醫(yī)院公文管理制度

1、醫(yī)院公文管理制度第一章總則第一條為做好我院公文管理工作，使公文處理進(jìn)一步規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、程序化，提高公文處理質(zhì)量和工作效率，特制定本規(guī)定。第二條 公文是傳達(dá)上級精神， 發(fā)布行政決議和規(guī)章， 請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況和交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。第三條 各級領(lǐng)導(dǎo)和辦文人員要增強(qiáng)公文意識， 樹立高度責(zé)任感，嚴(yán)格辦文程序和制度，層層把關(guān)，層層負(fù)責(zé)，發(fā)揚(yáng)深入實(shí)際、調(diào)查研究、實(shí)事求是的工作作風(fēng)，克服官僚主義、形式主義和文牘主義、努力提高公文處理工作的質(zhì)量和效率。第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精確、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全；嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保安全。第

2、五條院長辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本院公文處理工作并指導(dǎo)各部門公文處理工作。第二章公文種類第六條根據(jù)我院實(shí)際，我院公文的主要種類有：1 .決定：適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門、科室及人員，變更或撤銷下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。2 .決議：適用于經(jīng)過會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要事項(xiàng)。3 .通知：適用于批轉(zhuǎn)下級部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)單位和不相隸屬機(jī)關(guān)單位的公文， 傳達(dá)要求下級部門辦理和需要有關(guān)單位周知或 執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。4 .通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。5 .報(bào)告：適用于向上級機(jī)關(guān)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)單位的詢

3、問。6 .請示：適用于向上級機(jī)關(guān)單位請求指示或批準(zhǔn)的事項(xiàng)。7 .意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8 .函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。9 .規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。10 .會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。第三章公文格式第七條公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。第八條公文文頭一般包括文件名稱、發(fā)文字號、 簽發(fā)人等內(nèi)容。1 .文件名稱，發(fā)文統(tǒng)一使用印有“ * 醫(yī)院” （套紅）名稱的信箋紙。2 .發(fā)文字號 包括院、部門代字、年份、順序號，置于文件名稱之下、橫線之上、居中。如標(biāo)注

4、簽發(fā)人，簽發(fā)人居橫線上右側(cè)。3 .簽發(fā)人 向上級機(jī)關(guān)報(bào)送的文件，要由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，主要負(fù)責(zé)人外出時(shí)，經(jīng)其授權(quán)由主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人姓名、會簽人姓名置于發(fā)文號的同行右端。第九條 公文正文部分一般包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)單位、部門、內(nèi)容、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)單位、發(fā)文日期、印章等。1 .標(biāo)題 置于文頭之下、主送機(jī)關(guān)單位、部門之上、居中。標(biāo)題一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)單位名稱、事由、公文種類，要準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和書名外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。2 .主送機(jī)關(guān)單位、部門 是指公文的主要受理機(jī)關(guān)單位、部門，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。一般置于標(biāo)題之下、正文之上、左端頂格。一般

5、普發(fā)公文，可主送幾個(gè)以上單位；向上請示，一般只寫一個(gè)主送單位，不宜多頭主送，以免責(zé)任不明。如需同時(shí)送其他單位，可用抄送形式。3 .內(nèi)容 是公文的主體，要求情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字簡煉、得體。公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)）應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。4 .附件 正文的補(bǔ)充說明或有關(guān)參考資料。附件名稱標(biāo)于正文內(nèi)容之后、發(fā)文機(jī)關(guān)之前，注明附件名稱和件數(shù)。附件與主件合訂在一起，并在正文之后。5 .發(fā)文機(jī)關(guān)又稱落款。落款應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱，置于正文內(nèi)容末尾的右下方。6 .發(fā)文日期一般署會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期，發(fā)文日期應(yīng)當(dāng)以漢字寫明年、月、日，置于發(fā)文機(jī)關(guān)署名的右下方。7 .印章 所

