采購管理控制程序

1、采購管理控制程序 公司內(nèi)部編號：（GOODTMMTMMUTUUPTYUUYYDTTI- 水 兵 1. 目的 確保采購產(chǎn)品能夠適質(zhì)、適價、適時、適量、適地滿足需求，保證整個采 購過程處于受控狀態(tài)。 2. 適用范圍 適用于本公司所有原、輔材料、OEM配件、設(shè)備配件等物資的采購工作； 以及物流、工裝模具外包業(yè)務(wù)。 3. 定義 對公司所采購的直接或間接應(yīng)用于生產(chǎn)的物料，按采購金額大小、對最終 產(chǎn)品影響等綜合考慮，依次分為A、B、C三類，見采購物資分類清 單 3.1 A類物資：是指能直接影響公司產(chǎn)品的性能、采購金額或采購難度比較大 的物資，包括?；返忍厥馕镔Y。 3.2 B類物資：是指不直接影響產(chǎn)品的性

2、能而間接影響產(chǎn)品質(zhì)量的物資。 3.3 C類物資：采購價值相對較小且產(chǎn)品質(zhì)量對公司最終產(chǎn)品質(zhì)量影響不大， 原則上不會引起質(zhì)量問題，在最終產(chǎn)品上僅起輔助性作用的產(chǎn)品；其中 設(shè)備配件歸為此類。 4. 職責(zé) 4.1 采購部： 負(fù)責(zé)原、輔材料、OEM配件、設(shè)備配件等物料的相關(guān)材料的采購。 4.2 銷售部 負(fù)責(zé)物流運(yùn)輸?shù)耐獍鼧I(yè)務(wù)。 4.3 鑄鐵事業(yè)部模具組 負(fù)責(zé)工裝、模具的外包業(yè)務(wù)。 4.4 生產(chǎn)調(diào)度： 負(fù)責(zé)向采購部提供年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)計劃。 4.5 鑄鐵/機(jī)加工事業(yè)部： 負(fù)責(zé)提供采購所需的鑄造用主要原材料及輪轂、制動鼓總成用配件采購 技術(shù)要求及有關(guān)采購技術(shù)圖紙和BOM物料清單等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并及時更

3、新。 4.6 質(zhì)量部： 負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行檢驗，保證所采購物資符合有關(guān)技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。 5 采購工作流程 5.1 釆購需求的發(fā)起 5.1.1 計劃性釆購 采購部依據(jù)倉庫所提供的年度盤點(diǎn)表、生產(chǎn)調(diào)度提供的年度生產(chǎn)計 劃及鑄鐵/機(jī)加工事業(yè)部提供的BOM物料清單，編制年度釆購計 劃，報采購部負(fù)責(zé)人、財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。 5.1. 1. 2 采購部依據(jù)倉庫所提供的月度盤點(diǎn)表、生產(chǎn)調(diào)度提供的月度生產(chǎn)計 劃及鑄鐵/機(jī)加工事業(yè)部提供的BOM物料清單，編制月度釆購計 劃，報采購部經(jīng)理審核，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。 5.1.2 臨時性采購及其他 對于一些工具、設(shè)備配件、低值易耗等臨時性物資的采購，由需

4、求部門填 寫臨時性物資購買申請單，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審批，并提交倉庫審核 申購數(shù)量后，經(jīng)釆購部經(jīng)理和總經(jīng)理簽字同意方可進(jìn)行采購。簽批后的 臨時性物資購買申請單 轉(zhuǎn)采購部計劃員處， 采購部計劃員對需采購物 料進(jìn)行分工，各采購員按照釆購過程控制流程進(jìn)行釆購。 5.2 采購價格的確定 5. 2.1 對于沒有簽訂年度合同的物資 詢價 .1 采購員在接收到月/年度采購計劃或采購申請后，首先確認(rèn)物資名 稱、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容，然后從合格供應(yīng)商名冊中選擇23家供應(yīng) 商進(jìn)行詢價（獨(dú)家供應(yīng)商或原廠零配件無法替代的除外），并填寫于“詢 價單”。對于加工契約型采購項目，采購員應(yīng)要求供應(yīng)商提供“價格構(gòu)成 表”和報價單，作

