機關(guān)辦文辦事辦會工作程序和規(guī)范

1、機關(guān)辦文、辦事、辦會工作程序和規(guī)范為進一步完善局系統(tǒng)工作機制， 嚴格工作程序， 轉(zhuǎn)變工作作風， 提高工作效 率和服務(wù)水平， 促進各項工作規(guī)范化、 制度化運行， 確保政令暢通和機關(guān)工作高 效、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，根據(jù)中省市相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局實際，現(xiàn)就進一步規(guī)范局機關(guān)辦 文、辦事、辦會工作程序通知如下： 一、辦文程序和規(guī)范（一）收文辦理程序和規(guī)范1、簽收、登記、擬辦。局機關(guān)公文處理一律由局秘書科統(tǒng)一負責。凡上級 來文，屬“三密”文件的， 按保密規(guī)定辦理； 屬平件的， 由秘書科專職人員拆封、 登記（登記內(nèi)容包括來文單位、來文時間、原文件號、文件標題、來文份數(shù)、分 送范圍、初送擬辦人） 、編收文流水號，當日送秘

2、書科科長提出擬辦意見。2、分辦、傳閱。秘書科科長簽署擬辦意見后，由專職文秘人員呈送局有關(guān)領(lǐng)導 閱批。3、承辦。按照局領(lǐng)導的閱批意見， 秘書科文秘人員及時送交相關(guān)科室承辦落實 需直屬單位辦理的文件， 由秘書科負責將局領(lǐng)導的批辦意見一個工作日內(nèi)轉(zhuǎn)送承 辦單位辦理。4、催辦、查辦。公文處理需要批復、答復、報告結(jié)果的請示、督辦件等，原則 上一周內(nèi)（特殊情況除外）辦結(jié)。在公文承辦過程中，監(jiān)察室協(xié)助秘書科負責催 辦、查辦工作，直至辦結(jié)。對回復結(jié)果的函件，由承辦科室及時向局有關(guān)領(lǐng)導報 告，按時限要求反饋辦理情況。 文件辦結(jié)后， 承辦科室要及時消號并將完整的往 來辦理件送還秘書科歸檔。5、立卷、歸檔。公文辦結(jié)

3、后，由秘書科專職人員將辦理過程中領(lǐng)導批示、 會商及落實等能反映公文辦理全過程的原始件妥善收集、 保管整理， 按文書歸檔 標準要求立卷、歸檔。6、來文辦理的其他要求（1）對于上級來文， 由秘書科科長提出擬辦意見， 文秘人員分別將文件裝 入“批辦件”文件夾、 “批閱件”文件夾，涉密文件由秘書科專職人員分別裝入 文件夾，及時呈送領(lǐng)導閱批。（2）傳遞公文按先閱辦后閱知、先主辦后協(xié)辦的順序進行。（3）除分辦人標注“另送”者外，一般應(yīng)按順序傳遞。如遇領(lǐng)導外出，可 超順序傳遞，領(lǐng)導回來后補簽相關(guān)手續(xù)。（4）緊急公文應(yīng)隨到隨辦，并視緊急程度，不得耽擱，如遇領(lǐng)導外出等特 殊情況應(yīng)由秘書科專職人員在第一時間報告秘

4、書科科長， 再由秘書科科長電話聯(lián) 系有關(guān)領(lǐng)導，并按領(lǐng)導指示督辦落實。（5）經(jīng)局領(lǐng)導閱批，并有明確辦理意見的辦理件，歸口有關(guān)單位、科室處 理后，應(yīng)及時將辦結(jié)的公文送交秘書科文件專管人員， 其他傳閱件按照規(guī)定要求 傳閱完后由秘書科專職人員統(tǒng)一保管。（6）對未經(jīng)秘書科簽收、登記的上級來文，原則上局領(lǐng)導、秘書科科長一 般不簽署閱批、 擬辦意見。 因特殊原因局領(lǐng)導已簽署意見的， 秘書科應(yīng)及時補辦 簽收、登記辦理手續(xù)。（7）對直屬各單位、 局機關(guān)各科室報送的上行文件， 一律由秘書科采取歸 口辦理制度。凡需向市委、市政府或市委辦市政府辦報送的報告、請示等公文， 應(yīng)先送交局秘書科登記， 由秘書科分呈局領(lǐng)導閱示

