浪費時間的內(nèi)在因素及解決方法

1、浪費時間的內(nèi)在因素及解決方法（二）【本講要點】條理不清的原因及解決方法欠缺自律的原因及解決方法無力拒絕的原因及解決方法做事拖延的原因及解決方法導言使用相同的時間，不同的人有不同的結果。在時間管理中有多項因素干擾時間的有效利用，其中包括外部因素和 內(nèi)部因素。首先分析這些干擾因素浪費時間的原因，然后針對其原因，提出具體的解決辦法。浪費時間的外部因素，包括電話干擾、不速之客、用人不當、社交閑談、權責混淆、溝通不良、進度失控、資料 不全、會議耽擱、文件復雜、工作擱置、安排旅行等。針對各項因素浪費時間的原因，然后提出相應的解決方法。浪費時間的內(nèi)在因素包括危機應付、計劃欠妥、貪求過多、事必躬親、條理不清、

2、欠缺自律、無力拒絕、做事拖 延等。這些內(nèi)在因素都是人為的因素，而人為的因素絕大多數(shù)是取決于他的心態(tài)和習慣。因此解決之道就是讓自己培 養(yǎng)更積極心態(tài)、養(yǎng)成良好習慣。因此，浪費時間的內(nèi)在因素的解決辦法就是，學習做你自己，做到自律、自控、自覺, 唯有自律、自控、自覺，以誠實負責的心態(tài)來面對自己，你的工作在未來才會更有效率。所有的解決辦法只要有心，丟棄那種茫然，丟棄那種每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做計劃， 有心就是讓自己內(nèi)心有一股對生命的熱愛，對工作多一份執(zhí)著。你所安排的一切事情必有兩種結果，一個是離你的目標很遠，一個是離你的目標很近，怎么做關鍵在乎于心，關 鍵在于你自己的選擇與決定。條

3、理不清的原因及解決方法浪費時間的原因不知道事情的重要性沒有系統(tǒng)自我膨脹害怕失去控制害怕忘東西允許外來干擾拖拖拉拉、優(yōu)柔寡斷沒有目標、沒有優(yōu)先次序、沒有日計劃沒有授權沒有過濾解決的方法(1)應明白事情的重要性 最好的方法就是寫下工作日志，甚至估量尋找文件的時間。(2)要有系統(tǒng) 提高效率的解決方法就是利用整合系統(tǒng)來記錄你所希望記住的事情。(3)不要自我膨脹 有些人喜歡讓別人感覺他是一個忙碌的人，是一個很重要的人，甚至讓別人感覺到?jīng)]有他不行。解決的方法就是找出所有檔案，放在文件柜里面，書籍可以放在書架上面，有次序地把桌上堆積的檔案整理好。(4)不要害怕失去控制 可以利用工作計劃表來提供控制。(5)記

4、住東西 適當?shù)挠浭铝晳T和利用聯(lián)絡日志來幫助記憶。(6)不允許外來干擾 提高效率的解決方法就是過濾干擾，保留讓別人找不到你的時段來完成工作。(7)干脆利索 提高效率的解決方法就是先處理比較棘手的、最優(yōu)先、最重要的，而且要強迫自己定下一個期限。還有就是要學習什么事情是緊急又重要的，就要優(yōu)先的把它完成。(8)要有計劃 解決方法是安排好工作計劃，而且嚴格地按照計劃行事。沒有計劃就是計劃失敗。(9)學會授權在時間管理的過程中，授權是一項非常重要的工作。作為一個主管或者是一個經(jīng)理人，你永遠要學習一件事情， 能夠授權的工作你盡量要授權出去，你的工作永遠是在做最有價值的工作。(10)要學會過濾解決的方法是讓部

5、屬過濾一些垃圾郵件，把別人請托之事你可以轉(zhuǎn)交其他人幫忙。因為每個人都找你，當你把事 情攬在身上的時候，就會造成負荷過重，就浪費了你的時間，同時你真正要做的事情就減低了效率，因此千萬要注意 條理分明?！咀詸z】有很多原因造成條理不清，在你的生活和工作中，都有哪些因素造成條理不清，你又是怎么解決的呢檢查要點 是否存在 改進計劃不知道事情的重要性沒有系統(tǒng)自我膨脹害怕失去控制害怕忘東西允許外來干擾拖拖拉拉、優(yōu)柔寡斷沒有目標、沒有優(yōu)先次序沒有日計劃沒有授權沒有過濾欠缺自律的原因及解決方法浪費時間的原因缺乏目標以及標準，不知道目標的達成時間，也不知道目標的標準，沒有計劃也沒有所謂的優(yōu)先次序，都是自律性不夠,

6、或者欠缺自律。這種情況浪費時間的原因如下：缺乏目標以及標準沒有安排完成的期限，沒有追蹤進度沒有運用隨手可得的工具以及技巧沒有工作興趣，甚至把該做的事情擺在一邊，即擱置工作還有一種人就經(jīng)常只會做白日夢做事拖延習慣不良解決的方法(1)制定目標或標準設立個人與組織的重要工作目標，為例行的工作建立完成的標準。(2)要安排完成的期限，要追蹤進度對于沒有計劃以及優(yōu)先順序的行為，要安排優(yōu)先次序，將整個身心集中于最有效率、最有價值的部分。同時你要 學習的是安排完成的期限，強迫自己將所有重要的工作都安排好。要設定追蹤表，根據(jù)時間完成進度。(3)沒有運用隨手可得的工具與技巧的解決方法運用日計劃，而且逐日檢查當日完

