半小時讓你成為起草公文高手(2011年2月更新版)

1、半小時讓你成為起草公司發(fā)文的高手（V3.0，兔年正月版本）各位同仁：做一流的公司，要求我們對外起草的公文也要做到一流水平。為提高大家的公文水平，我總結(jié)了在核稿時發(fā)現(xiàn)的一些常見問題，請您花費半小時，耐心閱讀本文，我相信您會立即成為一名起草公文的高手！最先說一條，算做第“零”條：在OA里擬寫公文，在“新建正文”里，系統(tǒng)已經(jīng)設置了以下話語：請在此處輸入公文正文內(nèi)容，其它部分如紅頭、標題、文號等等不用輸入。保存正文時，系統(tǒng)會自動生成，然后在表單下面預覽區(qū)可以查看預覽，或者通過“瀏覽正文”來查看效果。（此段為說明文字，請刪除）這不是簡單的一句話，而是我們經(jīng)過大量研究，對文檔模板進行了很多改進，才做成目前

2、的模板，不使用這一模板就會帶來很多問題。請大家在起草公文時，直接在系統(tǒng)打開的模板中填寫文字，填完后把上面幾行說明的字再刪掉；或者你提前把這個模板文檔另存在你的電腦上，以后每次行公文，就在這個文檔上直接輸入文字，然后進行復制粘貼。請千萬不要用你WORD中默認的打開新文件，否則，會導致很多字體、序號、行間距等方面的問題，給后期核稿帶來巨大工作量。這一點我在本文中還會講到。鑒于這個非常簡單的注意事項有很多同事視而不見、棄之不顧、反復再犯，不肯以舉半手之勞而換來公司行文的標準化、嚴肅化，所以，盡管我非常想以十分含蓄、禮貌、可憐兮兮的態(tài)度提醒大家，但思之再十，我們還是暫時決定，今后在核稿時，如果再遇到這

3、一類錯誤時，將直接退回，要求重新起草。執(zhí)行時間：近期。一、文件標題一定要選擇一個公文種類作為最后一個詞。標題第一個詞經(jīng)常是“關(guān)于”，最后一個詞總是公文文體（種類）的名稱。如：關(guān)于印發(fā)公文處理辦法的通知?！翱偨Y(jié)”、“申請”都不是公文文體。另外要注意“請示”與“報告”的區(qū)別，“請示”是需要上級批復的，“報告”是不需要批復的，“報告”里不得夾帶請示事項。二、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標題，應杜絕出現(xiàn)介詞和文種的重疊。如“關(guān)于”的“關(guān)于”，“通知 ”的“通知”。比如集團公司向我們轉(zhuǎn)發(fā)了信息產(chǎn)業(yè)部轉(zhuǎn)發(fā)的國務院的一個文件“關(guān)于給河北移動每位男員工增發(fā)十萬元獎金的通知”，可直接寫成：轉(zhuǎn)發(fā)國務院關(guān)于給河北移動每位男員工

4、增發(fā)十五萬元獎金的通知。不能用這樣的標題：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)集團公司“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)信息產(chǎn)業(yè)部關(guān)于給河北移動每位女員工增發(fā)十元獎金的通知的通知”的通知。三、文件標題除了批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件（如“規(guī)定”、“辦法”等）加書名號外，均不對原標題加標點符號。標題過長或中間需停頓的，可用空格方式表述。如：轉(zhuǎn)發(fā)集團公司關(guān)于加強安全生產(chǎn)工作的通知不要寫成：轉(zhuǎn)發(fā)集團公司關(guān)于加強安全生產(chǎn)工作的通知四、省公司發(fā)文“主送”里一般不選公司內(nèi)各部門，而應放在抄送里。即省公司自己不必專門給自己的部門直接發(fā)文；這就好像自己使用自己的胳膊時，你不需要還對它正式地說一聲：“嘿，左胳膊，請?zhí)б幌?！”但特殊情況除外，如下達工程項目任務書之類，還有一類情