5、、 報送簽發(fā)， 不得將文件資料 直接報市級領(lǐng)導個人 （市上領(lǐng)導有特殊要求的除外） ，如遇特殊情況已直送市委、 市政府并有市領(lǐng)導批示的公文， 應(yīng)及時將情況報告局主要領(lǐng)導， 并告知局秘書科 科長。（8）對下列情況的公文秘書科不予受理， 并由秘書科及時負責退回報送單 位。退文時，秘書科要填寫“退文單”并陳述理由，經(jīng)秘書科長把關(guān)簽字。不予 受理的文件是：公文內(nèi)容與國家現(xiàn)行法律、法規(guī)及黨和政府的方針政策不符的； 多頭主送、 越級上報的； 屬于本部門、 局直屬單位和局機關(guān)科室職權(quán)范圍可 辦理的；需與相關(guān)部門（單位）協(xié)調(diào)而未經(jīng)協(xié)調(diào)的；反映問題模糊、請示的 內(nèi)容含混不清、行文不規(guī)范、文面不清、報文程序不符合要

6、求的。項目經(jīng)費未 列入計劃、 會議決議或領(lǐng)導批示的。 簽署合同協(xié)議未經(jīng)領(lǐng)導簽字、 乙方未簽字 蓋章的。其他不予受理的文件。退回的公文經(jīng)相關(guān)基層單位和科室修改、完善 后秘書科再予以辦理。（二）發(fā)文辦理程序和規(guī)范 嚴格按照以局名義“起草審核報批再核簽發(fā)印制報送存檔” 的順序，履行必要程序，規(guī)范辦文流程。起草單位代擬文稿一律先送分管領(lǐng)導， 再送局秘書科校訂，一般不得直接送局主要領(lǐng)導同志閱批。1. 起草。公文主辦科室（單位）根據(jù)工作需要或領(lǐng)導要求，確定公文種類，完成 公文初稿。2. 審核。公文初稿由主辦科室（單位）負責人審核同意后，報秘書科校核， 公文內(nèi)容由經(jīng)辦單位、 科室負責校核； 體例格式、 主題

7、詞標引和文字表述由秘書 科負責進一步規(guī)范；公文發(fā)送范圍、等級、密級由經(jīng)辦單位提出，秘書科校核。 校核時如發(fā)現(xiàn)不符合辦文程序， 內(nèi)容有不妥之處的文件， 應(yīng)及時向擬稿單位、 科 室提出修改或處理意見。3. 報批。確需行文的，由公文主辦科室（單位）根據(jù)秘書科意見進行修改完善， 由專職管理人員登記填寫發(fā)文審批單，依次呈報領(lǐng)導審核。4. 再核。公文主辦科室根據(jù)領(lǐng)導意見需要做較大修改的，由公文主辦科室先 作修改完善， 再將修改后的文稿、 電子文本以及領(lǐng)導批示的文稿一并報秘書科再 進行校核。凡屬規(guī)范性文件，必須事先與市政府法制辦溝通。5. 簽發(fā)。主辦科室（單位）將樣稿及修改審核的文件報送局秘書科，由秘書 科

8、報送有關(guān)領(lǐng)導復核后，最后由局長簽發(fā)。6. 印制。公文的印制由秘書科負責監(jiān)督，實行“誰呈報，誰印制”的原則。 需要以局名義印發(fā)的公文， 經(jīng)過辦文程序批準印發(fā)的， 由呈報單位或科室承擔印 制任務(wù)。印制文件要嚴格按照秘書科提供的印制標準、 份數(shù)進行， 印制清樣后要 交秘書科審核，審核合格的由呈報科室付印。7. 蓋章。以局名義發(fā)送的公文，一律加蓋局印章，并經(jīng)局長、黨委書記同意 簽發(fā)。秘書科印章管理人員要對印制的公文與文稿檢查校對無異后方可用印。8. 分發(fā)。按照領(lǐng)導批示意見，根據(jù)公文要求發(fā)紙介文件或電子文件。電子文件由 局政務(wù)信息專管員負責制作、發(fā)布；紙介文件由公文主辦部門（單位）按規(guī)定渠 道和發(fā)放范圍

9、分發(fā)報送。9. 歸檔。凡以局名義產(chǎn)生的文件（含資料、領(lǐng)導講話、工作報告、專項匯報 等）都一律歸檔。 各基層單位和機關(guān)各科室代局擬的文件連同底稿、 附件等一律 交秘書科負責存檔，存檔內(nèi)容為： （1）領(lǐng)導批示原件；（2）文件簽發(fā)單；（3）紙 介公文2份；（4） word格式電子文本。（三）注意事項1. 局屬各單位、局機關(guān)各科室因工作需要或領(lǐng)導指示、會議決議等行文，要 嚴格按照國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定執(zhí)行。局受理請示、報告類公文范 圍一般為：局直屬各基層單位、科室、有關(guān)部門單位。越級報送或與本部門職能 無關(guān)的，一般不予受理（局機關(guān)各科室不直接向本級行文，需請示報告事項，直 接反饋面對面請示報告）

