OA系統(tǒng)管理辦法(試行)

1、中國移動通信集團(tuán)黑龍江有限公司齊齊哈爾分公司0A系統(tǒng)管理辦法（試行）第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA 系9統(tǒng)）用，特制定本辦法。管理，保證其高效、安全運(yùn)行，充分發(fā)揮 OA 系統(tǒng)的作第二條 OA 系統(tǒng)內(nèi)容包括協(xié)同辦公、 公文管理、 電子郵件、文檔管理、公共信息、個人設(shè)置、綜合辦公、關(guān)聯(lián)系統(tǒng)、 常用工具等功能，旨在實(shí)現(xiàn)公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規(guī)范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。第三條 本辦法適用于市公司直屬各部門、各縣（市）區(qū)分公司。第二章 管理機(jī)構(gòu)第四條 綜合部負(fù)責(zé)辦公 OA 系統(tǒng)的管理、規(guī)劃、審批、實(shí)施、培訓(xùn)和檢查考核工作 ; 其主要職責(zé) :一）辦理系

2、統(tǒng)使用單位的注冊、名稱變更、關(guān)手續(xù)的審核工作；二）制定電子公文與信息流轉(zhuǎn)的具體工作規(guī)范和制度；三）制定 OA 系統(tǒng)公文種類流程的修改及修訂工作。四）征詢各使用單位的意見和建議，協(xié)調(diào)解決各使用單位在使用過程中出現(xiàn)的新情況、新問題；（五）培訓(xùn)各使用單位系統(tǒng)管理人員和使用人員； 六）做好其他相關(guān)工作。第五條 市公司市場經(jīng)營部業(yè)務(wù)支撐中心負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)與升級等工作。其主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)全公司管理辦公自動化系統(tǒng)資源（軟、硬件）的配置、升級。（二）負(fù)責(zé)日常的 OA 網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)， 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備故障處理。（三）負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)的安全技術(shù)防范，定期就公司所有計(jì)算機(jī)設(shè)備及運(yùn)行系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格檢查。四）負(fù)

3、責(zé)全區(qū)辦公終端安全策略管理系統(tǒng)的安裝。第六條 使用單位必須明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管 OA 系統(tǒng)工作，同時確定一名分級系統(tǒng)管理人員負(fù)責(zé)日常管理。各分級 系統(tǒng)管理人員的職責(zé)是：一）負(fù)責(zé)本單位辦公自動化的日常管理； 二）指導(dǎo)和監(jiān)督該系統(tǒng)在本單位的運(yùn)行； 三）負(fù)責(zé)與綜合部的銜接工作。第三章 公文流轉(zhuǎn)要求第七條 為使公文流轉(zhuǎn)真正地落到實(shí)處， 并能提高員工對“企業(yè)信息化“的認(rèn)識， OA 使用人必須啟動短信提醒功 能，同時必須隨時隨地、及時地打開 OA 系統(tǒng)，處理當(dāng)天的 文件，如遇出差、事假請啟用外出代辦功能。第八條 各部門在發(fā)文或部門與部門之間需協(xié)調(diào)某些事宜時必須通過 OA 系統(tǒng)，不允許出現(xiàn)紙質(zhì)文件。第九條 各部

4、門領(lǐng)導(dǎo)及員工在處理文件填寫意見時必須將意見寫清楚，交給誰辦理，如何辦理，此文件是如何落 實(shí)的，將落實(shí)意見一并寫上返回綜合辦歸檔。第四章 使用規(guī)范第十條 員工身份認(rèn)證。系統(tǒng)通過用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證。用戶名是每個員工的唯一標(biāo)識，個人的密碼 是安全的保證。 OA 系統(tǒng)提供了用戶自我更換密碼的功能， 用戶應(yīng)自己定期更換密碼，不得泄露給他人，防止他人非法 使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負(fù)責(zé)。每位 OA 系統(tǒng) 使用人都要熟練掌握 OA 系統(tǒng)的使用方法， 使用 OA 系統(tǒng)進(jìn) 行單位內(nèi)部的各項(xiàng)日常辦公。條 OA 系統(tǒng)使用人員的賬號密碼 （口令） 必須設(shè)6 位以上字符（含字母、數(shù)字、符號等） ，并

5、需經(jīng)常修改，不 得與其他使用人員名（賬號）相同。使用人員取得初始密碼 后應(yīng)在 OA 系統(tǒng)的個人設(shè)置里面，須對自己的登陸密碼進(jìn)行 修改，避免他人使用。第十二條 工作人員要保證通過 OA 系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。第十三條 為保證各類電子文件的及時收發(fā)，公司領(lǐng)導(dǎo)、三級經(jīng)理、部門主管原則上應(yīng)該全天在線，其他工作人員至少每天上下午各登陸兩次 OA 系統(tǒng)，接收各類文件，處 理待辦事項(xiàng)。有重要文件需要領(lǐng)導(dǎo)審批，如果單位領(lǐng)導(dǎo)有事沒有使用OA 系統(tǒng)，工作人員可通過飛信發(fā)消息或者發(fā)送手機(jī)短信提 醒。第十四條 工作人員要保證文件處理的響應(yīng)時間，所有網(wǎng)上公文處理流程涉及到的工作

