大型集團公司各類公章的管理規(guī)定

1、各類公章的使用管理規(guī)定文件編號：PZ-0140331制訂部門：人事/行政部 制訂日期：2014年3月31日頁 數(shù)：共 6頁修訂記錄修訂日期修訂內(nèi)容摘要頁次版次2014/3/31首次發(fā)行2頁A2015/3/9增加各類印章的使用范圍、登記、授權(quán)等6頁B分發(fā)部門總公司各部核準修訂一、目的：印章是企業(yè)必不可少的標記，刻制與頒發(fā)、使用具有較強的法律性，是一 項十分嚴肅的事情。鑒于此，公司將對公章的管理、使用等做出明確的管 理規(guī)定。二、范圍：集團總部3.1公章 公司按法定程序經(jīng)工商行政管理部門注冊登記后，在所在地公安 部門備案，對外具有法定效力的公司正式印章。3.2公司業(yè)務專用章：代表和行使某項專業(yè)內(nèi)容和

2、權(quán)力的印章，包括合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章等。3.3 法人印：是指公司法定代表人印章。3.4 部門印章：刻有公司各事業(yè)部門名稱，僅限公司內(nèi)部使用的印章。3.5 目前公司所 需完善新篆刻的部門專用印章為 :總部綜合管理部章、公交 綜合管理部章、風行綜合管理部章、總部基建工程部章、總部（ 風行）文件 （發(fā)行章、內(nèi)控章、報廢章）四、印章的使用范圍：4.1 公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超出范圍使用 。4.2 公司公章的使用范圍主要為 ：4.2.1 公司對外簽發(fā)的文件；4.2.2 公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件；4.2.3 由公司出具的證明及有關(guān)材料；4.2.4 公司對外提供的財務報告；4

3、.2.5 公司章程、協(xié)議；4.2.7 擔保書、承諾書等重要法律文件。4.3 公司合同專用章的使用范圍主要為；4.3.1 對外投資、合資、合作協(xié)議；4.3.2 各類商務合同等。4.4 法人印 ，主要用于銀行預留印鑒，在現(xiàn)金收訖和付訖，轉(zhuǎn)帳結(jié)算時使 用。需加蓋法人印的合同、高級管理人員人事任免文件。4.5 財務專用章 ，用于財務支出和收入證明的簽章，主要用于收款收據(jù)、 銀行票據(jù)等相關(guān)業(yè)務。4.6 發(fā)票專用章 ，主要用于購買和開具發(fā)票使用。4.7 公司各職能部門專用章 ，以各部門名義印發(fā)的各類對內(nèi)公文、函件上 使用，禁止在對外文件上使用適用于公司內(nèi)部人力資源與行政相關(guān)的通告、通知、獎懲、證明、申請

4、等相關(guān)管理活動。4.7.2 質(zhì)量部章： 適用于公司內(nèi)部流通與質(zhì)量相關(guān)的文件、 圖紙、 檢驗標 準等相關(guān)的品質(zhì)管控活動。4.7.3 技術(shù)部章： 適用于公司內(nèi)部工程技術(shù) （ME、IE ）相關(guān)的文件、 圖紙、 BOM工程變更、技術(shù)改革/創(chuàng)造等，相關(guān)的工程管理、變更、創(chuàng)新活動管 控。4.7.4 工程部章： 適用于公司內(nèi)部工程項目部 （基建方面） 經(jīng)工程部確認 的設計圖紙、具體施工圖紙、方案等相關(guān)需要備案存檔的工程資料。 適用于公司內(nèi)部文件首次發(fā)行（ A 版）啟用章。4.7.6 文件內(nèi)控章： 適用于公司內(nèi)部所有需要變更， 且需要審批的文件標 示用途，包括公司所有的管理文件、工程圖紙、工程變更等公司內(nèi)部運

5、營 的一切需要審批受控的文件。適用于公司所有的被新版替代后的老版本文件、 圖紙、變更等被淘汰后的 受控文件。五、印章刻制5.1 公司各類印章刻制的申請由印章使用管理部門提出，并根據(jù)需求填寫 印章刻制申請表 （附件：表 1），將印章的用途、種類、名稱、樣式等進行 詳細說明。申請上報到行政部 / 辦公室，經(jīng)董事長審核批準后，方可進行印章的 刻制。5.2 審批通過后印章刻制申請表在各公司行政部/ 辦公室存檔備案，并開具公司介紹信委托專人到指定機關(guān)代表公司執(zhí)行印章的刻制。5.3 印章樣式應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定制作。 部門專用章采用 方形 式樣，字體應 使用宋體字和規(guī)范化的簡化字，材料選用根據(jù)同行業(yè)標準和慣

6、例確定。5.4 刻制公章、 合同章、財務章、發(fā)票專用章必須按國家規(guī)定在國家法定管 理部門指定的地點辦理并履行備案手續(xù)，嚴禁在非法定機構(gòu)刻制印章。5.5 未經(jīng)公司董事長批準， 任何部門和個人不得擅自刻制本部門的印章。 對 私自刻印、偽造公司印章的行為，公司將追究其法律責任，由此導致的所有法 律、經(jīng)濟、民事等責任均由責任人承擔。六、印章的頒發(fā)與啟用6.1 印章刻制完成后，行政部 / 辦公室應指定專人領(lǐng)回并交該部門領(lǐng)導。 填寫印章啟用登記表 （附件：表 2）登記印章圖樣、領(lǐng)回時間、領(lǐng)交人員等 信息并以藍色印泥加蓋在行政部門 / 辦公室印章存檔冊中存檔，以便備查。6.2 新印章啟用前應由行政部 / 辦