6、有發(fā)文，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。印章蓋在年月日的中上方，上沿不壓正文、下沿略壓年月日。如印章蓋在正文內(nèi)容脫離 的空頁上，要在該空頁的左上方標(biāo)“ （此頁無正文） ” 。第十條 公文文尾部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、印刷份數(shù)。公文為函件時(shí)，文尾只包括主題詞、抄送欄、份數(shù)等，且不注印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。1. 主題詞 反映文件主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組，置于發(fā)文日期之下、抄送欄上橫線的左端。主題詞按國務(wù)院公文主題詞表規(guī)定標(biāo)引。2. 抄送機(jī)關(guān) 除主送機(jī)關(guān)外，其他需要執(zhí)行和知曉公文的機(jī)關(guān)單位。送往上級機(jī)關(guān)的為“抄報(bào)” ，送往同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的為“抄送” 。抄送、抄報(bào)欄設(shè)在文尾主題詞之

7、下。3. 印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和印刷份數(shù) 印發(fā)機(jī)關(guān)是指印發(fā)公文機(jī)關(guān)的辦公部門； 印發(fā)日期是印發(fā)機(jī)關(guān)印刷公文的起印日期， 一般印成“X年X月X日印發(fā)”；印刷份數(shù)是文件印刷的總數(shù)，一般是根據(jù)發(fā)放范圍、歸檔份數(shù)、發(fā)文機(jī)關(guān)留用等方面的需要來確定，印成“共印XXX份”。印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和印刷份數(shù)置于公文末頁下端。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在同一行左右兩側(cè)頂端， 中間隔一定距離， 并用兩條與圖文區(qū)等寬的細(xì)實(shí)線相夾。印刷份數(shù)置于抄送欄下橫線右下側(cè)、印發(fā)日期的下方。第十一條公文排版格式 公文文字從左至右橫排，左側(cè)裝訂，公文用紙一律采用A4型（210毫米X 297毫米），公文首頁為印有眉頭的公文紙。 全文采取宋體， 文

8、號小四號加黑， 大標(biāo)題 2 號加黑，正文 4 號，頁碼小 5 號，簽發(fā)人（會簽人）用 3 號，主題詞用小 4號。全文間距25 磅。頁面設(shè)置：上2 厘米、下 2 厘米、左 2 厘米、 右 2 厘米。第四章 行文規(guī)則第十二條 院部可以對上對下行文，也可以與有關(guān)單位和兄弟單位之間互相行文。院內(nèi)其他科、部一律不對外行文。第十三條院長辦公室根據(jù)院部授權(quán)，可以分別向院內(nèi)各科、部行文。第十四條信函行文首頁一律使用套紅居中印有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的信箋紙，可以編發(fā)文字號，標(biāo)注于信箋紙上發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的中下方。第十五條向院長請示問題，除院長直接交辦的事項(xiàng)外，請示應(yīng)當(dāng)送院長辦公室按規(guī)定程序處理，不應(yīng)當(dāng)直接送院長本人。第十六

9、條除院長直接交辦的事項(xiàng)外，不得以醫(yī)院名義向上級機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示” 、 “意見”和“報(bào)告” 。第五章 公文辦理第十七條 公文辦理是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、 辦公室和其他職能部門的一項(xiàng)經(jīng)常性的重要工作。它對于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院職能，加強(qiáng)醫(yī)院建設(shè)，提高醫(yī)院工作效率，有著極大的關(guān)系。 公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理兩大部分。第十八條 收文辦理由收文登記、閱批、傳遞、催辦、存檔等環(huán)節(jié)組成。1. 收文登記對收進(jìn)的外來文件、電報(bào)，由院長辦公室統(tǒng)一進(jìn)行簽收、拆封、登記。 院領(lǐng)導(dǎo)親收件，交本人拆封。親收人如認(rèn)為需要醫(yī)院存查或處理的，可以交校長辦公室按收文登記辦理。2. 閱批收文登記后，一般公文由院長辦公室負(fù)責(zé)人閱簽提出擬辦意見