5、為議價的參考； 如合格供應(yīng)商名冊中無適合供應(yīng)商，需要先開發(fā)新供應(yīng)商。 如果客戶已提供一份核準(zhǔn)的供方名單時， 應(yīng)從這份名單中所列的供方選擇 詢價、采購各項相關(guān)物資。 如需變更，則需經(jīng)客戶核準(zhǔn)后才可變更。 5. 2.1.2 議價 詢價完成后進(jìn)行議價作業(yè)，議價除注意品質(zhì)、價格外，還應(yīng)注意交貨周期 有無保證，能否向供應(yīng)商爭取分期付款或貨到付款等。議價可釆取面談、 電話、傳真、郵件等多種形式進(jìn)行； 價格確定 1 議價完成后，釆購員應(yīng)填寫“比價表”報采購經(jīng)理及總經(jīng)理審批，在審批 工作完成后，方可進(jìn)行采購。 5. 2.2 對于已經(jīng)簽訂年度合同的物資 采購人員首先確認(rèn)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容，然后查詢招標(biāo)時

6、定價， 確定采購價格。 5. 2.3 物流商及工裝模具供應(yīng)商價格確定過程 5. 2. 3. 1 物流供應(yīng)商價格確定 物流供應(yīng)商價格通過年度招標(biāo)方式進(jìn)行確認(rèn)，并簽訂年度協(xié)議。 如遇新的線路或油價上漲等因素，價格需報總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。 5. 2. 3. 2 工裝模具供應(yīng)商價格確認(rèn) 5. 2. 3. 2 1 工裝價格通過核價方式確認(rèn)，報財務(wù)及總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 5. 2. 3. 2 .2 模具類通過比價方式進(jìn)行，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。 5.3 合同/訂單的簽訂 5. 3.1 采購員依據(jù)采購部負(fù)責(zé)人/總經(jīng)理的審批意見，從合格供應(yīng)商名冊中 選擇供應(yīng)商簽訂采購合同。在簽訂采購合同時要注意物資的

7、質(zhì)量要求、技 術(shù)要求、到貨時間、結(jié)算方式、運(yùn)輸方式以及產(chǎn)生糾紛后的解決方式，盡 量降低采購風(fēng)險，減少不必要的損失。 5.4 采購訂單調(diào)整 5.4. 1 當(dāng)己發(fā)給供應(yīng)商訂單的商務(wù)條件發(fā)生變化時，或訂單出現(xiàn)異常情況時（如 生產(chǎn)計劃調(diào)整或訂單信息有誤等），由采購員更新訂單，經(jīng)采購部經(jīng)理批 準(zhǔn)后，交給供應(yīng)商進(jìn)行訂單更新，并且在系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)修改，根據(jù)是否 己經(jīng)到貨的情況決定通知倉庫進(jìn)行更新。 5. 4. 2 采購員將變更事項發(fā)放以郵件、傳真或信函的方式通知給供應(yīng)商，并與供 應(yīng)商協(xié)商達(dá)成一致意見。 5.5 價格調(diào)整 在采購執(zhí)行過程中，如遇材料或市場大幅波動，采購部視情況與供應(yīng)商重 新商定調(diào)整價格，呈報總

8、經(jīng)理批準(zhǔn)，并保存歸檔，按照新的價格執(zhí)行。 5.6 進(jìn)度跟蹤 5.6. 1 為確保交貨期，采購員應(yīng)按照訂購合同提前用電話、傳真、郵件、信函或 親自到供方處跟催，以確保物料能及時到貨，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。 5.6. 2 供方應(yīng)按照采購合同要求，按期到貨。若供方違反釆購合同相關(guān)要求，本 公司有權(quán)利取消訂單或作其他相應(yīng)的處罰。 5.6. 3 采購部應(yīng)確保供方須達(dá)到100%按時交貨能力，若未達(dá)此目標(biāo)時，應(yīng)要求 供方提出改善措施，并索賠由此所產(chǎn)生的額外費(fèi)用。 5.6. 4 供貨風(fēng)險預(yù)防措施：針對鑄造行業(yè)特點(diǎn)，如雨雪天氣、傳統(tǒng)農(nóng)忙季節(jié)、運(yùn) 輸緊張、環(huán)保督查等風(fēng)險因素，采購部應(yīng)提前準(zhǔn)備，確保物料供應(yīng)。 5.7

