辦公自動化系統(tǒng)總體設(shè)計方案

1、£工清隼創(chuàng)新Intfmation Tech Creative綜合辦公自動化系統(tǒng)文檔編號：-OA-ZT版本號：01辦公自動化系統(tǒng)總體設(shè)計方案項目名稱：綜合辦公自動化系統(tǒng)1清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司精品清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司'ZtT, 口令令今年 月本報告及其報告中包含的信息屬于且僅屬于清華創(chuàng)新信息系統(tǒng)有限公司、所有在任何情況下，沒有以上機構(gòu)的許可，不得在這個機構(gòu)之外的地方進行印刷、復(fù)制。違者必究。本報告為綜合辦公自動化系統(tǒng)的總體設(shè)計方案說明 版本歷史:版本作者日期備注00任鋼1999/04/26初稿01任鋼2000/7/26修改稿感謝下載載目錄第一部分 需求分析 6一、系統(tǒng)概況

2、二、系統(tǒng)總體目標(biāo)82-1 通用性 82-2 實用性 82-3 網(wǎng)絡(luò)化 82-4 先進性 82-5 安全性 82-6 可擴充性 9三、系統(tǒng)邊界1. 03-1職能邊界 1.03-2地理邊界 1.03-3功能邊界 1.0四、系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)描述 13第二部分 概要設(shè)計 14系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo) 14系統(tǒng)性質(zhì)分析1. 4系統(tǒng)的開發(fā)方法和工具 147-1 以最終用戶為主的開發(fā)方法1.47-2 系統(tǒng)開發(fā)工具1.5系統(tǒng)功能設(shè)計1. 58-1 收文管理子系統(tǒng)1.58-2發(fā)文管理子系統(tǒng)1.78-3 檔案管理子系統(tǒng)1.98-4 會議管理子系統(tǒng)2.28-5 電子郵件子系統(tǒng)2.78-6 公告欄子系統(tǒng)2.88-7 論壇子系統(tǒng)2.

3、88-8 專題信息子系統(tǒng)2.9界面設(shè)計309-1 概述 3.09-2 界面劃分 3.19-3 個人辦公界面3.19-4 子系統(tǒng)專用界面3.1第三部分 總體規(guī)劃 32NOTES系統(tǒng)總體方案3210-1 Notes/Web服務(wù)器 3.210-2 Notes/Web Client 3.410-3 移動用戶和撥號服務(wù)器 3.510-4 各 Notes 系統(tǒng)之間的連接3.5第四部分 系統(tǒng)的投資概算和效益分析37第五部分 系統(tǒng)實施方案37一、 Notes 系統(tǒng)設(shè)計 3.7二、市局Notes 系統(tǒng)管理員和開發(fā)人員的培訓(xùn) 3.8.三、分局Notes 系統(tǒng)管理員培訓(xùn) 3.8 四、安裝辦公自動化試運行系統(tǒng) 3.8

4、五、辦公自動化系統(tǒng)試點和完善 3.8六、辦公自動化系統(tǒng)培訓(xùn)和推廣 3.8附錄 C ： LOTUS NOTES/DOMINO 與企業(yè)信息網(wǎng) 40傳統(tǒng)信息技術(shù)的局限性40認(rèn)識企業(yè)信息網(wǎng)41LOTUS DOMINO/NOTES功能概述 .43LOTUS DOMINO/NOTES與企業(yè)信息網(wǎng) 44對于構(gòu)建企業(yè)信息網(wǎng)的再討論：LOTUS DOMINO /N OTES與其它方案的比較 45第一部分 需求分析現(xiàn)代辦公需要先進的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)。電子化、無紙化以及協(xié)同辦公，都已成為提高辦公效率，加強管理的有效手段。是市的供電管理單位，每天都有大量的公文往來，同時還有各種會議等管理工作，因此需要一套先進的、高效率