7、成的事情，運用計劃以及組織方案表、進度報告、計劃控制表等工具。(4)及時完成工作不斷地檢查完成的進度。(5)不做白日夢解決方法是學習專注的技巧，因為不夠?qū)Ｗ⑺詴霭兹諌簟Ｈ绻銓W會了專注，就可避免這種自我干擾而不會 做白日夢。同時，主管要經(jīng)常性地檢查屬下的工作進度，如果進度不對或有工作擱置的情形，要隨時加以提醒，避免 重新浪費時間，減低效率。(6)做事干脆首先自己要自覺，同時擔任主管的角色或經(jīng)理要不斷地訓練、教導，或培育你的部屬養(yǎng)成沒有拖延的習慣，而且 要工作安排適當，讓員工自覺地檢查自己的工作進度。(7)不要養(yǎng)成拖延的習慣 用好的習慣來取代壞的習慣，盡可能自動自發(fā)的采取有益的行動，使你有多

8、余的時間來完成有價值的工作。 無力拒絕的原因及解決方法浪費時間的原因 有些人很多事情本來不該他做，卻又無力拒絕而導致了時間的浪費，其原因有以下幾個方面：渴望受到別人的贊許或者接納怕會冒犯別人對義務的認識錯誤。浪費時間的同時，真正的工作又沒有做不知道如何拒絕，不知道如何表達你的意思，找不到拒絕的借口缺乏工作目標與優(yōu)先順序別人毫不考慮的就假定你會答應無法拒絕老板解決的方法(1)不要渴望受到別人的贊許或者接納 認清可能的陷阱，如果沒能達到預期結果，你可能因此失去而不是得到尊重，僅而令自己覺得憤怒。(2)不要怕會冒犯別人 對于害怕冒犯別人，它的解決之道是要培養(yǎng)和學習在不冒犯他人情況之下拒絕別人的技巧。

9、你可以適當?shù)靥岢龊侠淼木芙^。對于那種事事強求的解決方法，就有必要培養(yǎng)拒絕別人的能力，別過多要求在短期內(nèi)做一大堆事情，因為 一個人的時間、精力是有限的。(3)對于義務的認識要正確解決的方法是檢討造成的理由并加以控制?？梢詥栆幌伦约海哼@個事情該我做嗎這個事情我會做很好嗎(4)學會如何拒絕，聆聽別人的要求解決的方法：如果情況適當你就當面拒絕，并提出理由，或者找出一種可以替代的方法。找不到拒絕或者是找不到借口，不要太敏感，有時候沒有借口比找個蹩腳的借口強。在答應別人之前你先應該停一下，即暫緩的反應。(5)制定工作目標或者優(yōu)先次序 假如你是一個做事永遠知道輕重緩急，永遠知道優(yōu)先次序的人，相信別人不會來干

10、擾你。你自己本身對于你該做的事情，如何定出優(yōu)先次序是很重要的。你應時時刻刻讓自己在做最有價值的事情。(6)對于別人毫不考慮的就假定你會答應的解決方法 你可能因為從不會拒絕別人，而讓別人產(chǎn)生這種假設。解決之道是你可以學習說對不起，或者說很抱歉。你要學習的是善意的拒絕。(7)學會拒絕老板 這是在很多工作場合經(jīng)常會碰到的一些事情。解決方法就是出示雙方同意的優(yōu)先順序清單來拒絕老板。如果老板堅持你就默默聽從，但要提出你擔心自己無法完成工作。做事拖延的原因及解決方法浪費時間的原因做事拖延的意思就是在沒有正當理由的情況下，延誤或耽擱事情。做事拖延強調(diào)的是拖延造成工作的失誤，拖延 造成了進度的失誤，因而浪費了

11、時間。具體表現(xiàn)在：沒有能力辨認事情的重要性做事拖延是一種自我幻覺，也是一種習慣，同時也可以說是一種態(tài)度認為遇到壓力才有最好的表現(xiàn)，只有讓自己到最后一刻才去做習慣先做簡單瑣碎的，拖延困難的工作時間的估算不切實際貪求過多，沒有定期的監(jiān)控進度，缺乏自律擱置工作，沒有完成期限解決的方法(1)要有能力辨認事情的重要性 解決的方法就是學習辨認，要求別人幫你辨識，你可以請資深的同事或主管告訴你這個事情拖著會是什么情形。(2)不要產(chǎn)生自我幻覺進行自我分析，認清自己是否容易讓某個危機醞釀成形，然后假設自己扮演解決該項危機的英雄角色，并想到壓 力、危機要付出的代價。(3)不要認為遇到壓力才會有最好的結果這種假設純粹是把拖延的習性合理化，解決之道就是先做最重要的事情。(4)習慣先做難的后做簡單的 這么做可能無法完成最重要的工作，還往往會帶來壓力和危機。怎么樣去解決重要的事情先做好，要把你精 力最旺盛或者說效率最高的時段來完成最重要的事情。(5)工作時間的估算要切實際給所有員工安排20%50%勺緩沖時間，留下20%勺時間不安排任何事情，以便彌補以前還沒有完成的工作。(6)貪求不要過多把你的目標排好優(yōu)先順序，以便完成最重要的工作，同時要學習時時刻刻監(jiān)控自己的進度。對于那些缺乏自律的 人，把所有目標和優(yōu)先順序排成期限，讓大家協(xié)