協(xié)同項目可行性報告

1、xxx協(xié)同辦公系統(tǒng)修改次第x次0頁 次1/9項目可行性報告A編號：IT-OA 01版本號xxx協(xié)同辦公系統(tǒng)項目可行性報告xxx信息部2008年4月OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目可行性報告xxxOA協(xié)同辦公系統(tǒng)可行性報告項目名稱：xxxOA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目項目申請單位：信息部1 .項目背景：xxx企業(yè)概況、信息化現(xiàn)狀、項目需求等。2 .項目目標：通過實施協(xié)同OA系統(tǒng)，可把xxx日常業(yè)務、事物、協(xié)作等信息在單位的部門、群組、個 人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通處理。提供協(xié)同工作、公文管理、公共信息、 日程/會議管理、文檔管理、綜合辦公管理、常用工具以及系統(tǒng)管理等應用模塊，從而達到管理 高效全面的

2、管理效果。協(xié)同OA系統(tǒng)的總體目標是："以先進的計算機和通信技術為主要手段，以實現(xiàn)企事業(yè)關鍵 辦公應用為導向，搭建一個覆蓋全單位的自動化辦公信息平臺。通過網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)本單位移 動辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務處理機制，為本單位建立一個即時有效的信息交流管道， 建立高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡，為領導提供一個方便有效的事件跟蹤和監(jiān)督手段，實現(xiàn)辦公 現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡化和人性化管理。實現(xiàn)單位管理向無紙化辦公的轉(zhuǎn)變。通過OA系統(tǒng)為單位內(nèi)部的信息傳遞建立聯(lián)系，便于單位內(nèi)部協(xié)同工作。規(guī)范使用者的管理從而實現(xiàn)信息集中式管理和分布式應用。搭建起單位內(nèi)高效協(xié)同的辦公平臺。規(guī)范單位管理行為。通過

3、 OA系統(tǒng)的信息流程約束，規(guī)范管理過程，追求理想管理結 果。實現(xiàn)管理規(guī)范化，流程制度化。提高效率、節(jié)約開支。通過OA系統(tǒng)的實施應用，可以使使用者的辦公效率大大提高, 人員溝通實時快捷，任務傳遞高效清晰，可以及時了解任務、工作的進度。節(jié)約單位 在日常辦公中的紙張、消耗品、通訊等費用，達到開源節(jié)支，增產(chǎn)增效的目的。3 .項目預期效益：達到的效果OA協(xié)同辦公平臺是基于互聯(lián)網(wǎng)的高效協(xié)同工作平臺和協(xié)同管理系統(tǒng)，它的基本定位為： 個人的門戶和工具；團隊的協(xié)同工作平臺；企業(yè)知識沉淀及協(xié)作平臺；、提升企業(yè)執(zhí)行力：A 增強授權的有效性通過協(xié)同OA系統(tǒng)，實現(xiàn)工作的書面授權， 降低工作目標的傳遞衰減或變形；在系統(tǒng)中

4、直接分配任務對象和路徑，確保執(zhí)行資源；并且系統(tǒng)提供直觀的可視化流程圖，可在 授權人與被授權人之間建立可視的責任關系。日監(jiān)督過程控制結果通過協(xié)同OA系統(tǒng)，所有工作事件都將被如實的記錄，供查詢和跟蹤。并可以及時跟蹤任務執(zhí)行狀態(tài)、結果、過程變動，減少信息的衰減。C 加強制度的執(zhí)行規(guī)范通過協(xié)同OA系統(tǒng)，將企業(yè)的制度、規(guī)范變成“制度、規(guī)范模板固定流程”，員工無需牢記，在執(zhí)行時將按制度自行流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)企業(yè)“行為約束”的管理。、提升團隊效率：A加強時間管理通過協(xié)同OA系統(tǒng)提供直觀的時間管理功能，員工的時間安排可以互相查看，上級可以閱讀并批復。從公告到部門討論區(qū)、從內(nèi)部聯(lián)系人到各種制度模板、從協(xié)同處理到知 識庫