5、的、覆蓋全企業(yè)的辦公自動化軟件來代替以往的手工傳遞作業(yè)，提供更好的文件管理功能，充分發(fā)揮協(xié)同辦公的威力。同時也為與世界先進的辦公機制接軌打下良好的基礎(chǔ)。一、系統(tǒng)概況為了滿足當(dāng)前辦公業(yè)務(wù)的實際需求，滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需要，進一步提高企業(yè)辦公效率，加快企業(yè)信息化的進程，達(dá)到增收節(jié)支的目的，急須建設(shè)的辦公自動化系統(tǒng)，使辦公自動化系統(tǒng)覆蓋從機關(guān)到基層的各個單位，使企業(yè)范圍內(nèi)每個人之間都可以通過電子郵件快速、安全地通訊，為企業(yè)建立一個安全、強壯的通訊基礎(chǔ)設(shè)施，并在此基礎(chǔ)之上擴充辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的功能和范圍，把主要辦公業(yè)務(wù)流程計算機化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)文件電子化，無紙辦公，形成企業(yè)辦公網(wǎng)絡(luò)，從而使工作人員之

6、間可以更快地交換信息、更好地協(xié)同工作，提高辦公效率，降低企業(yè)開支，建立一個采用先進技術(shù)的、流程控制完備的、達(dá)到國內(nèi)先進水平的辦公自動化系統(tǒng)。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該采用世界領(lǐng)先水平的辦公自動化系統(tǒng)技術(shù)和開發(fā)工具， IBM 的 Lotus Notes 正是這樣一個辦公自動化平臺。Lotus Notes 是 Lotus（ 蓮花 ）公司的軟件產(chǎn)品， Lotus 公司在群件 （用于工作組協(xié)同工作的軟件）方面居于世界領(lǐng)先水平，領(lǐng)導(dǎo)著群件的標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)展。 1996 年被 IBM 公司強行收購 ,耗資 30 億美元，成為 IBM 的子公司。 Lotus Notes 是全球應(yīng)用最為廣泛的群件產(chǎn)品。到

7、 1996 年，該軟件的用戶數(shù)已經(jīng)達(dá)到 900 萬個，全球500 家最大企業(yè)中有 423 家使用該軟件作為辦公系統(tǒng)平臺，在中國，有超過500 家政府和企業(yè)級用戶，包括國務(wù)院辦公廳、信息產(chǎn)業(yè)部、勞動部、國家信息中心、中國人民保險公司、中國人民銀行等。目前， Lotus Domino/Notes（Lotus Notes 4.6） 是 Lotus Notes 的最新版本， 辦公自動化系統(tǒng)將采用此版本作為辦公自動化系統(tǒng)平臺。 Lotus 公司簡介和市場情況見附錄B。 Lotus Domino/Notes 功能概述見附錄C。辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該利用 Lotus Notes 先進的工作流程自動化技術(shù)快速把當(dāng)

8、前的主要辦公業(yè)務(wù)：公文管理、會議管理、檔案管理的業(yè)務(wù)流程納入計算機管理，在計算機網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)， 縮短辦公業(yè)務(wù)的流程時間， 減少工作人員的工作量， 提高企業(yè)的辦公效率。同時，為領(lǐng)導(dǎo)提供領(lǐng)導(dǎo)辦公系統(tǒng)，為辦公人員提供辦公人員辦公系統(tǒng)，方便日常的工作，成為個人辦公的輔助工具，提高全企業(yè)每個管理人員的辦公效率。另一方面， 建立新辦公自動化系統(tǒng)也為建立企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)打下堅實的基礎(chǔ)。 利用 LotusDomino/Notes 的強大的信息集成能力和通訊能力， 實現(xiàn)的各類企業(yè)級信息的收集和存儲、信息的處理和傳輸以及信息的發(fā)布和共享，通過這個信息網(wǎng)絡(luò)了解整個企業(yè)的狀態(tài)，使信息為決策提供支持，實現(xiàn)企業(yè)級的協(xié)調(diào)和協(xié)作。

