公司工程部檔案管理制度x

1、1工程部檔案管理制度頁碼：第 1 頁共 12 頁辰誥交通工程部檔案管理制度目錄第一章總則.2第二章檔案歸檔.3第三章檔案整理.4第四章檔案保管.4第五章檔案借閱.4第六章附則.52工程部檔案管理制度頁碼：第 2 頁共 12 頁辰誥交通檔案管理制度第一章總則第一條目的為加強(qiáng)公司工程部檔案管理工作，有效的保護(hù)及利用檔案，更好地為公司各項(xiàng)工作服 務(wù)，特制定本制度。第二條釋義本制度所稱檔案包括公司對(duì)外簽訂的業(yè)主合同、材料合同、施工隊(duì)合同、經(jīng)營部中標(biāo) 項(xiàng)目的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、圖紙、各個(gè)項(xiàng)目竣工后的建設(shè)資料等。第三條管理原則（一）集中統(tǒng)一管理原則。（二）維護(hù)檔案完整與安全原則。（三）便于利用

2、原則。第四條 適用范圍：本制度適用于公司工程部的檔案管理。第五條管理職責(zé)1.及時(shí)做好各個(gè)項(xiàng)目資料文件的整理及歸檔工作；2.督促各個(gè)項(xiàng)目部移交相關(guān)資料；3.定期完成與經(jīng)營部的檔案移交工作；4 檔案管理體系的建設(shè)與完善。3工程部檔案管理制度頁碼：第 3 頁共 12 頁辰誥交通第二章檔案歸檔第一條檔案歸檔范圍公司各個(gè)項(xiàng)目具有保存、利用價(jià)值的各種形式的文件資料合同均須歸檔。第二條歸檔時(shí)間招投標(biāo)文件、圖紙、中標(biāo)通知書等文件應(yīng)在經(jīng)營部門接到中標(biāo)通知后及時(shí)進(jìn)行交接；業(yè)主、施工、材料合同應(yīng)在合同簽訂后即刻歸檔存檔；基本建設(shè)類文件應(yīng)在項(xiàng)目竣工后1個(gè)月內(nèi)歸檔；項(xiàng)目文件：連同配套照片、磁帶、光盤等，在工作結(jié)束后1

3、個(gè)月內(nèi)歸檔。其他未特別說明的文件材料，應(yīng)隨時(shí)歸檔。第三條歸檔要求（一）歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。（二）歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確；分類清楚、歸類準(zhǔn)確。（三）歸檔時(shí)交接雙方根據(jù)移交清單清點(diǎn)核對(duì)歸檔文件，并在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。4工程部檔案管理制度頁碼：第 4 頁共 12 頁辰誥交通第三章檔案整理具體見附件檔案整理細(xì)則。第四章檔案保管第一條檔案保管規(guī)定（一）各類檔案均須按制度向檔案管理負(fù)責(zé)人移交，集中保管。不得私自留存檔案。（二）具有永久保管價(jià)值的檔案原件須進(jìn)行掃描備份，重要檔案須異地備份保存。（三）電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行抽樣檢查，發(fā)觀問題

4、應(yīng)及時(shí)采取進(jìn)行修復(fù)。（四）圖紙須平放在專用柜內(nèi)保存。（五）密級(jí)檔案須存放在加鎖檔案柜中保管。第五章檔案借閱（一）借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄， 檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。（二）借閱檔案電子掃描件及原件需申請(qǐng)0A 流程，待流程通過后掃描件由檔案管理員直接發(fā)送，原件可選擇直接借取或班車發(fā)送，借閱原件由檔案管理員填寫檔案借出登 記表。（三）企業(yè)員工可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)的檔案資料。密級(jí)檔案利用須填寫密級(jí)檔案查借閱審批表，經(jīng)檔案歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。 絕密級(jí)與機(jī)密級(jí) 檔案須在檔案閱覽室查閱，禁止復(fù)印或借出。（四）檔案借閱期限一般