10、 。所有報送市委、市政府的公文，均應(yīng)經(jīng)局秘書科按公 文處理程序辦理，局直屬各單位不能向市委、市政府直接報文或報告工作。2. 文種使用。請示必須一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其它機關(guān) 的，應(yīng)當用抄送形式。報告不得夾帶請示事項，送閱件只作閱知處理。3. 公文撰寫。請示、報告要文字精煉、表達清楚，實事求是。需要市政府或局答 復的，要提出初步意見和建議。 請示件的附注中一定要留有聯(lián)系人的姓名、 辦公 電話和手機號碼，以便聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決。凡邀請市政府領(lǐng)導出席的會議、活動的請示，要說明會議、活動的基本情況，并 附有活動議程方案，且由專人負責聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)。4. 行文格式。凡是上報市委（辦） 、政府（

11、辦）和局或需經(jīng)市政府常務(wù)會議研究 的材料要統(tǒng)一格式，一律用 A4 紙張打印，原則上以正式文件形式印制，左側(cè)裝 訂，每頁 26行（不含頁碼） ，每行 28字，大標題采用 2號方正小標宋簡體，正 文為 3 號國標仿宋字體，由部門（單位）負責人簽發(fā)，必須加蓋公章。公文要素 齊全，表述準確，不得出現(xiàn)格式方面的錯誤。5. 協(xié)調(diào)會簽。在職權(quán)范圍內(nèi)可以解決的不得行文請示；請示、報告事項涉及 其它部門時， 應(yīng)當協(xié)商一致后會簽上報， 經(jīng)協(xié)商意見仍不一致的， 主辦科室要將 各方面意見一并報告分管領(lǐng)導和局長，由局領(lǐng)導審定，不能自作主張。（四）從嚴控制發(fā)文數(shù)量，提高辦文效率。對法律、法規(guī)和規(guī)章已有明確規(guī)定的，一律不再

12、發(fā)文；通過簡報、便函、傳真或電話、面商可以解決的，原則上不正式發(fā)文。一般公文的擬稿， 24小時內(nèi)完成；重要公文的擬稿， 3 天之內(nèi)完成，特殊情況按 要求時限內(nèi)完成。為了減少報送公文的人力、物力等資源浪費，降低成本，提高 效率，能夠通過城建網(wǎng)或政府內(nèi)網(wǎng)傳輸?shù)墓膶嵭须娮庸木W(wǎng)上傳輸， 不再印發(fā) 紙質(zhì)文件。 凡上級要求提供數(shù)據(jù)信息的非正式材料， 原則上以電子版或紙質(zhì)形式 傳送，一般不掛文頭、文號。、辦事程序和規(guī)范（一）局領(lǐng)導按照分工負責制履行職責，有職有權(quán)，職責分明，各負其責，勇于 負責。局領(lǐng)導班子成員對分管工作中的重要情況或重大事項要按照有關(guān)規(guī)定及時 向局長報告，并提出解決問題的方案和建議。局機

13、關(guān)科室和單位實行分級管理， 一級對一級負責。各單位各科室需市政府協(xié)調(diào)解決的問題，應(yīng)報請局分管領(lǐng)導， 經(jīng)局分管領(lǐng)導審定，并報局長同意后再向市政府分管領(lǐng)導專題請示匯報； 特別重 大事項由局主要領(lǐng)導向市政府主要領(lǐng)導請示匯報。原則上不得越級匯報。（二）向市上領(lǐng)導匯報工作要采取“預約制”。各科室及各單位領(lǐng)導需向市政府 領(lǐng)導當面請示、匯報工作的，除報經(jīng)局分管領(lǐng)導、主要領(lǐng)導同意或安排指派、市 政府領(lǐng)導直接點名約見外，應(yīng)先與市政府辦公室取得聯(lián)系，并告知具體事由，共 同提出擬辦意見，由市政府辦公室與市政府領(lǐng)導約定地點及時間后，方可見面。 各單位、各科室一般不得直接向市領(lǐng)導報告工作。（三）市政府迎接上級的綜合性、

