gòu)，采購(gòu)后采購(gòu)部同樣要填入庫(kù)單，采購(gòu)部將電子檔打印或傳真件保管好備案。采購(gòu)申請(qǐng)表一式三份經(jīng)由工程部負(fù)責(zé)人找業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人、工程部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理簽字后由工程部交采購(gòu)部一份，業(yè)務(wù)部、工程部各執(zhí)一份。申購(gòu)人簽字在回公司后補(bǔ)簽。入庫(kù)單一式三聯(lián)，補(bǔ)簽后第一聯(lián)采購(gòu)部存檔，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部，人保管，第三聯(lián)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人備案。另外復(fù)印一份交工程部處。4. 處罰細(xì)則4.1 臨時(shí)購(gòu)買200 元以下貨物必須經(jīng)上級(jí)工程部經(jīng)理同意后方可購(gòu)買，否則產(chǎn)生費(fèi)用自行承擔(dān)。4.2 特殊情況（無(wú)工程人員在公司）采購(gòu)物品時(shí)采購(gòu)部必須落實(shí)相關(guān)人員簽字或意見(jiàn)后方可采購(gòu)，并且要有工程人員的采購(gòu)申請(qǐng)憑據(jù)，若違規(guī)操作，罰款200，造成

17、損失自行承擔(dān)。4.3 單據(jù)分發(fā)保管，采購(gòu)人員未將單據(jù)分發(fā)到各部門手中則罰款50 元，單據(jù)丟失則以30 元每張?zhí)幜P。四、注意事項(xiàng)1、采購(gòu)過(guò)程若出現(xiàn)客戶跟業(yè)務(wù)部溝通所需貨物材料，則業(yè)務(wù)部要跟工程部溝通清楚，溝通清楚后發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)。3、材料貨物到達(dá)各部門時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人必須嚴(yán)格按照流程辦理手續(xù)，若因個(gè)人違規(guī)操作造成公司損失的，由該負(fù)責(zé)人自行承擔(dān)。4、材料到達(dá)各部門時(shí)必須嚴(yán)格妥當(dāng)保管，切忌疏忽大意或隨意浪費(fèi)，由于個(gè)人原因造成的浪費(fèi)及損失，由該員工自行承擔(dān)，另按公司制度給予嚴(yán)厲處分5、若出現(xiàn)徇私舞弊弄虛作假的，按公司制度處理完畢后，公司將直接移交司法機(jī)關(guān)處理，追究其法律責(zé)任。6、各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人必須對(duì)貨物材料的數(shù)量、型號(hào)、廠家、金額、期限、接受人等嚴(yán)格審核把關(guān)，謹(jǐn)慎簽字，若出現(xiàn)過(guò)失將追究連帶責(zé)任承擔(dān)。7、每個(gè)環(huán)節(jié)都由固定的人負(fù)責(zé)若出現(xiàn)