實用地日語商務郵件要求規(guī)范和技巧

1、文檔最實用的商務日語規(guī)和技巧一、格式的格式?jīng)]有書信那么麻煩，主要就以下幾點收件人的名字：寫清對方稱謂，外部客戶一定要加 様開頭問候：？先日處鬲力七求。匕? ?0（0利用? ?初兒總指送亡疋吉求。? ?突然一兒、失禮VLo? ?0無沙汰LTo? ?打忙LV七乙勺、恐料入求。自報家門：自我介紹正文概要提示：推薦正文前放一個起頭? ?本日指打占合結(jié)果kOVTO報告申L上廳求。? ?先日O指禮總申L上廳、0連絡TVLo? ?O0D件VT詫廠申L上廳亡、乂一兒總指送OPTV亡疋吉求L匕正文：字體：MSMS PgothicPgothic 1010 或者 1212，我推薦 1010,這個字與字之間間隔較大，

2、日本人用得比 較多。語法：對客戶用敬語，一般用疋丁型。格式：多空行，每行不超過3535 個字，多用標點，或用記號、劃線和顏色。結(jié)束問候：？指手間總力、療求丁力確認6L願VL求o? ?今後fe6L6L願VV亡L求o? ?0検討願VV亡L求o? ?七急老0連絡（0報告）求乙? ?以上、用件O族申L上廳求bo? ?何卒J；6L70送付O見積件00製品本番進捗 春節(jié)休環(huán)運知乙它 。SsrsrI4p:寫信的時候送信地址敢到最后再互ia 免誤發(fā)Tips：的件主題要明制隔渚對方琢謂外卻客戶一走要麗T 毎iTips：的件主題要明制f X X 甘窮匚址Kt牲門一.至$n(r.”i二住八、-g W?詢暫眉 f 乂

3、二刈電 5/穴二我叫上|仆W 希幗S沖甫埠3 *0 *粧1E弘 ；亍150-* ffc.ituE2謎! :口* * FaOS-*1* - + iJOCflF Al社T G -?T. IF常I二飄)貝 s 盡幣二1J吉寸町疋， 打iKt二擁理沖+沽汁SWFSoI佚日仃珮加:乂鐵號Utoqaw扎*cIR3O老審|用汶 型粘二禺i主丈初防匸丿血掏對】七攔舌去尢-突熱W-隊失禮b-芒躺擁亂T巒LJ衣或 JSttU七二 題1入L占頭皓車邛分戛制宣石手屆老京I堆抑、二-確憩電上乩如棗推薦正丈前應一亍起頭 本日 CD 杓打右合t)tt(DSfi 先日松禮藝申LBffc 00件二氓口探血茅體! NS PgQt

4、kic 10 或考 12、*語法：對壽戶用敬語，一般用亡于型- 格式；君更冇-每行不越過 35 亍字多 用楓點 I 或用記號、劃銭和顫色-LTO今後匕 LX 攔飢亡協(xié)力財 WE J;3L上| 丁甌何卒 J:勺 K 搦乳bl 于丈或怙我衛(wèi)此0 00 0淨李X.X. K握，1：自我更新14EB0- 固堆&上司朋甘嶷帳母魴侵出祀輕罔關(guān)慕先E粗AZFZrl/-山-f喜黯郞AI囲 g朗；、-犧人的更申|1K40譯e先on壬殺wra催裔晶咖j疏立- 斗-羌系psps :每個人的情況不同，結(jié)果不是固定的，我這個也只是一個參考貫徹高效處理法聽著挺虛的吧，說實話我最不要聽提高效率”這種話了，要提高到什么

5、程度，怎么提高?沒有一個標準和執(zhí)行方法，通通都是空話。所以我們來具體看看怎么高效法快捷輸入法：這個操作很簡單，看下圖圖示：用微軟自帶的 IMEIME，里面輸入讀音，按空格鍵直接岀現(xiàn)一串，就像一般打單詞一樣的道理。我用這個方法試了一下，實在是非常地便利。用平野老師的計算方法，如果每天需要回復 1010 封的話，一年起碼可以節(jié)省 1010 個鐘頭的工作時間。文檔以上就是表示輸入J；6L四個音后，按空格直接會跳岀J；6L願m求頭引用的美麗和哀愁fiemsterfcnikjnpJ.es ,Pflptr ti*sCnversicn Training WizardAdd Tbxd D扛nt團文檔我們收到之

6、后很習慣就會 全部回復”而且關(guān)于一個主題的，就更加不辭辛勞 地一封一封地疊加上去，回來回去，尾巴拖得老長。這個習慣當然有好處，不然 也不會被發(fā)揚得這么光大，但也并非十全十美，我們可以來看看都有哪些優(yōu)缺點 呢？ 優(yōu)點：不會漏掉重要的信息可以讓每一個收到的人都能看到這個事情的來龍去 脈，也可以為其中過程留下案底，到時候可以成為呈堂證供。缺點：會變得又大又重，因為很多 MM 喜歡把自己的頭像搞到簽名上去，一 來二去，飄無的文本也會被拖成 200、300kb。太長了反而會意義不明。因為引用文在正文的下面，那就很有可能造成收件人漏讀了下方引用文中 的重要信息，容易誤事。解決方法：我們可以將需要引用的重要