9、作為管理信息系統(tǒng)（MIS）系統(tǒng)的一部分，隨著辦公自動化系統(tǒng)的建成和應(yīng)用，將會提高管理人員的計算機應(yīng)用水平， 提高大家對計算機應(yīng)用的積極性， 對將來 MIS 系統(tǒng)的建 成大有幫助。綜上所述，建立辦公自動化系統(tǒng)是符合企業(yè)當(dāng)前實際需要的、符合企業(yè)發(fā)展需要的、符合現(xiàn)代化辦公潮流的。它的建成將會提高企業(yè)辦公效率、降低企業(yè)辦公開支、提高企業(yè)信息化水平，并將標(biāo)志著辦公自動化水平進入國內(nèi)先進水平的行列。二、系統(tǒng)總體目標(biāo)2-1 通用性辦公自動化系統(tǒng)必須適應(yīng)從局機關(guān)到基層的各個單位橫向及縱向之間相互關(guān)聯(lián)的辦公業(yè)務(wù)需要，滿足各種辦公業(yè)務(wù)的需要，滿足各種不同職務(wù)的個人的辦公需要，而不是針對某一單位或某一種業(yè)務(wù)流程或某

10、一職務(wù)個人的系統(tǒng)，是面向整個企業(yè)的、各種辦公業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)。它必須能適應(yīng)各個單位各種各樣不同的環(huán)境，符合國際標(biāo)準(zhǔn)，可以適應(yīng)各種各樣的計算機操作系統(tǒng)平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺，是一個開放的、可擴充的系統(tǒng)。2-2 實用性辦公自動化系統(tǒng)必須面向最終用戶， 以最終用戶為主， 做到操作簡單方便， 界面友好，業(yè)務(wù)流程合理，真正符合最終用戶的實際需要。經(jīng)過短期培訓(xùn)，在 34個月的時間 內(nèi) OA 系統(tǒng)可在全局范圍內(nèi)全面展開。2-3 網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)要能夠隨著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，真正覆蓋所使用單位和部門以至于覆蓋全局的每個管理人員，使每個人都可以通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和他人通訊、交流、協(xié)作，進行辦公業(yè)務(wù)往來，查詢各種企業(yè)信息。通過辦

11、公自動化網(wǎng)絡(luò)進行信息的收集和存儲，信息的處理和傳輸以及信息的發(fā)布和共享。2-4 先進性辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)采用國際先進的辦公自動化技術(shù)，結(jié)合的實際情況，利用 LotusDomino/Notes 強大、快速的辦公自動化應(yīng)用開發(fā)工具，在1998 年內(nèi)把辦公自動化系統(tǒng)建成為國內(nèi)先進水平的系統(tǒng)，并且逐步向國際先進的辦公自動化系統(tǒng)靠攏。2-5 安全性信息共享、網(wǎng)絡(luò)化辦公必須保證信息的安全性，數(shù)據(jù)的丟失，信息的不安全將會給企業(yè)帶來巨大的損失。 Lotus Domino/Notes 提供強大的系統(tǒng)安全機制。一個分布系統(tǒng)的安全性的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)加密， Notes 的加密技術(shù)基于 RSA 公共密鑰加密技術(shù)， 這是 目

12、前工業(yè)界唯一無法破密的加密技術(shù)。在此基礎(chǔ)上， Notes 提供四級安全措施：驗證（用于任何一次用戶訪問），存取控制（七種訪問級別，用于控制用戶的訪問權(quán)限），加密（用于網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、表單、視圖以及文檔甚至域），電子簽名（防止別人假冒）， 保證系統(tǒng)的安全性。Notes 還提供群集服務(wù)器功能 （當(dāng)一個服務(wù)器失效時， 它的工作可由其它服務(wù)器完成） ， 強大的復(fù)制技術(shù)用于數(shù)據(jù)的備份， 保證數(shù)據(jù)和服務(wù)的高可靠性。在辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)中，還必須考慮到數(shù)據(jù)的安全性，通過程序的手段控制不同用戶的訪問權(quán)限， 保證應(yīng)用系統(tǒng)的安全性。必須加強安全管理，建立健全的安全管理規(guī)章制度， 保證數(shù)據(jù)和系統(tǒng)在物

13、理上的安全 性。2-6 可擴充性辦公自動化系統(tǒng)必須是開放的、規(guī)模可伸縮的、功能可以擴充的系統(tǒng)。 LotusDomino/Notes 是一個理想的信息容器， 可以存儲、 傳輸和處理各種各樣的多媒體信息如聲音、圖象、錄象信息、影象信息、超文本等。利用 Lotus Domino/Notes 的這種特點，可以方便地把多媒體功能加入到辦公自動化系統(tǒng)中。 Lotus Domino/Notes完全支持 Intranet/Internet 標(biāo)準(zhǔn)，它的工作站也是Intranet/Internet 瀏覽器，它的服務(wù)器也是Web 服務(wù)器，通過它可以方便地組成企業(yè) Intranet/Internet 網(wǎng)，開發(fā)Intr

