視頻會(huì)議系統(tǒng)管理制度(修訂后)

1、視頻會(huì)議系統(tǒng)管理規(guī)定第一章 總 則為了正確、 規(guī)范的使用視頻會(huì)議系統(tǒng) ,提高會(huì)議舉辦的效 率及質(zhì)量 ,保證視頻會(huì)議能夠長期有效的進(jìn)行, 特制定本規(guī)第二章 設(shè)備管理一、視頻會(huì)議系統(tǒng)主要由攝像頭、 話筒、 會(huì)議專用電腦、 圖像顯示設(shè)備、音箱設(shè)備等構(gòu)成。二、視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備是會(huì)議專用設(shè)備，除開展視頻會(huì) 議外，嚴(yán)禁挪作他用。三、嚴(yán)禁在視頻會(huì)議專用電腦上安裝其他無關(guān)軟件，并 定期做好病毒防護(hù)等安全維護(hù)工作。四、視頻會(huì)議系統(tǒng)的各項(xiàng)設(shè)備參數(shù)是已經(jīng)設(shè)定好的，與 會(huì)人員在使用時(shí)，不得隨意更改。五、視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備由辦公室指定專人進(jìn)行保管和維 護(hù)；運(yùn)營部指定專人提供技術(shù)保障、負(fù)責(zé)定期進(jìn)行視頻會(huì)議 系統(tǒng)的檢查，如發(fā)

2、現(xiàn)設(shè)備、軟件及線路等出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí) 進(jìn)行設(shè)備維修、軟件調(diào)試及故障排除。六、各部門使用視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備前，必須至辦公室辦 理登記手續(xù)， 在使用期間， 要妥善保管好設(shè)備， 會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)將設(shè)備交還辦公室第三章會(huì)議管理一、視頻會(huì)議的召開本著節(jié)約經(jīng)費(fèi)、提高會(huì)議效率的原 則進(jìn)行，凡是適合以視頻會(huì)議方式召開的會(huì)議、培訓(xùn)等，應(yīng) 通過視頻會(huì)議方式實(shí)施。二、分公司各部門、各中支如使用視頻會(huì)議，需由本單 位視頻會(huì)議申請(qǐng)人提前一周在視頻會(huì)議申請(qǐng)系統(tǒng)中進(jìn)行申 請(qǐng)，緊急會(huì)議需提前三天進(jìn)行申請(qǐng)，申請(qǐng)成功后，系統(tǒng)將自 動(dòng)生成申請(qǐng)單，申請(qǐng)人將打印出的申請(qǐng)單交本單位辦公室進(jìn) 行審核，辦公室確認(rèn)公司會(huì)議室可以使用后，將申請(qǐng)單

3、轉(zhuǎn)至 分公司視頻會(huì)議管理員進(jìn)行會(huì)議的預(yù)定。一般會(huì)議分公司視 頻會(huì)議管理員將在收到申請(qǐng)單之后三天之內(nèi)通知申請(qǐng)人會(huì) 議預(yù)定結(jié)果，緊急會(huì)議分公司視頻會(huì)議管理員將在收到申請(qǐng) 單之后二天之內(nèi)通知申請(qǐng)人會(huì)議預(yù)定結(jié)果。三、會(huì)議預(yù)定好以后，主辦部門要通過郵件及時(shí)通知參 會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間和議題。四、視頻會(huì)議應(yīng)在會(huì)議室召開，如遇特殊情況，應(yīng)保證 開會(huì)辦公室環(huán)境良好、無噪音。五、與會(huì)人員要在會(huì)議開始前半小時(shí)準(zhǔn)時(shí)打開設(shè)備，隨 時(shí)與參會(huì)人員進(jìn)行 視頻和音頻的效果 調(diào)試，確保視頻會(huì)議的 正常使用，如發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)向本單位信息技術(shù)人員反映 排除故障。調(diào)試完畢的單位，必須將麥克調(diào)至關(guān)閉狀態(tài)，以 免分會(huì)場聲音傳至主會(huì)場，影響整個(gè)會(huì)議效果。六、所有參會(huì)人員必須提前 5 分鐘到達(dá)會(huì)場，保持會(huì)議 嚴(yán)肅性，嚴(yán)禁遲到、早退現(xiàn)象。七、視頻會(huì)議進(jìn)行過程中， 各參會(huì)單位應(yīng)保持會(huì)場安靜， 會(huì)議中如有單位需要發(fā)言時(shí)，方可打開麥克進(jìn)行講話，除發(fā) 言單位外，所有分會(huì)場均關(guān)閉話筒。第四章 其 他一、視頻會(huì)議設(shè)備放置環(huán)境要做到干燥、防水、防塵并 保持溫度不要過高。二、會(huì)議結(jié)束后要及時(shí)將各項(xiàng)設(shè)備電源關(guān)閉