14、全局性的檢查活動，由市政府辦公室承辦，我 局協(xié)辦的，局相關(guān)單位和科室要積極協(xié)助、配合。以局名義組織的各項具體活動， 由各業(yè)務(wù)科室（單位）牽頭負責擬定活動組織實施方案，經(jīng)分管領(lǐng)導和主要領(lǐng)導 同意后，按方案組織實施，并按方案分工，各負其責落實好相關(guān)文字材料、活動 現(xiàn)場、會務(wù)組織、食宿保障等各環(huán)節(jié)的工作，局秘書科負責協(xié)調(diào)、督辦落實。（四）實行會議決議落實督辦制。各單位、各科室必須堅決貫徹市委、市政府和 局的決議、決定，對于市上和局的重要重大會議精神要立即轉(zhuǎn)達和貫徹落實，凡是決議的事項必須無條件執(zhí)行，并及時報送涉及本單位、本科室承擔工作任務(wù)或 落實會議精神情況的反饋信息。對于市政府和局里的工作部署及重

15、大決策， 局秘 書科和監(jiān)察室要積極認真負責地督辦落實，按時發(fā)送督辦單、通報落實情況。局 定期對局領(lǐng)導、直屬單位負責人、機關(guān)科室負責人參會情況予以通報。（五）對于來機關(guān)辦理具體事務(wù)的職工群眾，各科室要積極接待、文明辦公，能 立即解決的必須立即解決，一時解決不了的要認真耐心解釋，盡量讓群眾滿意而 歸。凡沒有正當理由拖延辦理、貽誤時機、傷害群眾感情、造成一定影響的，要 追究科室負責同志和經(jīng)辦人的責任。對群眾來信來訪，做到件件有著落。（六）凡需以局名義出具證明、介紹信、通行證的，一律要有所在科室或單位出 具的證明、介紹信，并經(jīng)局主要領(lǐng)導同意，由秘書科酌情給予辦理。（七）凡需外出考察學習，無論是局領(lǐng)導、

16、直屬單位、機關(guān)科室，都必須提前報 告，經(jīng)過嚴格審批。事前要上報考察學習方案，方案包括：考察的目的、人數(shù)、 時間、地點、線路、經(jīng)費及交通工具等內(nèi)容，經(jīng)局主要領(lǐng)導審批后方可成行。外 出前必須到局秘書科登記備案，同時要將配備的公車和司機移交秘書科車管干部 管理。事中要及時報告考察學習的情況，事后向局寫出書面考察報告。（八）局領(lǐng)導要按照分工和工作需要，積極參加市上或市直部門組織召開的會議， 會后要及時匯報、傳達、落實會議精神。凡局長指定局領(lǐng)導班子成員或科室負責 人參加的緊急會議， 參加會議的局領(lǐng)導或科室負責人必須按時參加， 會后要及時 傳達匯報會議精神，并督促會議精神落實到位。三、辦會程序和規(guī)范 （一

17、）會議類別局黨委會和局專題會議制度， 并局實行行政工作例會、 局領(lǐng)導班子成員碰頭會、視情況召開全局性工作會議，動員部署工作。為便于組織和管理，將局召開的會議按會議內(nèi)容、出席人員分為三類 1、一類會議：局黨委會，不定時召開，由黨委書記主持，主要研究討論“三 重一大”等重要重大工作事項，作出全局性的重要決議，局黨委成員參加，必要 時召開擴大會， 或相關(guān)人員列席參加； 局領(lǐng)導班子成員碰頭會， 每半月召開一 次，由局長主持，主要研究分析部署綜合性、階段性重要工作，協(xié)調(diào)安排布置重 要工作任務(wù)， 主要是局領(lǐng)導班子成員參加， 必要時按會議要求通知相關(guān)單位、 科 室負責人參加； 局行政工作例會， 每半月召開一

18、次， 由局長或局長委托的副局 長主持，主要是聽取工作匯報， 協(xié)調(diào)安排講評半月工作， 安排部署階段性突擊性 重點工作，主要是局領(lǐng)導班子成員、 局機關(guān)各科室、 直屬各單位主要負責人參加， 必要時通知相關(guān)人員參加。2、二類會議：局大型綜合性全局性會議，根據(jù)工作需要召開，局長、黨委書記 出席，局分管領(lǐng)導主持，局領(lǐng)導班子成員、局系統(tǒng)副科以上干部或黨員代表、職 工代表參加， 主要是動員部署、 總結(jié)表彰某一方面的重要工作。 由局秘書科組織 實施，會前擬定方案。3、三類會議：專題工作會議，主要是研究討論、分析、總結(jié)、協(xié)調(diào)解決城市建 設(shè)維護管理等具體工作和問題。 局機關(guān)各科室召集的專業(yè)會議， 由各科室自行組 織