7、公室下發(fā)啟用通知， 并注明啟用日期、 發(fā) 放單位和使用范圍。七、印章保管7.1 公司公章、合同專用章由公司行政部 / 辦公室專人負責保管；財務章由 財務部人員專人保管，重要印章如財務專用章、法人名章等，必須嚴格實行兩 人以上分開管理。7.2 各部門用章由部門負責人指定專人進行保管， 并將管理員名單報行政部/ 辦公室備案。7.3 公司所有印章應入柜加鎖，妥善保管，隨用隨取，用畢立即存于原處。 節(jié)假日應封存印章，嚴防不測。一旦發(fā)現(xiàn)丟失及異常情況，應妥善保護現(xiàn)場， 及時報告有關(guān)領(lǐng)導，查明情況，及時處理。7.4 印章保管人如有崗位變動或調(diào)離公司時， 須交清所保管的印章和 用印 登記簿（附件表 3）,

8、方準辦理崗位變動或離職手續(xù)。印章交接要在第三人監(jiān) 督下進行，并填寫印章移交申請表 （附件表 4），由雙方當事人及監(jiān)督人簽 字。7.5 印章管理員須切實負責， 不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。 保管人由于 各種原因不在工作崗位時，應將印章交由本部門領(lǐng)導或領(lǐng)導指定的專人臨時保 管，以保證工作需要。7.6 印章管理員對所保管的印章，應經(jīng)常檢查，及時清洗，細心保護。八、印章使用8.1 由使用人填寫用印審批表（附件表 5），按照公司授權(quán)報相關(guān)領(lǐng)導 審批后，方可用印。8.2 所有需要加蓋印章的文件超過一頁的應加蓋騎縫章， 對內(nèi)容有修改的地 方應經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導確認后加蓋印章。8.3 任何印章管理員不得在當事人或委

9、托人所持空白格式化文件上加蓋印 章。嚴禁開具空白證明。8.4 對已蓋印章的文件內(nèi)容更改時， 印章使用人應將原文件交回保管人銷毀 并記錄之后，重新辦理加蓋印章手續(xù)。8.5 印章保管人在加蓋印章時要嚴格審查有關(guān)文件、 合同、資料是否與審批 內(nèi)容相符，不得有涂改部分；對加蓋印章的材料，應注意落款單位必須與印章 一致，用印位置恰當，字跡端正，圖形清晰。8.6 印章保管人只有印章加蓋權(quán)，沒有審批權(quán)。8.7 印章保管人不得在審核手續(xù)不完備的文本上加蓋印章。如遇特殊情況， 相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導無法簽字，需在電話通知授權(quán)領(lǐng)導認可的情況下蓋章，并督促使 用人事后補齊簽字。8.8 審批手續(xù)不符合規(guī)定時， 印章保管人用印的

10、， 印章保管人承擔一切責任； 手續(xù)齊全，出現(xiàn)問題由申請用印人及審批人承擔相應責任。8.9 各印章保管人員應建立用印登記簿（附件表 3），詳細載明印章的 使用時間、使用部門、使用人、加蓋份數(shù)、審批人等內(nèi)容，并定期歸檔。8.10 印章保管人應將加蓋印章文本的重要文件復印件備存一份（財務報表 除外），并連同用印審批表一并歸檔，以月為單位按照時間順序?qū)⒂糜∮?錄存檔。8.11 公司印章原則上不得帶出公司，因特殊情況確需帶章外出不得超過一 天，須填寫印章外出使用申請表 （附件表 6），經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導批準后，方可外 帶印章，借用人只可將印章用于申請事由，使用完畢后應立即交回。借印期間 發(fā)生的與所借印章有關(guān)的一

11、切后果由借印人承擔。8.12 因用章不慎造成損失，公司將追究有關(guān)人員的責任，直至法律責任。8.13 私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時，由行政 管理中心嚴格審批，符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。8.14 對已調(diào)出、解除、終止勞動關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須持有 效證件材料，經(jīng)行政部領(lǐng)導審批后，方可蓋章。九、印章停用9.1 因需要更換新印章，在新印章啟用同時，由各公司行政部 / 辦公室對原 有印章進行銷毀處理申請。9.2 具有下列情況時， 由印章使用部門填寫 印章銷毀申請表 （附件表 7）， 詳細說明原因，報公司董事長審批。9.3 經(jīng)董事長批準后， 公司行政部下發(fā)舊印章銷毀通

12、知， 并安排由兩人同時 進行銷毀，并在行政部 / 辦公室建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。9.4 公司行政部 / 辦公室向公司各部門發(fā)布印章停用通知。十、印章授權(quán)10.1 公司公章除董事長、 監(jiān)事及其合法授權(quán)人按程序簽發(fā)的文稿及法定 代表人已經(jīng)簽字的文書，可以持簽字文本直接在公章管理人員處登記蓋章，其 余的對外用章必須履行下列審批程序：10.1.1 申請人填寫用印申請單；10.1.2 由申請人或申請部門負責人填寫相關(guān)用印事項后報公司分管 負責人審批；（分公司報分公司總經(jīng)理，總公司報董事長或者監(jiān)事）10.1.3 公章保管人員根據(jù)分管領(lǐng)導的批示意見用印， 并將用印申請 單存檔備查。公司合同專用章的使用參照合同專用章管理辦法執(zhí)行。 公司財務專用