5、況是發(fā)布規(guī)定、辦法等。當然，在部門發(fā)文（而不是公司發(fā)文）時，公司各部門相當于一個與自己平行的、獨立的單位，是可以放在主送里的。主送單位選擇順序第一原則是按先主后次的順序排列，第二原則是按先外后內(nèi)的原則，如果有規(guī)定、約定的順序，按規(guī)定順序辦。五、“請示”只能選一個主送單位。需要請示多個上級單位時，分別行文?！罢埵尽币惨话悴辉龠x擇抄送單位或個人，“請示”只選主送一欄。請示有點像求人辦事，如果你打算朝張三借錢，就只對張三說即可，不應該同時還告訴王五、趙六。求佛只求一家，而且最好一對一單獨行動，不宜外傳。嚴格、正規(guī)的說法是這樣的：未獲上級批復的請示性公文不能抄送給其它單位。六、附件電子檔的名字一定要與

6、正文中列明的一樣。達到公文正文里列出的、電子檔文件名、電子檔文件本身正文標題三者一致，才是最標準的。七、OA正文擬稿時不必填寫標題、主送單位等內(nèi)容。正文中的標題，主送、抄報、抄送單位名稱，公司名稱，發(fā)文時間等，均會由OA自動形成或由文書加載，擬稿人只須直接寫正文內(nèi)容就行。在正文中寫標題，在正文后加注公司名稱、日期的都是畫蛇添足。以后大家不要再添足了，把節(jié)約的時間用來背誦“八榮八恥”吧！八、正文必須使用三號仿宋字體。記住啊，仿宋三號字。記住啊，仿宋三號字。記住啊，仿宋三號字。你如果按照本文第零條的要求，直接在模板中輸入文字，就不會出現(xiàn)這一問題。九、正文中每一段首行須空兩字。必須是空兩個字，不能多

7、也不能少。WORD這一程序在使用序列號時常會自動改變這一規(guī)定，越低一層，就空出越多的空間，這在正文中是不允許的。解決的辦法我會在本文的最后告訴大家。我一直認為，這是微軟公司對我國公文規(guī)定的藐視，盡管我從1976年就開始呼吁，且呼吁的聲量已有可能形成地震隱患，但卻始終得不到蓋茨先生的重視，這么多年過去了它們居然一直沒有改變這一缺陷。我強烈吁請大家的愛國心，在正文中一定按照中國的規(guī)矩來。但在附件正文中，層次、序列號比較多時，你可以采取其自動格式，我們核稿時不會太認真。再說一遍：你如果按照本文第零條的要求，直接在模板中輸入文字，就不會出現(xiàn)這一問題。十、正確使用各層次的序列號。正文中使用層次序號格式，

8、我們公司規(guī)定，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”，第五層為“a、”。如果某層子項只有一項內(nèi)容，就不要孤零零地寫一個“1.”之類的序號了。第三層按照國家有關(guān)規(guī)定，應用“1.”，不過因為還要切換為英文輸入狀態(tài)，且如果后面直接是數(shù)字正文的話易產(chǎn)生歧義，所以用“1、”也可以，我個人不反對；但在競聘二、三級經(jīng)理時被扣分我可不負責任。另外要注意的是，凡使用了括號的，千萬不要再在后面畫蛇添足地加一個頓號，形成這樣不好看的怪物：（一）、大家的（二）、所有的各級標題后面的標點符號，第一級標題一般單獨成行或居中，不再加標點，不要出現(xiàn)下面這樣的錯誤：具體事宜要求如下：一、修復

9、方式：二、修復時間安排：（上面的兩個冒號一般情況下都是不需要的）第二、三、四級小標題如果單獨成行，可加可不加；如果接排了正文，則要加上標點，否則只靠一兩個空格仍會產(chǎn)生誤讀。另外，在使用第二、三、四、五層時，有人喜歡在每一層正文后用分號，這雖然大多數(shù)情況是可以的，但一旦某一層正文中已經(jīng)使用過句號了，就不應該再在層尾用分號；句號的級別是大于分號的。所以簡單的處理辦法是在每一層正文后直接用句號，而不是分號。還有，我個人感覺，有時候在第一“層”下面再列舉事項，如果所列事項達不到第二“層”的級別，只是一些小事項，也可以直接用第三級序號，而不必用第二層的“（一）”；但這一點我并不是十分確定，只是一種感覺。