6、人員處理時間應(yīng)與公文流 轉(zhuǎn)時間相同。如有外出、請假等特殊原因，必須委托相關(guān)人 員代為辦理。第十五條 因個人原因未登陸和使用 OA 系統(tǒng)，不能及時處理相關(guān)工作，造成的責(zé)任由自己負(fù)責(zé)。第十六條 OA 系統(tǒng)使用人員應(yīng)自覺遵守系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)章制度，按照工作權(quán)限，認(rèn)真完成本人在系統(tǒng)中所承擔(dān)的工 作任務(wù)。第十七條 個人信息的完善 在 OA 系統(tǒng)的個人設(shè)置里面，必須對自己的個人信息進(jìn)行添加，如聯(lián)系方式等，以便同事之間聯(lián)系時查找方便。第十八條 OA 系統(tǒng)流程模板涵蓋范圍內(nèi)的辦公流程， 涉及的相關(guān)單位（部門）應(yīng)按照系統(tǒng)模板使用說明實(shí)行網(wǎng)上辦 公，流程定制發(fā)起的單位（部門）應(yīng)督促系統(tǒng)模板的使用。第五章 電子郵箱的管

7、理第十九條 電子郵箱是公司員工的工作、生活、學(xué)習(xí)的信息交流平臺。 對每封電子郵件的附件設(shè)為 20M ，電子郵箱 中的郵件及時進(jìn)行刪除備份，郵箱超過容量后不可收發(fā)任何郵件。第十七條不可在互聯(lián)網(wǎng)上用公司電子郵箱地址注冊用戶。第六章 信息安全保障條 各單位使用人員對各自的登錄密碼、印章密碼嚴(yán)格保管。必須在第一次登錄系統(tǒng)后立即修改個人密碼，不 得再使用初始密碼，離開辦公室時應(yīng)退出辦公系統(tǒng)，防止他 人進(jìn)行非法操作，密碼泄漏所造成的損失自負(fù)。條 系統(tǒng)管理員應(yīng)定期檢查、維護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時排除，無法排除的，應(yīng)立即與業(yè)務(wù)支撐中心 聯(lián)系， 確保系統(tǒng)正常運(yùn)行； 不得亂設(shè)、 私設(shè)系統(tǒng)的使用人員。文檔管理員

8、應(yīng)對文件資料的保密性、正確性、完整性、發(fā)布范圍負(fù)責(zé)，不得將涉密信息、帶病毒文檔錄入系統(tǒng)。條 使用系統(tǒng)時，所有涉密信息不得利用電子郵箱轉(zhuǎn)發(fā)至無關(guān)人員，公文流轉(zhuǎn)嚴(yán)格按范圍進(jìn)行流轉(zhuǎn)，嚴(yán)禁 擴(kuò)大范圍，也不得存儲在與該系統(tǒng)相連的介質(zhì)內(nèi)。第二十三條 嚴(yán)禁公司員工利用任務(wù)手段偵測、盜用他人 OA 賬號和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫信 息。四條 每臺辦公電腦必須使用安全策略管理系統(tǒng)，使用人不得隨意刪除或更改。五條 禁止安裝趨勢外的其它殺毒軟件、游戲、與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)軟件，禁止安裝搜狗、搜狐等快捷搜索欄 等網(wǎng)絡(luò)輔助工具。六條 嚴(yán)禁外來公司人員未經(jīng)允許連接我公司辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，若有違反而導(dǎo)致病毒向公司內(nèi)部

9、傳播或公司商 業(yè)秘密向外部傳播而造成公司損失的， 將根據(jù)公司規(guī)定給予相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。七條在起草各類文件時嚴(yán)格按照企業(yè)商業(yè)秘密目錄執(zhí)行。第七章 辦公終端機(jī)房的管理第二十八條辦公終端機(jī)房的管理應(yīng)遵守以下規(guī)定：1 、機(jī)房為維護(hù)重地， 外來人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自入內(nèi)。外來人員來機(jī)房參觀、工作，必須持有本公司領(lǐng)導(dǎo)的書面授 權(quán)，同時由機(jī)房人員陪同、確認(rèn)。非工作需要不得在機(jī)房內(nèi) 任意逗留，不得動用機(jī)房設(shè)備、終端作其他與工作無關(guān)的用 處。2、 保持機(jī)房環(huán)境衛(wèi)生，本部門人員要求換穿自備室內(nèi)鞋或鞋套。外來人員必須換穿鞋套或室內(nèi)鞋。3 、任何人員不得將食品、飲料帶入機(jī)房，同時，雜志等與工作無關(guān)資料也不得帶入機(jī)房，

10、保持機(jī)房衛(wèi)生，做到環(huán)境整潔明亮。4、維護(hù)用資料、工具、備板、備件等使用后及時放回相應(yīng)的位置，不得隨意擺放。5、進(jìn)入機(jī)房的鑰匙或門卡的持有人要設(shè)專職人員。第八章 罰 則第二十九條OA 辦公是非常嚴(yán)肅的事情，對處理延誤造成工作積壓的3 次以內(nèi)每次考核責(zé)任人 100 元，三次以上的每次考核 300元（延誤是指以系統(tǒng)的記錄時間計(jì)超過公文處理時限仍未處理待辦事宜）第三十條 對長期不使用 OA 系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù)；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，隨意刪除安全策略系統(tǒng)，對工作造成不良影響的，視狀況處以 50-500 元罰款。第三條 偵測、盜用他人賬號和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫信息，造成公司保密文件泄密的對