14、anet/Internet 應(yīng)用，并且和Internet 相連，從 Internet 上獲取信息或者向Internet 發(fā)布信息。三、系統(tǒng)邊界3-1 職能邊界從所屬部門、基層單位及其各班組的日常辦公事務(wù)活動。3-2 地理邊界覆蓋局各辦公大樓，全地區(qū)各局屬單位。3-3 功能邊界本系統(tǒng)的功能包括了局內(nèi)辦公系統(tǒng)中的各項目，為各級部門和管理人員提供信息共享和數(shù)據(jù)一元化管理。按功能具體劃分為收文管理、發(fā)文管理、會議管理、檔案管理、公告欄、論壇、專題信息、電子郵件八個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)具體功能如下 :3-3-1 收文管理收文管理子系統(tǒng)用于對全局的收文進行管理， 通過計算機網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、 傳遞、審批、發(fā)

15、送和歸檔，即實現(xiàn)收文的電子批閱流程。此系統(tǒng)提供對收文批閱流程的可視化監(jiān)控、有效的查詢和統(tǒng)計手段，以及將文件按年度、分類號、保存期限、小類號進行歸檔。3-3-2 發(fā)文管理發(fā)文管理子系統(tǒng)用于對全局的發(fā)文進行管理，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、傳遞、審批、發(fā)送和歸檔，即實現(xiàn)發(fā)文的電子批閱流程。此系統(tǒng)提供對發(fā)文批閱流程的可視化監(jiān)控、代碼管理、有效的查詢和統(tǒng)計手段，以及將文件按年度、分類號、小類號保存期限進行歸檔。3-3-3 會議管理本子系統(tǒng)主要用于用來完成組織會議、發(fā)送會議通知、撰寫會議紀(jì)要、安排和落實會議待辦事項、會議室管理等管理工作。3-3-4 公告欄本子系統(tǒng)主要用于對全局的公告信息進行管理，提

16、供一個發(fā)布各種諸如公告、通知、啟事等公共信息的場所。上網(wǎng)人員只要在本系統(tǒng)中發(fā)布一項消息就可以通告內(nèi)所有上網(wǎng)人員， 上網(wǎng)人員也可以通過此系統(tǒng)瀏覽全局的所有公告信息。 可以按照類型、 時間、作者對公告信息進行查詢。這樣，可以及時地對公司內(nèi)部的一些信息進行發(fā)布，方便局內(nèi)人員進行信息交流。本系統(tǒng)可以按照信息分類建成多個專題，比如事故通報、大事紀(jì)要，個人信息公布等。3-3-5 電子郵件本子系統(tǒng)為每一個上網(wǎng)工作人員提供了電子郵件收發(fā)功能和日程安排功能。用戶在此除了可以查閱、發(fā)送郵件外，用戶還可以在此創(chuàng)建邀請、約會、事件或紀(jì)念日，并將其存儲在您的日歷中，對邀請對象發(fā)送通知，手動回復(fù)通知或按預(yù)先設(shè)定處理通知。

17、也可以設(shè)置鬧鈴來提醒您約會、事件、或紀(jì)念日發(fā)生的時間。在查詢時，可以用日歷的形式為用戶顯示當(dāng)天、一天、一周、兩周、一月的日程；在創(chuàng)建新的日程安排時還可以查詢別人的空閑時間，設(shè)置某日程別人是否可以查看到等。同時，由于整個辦公自動化系統(tǒng)都將以電子郵件作為聯(lián)系紐帶，因此，這將是一般用戶在本系統(tǒng)中主要的“辦公室”。3-3-6 論壇本子系統(tǒng)為全局上網(wǎng)人員提供一個信息交流的場所， 可以進行各種各樣的問題的討論，比如技術(shù)問題探討、辦公自動化系統(tǒng)使用經(jīng)驗交流等。圍繞一個中心議題，每個上網(wǎng)人員都可以方便地發(fā)表自己的觀點， 了解他人的觀點， 可以針對他人的意見發(fā)表意見，是一個不受時間、地點限制的、理想的討論場所。