10、比如：一、2015年春晚聯(lián)歡會獲特等獎名單1、綜合部全體人員。2、財務部、采購部全體女員工。3、內(nèi)審部、黨群部非領(lǐng)導人員。獎品為法國十一日游。二、一等獎名單喬憲學、齊獺仁。獎品為法國十日游。三、二等獎名單張三、李四、王五、趙六、李保國、黨玉良朱寧、喬憲學。獎品為法國九日游。 十一、正文中引用其他公文時，應當先引用標題，后引用發(fā)文字號。所使用的標點符號，按照咱們公司發(fā)文辦法規(guī)定的，前者加書名號，后者加雙引號。如：根據(jù)集團公司關(guān)于加強安全生產(chǎn)工作的通知“中移203099號”要求，現(xiàn)對我省年底前有關(guān)安全生產(chǎn)工作通知如下如果遇到所引用的公文中本身帶有書名號時，就把里面的那個改成單書名號。如：根據(jù)集團公

11、司關(guān)于印發(fā)互聯(lián)互通規(guī)定的通知“中移208876號”要求，現(xiàn)對我省我們經(jīng)常見到別的單位、機關(guān)在引用公文時前者加書名號，后者加圓括號，這個也說得過去（因為我沒找到否定他的有關(guān)規(guī)定，只是隱約感到小括號不能包圍中括號）。如：根據(jù)集團公司轉(zhuǎn)發(fā)信息產(chǎn)業(yè)部關(guān)于互聯(lián)互通規(guī)定的通知（中移209066號）要求，我公司確定了與相關(guān)運營商的互聯(lián)互通注意事項，現(xiàn)通知如下其中的“2090”最好用方括號形式“【2090】”。十二、百分號“”不應出現(xiàn)在行首，百分號前的數(shù)字也不能分裂于兩行中。解決的方法見后面附注。你如果按照本文第零條的要求，直接在模板中輸入文字，就不會出現(xiàn)這一問題。十三、如果發(fā)文中有附件，要在正文后另起一行標

12、明附件名稱。如：附件：增加交通車補人員名單如果遇有多個附件的，要加注序號，如：附件：一、取消交通車補人員名單二、補發(fā)交通車補名單三、退回交通車補名單四、領(lǐng)取期權(quán)通知書。另外，在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知里，需要轉(zhuǎn)發(fā)的文件不是附件，而屬于正件，這在正文中就說明了，所以不需要再標明附件、填寫轉(zhuǎn)發(fā)文件的標題。否則，就又是給蛇畫了一只足。十四、不要把附件當正文用。每一個發(fā)文要有一個正文，不能一上來就是“管理辦法”、“規(guī)定”等，這些文件是應作為附件的。處理方法是起草一個正文，標題寫成“關(guān)于印發(fā)管理辦法的通知”，然后把辦法、規(guī)定作為附件。十五、該用阿拉伯數(shù)字的地方盡量用阿拉伯數(shù)字。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分

13、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。最需要注意的是：1、正文中表示月份時要阿拉伯數(shù)字，如“8月16日是公司成立紀念日”，如果改用了漢字，那就表示陰歷日期了。這個錯誤很多同仁都犯。（但用月日簡稱表示事件、節(jié)日或其他特定意義的詞組，應用漢字數(shù)字。如:“一·二八”事變（月日）、“一二·九運動”(12月9月)等。2、用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數(shù)時，使用漢語數(shù)字。如：一千八百多萬戶、十幾次、幾千年、八萬左右、三十上下、約五十人等。但有時為了照顧全文的一致性，也可靈活處理，比如文中出現(xiàn)一組

