管理-制度文件歸檔制度

1、企業(yè)各類(lèi)文件材料歸檔制度為了完整、系統(tǒng)地保存本企業(yè)工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，以滿(mǎn)足企業(yè)各方面的需要，特制定本制度。一、歸檔范圍。1 、 黨群管理工作形成的文件材料。如：黨務(wù)綜合性工作或黨組織其它有關(guān)會(huì)議文件 材料；黨組織建設(shè)、黨員管理和紀(jì)檢監(jiān)察工作文件材料等。2 、 行政管理工作形成的文件材料。如：企業(yè)籌備期可行性研究、申請(qǐng)、批準(zhǔn)文件材 料；企業(yè)章程、證照，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)（包括董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層）和內(nèi) 部機(jī)構(gòu)構(gòu)成、變更文件材料等。3 、 經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料。如：企業(yè)改革、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策文件材料；計(jì)劃與 統(tǒng)計(jì)工作文件材料；企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、各項(xiàng)發(fā)展

2、計(jì)劃文件材料；責(zé)任制管理文件材 料等。4 、 牧業(yè)管理工作形成的文件材料。如：各牧業(yè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件材料；各物業(yè)項(xiàng)目驗(yàn) 收文件材料；各專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)管理有關(guān)文件材料等。5 、 基本建設(shè)工作形成的文件材料。如：可行性研究、立項(xiàng)、招投標(biāo)等。6 、 設(shè)備儀器管理形成的文件材料。如：購(gòu)置設(shè)備、儀器的立項(xiàng)審批，購(gòu)置合同等。7 、 會(huì)計(jì)檔案。如：會(huì)計(jì)憑證（原始、記賬、匯總） ；會(huì)計(jì)賬簿；年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決 算）（包括文字分析）等。8 、 職工個(gè)人檔案。9 、 特殊載體檔案。如：聲像類(lèi)；實(shí)物類(lèi)等。10、 牧業(yè)項(xiàng)目形成的文件材料。 如：小區(qū)規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、 單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備的竣工圖、綠化平面圖、附屬配套設(shè)施

3、、地下管網(wǎng)工程竣工圖等基礎(chǔ)管理文 件材料；房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)等文件材料；共用設(shè)施設(shè)備管理等文件材料。11 、 其它應(yīng)歸檔的文件材料。二、歸檔時(shí)間。1 、 企業(yè)自身形成的管理性文件材料一般應(yīng)在輸完畢后的第二年上半年歸檔。2 、 基本建設(shè)、設(shè)備項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)整理 歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。3 、 外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記， 安裝高度后 歸檔。4 、 企業(yè)職工外出參加各種公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。5 、 會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔， 保管一年后向檔案部門(mén)移 交。6 、 電子文件的邏

4、輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔要與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。7 、 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。8 、 需要隨時(shí)歸檔的文件有：牧業(yè)管理項(xiàng)目交接，基本建設(shè)和設(shè)備設(shè)施類(lèi)變更、個(gè)性 補(bǔ)充的文件材料；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的 文件材料；企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料；其它臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材 料。三、歸檔要求。1 、 歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可歸具有憑證作用的文件材料。2 、 文件材料歸檔后不得更改。3 、 歸檔的文件材料要齊全完整，同一份文件、一個(gè)問(wèn)題的內(nèi)容要完整。4 、 歸檔的文件材料字跡要符合長(zhǎng)期保管需要，嚴(yán)禁使用易褪色

5、的書(shū)寫(xiě)材料如圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙、純藍(lán)（紅）墨水等書(shū)寫(xiě)。5 、 對(duì)破損的文件材料要予以修復(fù)或托裱，用易于褪變、擴(kuò)散的材料書(shū)寫(xiě)的文件，要 予以復(fù)制并與原件一起歸檔。6 、 對(duì)大于 A4 規(guī)格的文件， 應(yīng)按 A4 規(guī)格加以折疊， 對(duì)小于 32 開(kāi)規(guī)格的文件， 應(yīng)按 A4 規(guī)格托裱。7 、 兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與其 承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的文件材料，有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。8 、 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢 譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。9 、 具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一

6、份紙質(zhì)文件歸檔。四、歸檔份數(shù)。歸檔文件材料一般一式一份。重要的利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。五、歸檔手續(xù)。向檔案部門(mén)移交檔案時(shí)，必須填寫(xiě)歸檔文件移交清單一式兩份，歸檔時(shí)交接 雙方按清單交點(diǎn)清楚，確認(rèn)無(wú)誤后，雙方簽字，各留一份，以備查考。六、檔案利用制度。1 、 為維護(hù)檔案的完整與安全，服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)工作，根據(jù)企業(yè)檔案管理的具體情況，制定本制度。2 、 借閱本企業(yè)檔案須辦理登記手續(xù)， 保密的檔案須履行相應(yīng)的手續(xù)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 后方可借閱。3 、 本企業(yè)檔案一般不外借，借閱時(shí)應(yīng)在檔案部門(mén)制定的地方進(jìn)行閱覽。確須外借的 檔案，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意，按時(shí)歸還，借閱期一般不得超過(guò)七天，

