敏捷軟件開(kāi)發(fā)管理實(shí)踐二—做最細(xì)致的項(xiàng)目跟蹤

1、第二部分做最細(xì)致的項(xiàng)目跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃告訴了我們要如何去完成項(xiàng)目， 但是項(xiàng)目計(jì)劃的執(zhí)行并非總能夠沿著預(yù)定的軌道前 進(jìn)。可以肯定地說(shuō)， 如果沒(méi)有健全的反饋機(jī)制，計(jì)劃的執(zhí)行定然會(huì)偏離預(yù)定的軌道，而唯一 能夠確避免的措施就追求項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行中最細(xì)致的項(xiàng)目跟蹤，在計(jì)劃的執(zhí)行稍有偏離 的時(shí)候就糾正其方向，這在控制理論中，就是基于反饋的控制。宏觀(guān)上來(lái)說(shuō)， 重型項(xiàng)目管理方法往往傾向于花更多的時(shí)間來(lái)作一個(gè)細(xì)致的項(xiàng)目計(jì)劃， 以確保 后期計(jì)劃執(zhí)行的可控。但是，細(xì)致的計(jì)劃并不能替代細(xì)致的跟蹤。1.1. 細(xì)化任務(wù) 現(xiàn)代控制理論告訴我們，控制的精確程度是建立在被控制量量化的粒度之上。量化得越細(xì)， 就能夠控制得越精確。 因?yàn)樵?/p>

2、很少偏移量的時(shí)候這種趨勢(shì)就得以糾正。 但是量化并非沒(méi)有代 價(jià)，過(guò)細(xì)的量化會(huì)增加成本，所以這之間存在一個(gè)權(quán)衡。敏捷的項(xiàng)目管理要能做到隨機(jī)應(yīng)變，應(yīng)付各種可能出現(xiàn)的情況，也是建立在對(duì)任務(wù)的細(xì)分， 并對(duì)任務(wù)的狀態(tài)采取高頻度的探測(cè)并及時(shí)調(diào)整的基礎(chǔ)上。那么任務(wù)究竟要細(xì)分到什么程度 呢？這并沒(méi)有確定的度量。 不同規(guī)模的項(xiàng)目可能都存在不同， 但是我的經(jīng)驗(yàn)告訴你， 如果可 以的話(huà)，讓你的任務(wù)的工作量盡可能控制在一天以?xún)?nèi)。1.2. 控制任務(wù)的粒度項(xiàng)目計(jì)劃的失控往往都是由于項(xiàng)目任務(wù)劃分不夠清晰， 粒度過(guò)大引起的， 我想這是我和很多 軟件從業(yè)者的深刻體會(huì)。當(dāng)然， 一個(gè)常見(jiàn)的反駁意見(jiàn)是“不是我們不想細(xì)化任務(wù)，而是項(xiàng)目剛

3、開(kāi)始， 很多東西都很模糊，無(wú)法把任務(wù)劃分得很細(xì)” 。其實(shí)這句話(huà)中存在兩點(diǎn)誤解，我想從正面來(lái)說(shuō)明： 第一，任務(wù)劃分與產(chǎn)品的解析度是無(wú)關(guān)的 。這里，我杜撰了一個(gè)詞語(yǔ)“產(chǎn)品的解析度” ，用來(lái)表達(dá)對(duì)產(chǎn)品的了解程度。的確，我們對(duì)一 個(gè)產(chǎn)品了解得越多、 越細(xì)， 就越可以把如何完成這個(gè)產(chǎn)品的工作任務(wù)劃分得更加精細(xì)。 但是 反過(guò)來(lái)， 即使一個(gè)產(chǎn)品初期對(duì)我們來(lái)說(shuō)是模糊的， 難道我們的任務(wù)就不可以劃分得很細(xì)嗎？每個(gè)大問(wèn)題都可以分解為許其實(shí)照樣可以。 產(chǎn)品從模糊到清晰的過(guò)程也是問(wèn)題分解的過(guò)程， 多子問(wèn)題， 而對(duì)于每一個(gè)子問(wèn)題，其實(shí)完全可以對(duì)應(yīng)到相應(yīng)的子任務(wù)。 即使我們以 “盲人摸 象”為比喻，要搞清楚大象是什么，也

