基建檔案管理方法和職責(zé)ppt課件

1、基建檔案管理方法和職責(zé)2一、基建檔案管理方法 二、基建檔案管理職責(zé) 建立健全檔案管理機(jī)制： 各單位要配備專職或兼職的檔案管理人員；各單位要將歸檔任務(wù)納入本單位的任務(wù)方案，明確各單位檔案管理的智能，檔案信息中心擔(dān)任全油田基建檔案的管理、保管利用任務(wù)，各建立單位擔(dān)任檔案的搜集、審核和歸檔任務(wù)，基建處、質(zhì)量監(jiān)視中心擔(dān)任基建檔案的審核任務(wù)。 3基建檔案管理方法檔案信息中心基建檔案管理： 本著“搜集是檔案管理的第一要務(wù)的管理理念，檔案信息中心首先掌握油田基建工程方案，掌握基建工程月度進(jìn)展情況，從基建工程的立項(xiàng)開場進(jìn)展工程的全程跟蹤，掌握基建工程的進(jìn)展情況，根據(jù)工程的進(jìn)度，督促各單位進(jìn)展歸檔。5基建檔案管

2、理方法基建檔案歸檔流程：檔案歸檔采用規(guī)范流程歸檔，對應(yīng)以下圖的全部五個(gè)步驟。 收集整理流程步驟檔案部門歸檔部門部門歸檔人員1 1. .電電子子文文件件歸歸檔檔著著錄錄部門歸檔審核人員2 2. .部部門門內(nèi)內(nèi)歸歸檔檔審審核核4 4. .歸歸檔檔整整理理部門歸檔人員3 3. .電電子子文文件件歸歸檔檔審審核核檔案管理人員檔案管理人員5 5. .檔檔案案整整理理第二章 第七條（二）2.第二章 第九條（二）第二章 第九條（二）.第三章第三章 基建檔案的歸檔采用E6歸檔流程中的規(guī)范流程進(jìn)展歸檔，本著“誰產(chǎn)生、誰錄入、誰審核的原那么，基建檔案歸檔采用電子文件先歸檔，實(shí)物后歸檔的方式。 檔案信息中心建立單位

3、勘察設(shè)計(jì)單位施工單位監(jiān)理單位檢測單位工程質(zhì)量監(jiān)視基建檔案管理方法各單位檔案歸檔流程基建檔案的歸檔部門是工程的建立單位，檔案的管理任務(wù)包括檔案的搜集、整理、歸檔和審核，建立單位可以委托施工單位進(jìn)展檔案的搜集、整理和歸檔任務(wù)，所歸檔案需經(jīng)過質(zhì)量監(jiān)視部門、監(jiān)理部門和基建處的審核后，錄入到集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)，建立單位將錄入的內(nèi)容審核后進(jìn)展實(shí)物檔案的歸檔。 基建檔案管理方法方案投資的基建工程到檔案信息中心歸檔，非方案投資不產(chǎn)生資產(chǎn)的工程在各二級單位進(jìn)展歸檔，重要的基建工程，均在檔案信息中心歸檔。 基建檔案管理方法歸檔文件的要求：歸檔的電子文件與紙質(zhì)檔案等內(nèi)容一樣，格式為WORD和EXCEL文件、蓋開工

4、章的彩色JPG文件掃描的要求大于300DPI并合成的PDF文件及CAD文件，并刻光盤2套歸檔；歸檔的實(shí)物檔案為正原件、副本2套。 基建檔案管理方法歸檔時(shí)間 在工程開工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)完成工程的歸檔任務(wù)；部分建立周期長、規(guī)模大的工程，按階段或單項(xiàng)將經(jīng)過整理的工程向檔案信息或建立單位檔案管理部門歸檔。與基建工程的建立過程同步歸檔。 基建檔案管理方法檔案的搜集整理與工程的建立同步進(jìn)展 工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)；聲像檔案包括開工儀式、艱苦工程質(zhì)量事故等要搜集完好；檔案的搜集要注重原件檔案的搜集。建立單位要按歸檔范圍的要求，將工程前期的資料整理歸檔，并及時(shí)搜集整理勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理和施工等單位