7、確因工作需要不能如期歸還者應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4 、 所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行更改或涂寫(xiě)。對(duì)借閱檔案時(shí)造成的檔案丟失、損壞或泄密的，要追究當(dāng)事者責(zé)任。5 、 借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。6 、 摘抄或復(fù)印檔案材料的有關(guān)內(nèi)容，須按有關(guān)規(guī)定，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。7 、 借出檔案只限在本部門(mén)有關(guān)中查閱，不得轉(zhuǎn)借其部門(mén)或個(gè)人，如需轉(zhuǎn)借時(shí)，應(yīng)到 檔案室辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。8 、 調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。9 、 外單位人員借閱本室檔案須持有所在單位介紹信和本人工作正，并辦理有關(guān)手 續(xù)。七、企業(yè)檔案保密制度1 、 為確保

8、企業(yè)檔案信息的安全，制定本制度。2 、 檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守職業(yè)道德、遵紀(jì)守法、保守本企業(yè)和業(yè)主的機(jī)密。3 、 檔案管理人員應(yīng)適當(dāng)區(qū)分文件的密級(jí)并劃分范圍，采取保密措施，對(duì)不同密級(jí)范 圍的檔案采取相應(yīng)的保管措施和借閱制度。4 、 檔案管理人員不得私自將秘密文件、檔案資料帶出檔案室，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將秘 密檔案、資料給無(wú)關(guān)人員閱讀。在調(diào)換工作時(shí)，對(duì)所管的檔案要辦理交接手續(xù)， 離職后對(duì)所了解的機(jī)密情況，不得泄露。5 、 有關(guān)部門(mén)城查閱機(jī)密以上檔案須經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6 、 不得與無(wú)關(guān)人員談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。7 、 下班時(shí)，應(yīng)交涉密檔案文件收起鎖好，并關(guān)好門(mén)窗。8 、 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案材料和不需要

9、歸檔的文件，應(yīng)指定專(zhuān)人進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀機(jī)密文 件應(yīng)登記造冊(cè)，并有人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。9 、 檔案人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料有丟失、損毀情況，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，采取必 要的挽救措施。八、企業(yè)檔案保管制度。為保護(hù)好本企業(yè)的檔案材料，維護(hù)檔案的完整與安全，制定本制度。 接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。1 、 案卷入庫(kù)要做到卷、目、卡相符，排放整齊，便于查找，以保證提供利用快速準(zhǔn) 確。2 、 管理人員要掌握各門(mén)類(lèi)檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，熟知案卷擺放地點(diǎn)、上架順序，做到 調(diào)檔、還檔及時(shí)準(zhǔn)確。3 、 研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處 理。4 、 檔案的接收、移出、鑒定、銷(xiāo)毀、利用

10、要有登記，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確。5 、 借閱完畢的檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，要及時(shí)入庫(kù)，以防丟失。6 、 存放膠片、照片、錄像帶、磁帶要用專(zhuān)用卷盒。7 、 每年要對(duì)存藏檔案進(jìn)行一次全面的檢查，認(rèn)真核對(duì)，做到賬物相符。對(duì)破損或載 體變質(zhì)檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害，必須及時(shí)采取消毒 殺蟲(chóng)措施加以處理。九、企業(yè)檔案鑒定銷(xiāo)毀制度。1 、 企業(yè)成立檔案鑒定工作小組，由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案人員及業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù) 責(zé)人組成。2 、 企業(yè)各部門(mén)在文件材料歸檔時(shí)，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)制定的檔案保管期限表 ，準(zhǔn)確 區(qū)分檔案的保管期限。3 、 對(duì)保存在企業(yè)檔案部門(mén)的保管期限屆滿(mǎn)的檔案，先由企業(yè)檔案部門(mén)進(jìn)行初步鑒 定，提出鑒定意見(jiàn)，交企業(yè)檔案鑒定小組審定。4 、 對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定小組審定應(yīng)該銷(xiāo)毀的檔案，由企業(yè)檔案部門(mén)寫(xiě)出報(bào)告，連同檔案銷(xiāo)毀的檔案，由企業(yè)檔案部門(mén)寫(xiě)出鑒定報(bào)告，連同檔案銷(xiāo)毀清一起送企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。5 、 銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定二人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。檔案銷(xiāo)