4、總可以分解為按照頭部，身體，四肢，尾巴幾個(gè)部分 分別摸來(lái)細(xì)分任務(wù)。第二，任務(wù)劃分包含解決問(wèn)題的思路所謂任務(wù)， 都是為了解決某個(gè)具體問(wèn)題， 而如何解決這個(gè)問(wèn)題， 從邏輯上我們首先需要把問(wèn) 題分解。 問(wèn)題分解的過(guò)程就可以對(duì)應(yīng)到任務(wù)劃分的過(guò)程。比如： 如何完成項(xiàng)目目標(biāo)這個(gè)大問(wèn)題就可以分解為 “如何完成需求定義？” ，“如何完成系統(tǒng)設(shè)計(jì)？” ，“如何實(shí)現(xiàn)？” ，“如何保 證質(zhì)量？” 等子問(wèn)題，而這些子問(wèn)題又可以進(jìn)一步細(xì)分。 那么問(wèn)題被分解清楚了， 任務(wù)也就 清楚了。說(shuō)到任務(wù)的粒度，現(xiàn)實(shí)中常看到過(guò)于粗陋的做法，比如項(xiàng)目任務(wù)分配表一般基于功能模塊， 最多也就劃分到子功能。 但是如果單單把這個(gè)子功能的實(shí)現(xiàn)指

5、派給開(kāi)發(fā)人員， 你期望能夠在 任務(wù)指派的第二天了解到什么進(jìn)度呢？任務(wù)的粒度要逐步細(xì)化， 這是建立細(xì)致跟蹤的必要條件。 建議把任務(wù)的粒度控制在一天以?xún)?nèi)。1.3. 誰(shuí)來(lái)劃分任務(wù) ？任務(wù)的細(xì)分并不容易， 因?yàn)檫@種細(xì)分反應(yīng)了對(duì)求解問(wèn)題的逐步邏輯分解。 所以， 劃分任務(wù)的 人必須是對(duì)任務(wù)真正了解的人，強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)非常重要。我們常見(jiàn)的錯(cuò)誤就是認(rèn)為項(xiàng)目經(jīng)理既然是一個(gè)項(xiàng)目組的頭， 工作任務(wù)理應(yīng)由他來(lái)進(jìn)行分配和 監(jiān)控。但是，實(shí)際上， 我們看到了這種方式帶來(lái)問(wèn)題： “項(xiàng)目經(jīng)理并不了解項(xiàng)目工作的細(xì)節(jié)！ ”， “如果項(xiàng)目經(jīng)理并不了解工作的細(xì)節(jié)，那么項(xiàng)目任務(wù)又如何能夠細(xì)分呢？” 。問(wèn)題來(lái)了，“那么你告訴我誰(shuí)應(yīng)該劃分任務(wù)？

6、” ，我的答案是：設(shè)計(jì)師、開(kāi)發(fā)人員等等所有做 具體活的主角們。沒(méi)有人比設(shè)計(jì)師更清楚這個(gè)系統(tǒng)具體包括哪些功能模塊，每個(gè)模塊又分成了哪些類(lèi)和類(lèi)方 法，每個(gè)方法的難易程度以及需要消耗的工作時(shí)間。 沒(méi)有人比開(kāi)發(fā)人員更清楚還有多少方法 目前沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)，還有多少 bug 等待自己去 fix ，以及完成這些任務(wù)所需要的時(shí)間。 OK， 既然他們最清楚， 就理應(yīng)由他們劃分工作任務(wù)。 因?yàn)橹挥蟹蠈?shí)際的任務(wù)被劃分出來(lái)了， 們的跟蹤和控制才能施加在點(diǎn)子上。問(wèn)題又來(lái)了，“要是他們故意簡(jiǎn)化任務(wù)呢？” 。首先， 要批評(píng)這種懷疑。團(tuán)隊(duì)的成員應(yīng)該相互 信任而不是相互堤防， 這樣團(tuán)隊(duì)才能齊心協(xié)力走向成功。 其次， 我告訴你這