5、檔案。 基建檔案管理方法檔案錄入要求 檔案搜集完成后，在油田主頁的“檔案管理進(jìn)展檔案的錄入任務(wù)，檔案條目的錄入建議運(yùn)用離線客戶端的方式；檔案歸檔遵照電子文件、實(shí)體檔案同時(shí)歸檔的原那么。由歸檔單位將條目主要信息錄入檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)上載相應(yīng)的電子文件?；n案管理方法檔案的整理要求 各歸檔單位擔(dān)任檔案的整理任務(wù)，整理的檔案與E6系統(tǒng)錄入的順序堅(jiān)持一致，擔(dān)任粘貼條形碼、裝盒并打印脊背。整理檔案前即打印交接文據(jù)、企業(yè)檔案目錄，歸檔交接時(shí)，由歸檔單位在檔案管理系統(tǒng)中打印檔案交接文據(jù)、企業(yè)檔案目錄一式四份。交接雙方在檔案交接文據(jù)上分別簽字、蓋章，各自保管一份以備查考。 基建檔案管理方法基建檔案管理的監(jiān)視

6、與處分 檔案信息中心擔(dān)任監(jiān)視各建立單位的檔案管理任務(wù)，包括基建檔案歸檔任務(wù)和各二級單位檔案的保管任務(wù)；各建立單位擔(dān)任監(jiān)視各施工等單位的歸檔任務(wù)?；üこ痰氖┕挝槐匦柙谕瓿蓹n案的歸檔后才干進(jìn)展結(jié)算，工程的建立單位不能按要求完成檔案的歸檔義務(wù)，在進(jìn)展崗檢時(shí)根據(jù)情況進(jìn)展扣分。 基建檔案管理方法 建立單位業(yè)主、工程法人職責(zé)擔(dān)任組織、協(xié)調(diào)和指點(diǎn)工程文件的編制、搜集、整理和歸檔任務(wù)，擔(dān)任工程檔案的移交任務(wù)。 將工程文件管理任務(wù)納入合同管理。在簽署工程設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理等合同、協(xié)議時(shí)，設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交工程文件的相關(guān)要求，以及整理與歸檔責(zé)任?；n案管理職責(zé)工程文件管理任務(wù)納入工程建立方案，納入

7、工程建立管理程序，納入指點(diǎn)和任務(wù)人員的崗位職責(zé)，與工程建立管理同步實(shí)施。將工程文件管理任務(wù)納入工程結(jié)算管理。建立單位財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)在合同尾款支付流程中設(shè)置檔案部門審核的環(huán)節(jié)，確認(rèn)建立單位有關(guān)部門及檔案管理部門對工程文件審核的簽字、蓋章手續(xù)完備后，才干辦理財(cái)務(wù)結(jié)算手續(xù)。基建檔案管理職責(zé)建立單位工程管理部門擔(dān)任確定工程開工文件相關(guān)表格設(shè)置、填寫等編制規(guī)范，督促、檢查開工文件的編制、搜集、整理任務(wù)，審核、簽署開工文件及設(shè)備隨機(jī)文件，并組織歸檔。 建立單位有關(guān)部門擔(dān)任本部門職責(zé)范圍內(nèi)工程文件的搜集、整理任務(wù)，并向檔案信息中心歸檔。 建立單位的檔案管理部門擔(dān)任指點(diǎn)工程文件的整理、歸檔，檢查、接納工程文件 基建檔案管理職責(zé)勘察、設(shè)計(jì)單位職責(zé) 擔(dān)任搜集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定向建立單位相關(guān)部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)根底資料和設(shè)計(jì)文件?；n案管理職責(zé)施工單位職責(zé) 擔(dān)任編制、搜集、整理施工文件及開工圖，并提交監(jiān)理單位、建立單位工程管理部門審核后歸檔?；n案管理職責(zé)工程質(zhì)量監(jiān)視機(jī)構(gòu)職責(zé) 擔(dān)任編制、搜集、整理建立工程工程質(zhì)量監(jiān)視任務(wù)中構(gòu)成的質(zhì)量監(jiān)視文件，并向檔案信息中心歸檔?；n案管理職責(zé)監(jiān)理單位職責(zé) 擔(dān)任監(jiān)理文件的編制、搜集、整理，