利用Word郵件合并批量打印帶照片的證書

1、利用 Word 郵件合并批量打印帶照片的證書根據(jù)我們以前所學，利用 word 的郵件合并功能可以批量打印出相關信息， 但批量打印帶照片的證書，郵件合并能完成這個要求呢？經(jīng)過一番摸索、查 尋，終于找到辦法可以解決了，具體過程如下：準備工作：準備一份考生信息數(shù)據(jù)庫，可以是 Word創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源，也可以像 Excel工 作簿、Access數(shù)據(jù)庫、Query文件、Foxpro文件，都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù) 源。只要有這些文件存在，郵件合并時就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，直接打開 這些數(shù)據(jù)源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫格式，即第一行必須是 字段名，數(shù)據(jù)行中間不能

2、有空行等。這樣可以使不同的數(shù)據(jù)共享，避免重復勞動，提高辦公效率。我最常用的 是Excel簿，里面包含了編號、準考證號、考生姓名及其他相關信息的字段，要 批量打印照片的話，還需要加一個照片的路徑和文件名的字段（如果照片的文 件名正好是考生的準考證號或姓名的話，可免），假設照片放在 e:photo 文件夾里，每位考生的照片文件名和準考證號相對應（如果用姓名 的話可能會碰到同名同姓的問題）。數(shù)據(jù)準備工作的正確與否，關系到以后打 印出來的證件正確與否，所以必須要仔細校對正確。接下來的工作就是要設計郵件合并的模板了，步驟如下：1啟動 word 程序，從菜單欄中選擇 “工具郵件合并 顯示欄郵件合 并工具欄

3、 ”，這時你會發(fā)現(xiàn)在工具欄中多了一欄郵件合并工具欄2然后畫好表格填好項目，進行排版、設置紙張，再把光標置于要插入相 應項目的位置，點擊 “郵件合并”工具欄的“插入合并域”下拉菜單（下拉菜單中的 相應選項與Excel數(shù)據(jù)表格中的標題行是一一對應的），然后單擊下拉菜單中的 相應選項，直至插入所有只包含文字的域。3下面是實現(xiàn)批量打印照片的關鍵一步，就是照片域的實現(xiàn)：1 先把光標定位在要插入照片的地方，按 Ctrl+F9 插入一個域，輸入 IncludePicture "e:”（不包含外側雙引號），再按 Ctrl+F9 插入一個域，輸入“MergeField準考證號” ”，光標定位到這個域之

4、后輸入 “.jpg'，最后看到的結果 應該是：IncludePicture "e:photoMergeField "準考證號".jpg"。（這一步思路很好，用 準考證號 后就省得為每個文件輸入路徑了）現(xiàn)在保持光標在域中，按 Shift+F9將代碼轉換為結果，也就是把圖片內(nèi)容 顯示出來。這時候如果什么也沒顯示，不要慌，按個F9刷新一下域就行了。其實，在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以顯示出來圖片。不過圖片大小似 乎不太合適，調整一下吧。4然后單擊合并到新文檔按鈕，切換到生成的新文檔里，咦，怎么照片處 什么都沒有？不會是上當了吧？別急，保

5、存生成文件（不用關閉文件再打開），按 Ctrl+A 全選，再按 F9， 哈哈，每位考生對應的照片是不是全出來了。人人不對, 好像所有的圖片好像顯示的都是第一個人的照片。沒關系，全選這 個Word文檔，然后按F9對所有域進行刷新。這時候圖片應該都換成了正確的 圖片，如果還沒有一一也許Word有這么個BUG那你就先把這個文檔保存下 來，關閉，再打開，全選，F(xiàn)9刷新。圖片刷新的問題是解決了，但是又出現(xiàn)了另一個問題，圖片大小都變成調 整前的了。也就是說，我們插入INCLUDEPICTURK之后所做的調整，全都失 效。查查 Word 的幫助文檔，可以找到，所有域代碼都可以有一個開關，用來保 存對域結果進

6、行的格式修改：*MERGEFORMAT（注意前面的*是必須的，“ *后面有個空格）。所以，將 上面的 INCLUDEPICTUR域代碼修改為 INCLUDEPICTURE"e:photoMergeField "準考證號".jpg" * MERGEFORMAT 2在郵件合并模板 中F9刷新顯示圖片，調整圖片，再合并成新文檔，刷新全部域 一一0K這次全 都是調整后的格式了。實際上插入一張照片使用的域是 IncludePicture"e:photo001."jpg"，插入準考證域用的是MergeField"準考證號&qu

7、ot;，而本文把這兩個 域嵌套起來就成了 IncludePicture "e:photoMergeField "準考證號".jpg"從而實現(xiàn)了本文最初提出的要求 一一 批量打印照片。如果想打印在學籍、證件、檔案上，在準備好數(shù)據(jù)庫文件的情況下，對主 文檔模板作相應設計修改，同樣也可以實現(xiàn)，可謂一舉多得，不用再找專用軟 件來批量打印照片啦。附："INCLUDEPICTUR的 Word 域的用法：域用法： INCLUDEPICTURE "FileName" Switches "FileName"： 圖形文件的名

8、稱和位置。如果其中包含較長的帶空格文件名，請用引號引住。如 IncludePicture"D:桌面 用 Word 郵件合并實現(xiàn)批量打印帶照片證件 郵件合并url=file:/photo."jpgphoto."jpg/url"指定路徑（路徑：操作系統(tǒng)用來定位文件夾或文件的路徑，例如C:ManualArtArt22."gif ）時，請以雙反斜杠替代單反斜杠。例如：“C:ManualArtArt22."gif ”IncludePicture 域中的文件名路徑也可以使用相對路徑。如IncludePicture "郵件合并url=fi

9、le:/photo."jpgphoto."jpg/url" ，文件保存后則會從文檔所在的文件夾下去找對應文件。用相對 路徑的好處是只要把包含 word 模板文件、數(shù)據(jù)庫文件和照片文件夾放在一個文 件夾內(nèi)，那么拷貝到其他任何一臺安裝有 office 軟件的電腦上都可以合并打印 了。3Switches開關，如下：cConverter 指定要使用的圖形篩選。圖形篩選的文件名不帶有 .flt 擴展名， 例如，輸入 picture 表示篩選文件 Picture.flt 。d 圖形數(shù)據(jù)不隨文檔保存以減小文件長度。* MERGEFORMAT注意前面的*是必須的，“ *后面有個空格，所有域代碼 都有這個開關，用來保存對域結果進行的格式修改。注意事項：1插入域的時候，包含域代碼的那一對大括號并不是手工輸入的。應該使 用Ctrl+F9來插入域（此時會自動插入表示域的那一對大括號），并在其中填寫 域代碼。2特別注意，引號內(nèi)的文件名一定不能寫錯甚至多加一個空格也不行，否則 Word 將找不到圖片文件，只會出現(xiàn)一個紅叉。比如不能寫成：IncludePicture"e:photoMergeField"準考證號".jpg"，因為 e：前多加了空格。3最