7、也是有方法做到 的。我們的產(chǎn)品最終要以能夠符合需求定義為完成準(zhǔn)則， 如果以需求定義的清單去檢查這些 任務(wù)的完成，自然就知道每個(gè)任務(wù)是否在為完成需求定義的產(chǎn)品真正做貢獻(xiàn)。案例：在 Milkyway 項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理 Cobo 決定讓設(shè)計(jì)師和開(kāi)發(fā)人員共同來(lái)完成各自的任務(wù)列表 清單。首先是設(shè)計(jì)師根據(jù)需求定義清單列出了自己的設(shè)計(jì)任務(wù)清單， 并把該清單給需求人員 審核， 以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)是否漏掉了某些工作。 同樣，開(kāi)發(fā)人員在明確自己的工作范圍并理解設(shè) 計(jì)后， 也開(kāi)出了一份任務(wù)列表清單， 同樣該任務(wù)列表也必須通過(guò)設(shè)計(jì)師過(guò)目， 以便及時(shí)發(fā)現(xiàn) 實(shí)現(xiàn)能否覆蓋設(shè)計(jì)。 經(jīng)過(guò)上述確認(rèn)后， Cobo 感覺(jué)任務(wù)列表還是非常明

8、細(xì)、 豐富而且真實(shí)的， 即使存在微小的誤差，也很容易調(diào)整過(guò)來(lái)。1.4. 決定任務(wù)的優(yōu)先級(jí)在討論這個(gè)問(wèn)題前，我給一個(gè)實(shí)際的案例：案例：測(cè)試部昨天給 Jack 提交了 20 個(gè) bug ， Jack 初初看了一下，這些 bug 可以分為三類(lèi)： 第一類(lèi)是中斷性錯(cuò)誤，即測(cè)試人員在測(cè)試中被各種原因所中斷，比如拋出異常、無(wú)響應(yīng)，無(wú) 故退出等等，導(dǎo)致無(wú)法繼續(xù)測(cè)試下去。第二類(lèi)是接口錯(cuò)誤，由于無(wú)法正確獲得用戶(hù)的信息，很多模塊都無(wú)法正常顯示表單創(chuàng)建人。 第三類(lèi)是程序內(nèi)部的驗(yàn)證邏輯錯(cuò)誤，比如保存時(shí)那些非必錄項(xiàng)被報(bào)告必須錄入。除了修復(fù) bug ，Jack 今天還打算向負(fù)責(zé)控件開(kāi)發(fā)的 Daniel 寫(xiě)封電子郵件以明確一

9、個(gè)自己的 一個(gè)新需求。因?yàn)?Jack 發(fā)現(xiàn)自己的用戶(hù)管理界面左邊的那顆用戶(hù)樹(shù)可能需要一個(gè)通過(guò)鍵盤(pán) 可以快速定位的功能。當(dāng)然，上周項(xiàng)目例會(huì)上項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)單元測(cè)試進(jìn)行走查提出的幾個(gè)代碼問(wèn)題也需要盡快修改， 項(xiàng)目經(jīng)理已經(jīng)安排了明天進(jìn)行復(fù)查。Jack 就不知道自己該優(yōu)先處理那些任務(wù)平常 Jack 還是工作蠻高效的，可是現(xiàn)在事情一多，了。其實(shí)項(xiàng)目中的任務(wù)總會(huì)多于你的精力和資源。那么怎樣完成任務(wù)才能把你帶向成功 呢？的答案就是總是把你手上的任務(wù)細(xì)分，并排定任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。 什么決定任務(wù)的優(yōu)先級(jí) ？ 在你的手上，可能有很多任務(wù)，究竟什么任務(wù)是應(yīng)該優(yōu)先處理的呢？這是一個(gè)普遍的問(wèn)題。 這個(gè)問(wèn)題沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)答案， 但是存