5、不得超過 7 個(gè)工作日，到期歸還。如需再借，須辦理續(xù)借 手續(xù)。續(xù)借最長期限不得超過 30 個(gè)工作日。（五）檔案使用者須按照檔案密級(jí)對(duì)檔案內(nèi)容保密，并對(duì)檔案安全、完整負(fù)責(zé)，不得標(biāo)記、污損、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（六）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理員核查無誤后，及時(shí)入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損 毀、遺失等問題要及時(shí)報(bào)告。（七）員工調(diào)動(dòng)、離職時(shí)，須將所借閱的檔案全部歸還檔案室，方可辦理相應(yīng)手續(xù)。5工程部檔案管理制度頁碼：第 5 頁共 12 頁辰誥交通第六章附則附件：附件 1:檔案整理細(xì)則附件 2:檔案整理流程附件 3 :檔案室管理規(guī)定附件 4 :檔案移交表附件 5 :檔案借閱登記表附件 6 :密級(jí)檔案查借閱審批表

6、6工程部檔案管理制度頁碼：第 6 頁共 12 頁辰誥交通附件 1:檔案整理細(xì)則檔案按內(nèi)容分為 3 個(gè)一級(jí)類目，即：經(jīng)營管理類、基本建設(shè)類、合同類。（一） 全宗內(nèi)檔案分類一般按“年度一類別”分類，即將一個(gè)全宗內(nèi)的檔案，先按年度分開，每個(gè)年度內(nèi)再 按一級(jí)類目分類、排列。（二） 不同類別檔案的分類經(jīng)營管理類、合同類按內(nèi)容結(jié)合形成時(shí)間、重要程度進(jìn)行分類；基本建設(shè)類檔案按工 程項(xiàng)目分類。（三） 須嚴(yán)格遵守分類規(guī)則，不得私自改動(dòng)，以保證分類規(guī)則的一致性。7工程部檔案管理制度頁碼：第 7 頁共 12 頁將分類后的資料裝入卷盒1根據(jù)工程部檔案整編規(guī)則擬I|定分類方案，劃分大類和小類 8工程部檔案管理制度頁碼：

7、第 8 頁共 12 頁辰波交誦按重要程度、時(shí)間或類別等對(duì) I-卷內(nèi)文件進(jìn)行有序排列IJ編件、頁號(hào)填寫卷內(nèi)目錄、 備考表, 并在備考表上簽字蓋章f-擬寫案卷題名填寫案卷封面和脊背編制案卷目錄附件 3:檔案室管理規(guī)定第一條 檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。如工作確實(shí)需要其他 人員進(jìn)入庫房時(shí)，必須有檔案管理員陪同并始終相伴。第二條 保管檔案必須設(shè)置堅(jiān)固適用的專用檔案室，配備專業(yè)檔案保管設(shè)備。庫房應(yīng) 做到“八防”即：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，保持檔案室內(nèi)清 潔，每周至少全面清掃一次。第三條檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架，并進(jìn)行妥卷內(nèi)文件排

8、3?、編號(hào)9善的保管。工程部檔案管理制度頁碼：第 9 頁共 12 頁辰誥交通第四條 檔案室建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄，對(duì)檔案的收進(jìn)、移 出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案管理員應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù)。第五條 在整理、搬移、上架和提供利用檔案過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔。 認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。案卷歸還后，及時(shí)放回原處。第六條 檔案管理人員須每年對(duì)庫藏檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，掌握檔案保管情況，做到帳 物相符。對(duì)破損和變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。10公司檔案管理制度頁碼：第 10 頁共 12 頁附件 4:檔案移交表片區(qū)、部門：_檔案移交表序號(hào)類別文件名稱密級(jí)保存期限移交形式份數(shù)每份頁數(shù)有無復(fù)印 件（份數(shù)）接收人簽字： 部門負(fù)責(zé)人簽字:移交人簽字:移交日期：11公司檔案管理制度頁碼：第 11 頁共 12 頁質(zhì)鍛交通附件 5:檔案借閱登記表使用日期文件名稱歸檔號(hào)使用部門使用人資料份數(shù)每份 頁數(shù) 使用 用途使用方式歸還時(shí)間確認(rèn)簽字查閱、 借閱、復(fù)印、調(diào)出1213附件 6:密級(jí)檔案查借閱審批表檔案號(hào)名稱密級(jí)使用方式使用部門