19、。以局名義、 局領(lǐng)導指定或局有關(guān)會議決定要召開的專題會， 由局分管領(lǐng)導主 持，相關(guān)科室負責人參加并組織實施， 需局長出席的要事前及時請示報告， 需要 直屬單位有關(guān)科室或市直有關(guān)部門等參加的， 要及時通知， 會后要及時將情況由 主持會議人員向局長匯報。局黨委書記主持的黨委會和局長主持的領(lǐng)導班子碰頭會和行政工作例會， 原則上 會議地點設(shè)在局一樓會議室。 二類和三類會議地點根據(jù)情況由局秘書科或有關(guān)科 室協(xié)調(diào)安排通知。局領(lǐng)導班子成員碰頭會和局行政工作例會，逢周一交叉召開， 時間固定在周一早 8： 45，會議時間、地點有變化時另行通知。二）各類會議的審批 一類會議的審批： 召開局黨委會由黨委書記提議，

20、與局黨委委員事前通氣后召 開；召開局領(lǐng)導班子碰頭會和行政工作例會由局長批準和主持，原則上單周 召開領(lǐng)導班子碰頭會， 半月召開一次局行政工作例會， 局長因故外出時由局長委托人主持 二類會議的審批：由局長、各分管領(lǐng)導、秘書科根據(jù)工作需要提議，由秘書科擬 定會議方案，經(jīng)局長審批。三類會議的審批： 由局各分管領(lǐng)導或科室負責人提議， 會議主辦科室填報 會議 呈報單，交秘書科根據(jù)申請和局總體工作安排，提出會議安排的初步意見，并 經(jīng)分管領(lǐng)導審核后，報局主要領(lǐng)導審批，局秘書科備案。三）會務(wù)工作組織程序和職責分工 1、一類會議即局黨委會議、局領(lǐng)導班子碰頭會議、局行政工作例會統(tǒng)一由局秘 書科負責會務(wù)籌辦工作， 秘

21、書科會前收集征求協(xié)調(diào)局領(lǐng)導成員議題和意見， 經(jīng)局 長審定后，列出會議議題，上會研究解決。會議通知、會場座次、會場會標、會 議簽到及會議材料的起草、 印制、 分發(fā)、會議記錄由秘書科指定專人分工負責落 實。2、二類會議即大型綜合性、全局性會議的會務(wù)工作依照有關(guān)規(guī)定要求以及市政 府和局主要領(lǐng)導的指示， 在局分管領(lǐng)導的指導下， 專門成立的會務(wù)組織機構(gòu)具體 負責組織實施，有關(guān)科室予以協(xié)助。會議通知、會場座次、會場會標、會議簽到 及會議材料的起草、印制及會議材料分發(fā)由秘書科負責；會場衛(wèi)生、服務(wù)工作、 盆景花卉擺放、音響調(diào)試等由會務(wù)場地保障組負責。3、三類會議即局專題工作會議的會務(wù)工作由主辦科室負責，按程序

22、辦理，并負 責會務(wù)承辦，包括文字材料、會議通知、會場布置、簽到、會務(wù)服務(wù)、會后會議 紀要的起草下發(fā)等，局秘書科協(xié)助。四）其他需要明確的問題 1、會議議題 凡局以正式文件報市政府的請示、 報告，局主要領(lǐng)導直接提議或局直接報送的匯 報材料，需要提交市政府常務(wù)會議研究的， 秘書科按規(guī)定程序運作， 由議題相關(guān) 科室提供相應(yīng)數(shù)量的書面材料及電子版報秘書科收集，待有關(guān)領(lǐng)導審批匯總后， 按工作規(guī)則辦理。需要局一定會議研究解決的會議議題必須由相關(guān)科室研究討論 并報局分管領(lǐng)導審核后方可送達秘書科， 如內(nèi)容涉及其他相關(guān)部門， 必須事先征 求相關(guān)部門意見，如有異議應(yīng)將不同意見注明，原則上不臨時動議。2、電視電話會議 上級召開的大型電視電話會議， 綜合性的電視電話會議由秘書科根據(jù)市上通知要 求，負責聯(lián)系安排落實與會人員； 專業(yè)性電視電話會議由對口分管科室聯(lián)系安排 落實與會人員。 參加會議人員要積極主動參加會議， 并負責及時傳達貫徹好會議 精神。3、各類會議紀要 局黨委會議、 局行政工作例會及綜合性的會議紀要由局長、 黨委書記簽發(fā)， 秘書 科負責起草印