18、3-3-7 檔案管理本子系統(tǒng)主要用于對全局的各類文檔進行分類管理，自動生成案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面，并可以打印案卷目錄、卷內(nèi)目錄和案卷封面。同時提供對已歸檔文件的查詢、借閱功能。3-3-8 專題信息本子系統(tǒng)用于對各種專題信息如安全生產(chǎn)簡報、供電信息、后勤簡訊、行風(fēng)建設(shè)簡報和影像信息的管理。通過本子系統(tǒng)可以制作各類專題信息以及發(fā)送專題信息等。四、系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)描述辦公自動化系統(tǒng)收文管理子系統(tǒng)發(fā)文管理子系統(tǒng)檔案管理子系統(tǒng)會議管理子系統(tǒng)公告欄子系統(tǒng)論壇子系統(tǒng)專題信息子系統(tǒng)電子郵件子系統(tǒng)第二部分 概要設(shè)計系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)辦公自動化系統(tǒng)的主要目標(biāo)是在局內(nèi)形成一個以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)、計算機為手段、高 度

19、信息化的辦公平臺。將現(xiàn)行的手工操作為主的辦公系統(tǒng)提高到這一平臺，籍以提高 管理效率和管理質(zhì)量，將建設(shè)成為國內(nèi)一流企業(yè)，為趕超世界先進的電力企業(yè)打下堅 實的基礎(chǔ)。系統(tǒng)性質(zhì)分析* 辦公自動化系統(tǒng)是一個社會管理技術(shù)系統(tǒng)，它涉及多學(xué)科領(lǐng)域，是集計算機 技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)、管理科學(xué)、檔案學(xué)于一體的綜合系統(tǒng)。因此，系統(tǒng) 的實現(xiàn)需要供電局領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和各方面專業(yè)人員通力合作。* 辦公自動化系統(tǒng)是一個人機的統(tǒng)一體，它是建立在現(xiàn)代的計算機通訊技術(shù)基礎(chǔ) 之上的，利用計算機作為輔助工具，完成各項辦公工作。因此，系統(tǒng)要充分利用現(xiàn)有 的計算機資源，發(fā)揮工作人員的主觀能動性，才能提高系統(tǒng)的性能。* 由于手工作

20、業(yè)中因客觀條件限制，在實際的辦公過程中存在一些不科學(xué)、不規(guī)范 的管理方法，而且工作效率相對較低。因此，本系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)奉行一切從實際出發(fā)的 原則，以科學(xué)的態(tài)度對系統(tǒng)進行設(shè)計，體現(xiàn)現(xiàn)代化辦公的特點。系統(tǒng)的開發(fā)方法和工具辦公自動化的開發(fā)成功與否與采用的系統(tǒng)開發(fā)方法、工具有密切的聯(lián)系。根據(jù)系統(tǒng)的 實現(xiàn)目標(biāo)和我公司多年的開發(fā)經(jīng)驗，對本系統(tǒng)的開發(fā)作如下分析：7-1 以最終用戶為主的開發(fā)方法系統(tǒng)開發(fā)的最終目的是面向最終用戶，因此，系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)以最終用戶的需求為出發(fā)點，充分考慮他們的要求：*使用部門的負(fù)責(zé)人和開發(fā)項目的負(fù)責(zé)人密切配合，保證項目開發(fā)的順利進行。*各職能部門的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)該積極參與系統(tǒng)設(shè)計