10、在一些判斷的原則， 只要你掌握這些原則， 并且真實(shí)地用到 你的項(xiàng)目中去， 你就會(huì)成為一個(gè)高效能人人士。傳統(tǒng)項(xiàng)目管理中經(jīng)常應(yīng)用“重要且緊急，重 要但不緊急，不重要但緊急，不重要也不緊急” “四象限原則”來(lái)指導(dǎo)個(gè)人對(duì)事情的處理優(yōu) 先判斷準(zhǔn)則，但是這比較空洞，具體到軟件項(xiàng)目任務(wù)，可以參照如下一些判斷準(zhǔn)則： 原則 1 ：如果這個(gè)任務(wù)完成起來(lái)非常輕松，所消耗的資源和時(shí)間都很少，那么它的優(yōu)先級(jí)要 比那些復(fù)雜難辦的任務(wù)要高。這個(gè)原則其實(shí)體現(xiàn)了一種“心理戰(zhàn)術(shù)” ，任務(wù)不管大小，完成了總會(huì)有或多或少的成就感。 這就跟考試答題一樣，先易后難往往可以在心理上幫助自己逐步取得勝利的信心。原則 2 ：如果這個(gè)任務(wù)的完成

11、可以使一批任務(wù)告一段落，從而取得階段性的成果，那么它的 優(yōu)先級(jí)要比其他的高。無(wú)論是你自己還是你的領(lǐng)導(dǎo)， 都渴望聽(tīng)到成功的消息。 優(yōu)先完成一個(gè)任務(wù)如果可以把一批任 務(wù)的狀態(tài)改為“ OK ”，這將能鼓舞士氣。對(duì)于軟件項(xiàng)目，士氣無(wú)疑是許多事情成功的必要條 件。原則 3 ：如果這個(gè)任務(wù)是否能夠完成，將直接或者間接影響團(tuán)隊(duì)中其他人的任務(wù)完成，那么 這個(gè)任務(wù)的優(yōu)先級(jí)要高。軟件項(xiàng)目的成功必定是整個(gè)團(tuán)隊(duì)共同努力的成功。 優(yōu)先完成被依賴(lài)項(xiàng)， 可以讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)并行 工作，從而在整體上取得更好的進(jìn)度。原則 4 ：如果你的上司更在意你這個(gè)任務(wù)的完成，那么這個(gè)任務(wù)的優(yōu)先級(jí)要高。 幫助項(xiàng)目成功也要幫助自己成功。 而幫助自己

12、成功了， 你的信心、 能力也將必然有助于項(xiàng)目 的成功。1.5. 對(duì)每個(gè)任務(wù)進(jìn)行預(yù)期和反查 任務(wù)在分配的同時(shí)， 或者稍后一段時(shí)間， 應(yīng)該給出這個(gè)任務(wù)完成時(shí)間的預(yù)期。 對(duì)于項(xiàng)目成員 來(lái)說(shuō)， 盡管一開(kāi)始， 要準(zhǔn)確預(yù)期任務(wù)的完成時(shí)間非常困難，但是從實(shí)踐中我們看到，只要整 個(gè)團(tuán)隊(duì)的每個(gè)成員都堅(jiān)持這樣做， 日久形成了習(xí)慣， 那么整個(gè)項(xiàng)目的任務(wù)看起來(lái)將比不這樣 做明朗許多。軟件開(kāi)發(fā)的最大特點(diǎn)就是非常依賴(lài)于成員的工作狀態(tài)和成員之間的溝通和協(xié)調(diào)。 對(duì)任務(wù)保持 預(yù)期的習(xí)慣， 有利于使整個(gè)項(xiàng)目的工作量和工作進(jìn)度在整個(gè)團(tuán)隊(duì)保持透明， 這是充分調(diào)動(dòng)每 個(gè)人的積極性，保證整個(gè)團(tuán)隊(duì)力往一處使的關(guān)鍵。誰(shuí)給任務(wù)做預(yù)期？我一直相