10、，轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門承辦。 重要公文由院長辦公室負(fù)責(zé)人閱簽， 呈送院領(lǐng) 導(dǎo)閱批后， 由院長辦公室轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門承辦或組織傳閱。 急件應(yīng)即時(shí)閱批。3. 傳遞各部門傳送文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，文件傳送必須在送件簿上登記，憑送件簿分送收件部門，收件部門收件后應(yīng)在送件簿上簽收。4. 催辦院長辦公室人員及時(shí)掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)和處理情況，對辦理的公文要負(fù)責(zé)檢查催辦，防止漏辦或延誤。 院長辦公室對公文處理情況有催辦、督促和檢查的責(zé)任。5. 存檔各種收文交由院長辦公室統(tǒng)一存檔。第十九條發(fā)文辦理由擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、登記、繕印、校對、用印、發(fā)送等環(huán)節(jié)組成。1. 擬稿以醫(yī)院名義發(fā)出的綜合性報(bào)告、請示等，由院長辦公室擬稿或組織

11、有關(guān)部門共同擬稿。凡是各部門需要以醫(yī)院名義行文批發(fā)本部門文件時(shí)，由各部門擬交院長辦公室行文。擬稿時(shí)注意事項(xiàng)：用詞準(zhǔn)確、規(guī)范。人名、地名、專用術(shù)語、數(shù)字、事物名稱、引文準(zhǔn)確無誤。使用簡稱，應(yīng)先用全稱在括號內(nèi)注明“以下簡稱XX” ( 簡稱應(yīng)規(guī)范化。時(shí)間應(yīng)寫具體的年月日，不要把“ 20 XX年”簡寫 成“xx年” 一般不用“明年”、“上月”、“前日”等概念。不寫不規(guī) 范的字。公文中的數(shù)字，除發(fā)文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、 縮略語， 具有修辭色彩的語句作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。公文中應(yīng)使用國家法定的計(jì)量單位。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。起草公文的依據(jù)文件、重

12、要參考資料及有關(guān)說明材料，應(yīng)附在 文稿之后。2. 核稿核稿時(shí)，要對公文草稿的內(nèi)容、文字、格式和行文規(guī)范等方面進(jìn)行審核和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。公文草擬后送有關(guān)負(fù)責(zé)同志審核。各部門以醫(yī)院名義發(fā)出的公文，應(yīng)先經(jīng)分管院長核閱簽字，送院長辦公室復(fù)核后， 再送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 緊急公文在送審時(shí)應(yīng)提出辦理 時(shí)限。凡涉及幾個(gè)部門工作的公文， 由主辦部門會同有關(guān)部門負(fù)責(zé)同志一并核閱會簽。院長辦公室復(fù)核部門所擬需以醫(yī)院名義發(fā)出的文件，一般只作文字上必須的少量修改， 必要時(shí)可作內(nèi)容上適當(dāng)調(diào)整或要求有關(guān)部門修改后再送審。未經(jīng)核稿的公文，或須會簽而未會簽，須送附件而未附送的公 文，一律不得送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3. 編號、登記院長辦公室對以醫(yī)院名義發(fā)出的文件都要編號、登記。4. 簽發(fā)屬于全面的、重要的方針、政策性問題，應(yīng)以醫(yī)院發(fā)文。以醫(yī)院名義發(fā)出的文件，都應(yīng)由院長簽發(fā)。屬于正常工作性質(zhì)的例行公文，院長辦公室可以根據(jù)授權(quán)簽發(fā)。5. 用印、發(fā)送簽發(fā)后應(yīng)在文件未頁加蓋單位印章。 最后， 由公文擬稿部門負(fù)責(zé)，按公文要求投送公文主送、抄報(bào)（送）單位。6. 歸檔公文發(fā)送后，院長辦公室負(fù)責(zé)將發(fā)文原件歸檔。第六章 附則第二十條 本規(guī)定由醫(yī)院授權(quán)院長辦公室負(fù)責(zé)解釋。第二十一條公文發(fā)文字號規(guī)定為了正確使用和處理各類公文，加強(qiáng)公文的規(guī)范管理，現(xiàn)對院各 部門公文發(fā)文字號作如下規(guī)