21、和試運行。*開發(fā)過程中，系統(tǒng)開發(fā)人員和最終用戶應(yīng)隨時溝通，共同研究、互相督促。7-2 系統(tǒng)開發(fā)工具通過對系統(tǒng)的實現(xiàn) 目 標(biāo)和系統(tǒng)功能要求的 分析 ， 我們決定 采用 Lotus Notes4 .6(Domino 4.6)作為開發(fā)工具。因為，Lotus Notes是世界最先進的群件平臺，全 面實現(xiàn)對非結(jié)構(gòu)化信息的管理和共享；內(nèi)含強大的工作流軟件開發(fā)環(huán)境；用文檔數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)多媒體文檔的管理， 并支持客戶機/ 服務(wù)器方式； 可通過文檔數(shù)據(jù)庫在網(wǎng)絡(luò)上存取、追蹤、儲存和組織信息 ,是群組協(xié)同工作和辦公自動化的有力開發(fā)工具。同時它的Domino Web 服務(wù)器與 Internet 的結(jié)合非常緊密，同時具有強

22、大的電子郵件功能，不但 Notes 用戶之間可以方便地通訊，而且通過Notes 的 X.400 、 SMTP 和 cc:Mail網(wǎng)關(guān)，可以與其它郵件系統(tǒng)的用戶通訊；并且提供了 Web 瀏覽功能，是一個適于交互式商業(yè) Web 應(yīng)用的開發(fā)環(huán)境，因此可以進一步開發(fā)出安全的、交互式Web 應(yīng)用。系統(tǒng)功能設(shè)計8-1 收文管理子系統(tǒng)8-1-1 系統(tǒng)描述該系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)的一個重要的子系統(tǒng)，主要用于對全局的收文進行管理，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、審批、發(fā)送，并將文件按年度、分類號、保存期限 進行歸檔。它是辦公系統(tǒng)中很重要的環(huán)節(jié)，直接影響到辦公自動化水平的高低。本系統(tǒng)按照文件的類型可以分為局辦收文管

23、理、黨辦收文管理、各個系統(tǒng)之間利用安全權(quán)限管理相互獨立。由于局辦收文和黨辦收文流程基本相同，下面以局辦收文為例描述本子系統(tǒng)流程和功能。8-1-2業(yè)務(wù)流程圖8-1-3功能說明來文登記由機要秘書登記，填寫收文處理單。來文掃描和錄入通過掃描儀把來文原文掃描成圖片，錄入到計算機中。收文流程依據(jù)實際業(yè)務(wù)流程，局辦文書先把收文處理單和文件發(fā)往局辦主任批辦后，再發(fā)往主 管局長批示，最后安排傳閱和承辦。收文查詢在視圖中可以按日期、文種、來文單位進行查詢并可以指定時間段；利用查詢按鈕可 以進行特定條件的組合查詢。收文號管理收到來文的計數(shù)，可以對收文號進行修改。精品統(tǒng)計對公文的日收文數(shù)量進行統(tǒng)計，在此基礎(chǔ)上進一步

24、得出各時間段的統(tǒng)計數(shù)字，同時提 供一些圖形顯示方式。打印可以用白紙或標(biāo)準(zhǔn)辦公稿紙打印收文登記薄、收文處理單、文件傳閱單、部門代碼等。8-2發(fā)文管理子系統(tǒng)8-2-1系統(tǒng)描述本系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)的一個重要的子系統(tǒng)，主要用于對全局的發(fā)文進行管理。通 過計算機和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、審批、發(fā)送，并將文件按年度、分類號、保存期限 進行歸檔。它是辦公系統(tǒng)中很重要的環(huán)節(jié)，直接影響到辦公自動化水平的高低。本系統(tǒng)按照文件的類型可以分為局發(fā)文、處室發(fā)文和分局發(fā)文。8-2-2發(fā)文業(yè)務(wù)流程8-2-2-1局發(fā)文業(yè)務(wù)流程發(fā)文人起草發(fā)文填寫發(fā)文處理單1.本部門領(lǐng)導(dǎo) 進行審簽 填寫意見1.會辦部門領(lǐng)導(dǎo) 會簽 填寫意見檔案員歸