5、共享，輕重緩急一目了然。日 建立敏捷性組織通過協(xié)同OA系統(tǒng)，可以隨需應變組建“跨部門”的動態(tài)項目團隊，快速建立靈活的彈性組織，且無需會議方式，可以實現(xiàn)所有項目成員全面同步信息對稱。C 移動協(xié)同，實時審批、處理實現(xiàn)網(wǎng)上的審批流程，也同樣可以有效節(jié)約不同崗位，不同部門由于作業(yè)時間、空間的沖突而帶來的協(xié)作障礙，使得辦公的效率得以提高。、實現(xiàn)知識管理A知識沉淀通過協(xié)同OA系統(tǒng)提供的文檔管理功能，為各個部門建立文件夾，存放部門知識，并可 以輔助完成信息采集、整理篩選、分類歸集、形成知識。通過對整個協(xié)同事件的保存，可以將時間的過程和結果一起保存，實現(xiàn)對組織中寶貴 的過程型知識進行保存。日知識共享通過信息的

6、分類管理方法，統(tǒng)一集中管理在服務器上，每日備份。并且可以根據(jù)工作內(nèi)容要求不同，授權不同對象學習分享，實現(xiàn)知識的最大利用。、輔助文化建設通過協(xié)同平臺為企業(yè)搭建全員電子溝通的立體平臺，通過協(xié)同、計劃、公告、新聞、 調(diào)查、論壇、短信等多種方式有效改善企業(yè)溝通問題，輕松組織互動探討和調(diào)查，增 強組織成員參與的興趣，輔助完成企業(yè)文化建設。、有效節(jié)約費用A、通過協(xié)同OA系統(tǒng)多樣化的溝通方式，提高溝通頻率的同時大幅度降低有線和無 線終端的通訊量，可實現(xiàn)抑制系數(shù) > 15%,明顯減少傳真、長途電話等開支。B、通過協(xié)同 OA系統(tǒng)的協(xié)同工作、文檔管理和共享機制，降低因打印產(chǎn)生的辦公用 品消耗和折舊，可實現(xiàn)抑

7、制系數(shù)為 > 30%,明顯減少了打印紙、打印機的用量。C、通過協(xié)同 OA系統(tǒng)實施達成人均事務處理能力的提升，在組織擴張過程中有效進 行減少對新人的雇傭數(shù)量，從而達成對人力資源成本抑制?？蓪崿F(xiàn)年度人力資源成本 抑制系數(shù)為>15%,明顯減少人力相關的開支。D、通過協(xié)同OA系統(tǒng)提升了組織的敏捷和靈活性，協(xié)調(diào)會和動員會等各種會議次數(shù) 明顯減少和會議時間明顯縮短，可實現(xiàn)年度辦公費用中的會務費、差旅費和車輛運行 費等成本抑制系數(shù)為>30%,明顯減少無效工作量和費用開支。、整合IT系統(tǒng)信息資源A、協(xié)同OA系統(tǒng)非常易用，多數(shù)領導培訓一個小時即可以快速的掌握。日協(xié)同OA系統(tǒng)可為企業(yè)領導設置供查

8、詢的專用文件夾，定時按照要求把業(yè)務系統(tǒng)的 匯總結果和分析報告推送到指定的文件夾中，這樣，領導就可以不必進入其他 IT系統(tǒng)就能看到所有系統(tǒng)中最有價值的產(chǎn)出物一一結果文檔和分析報告等，大大方便了領導 者。C通過協(xié)同OA系統(tǒng)的單點登錄方式，可以一鍵式訪問其他IT系統(tǒng)，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)級的整合應用，從而有效消除信息孤島。4、項目計劃安排：整個企業(yè)協(xié)同OA系統(tǒng)的建設分為多個階段分步來實現(xiàn)：、項目咨詢階段項目咨詢階段的目的是：對現(xiàn)有業(yè)務和IT現(xiàn)狀進行調(diào)查和初步診斷，明確咨詢與實施的目標與范圍，根據(jù)現(xiàn)狀制定具體的行動方案。、項目準備階段項目準備階段的目的是：確定合適的項目經(jīng)理；建立雙方的項目組織，建立項目組織的高

9、效的決策和解決問題的機制，并在項目組織內(nèi)部，對于項目的遠景達成共識；對業(yè)務運作流程進行調(diào)研，確定實施主計劃及需求調(diào)研報告；召開項目啟動會，使高層以至全體員工，對因項目實施帶來的過程和方法的變革有清楚的 認識，同心協(xié)力，推進項目實施。、項目建設階段項目建設階段的目的是：對實施范圍內(nèi)的業(yè)務進行深入全面的分析，明確業(yè)務需求，并結 合產(chǎn)品擬定應用方案。建立一套系統(tǒng)運行的良好制度。、項目交付階段項目交付階段的目的是：建立一個良好的軟件使用制度、完成大量用戶的操作培訓、完成從模擬運行階段到正式運行的轉(zhuǎn)換。、運行支持階段運行支持階段的目的是：系統(tǒng)上線后的運行支持，對出現(xiàn)的問題進行分類并快速解決，項 目總結和