7、信息提出來，逐一進行回復。 下面為平野先生提供的一個例。第一封為對方發(fā)給平野先生的，第二封為平野先生推薦的對應方法，即用符號【】來標記重要的引文，而后回復。第三封為我日常的回信方法，就是用不同顏色進行標注，來達到強調(diào)的作用。收到的如下:文檔1平野先生推薦的回復方法，用符號【】來標記重要的引文，而后回復:文檔我推薦的回復方法，用不同顏色進行標注，來達到強調(diào)的作用。：文檔中會引起收件人不快的行 為，以及規(guī)避方法我們可以先參考一下平野先生的調(diào)查結(jié)果一一至今在接收時使您感到不快的事例是文檔7（附 fl式私打?R10610-62*asuasscT10410_29K昭HS l收件人名稱擁關(guān)）10310.1

8、3*引用（郵件的弓|用）575.60%:每繪文字（表情符號）57專罠育（簽若的用39B215- 11K重婪匿町設定（重要度99設定474.62S盅（郵件轉(zhuǎn)發(fā)）434- 23S辭忖:？r f町容量附件的大小121.18K亡吩他其他）86K46K仔細想想，如果自己收到含有上述 問題的的時間，那滋味確 實不那么好受。我們可以一個一個分析一下1不便于閱讀造成不便于 閱讀的原因有很多，這里就說一個比較常見的段落不分，句式 雜亂。日本是典型的喜 歡看圖畫的國家，他們的宗旨就是一目了然 一一數(shù)據(jù)必須要求圖表，提案 必須分行標明。當然，的格式也要清爽。那就要做到以下幾個基本點：? ?容清晰：容整個一坨的，八成

9、沒人會去仔 細看，累人。這里可以參考平野先生的例子：改善前，整就一坨文檔oosssh式會牡pt 幵煒部山田木那槿i、北寅変帶習板血兀冇解尢戸于1幻二丁羽*）平野揶甌九先日o/2）wn*5t*w.邛鎖運町酌言豈論芒舌圭w:、卻二和Mt応機珪億旱磴對軌.窩回礎(chǔ)會義砂片對事唱色未已球丄電二謊記童盂mx制1飢血1走応寸洗回肋丁勺呂機?CL 10月舊水H出041騒皿擁町加或基加諸乩太田耶長、山田粽、亂呼K9焰仍予室更丈對L憫 埠所Q謝坳報會鑫車 童未亡討借口展&吃思股未甘“和手勞7?扌博、會回自譽誌空眄二亍內(nèi)竜蘇0甄、沾 龍加札含回前話刊目樽誥定、蕊吿與只亍山塞入串懂堿閒、P皿才戟笳厲擺喘説明匚

10、劃卜旳進巨上仃為址的方策力6疋側(cè)點匕他 余右gM褲筠共苕才禺岬h匕9他侗）1陽圭翹:脅走吏血成果憩藝値化LfetO&DSPU:不明tr點NJTU未L屯d腫氮理L：和間臺上|乜（吃芒1亠珀、tt-XLX&GitLAte改善后，一目了然，把最重要的 時間以及會議容分條列出來 看的人輕松，寫的人也不會忘了 東西。0建設株我進nPTr 亍彳MSP山田太g酸門二右托軸世話匸總只亦強九7-1-3= iZ*r-汕乂）平野友朋疋點先曰【S/2）H-n1?t?7=&、I 詩 L巧比助言已說捲K諂盤呦昨：:肌哇岀早次回Q會議加唆討矽耗未上彷豐陡卩忑 二確認左J：呂LZ撲E就1山總僚寸*何舸

11、打為合七|既二汁疋白時101B（?）1S：（X14:JO-奪加者 衣田諜長、血田機，孤（平野-坯吋東點本社寒會基室獨?；豻慮洼荃此科住捕凱朮詵Ll-詳閣燈】mm梗蠱圭0 Ji2fLA卑煩弐明3）右打亍 M迸略巾ffi?H&誰明了詡卜軸海啟_L垢主燉方醴IT F弋円）挨旅共金走勸仁3/Z5月）13時走7令撲威果總數(shù)窗匕詵建発甘戲叱弋吉生圭二不明乩玄師二也總吐乩丹議dHVKi合初?徙芒（X甘17?乩 令縫吐 3/捕飢比噸嗨打2措辭不當語法方面，對客戶用大敬語，對同事疋歹型，這個一般沒什么問題。但表達方法上，我 們需要使用一些日式思 維：比如 委婉”地指出對方的錯誤，明確”地表達自己的意 圖