9、物資驗收 5.7. 1 要求所有物資的供方每次送貨時都要隨車附帶送貨清單、產(chǎn)品檢驗報告、 生產(chǎn)批次及運(yùn)輸過程防護(hù)等信息。 且送貨時各供應(yīng)商應(yīng)按照“先進(jìn)先出” 原則，執(zhí)行批次管理。 5. 7.2 A、B類物資的驗收要求 采購員將采購合同或釆購訂單通過K3系統(tǒng)傳遞給倉庫人員，倉庫人員根 據(jù)合同內(nèi)容安排庫位以便碼放物資；釆購物資到達(dá)后，倉管員根據(jù)供方送 貨單和采購合同/訂單的內(nèi)容清點(diǎn)收貨。 如供應(yīng)商有送貨隨同人員， 倉管員應(yīng)盡量與供方送貨隨同人員共同對貨物 進(jìn)行清點(diǎn)驗收，如發(fā)現(xiàn)貨物與送貨清單不符，倉管員需通知倉庫主管，并 把具體情況通知給相關(guān)采購員。 到貨后，倉管員填寫“產(chǎn)品檢驗/化驗通知單”，等待

10、質(zhì)量部對物資進(jìn)行 化驗檢驗。質(zhì)量部在接到通知單后應(yīng)對需驗收物資進(jìn)行檢驗，如抽檢取樣 應(yīng)具有代表性；等檢驗結(jié)果出來并合格后方可入庫。如檢驗結(jié)果不合格， 按照不合格品處理流程進(jìn)行處置。 在卸貨過程中， 倉管員如發(fā)現(xiàn)貨物包裝有破損， 應(yīng)在供方的送貨清單上注 明，并將情況通知給相關(guān)采購員，以便及時跟供應(yīng)商溝通確認(rèn)。 5. 7.3 對于C類物資的驗收要求 C類物資到達(dá)倉庫后由倉管員依據(jù)供方送貨清單直接在現(xiàn)場驗收，重點(diǎn)驗 收物資生產(chǎn)廠家、物資名稱、數(shù)量、型號及完好性等信息。 對于固定資產(chǎn)（設(shè)備配件）的檢驗，需通知設(shè)備部專業(yè)人員驗收，其他相 關(guān)步驟參照A類、B類物資驗收過程。 5. 7.4 對于?；芳皠诒?/p>

11、用品的驗收要求 倉管員在對危險化學(xué)物資驗收時， 應(yīng)當(dāng)注意危險化學(xué)物資的包裝和標(biāo)識是 否符合國家規(guī)定，承裝器皿是否密閉、無破損，必要時可會同質(zhì)量部、安 全辦等相關(guān)人員共同驗收。 勞保防護(hù)物資到達(dá)倉庫后，倉管員應(yīng)依據(jù)供方的送貨清單點(diǎn)檢數(shù)量，必要 時可通知安全辦共同檢查其是否具有符合國家規(guī)定要求，驗收合格后，方 可入庫。 5. 7.5 進(jìn)貨檢驗的驗收可采用下列一種或一種以上的方法： （1）進(jìn)貨檢驗及測試判定。 （2）以公司實際使用結(jié)果作為判定依據(jù)。 （3）提供材料/產(chǎn)品經(jīng)第三方實驗室測試認(rèn)證報告。 （4）供方提供的質(zhì)保書或相應(yīng)的證明文件。 采用客戶指定的供方，并不能免除本公司須確保供方的物資、產(chǎn)品及

12、服 務(wù)品質(zhì)的責(zé)任。 本公司或客戶，如要求在供方處驗證采購產(chǎn)品時，須按采購合同上明文規(guī) 定驗證安排及產(chǎn)品放行方式。 5.8 物資入庫 5. & 1 物資入庫根據(jù)物資的種類辦理入庫： 5. 8.1 物資入庫時，倉管人員依據(jù)倉庫管理控制程序進(jìn)行驗收入庫。手續(xù)辦 理完畢后，倉管員開具入庫單并錄入K3系統(tǒng)。 5. 8.2 物資驗收不合格，倉管員按照不合格品控制程序有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對 于不合格的物資，倉管員要將不合格物資隔離存放并標(biāo)識。 5.9 發(fā)票入賬 5. 9.1 采購發(fā)票到公司后，由采購員、采購部會計、采購部經(jīng)理依次對采購發(fā) 票、入庫單、磅單（如需要）進(jìn)行核對，核對無誤的發(fā)票由采購部會計負(fù) 責(zé)