13、信， 最了解任務(wù)的往往是親歷親為的設(shè)計(jì)人員和開(kāi)發(fā)人員，那么任務(wù)完成的預(yù)期也理應(yīng)由他們自己給出。 我堅(jiān)信在團(tuán)隊(duì)內(nèi)豎立誠(chéng)信跟做買(mǎi)賣(mài)一樣重要，盡管 “大膽去相信你的下屬吧”，讓他們自己決定自己的任務(wù)什么時(shí)候完成。決定好后，你就只管根據(jù)他計(jì)劃的時(shí) 間來(lái)跟蹤即可。其實(shí)你沒(méi)有理由相信你的下屬會(huì)故意拖延任務(wù)的完成時(shí)間。 因?yàn)槁斆鞯南聦偻傁氤跄?的預(yù)期去完成任務(wù)， 以取你的欣賞。 只有傻瓜才會(huì)故意把自己的任務(wù)完成時(shí)間做不符合邏輯 的拖延。讓項(xiàng)目成員自己給出任務(wù)預(yù)期， 體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)者的充分信任。 這種信任其實(shí)會(huì)成為一種無(wú)形的 壓力?！邦I(lǐng)導(dǎo)都讓我自己預(yù)期任務(wù)什么時(shí)候完成了，如果我到時(shí)候沒(méi)有完成，如何解釋得過(guò)

14、去？”。每日 Review通過(guò)任務(wù)預(yù)期， 管理者和下屬之間其實(shí)達(dá)成了某種時(shí)間契約。 作為下屬， 唯一的想法就是按 時(shí)或者提前完成自己預(yù)期的任務(wù)。對(duì)于管理者，也要重視這個(gè)契約，需要積極、按時(shí)、細(xì)致 地去 review 任務(wù)的完成狀況。敏捷的項(xiàng)目管理由于把任務(wù)的粒度細(xì)分到天，那么每天都理應(yīng)對(duì)預(yù)計(jì)完成的任務(wù)進(jìn)行Review。Review的好處是可以以天為單元控制項(xiàng)目進(jìn)度的誤差，同時(shí)讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)保持知己知彼的良好溝通狀態(tài)。Review 。是不是需要時(shí)才做 review 呢？我的建議是最好確定一固定時(shí)間來(lái)對(duì)項(xiàng)目狀態(tài)進(jìn)行 固定時(shí)間，有利于整個(gè)團(tuán)隊(duì)形成良好的時(shí)間觀(guān)念，這一點(diǎn)非常重要。什么時(shí)候 ReviewRe

15、view 在什么時(shí)候開(kāi)始呢？這里面也有學(xué)問(wèn)。 我的一個(gè)同事 Yew 曾經(jīng)建議安排在每天早上 上班后半小時(shí)，并給出了下面的原因：1. 促使項(xiàng)目成員不遲到2. 讓項(xiàng)目成員在一天的開(kāi)始即進(jìn)入緊張的工作狀態(tài)3. 強(qiáng)調(diào)每個(gè)人當(dāng)前的任務(wù)，幫助項(xiàng)目成員明確當(dāng)天工作目標(biāo) 4. 給項(xiàng)目成員預(yù)留了晚上作為按時(shí)完成任務(wù)的Buffer每日晨會(huì)一個(gè)非常有效的 Review 制度就是每日晨會(huì)。 在每日晨會(huì)上， 項(xiàng)目各成員可以匯報(bào)自己的項(xiàng) 目進(jìn)度，工作中所遇到的問(wèn)題、 需要協(xié)調(diào)的事項(xiàng)等，而項(xiàng)目經(jīng)理可以檢查工作進(jìn)展，布置新 的工作任務(wù)和傳達(dá)上面新的指示和動(dòng)態(tài)。 作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)， 讓每個(gè)成員對(duì)項(xiàng)目達(dá)成一致的認(rèn)識(shí)， 尤其是風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)