10、驗收、項目交接和軟件商顧問撤離后的維護。5、 投資概算:項目的大概投資范圍如下:類別項目價格（人民幣）備注系統(tǒng)平臺協(xié)同OA系統(tǒng)平臺價格（xxx并發(fā)用戶數(shù)）客戶化及實施協(xié)同OA系統(tǒng)實施費用1硬件服務器費用總計包括公司總部 及各下屬公司6、 項目可檢測目標和方法:為保證項目質(zhì)量，將項目進程所完成的以下交付結果定義為項目里程碑，必須進行驗收與 批準。項目里程碑有：里程碑1:項目小組成立交付結果：項目小組名單、實施方案里程碑2:系統(tǒng)安裝交付結果：系統(tǒng)安裝確認書里程碑3:系統(tǒng)上線交付結果：產(chǎn)品安裝盤、用戶手冊（含安裝手冊、管理員手冊、用戶 使用手冊）、需求調(diào)研報告等里程碑4:用戶培訓交付結果：培訓計劃、

11、系統(tǒng)簡易操作手冊、培訓試題、培訓總結里程碑5:項目驗收交付結果：項目驗收報告7、 項目風險和防范：本章主要描述系統(tǒng)在建設和實施過程中可能出現(xiàn)的風險以及我們針對風險的防范措施。8.1 業(yè)務上的風險與防范造成業(yè)務上的風險的主要原因是：業(yè)務人員需求不完整軟件供應商人員不了解需求需求頻繁變更防范措施：為避免這些風險，我們選擇具有高度知名品牌、 實力雄厚、擁有規(guī)范實施體系的供應商， 用友公司是國內(nèi)最大的管理軟件供應商，協(xié)同OA的市場占有率第一，利用該公司具有的實施協(xié)同OA系統(tǒng)的經(jīng)驗幫助我們來規(guī)避上述風險，同時通過培訓，在企業(yè)內(nèi)部可以引導業(yè)務人員正確、有效的利用該系統(tǒng)。8.2 項目實施的風險項目頻頻延期，

12、乃至整個項目的失敗防范項目實施中的風險我們需要采用專業(yè)的項目管理理論和方法在項目中，我們可借鑒采用專業(yè)項目管理工具來實現(xiàn)項目管理，可以幫助我們沉淀項目管理過程中的文檔，當我們項目結束后，將成為xxx信息化建設項目的一個重要知識庫，供后續(xù)項目借鑒。也即是說，在項目管理過程中，我們的項目成員將親歷一個 知識管理與沉淀的過程并使得這個過程中產(chǎn)生的企業(yè)知識可供我們后續(xù)項目所用。8.3 技術上的風險與防范在技術上面的風險主要有以下一些方面需要考慮：(1)數(shù)據(jù)獲取與處理方面技術方面要考慮的原則是：第一，采用的技術要符合國際標準，遵循標準可以從系統(tǒng)架構上做好質(zhì)量把關；第二，系統(tǒng)設計要考慮到可擴展性，以便在需要的時候可以較方便的升級或擴展功能，從而保障系統(tǒng)的前期投入；第三，系統(tǒng)設計要考慮到數(shù)據(jù)安全性；第四，要考慮到可集成性，便于和其他軟件系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)與協(xié)作。防范措施：通過選擇適當?shù)漠a(chǎn)品和技術及有經(jīng)驗的軟件商， 在很大程度上可以避免技術風 險。基于這方面考慮，協(xié)同 OA系統(tǒng)的建設我們采用 MYSQ段系型數(shù)據(jù)庫，以適應 大量的數(shù)據(jù)處理及滿足集成擴展性。另外在中間層采用免費的TOMCATZ用組件,在確保應用的同時減低投入成本。(2)產(chǎn)品平臺上的風險產(chǎn)品平臺若有致命的不可彌補的缺陷，必將造成應用系統(tǒng)的先天不足，從而造成本次系統(tǒng)的技術風險。防范措施：基于這