13、在公司財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行發(fā)票勾稽，然后經(jīng)采購部經(jīng)理、財務(wù)部往來會 計、財務(wù)部經(jīng)理審核后由財務(wù)部往來會計登記入賬。 5.10 賬目核對 5.10.1 由財務(wù)部主導(dǎo)，采購部參與對供應(yīng)商的往來賬目定期核對，只有賬目核對 無誤后，才能申請付款；如賬目核對有誤，雙方須再次核對，直至核對無 誤。 5.11 付款 5.11.1 采購人員對賬目核對無誤的供應(yīng)商提出付款申請，采購部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng) 理和總經(jīng)理進(jìn)行審批。 5.11.2 財務(wù)部依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后付款申請，安排付款。 5.12 其他 5.12.1 對于固定資產(chǎn)（如設(shè)備）的采購，按照設(shè)備設(shè)施控制程序執(zhí)行。 5.12. 2 物流運(yùn)輸商管理按照運(yùn)輸商管理規(guī)定執(zhí)行。

14、5.12. 3 對于工裝、模具類物料的采購按照工裝模具控制程序執(zhí)行。 5.12. 4 其他外包過程可參考本程序文件。 5.12. 5 關(guān)于危險化學(xué)物資的釆購要求 5.12. 5.1 化學(xué)危險品的釆購人員必須了解有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和安全知識、職業(yè) 技術(shù)、職業(yè)衛(wèi)生防護(hù)應(yīng)急救援知識，方可上崗作業(yè)。 5.12. 5. 2 部分?；?，如汽油、酒精等，需向當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門取得批準(zhǔn)，按照要求采 購。 5.12. 5. 3 當(dāng)采購人員進(jìn)行化學(xué)品采購時， 應(yīng)向供應(yīng)商索取規(guī)格書、 物質(zhì)安全資料 MSDS表，以確認(rèn)符合規(guī)定。 采購化學(xué)危險物資時，采購員需要求供方提供必要的化學(xué)品安全數(shù)值清 單，有毒有害物資原輔材料的

15、化學(xué)成分和運(yùn)輸、包裝、儲存條件說明等資 料。 5.12. 6 關(guān)于勞保防護(hù)物資的采購要求 5.12. 6.1 勞保防護(hù)物資的采購人員需了解有關(guān)法律、法規(guī)及專業(yè)知識的培訓(xùn)。 5.12. 6. 2 采購的特種勞動防護(hù)用品（如安全帽、安全帶、防塵口罩、絕緣勞保鞋 等）必須具有相應(yīng)的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證和安全鑒定證，采購時要做 好供貨資質(zhì)審查和備案。 6 績效指標(biāo) 績效指標(biāo) 測量方法 測量周 期 績效目 標(biāo) 責(zé)任部 門 6.1 采購合格率 當(dāng)月合格批次數(shù)/當(dāng)月購進(jìn)批 次數(shù)*100% 月 99. 5% 采購部 6.2 到貨及時率 當(dāng)月準(zhǔn)時到貨批次數(shù)/當(dāng)月總 到貨批次數(shù)*100% 月 99. 5% 采購

16、部 6.3 與供應(yīng)商對 賬準(zhǔn)確率 與供方對賬相符數(shù)/對賬數(shù) *100% 季度 99% 采購部 6.4 超額運(yùn)費(fèi) 超出應(yīng)有運(yùn)費(fèi)的費(fèi)用 月 無 采購部 （元） 7 記錄 名稱 文件編號 保存年限 責(zé)任部門 7.1 詢價單 HJZ/QMR19-01- 2017 二年 采購部 7.2 比價表 HJZ/QMR19-02- 2017 二年 采購部 7.3 采購訂單 町Z/QMR19-03- 2017 三年 采購部 7.4 價格構(gòu)成表 HJZ/QMR19-04- 2017 三年 采購部 7.5 產(chǎn)品檢驗/化驗通知 單 町Z/QMR19-05- 2017 二年 采購部 7.6 每周臨時性物資購 買申請單 HJZ/QMR19-06- 2017 一年 采購部 7.7 年度釆購計劃 HJZ/QMR19-07- 2017 二年 采購部 7.8 月度釆購計劃 HJZ/QMR19-08- 2017 二年 采購部 7.10 工作處理及審批單 HJZ/QMR19-09- 2017 二年 采購部 7.11 采購物資分類清單 HJZ/QMR19-10- 2017 二年 采購部 8 相關(guān)文件 8.1 町Z/QN1P13-2017設(shè)備設(shè)施控制程序 8.2 町Z/QMP20-2017供應(yīng)商管理控制程序 &