16、是極其必要的。晨會(huì)的技巧我想不會(huì)有人懷疑晨會(huì)帶來(lái)的好處， 但是會(huì)有很多人懷疑這樣做是否太浪費(fèi)時(shí)間， 得不償失。 這里就涉及到一個(gè)晨會(huì)的技巧。首先，我們要認(rèn)識(shí)到晨會(huì)的目標(biāo)是什么？晨會(huì)的目標(biāo)應(yīng)該是了解昨天的狀態(tài)和布置今天的任 務(wù)。記住“昨天”和“今天”兩個(gè)時(shí)間范圍。既然我們每天都安排晨會(huì)，其目的就是要達(dá)到 今日事今日畢， 不要把任務(wù)拖到明天以后。 在每日召開(kāi)的晨會(huì)上， 我一聽(tīng)到成員談?wù)摲亲蛱?和今天的事情，我就立即讓他們打住， “請(qǐng)大家不要越界！ ” 晨會(huì)的時(shí)間要盡可能短，這樣它的“得”就大于“失” 。如何控制晨會(huì)的時(shí)間呢？這里有幾 個(gè)啟發(fā)性的意見(jiàn)與大家分享：1. 讓每個(gè)人樹(shù)立時(shí)間觀(guān)念，晨會(huì)不遲到

17、，講話(huà)不拖沓，簡(jiǎn)明扼要。2. 讓每個(gè)人在進(jìn)度匯報(bào)上采取一致的方法，比如匯報(bào)表格，紙條等。3. 把晨會(huì)的例程固定化，并限定討論的范圍。4. 嚴(yán)禁討論具體的技術(shù)問(wèn)題和管理問(wèn)題5. 如果可以，請(qǐng)大家都站立發(fā)言6. 讓承擔(dān)獨(dú)立性任務(wù)最強(qiáng)的人優(yōu)先發(fā)言，發(fā)言完后即可離開(kāi)7. 圍繞 1，讓每個(gè)人輪流做組織者，學(xué)會(huì)控制晨會(huì)的時(shí)間 讓項(xiàng)目成員更有責(zé)任感 晨會(huì)中最容易出現(xiàn)的就是項(xiàng)目成員任務(wù)沒(méi)完成，在晨會(huì)努力為自己尋找各種借口。 “我的任 務(wù)基本完成了， 但是還有一個(gè)問(wèn)題沒(méi)解決” ；“我本來(lái)可以完成，但是碰巧某某不在，沒(méi)有他 協(xié)助所以我沒(méi)能解決它” ；“昨天事情很多，沒(méi)來(lái)得及完成這個(gè)任務(wù)” 。各種借口不一而足。 更加可怕的是， 項(xiàng)目成員有時(shí)候會(huì)謊報(bào)軍情， 本來(lái)沒(méi)有完成的任務(wù)， 謊報(bào)自己完成了或者含 含糊糊不給你明確的狀態(tài)。 如何解決這樣的問(wèn)題呢？我想這是擺在每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理難題。 這里 作者也有一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)與大家分享。1.約定匯報(bào)的任務(wù)只有“完成” ，“未完成”兩種狀態(tài)。即使你的任務(wù)數(shù)量上完成了“ 99% ” 也屬于“未完成”狀態(tài)。2.如果任務(wù)沒(méi)有完成，要給出合