14、具有統(tǒng)計意義和比較意義的數(shù)字，有的數(shù)字需用 “多”、“約”等表示約數(shù)時，為保持局部體例上的一致，其約數(shù)也可以使用阿拉伯數(shù)字。如:截至2023年，河北移動共上繳利稅200多億元，支持公益事業(yè)達874.3萬元，投資三農(nóng)事業(yè)94億元，直接解決就業(yè)人口4.5萬人，間接解決就業(yè)人口300多萬人。3、表示名次的應該用漢字，如：第五名、第十一位、第三季度。十六、要么用“截至”，要么用“截止到”。不要錯誤地用“截至到”或“截止”。這個詞經(jīng)常用，我們經(jīng)常得改，所以在此特別提出。十七、會議紀要如有必要，可通過附件的形式發(fā)布，以滿足蓋公章的特殊需要。會議紀要是一種單獨的文體，是用于公司內(nèi)部安排工作、不蓋公章的。OA

15、里的文體中單獨有這一項，所以發(fā)布會議紀要時，不要選用“公司文件”、“通知”等文體。但如果你這個會議紀要有特別的用處，比如需要在涉外工作中用做證明，那么，你可以起草一個公司發(fā)文，標題用“關(guān)于印發(fā)*會議紀要的通知”，然后寫幾句正文，比如：*年*月*日公司召開了*會議，現(xiàn)將會議紀要印發(fā)你們，請遵照執(zhí)行。最后，正文后面另起一行標注附件名稱，把會議紀要作為一個附件來處理。這樣，這個文件就是一個正式的公司發(fā)文，而且加蓋公章。十八、“批復”一般是因“請示”而產(chǎn)生的，正文一上來要說幾句套話。正文首先要寫明針對什么文件的批復，首句即為“你公司關(guān)于建設西風路生產(chǎn)辦公樓的請示(*移動2006125號)收悉”，爾后是

16、批復內(nèi)容。十九、會議紀要、傳真要選擇專門的公文種類。選擇發(fā)文種類時，絕大多數(shù)是用OA順序里的第一個“中國移動通信集團河北有限公司文件”。如果是會議紀要，就選“會議紀要”。另外，我們OA里的“中國移動通信集團河北有限公司（通知）”，實際上就是過去的“傳真電報”，如果你還喜歡用過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)傳真電報，最好用我制作的模板來做（見本文后面的模板格式）。其中第二行中的“頁數(shù)：1+1”里的數(shù)字，指的是正文有幾頁，附件有幾頁。二十、擬搞人起草公文時要選對模板。人家OA上明明在你新建流程時設置了是選“上行文”模板，還是選“下行文（平行文）”模板，可我不知道為什么有大量的同志總是把“平行文或下行文”選成“上行文

17、”模板，這真是讓我郁悶！要知道，你選錯了，我們在后面要費很大的事去調(diào)整一系列的格式的。我們文書、秘書并不是怕辛苦，而是覺得這樣的勞動太沒有價值。二十一、附件中含有Excel表格的，每個空格里的文字都要顯露出來，不能出現(xiàn)壓字、隱藏現(xiàn)象；另外，請設置好紙型！現(xiàn)在這種現(xiàn)象非常嚴重，因為這涉及到存檔問題，存檔時我們必須把每一個附件都打印出來，如果出現(xiàn)壓字情況，人家檔案室是不接收的，我們核稿、發(fā)文時有好多時間都要用在調(diào)格式上，但又怕調(diào)整時造成不可預知的問題。所以，希望大家在起草時就注意做好這一點。紙型應設置為A4或A3正常規(guī)格。為避免調(diào)整時出錯，以后再出現(xiàn)這種情況，我們會邀請起草人親自來綜合部，一起調(diào)整

18、，以免出錯。二十二、領(lǐng)導簽發(fā)后的文件一般不得修改，尤其是正文中的數(shù)值。確實需要修改的公文實行修改公文審批手續(xù)（詳見后面附注中“修改公文審批單”）。二十三、注意頓號、逗號的升級與降級。并列敘述的幾個詞，中間本來應該用頓號的，如果其中哪個詞“又生了孩子上升為爸爸級別”，那么原來的前面、后面的頓號要升級為逗號；也就是說，各頓號前后的各自級別必須是對等的。如：參加會議的單位有：各分公司，公司內(nèi)發(fā)展計劃部、工程管理部、集團客戶服務部，中國移動通信集團設計院有限公司河北分公司，中國通信建設集團設計院有限公司第一分公司，石家莊惠遠郵電設計咨詢有限公司。在上面這幾句話中，因為“公司內(nèi)”這一詞修飾了后面的三個部