25、檔機要秘書給文件編號發(fā)送文件感謝下載載-局辦主任核稿填寫意見1精品8-2-2-2 處室發(fā)文業(yè)務(wù)流程8-2-3 功能說明發(fā)文生成發(fā)文擬稿人起草發(fā)文稿件，并填寫發(fā)文處理單。其中，擬稿時可以采用 WORD97 進 行。發(fā)文流程依據(jù)發(fā)文實際業(yè)務(wù)流程，文件擬稿人把發(fā)文處理單及發(fā)文件依次發(fā)往部門領(lǐng)導(dǎo)進行審簽填寫送審意見、局辦主任核稿、局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，機要秘書文件編號，最后發(fā)送文件。發(fā)文查詢在視圖中可以按日期、文種、發(fā)文部門代碼或發(fā)文部門名稱、簽發(fā)人進行查詢，利用查詢按鈕可以進行特定條件的組合查詢。部門代碼管理每個發(fā)文部門都對應(yīng)著一個代碼，并有發(fā)文文號，可以對這些代碼和文號進行查詢、增加、刪除和修改。統(tǒng)計 對公

26、文的日發(fā)文數(shù)量進行統(tǒng)計，在此基礎(chǔ)上進一步得出各時間段的統(tǒng)計數(shù)字，同時考 慮提供一些圖形顯示方式。打印可以打印發(fā)文登記簿、發(fā)文正文、發(fā)文處理單、部門代碼、紀(jì)要文稿等。除使用 A4紙打印外，對特定文檔可以采用標(biāo)準(zhǔn)辦公用紙 帶格式的稿紙進行打印。同時，在流程的每一步都提供打印功能，方便用戶在必要時手工進行批閱流程，從而提高系統(tǒng)的靈活性，以下各功能模塊中的打印與此相同。8-3 檔案管理子系統(tǒng)8-3-1 系統(tǒng)描述本子系統(tǒng)主要用于對全局的各類文檔進行分類管理，生成案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、案卷封面，并可以打印案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面。另外提供對已歸檔文件的查詢和借閱功能。8-3-2 業(yè)務(wù)流程8-3-

27、2-1 歸檔業(yè)務(wù)流程感謝下載載檔案員初始化歸檔光盤V檔案員從收文庫和發(fā)文庫中把待歸檔文件保存到 已初始化的歸檔光盤上，在檔案庫中生成歸檔文件的索引（條目）8-3-2-2借閱業(yè)務(wù)流程8-3-3功能說明初始化光盤把用來歸檔的光盤進行編號，并貼上標(biāo)簽，初始化用來保存歸檔公文文件的數(shù)據(jù)庫。公文歸檔由系統(tǒng)或檔案員自動定期從收文和發(fā)文庫中提取待歸檔文件，把文件保存到光盤上的 數(shù)據(jù)庫中，在檔案庫中生成一個文件的條目，記錄文件的簡要信息如分類號、保存期 限、年度、小類號、文件類型、文件標(biāo)題、主題詞、保存文件的光盤號等等，用于生 成目錄，供借閱人查詢以及查找文件所處的位置等。當(dāng)一個光盤滿了以后，系統(tǒng)提示 更換光

28、盤。已歸檔文件查詢文件歸檔后，在檔案庫中生成一個條目，包含文件的基本信息，借閱人可以可以按年 度、文件種類、標(biāo)題、收文來文單位、主題詞、文號等查詢公文，支持組合模糊查詢 公文。借閱管理借閱人查詢已歸檔文件，生成借閱申請單，檔案員和領(lǐng)導(dǎo)審批后，借出文件，系統(tǒng)自 動查找存儲文件的光盤號，并提示檔案員放入相應(yīng)的光盤后，把文件發(fā)送給借閱人， 如果在規(guī)定期限內(nèi)借閱人不歸還，則自動取消借閱人的閱讀權(quán)限。生成卷內(nèi)文件目錄按年度、分類號、保存期限和小類號自動生成卷內(nèi)文件目錄。生成案卷封面為每一個案卷生成案卷封面。生成案卷目錄系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前存在的案卷自動生成案卷目錄。打印可以用白紙或標(biāo)準(zhǔn)辦公稿紙打印案卷目錄、卷內(nèi)