12、，及時”地提出自己的建 議等等。 下面假 設了幾種情況的應對，僅作參考。? ?指出對方的錯誤直接被人 說你錯了”不管誰都不會舒服。所以我們可以選擇避免直接說，而改為可能你沒有注意到” 気同樣的，這樣的方法也用在催促之上比如 先週屆力、肚力、o尢力一度xxxo件總芒確認z汀迪時力、”給對方一個下臺的臺階。文檔? ?表示感謝是表達謝意最直接的一種方式，簡單又不容易出 BugBug，推薦。 若對方是需要 頻繁聯(lián)系的人，我 們還可以選擇多說一句話帶點幽默的話，以增進彼此間單 薄的友情。? ?提意見提出反對意見、批評別人時，卻不提出自己的改善意 見，這是商務中的大忌。 見以下列子：冒頭為口吝=省略）st

13、.先氏匕 上司I二見屯寺占安.亢卞“唸CD加t-蹴?n-cutufc0招手數(shù)rr*CWTS名、署名省疇）發(fā)件人提出了問題點，但看到這樣一封來信， 收件人對方卻不知道發(fā)件人為什么要提出這個問題”。是指 這個報價被 NGNG 了”？還是指 只要有所改善，還是有下單的可能的”？ 也就是意圖不明。收件人不但會感到困惑， 同時也會質(zhì)疑發(fā)件人的工作能力。對于發(fā)件人來說，后者更危 險。* *改善例：提出建 議，為收件人的下一步行動進行提示。（1550353省略）匚JSI丈 拊見積出茫吉左UT、fit）見赭&皿比通$匕思以、慕丿切vT上司IdLl出Tr*詵d：安苗切.詵力討上司占話感C亡匕鬲上1欣値弓

14、（S 株式會社00002 H0000JAPANJAPAN CO.,LTD.CO.,LTD. 0(支社0000 0(市00C0C路0C號 営業(yè)部(TEL)(TEL)00000000(FAX)-(FAX)-0000000 ( (手機)000000000 E-MAILE-MAIL：0(00000000. URLURL：0000000000 口 -g ?林$鼻9&罡色刃乃0嘗伴囪閔審蝕些黔,h3:rQ陸紓曲曲口:謝熔上遏乎劈岡越歹怎旦E5甜舷工%*匕蟲U護|_巳江酋/外滋Gstf妙曲咔曾/O 3&鉢30/褪S場J粽文辛卜圈文檔HtmlHtml 簽名：最大的好 處就是格式不容易走 樣要做

15、出來的話，源文件網(wǎng)上有找。 這是我平常在用的格式：姓名I Swcu曲鄒門Aid：tWTel:電誦FaxFax - -ftMUil：E-mmlE-mmlI1? ?重要度的設定這跟 已讀回執(zhí)”一樣，別人明明不覺得你很重要，你卻一定要往自己的上按上重要”的標志，是不是很有點 押付”的感覺？ ? ?轉(zhuǎn)發(fā)跟引用一樣，轉(zhuǎn)發(fā)的時候，要注意 轉(zhuǎn)發(fā)人、轉(zhuǎn)發(fā)的時間、容的刪減。? ?附件的大小通常附件不要超 過 1M1M，不然會堵塞人家的企 業(yè)，給他造成損失。 如果實在太大，直接 MSNMSN 傳給他（注意，壓縮還是要用 zipzip 格式）? ?其他需要注意的。不要輕易對別人抱怨：平野先生的 專欄中沒有寫，可能

16、這樣的例子不太多吧。但我有一位日本同事，每次看他的我都是呈現(xiàn)囧狀。 例如下，前半部分是一些新 過來的要求?！荆ㄇ奥裕┫喈斬耙孕闹爻兄蘈去歹力、今回八彳一總?cè)毡緈超一流企業(yè)社員總族肚工】丿一卜気分疋傲慢肚1、理解總指願】差不多是 這樣的容，類似的還有一段各位看了之后有什 么感覺，不會很舒服吧。 把責任推托到 別人身上，實在不是君子所 為啊。如果按照以下改， 雖然不出色，但八 穩(wěn)，就不會出 問題:【相當匕以心重承知疋L去T力*乂一力一七交渉願尢。去歹。何力、不明連絡總指願】文檔最后的 PsPs:這里想提到一下 關(guān)于自動分類”的話題。自動分類可以通過對進行規(guī)則的篩選（比如地址）來將新自 動放入事先所 設置好的中，一 目了然。所以很多人的文件 夾都是按照【人名】來分的，一大串，鼠標拖拖 3030 秒。但這個方法會造成漏看新的 問題，我送出的就遇到 過這樣的問題。明明發(fā)送了，對方老半天也沒看到，因 為他那兒一大串人名，我的名字不幸在最下方，要 鼠標拖一陣子才看得到 所以每次發(fā)送完我都得 MSNMSN 他一下，或者直接跑 過去告訴他一下我發(fā)了個，夠古典的了 吧。并且，并不是 每個人的每封都是有關(guān)聯(lián)的。比如