19、門，本身獨自成為一個小體系，所以，三個部門之間用頓號，前后的“各分公司”及其他單位后面要改為逗號。唉，這一條我看還是算了，大家看看即可，理解不了也不必強求，太高深了最后的一條：附注1、WORD自動序號解決辦法：點“工具自動更正選項自動套用格式”，把“自動項目符號列表”前面的對勾取消，點確定退出；再選“健入時自動套用格式”，將“自動項目符號列表”和“自動編號列表”前面的對勾都去掉，點確定退出。如果你按照本文中的第零條去操作，就不會出現(xiàn)自動序號問題。2、百分號出現(xiàn)在行首解決辦法：在WORD中依次點選“格式”、“段落”、“中文版式”、“選項”，在“后置標點”中加填“”(輸入時要打開自己常用的輸入法，

20、如“智能ABC”、“王碼五筆”等，如果后置標點中已存在百分號，你也要再用自己的輸入法輸入一次)，然后連續(xù)點“確定”，最后存盤退出。你將OA自動建立的模板文件（或我這個文章）存在某處，每次就打開這個文檔，開始寫你的東西，就不會出現(xiàn)百分號的問題。3、如果需要從其他已成形的文件里copy文字，請在粘貼時用“編輯”“選擇性粘貼”“無格式文本”的方式進行操作（需另外對每一自然段加設兩個字的空格）。否則，舊文檔里的一些自動格式會“鉆”進現(xiàn)有的模板文檔，導致出現(xiàn)首行不空兩格等現(xiàn)象。4、按照國務院規(guī)定，序號第四層應該用“1.”的方式，我個人建議在使用這一形式時，序號后最好加一個空格再接著寫正文。如：1調(diào)整電纜

21、價格212個新建機房直放站核減逆變模塊，每站增列主設備改造費3000元。343個邊際站核減逆變模塊，每站增列主設備改造費3000元。439個利舊UPS直放站每站增列UPS搬遷運輸費650元5增列39個利舊UPS站點的監(jiān)控。5、常用的文體，如會審意見通知、下達任務書等，我建議使用我制作的標準模板，每次只更改其中需要變化的內(nèi)容。哪個部門經(jīng)常起草的公文，可以隨時來找我，一起制作一個標準化行文模板，這樣就不會出現(xiàn)這樣或那樣的問題。6、向集團公司上報一些驗收報告、終驗報告，分兩種情況。第一種一般是一些集團統(tǒng)管項目，我們做了驗收，形成驗收報告、竣工報告，這時候需要提交集團公司審核批復，那么，要用“請示”，

22、標題用“關(guān)于審核工程驗收報告的請示”。而且主送單位要選集團公司，而不是選集團公司網(wǎng)絡部，因為誰接文誰批復，只有集團公司給我們的批復才具有法定意義，其部門的批復是不算數(shù)的。第二種情況一般是省管項目，自己做了驗收報告后需要給集團公司報備，并不需要他們批復，這時候要用“報告”，標題用“關(guān)于工程竣工情況的報告”，或者用“關(guān)于工程驗收情況的報告”。這種報告的主送單位，本來也應該是針對集團公司的，而不應該把公文發(fā)給個人或某部門；但在實踐中為了工作方便，也默許將這類不需要批復的報告直接給集團公司網(wǎng)絡部。以上這兩種情況，都把正式的驗收報告、決算表作為附件（要注意啊，正文后面列寫的附件名稱、附件自身的電子檔名稱、附件正文里的標題最好是完全一樣的）。對這類文件我也制作了標準模板，最好是按照模板來套寫。再說一遍啊，需要上級批復的要用“請示”，只是報備的用“報告”。7、有時候，附件內(nèi)容很多，甚至成百上千頁，有些部門就直接做成書冊交給我們綜合部文書，這樣在歸檔時就非常