29、文件目錄和案卷封面等。檔案的銷毀把到期的短期和長期公文文件從光盤中刪除。精品8-4 會議管理子系統(tǒng)8-4-1 系統(tǒng)描述完成安排、組織會議，發(fā)送會議通知、撰寫會議紀(jì)要，安排、落實會議決定事項，設(shè)置例會等功能。同時，還具有管理會議室、自動預(yù)定會議室、會議室占用檢測沖突等功能。感謝下載載精品8-4-2業(yè)務(wù)流程8-4-2-1會議流程如果占用 其它部門 會議室不同意會議組織者 重新安排時間地點感謝下載載精品感謝下載載8-4-2-2會議紀(jì)要流程8-4-3功能說明8-4-3-1 安排會議起草會議安排：內(nèi)容包括會議名稱、會議時間、會議地點、主持人、承辦單位、聯(lián)系人、參加人員等。修改會議安排會議在尚未召開以前，

30、均可以修改。送審會議安排把會議安排送給審批領(lǐng)導(dǎo)審批。審批會議安排 ：審批領(lǐng)導(dǎo)審閱會議申請后，作出批準(zhǔn)或否決的決定，并且，可以附上意見，送還給報批人。會議申請如果被批準(zhǔn)，可以繼續(xù)流程；如果被否決，就變?yōu)椤捌鸩荨睜顟B(tài)。申請會議室如果占用其它部門的會議室，必須發(fā)送會議室申請到會議室管理員。審批會議室申請會議室管理員可以批準(zhǔn)或否決，如果否決可附上原因，或者可以修改占用會議室的時間，回復(fù)會議組織者。8-4-3-2 會議通知發(fā)送會議通知已經(jīng)審批的會議，就可以發(fā)送會議通知到主持人、參加人員。變動通知已經(jīng)發(fā)送通知的會議，如果時間地點變動，可以發(fā)送會議變動通知到會議參加人員。會議取消通知已經(jīng)審批的會議安排，如果

31、因故取消，可以發(fā)送會議取消通知到主持人、參加人員。答復(fù)會議通知收到會議通知的人員，應(yīng)該給聯(lián)系人回復(fù)能不能出席。會議通知答復(fù)查詢?yōu)闀h組織者提供參考信息。8-4-3-3 例會設(shè)置如果會議定期召開，可以設(shè)置為例會。可以指定召開的周期或指定一年中例會召開的時間，提前發(fā)送通知的天數(shù)，系統(tǒng)自動生成一年中所有會議并預(yù)定會議室，并按照設(shè) 置，由系統(tǒng)自動發(fā)送會議通知。8-4-3-4 會議紀(jì)要對于有些重要會議（不形成局文的），主辦單位需要整理會議紀(jì)要，系統(tǒng)提供了撰寫、編輯、發(fā)送會議紀(jì)要的功能。每份會議紀(jì)要，在發(fā)送以前，只有簽發(fā)、擬稿、打字、封發(fā)人員可以看見其內(nèi)容，發(fā)送以后，接收到紀(jì)要的相關(guān)人員才可以閱讀會議紀(jì)要

32、。起草會議紀(jì)要擬稿人將會議紀(jì)要輸入系統(tǒng)。內(nèi)容包括紀(jì)要題目、紀(jì)要內(nèi)容、紀(jì)要發(fā)至、紀(jì)要送至、批示領(lǐng)導(dǎo)、承辦人等。批示、修改會議紀(jì)要會議紀(jì)要在發(fā)送以前，可以由擬稿人編輯、修改、領(lǐng)導(dǎo)填寫批示意見或者修改紀(jì)要。發(fā)送會議紀(jì)要擬稿人在確認(rèn)紀(jì)要無需修改后，可以把會議紀(jì)要送給相關(guān)人員。打印會議紀(jì)要在任何階段，都可以打印會議紀(jì)要。8-4-3-5 會議查詢可以按時間、承辦單位、狀態(tài)、自己要出席的會議等查詢。8-4-3-6 會議統(tǒng)計可以按時間、承辦單位統(tǒng)計。8-4-3-7 會議室管理局內(nèi)常用的會議室，應(yīng)該作為會議管理系統(tǒng)內(nèi)的會議室管理起來，以便安排會議的人員能夠方便、迅速地選擇會議時間、地點，以防多個會議的地點發(fā)生沖

33、突。會議室的信息有會議室名稱、可容納人數(shù)、描述等。8-4-3-8 會議室預(yù)定防止多個會議發(fā)生地點沖突， 系統(tǒng)提供了會議室的自動預(yù)定功能。 預(yù)定內(nèi)容有預(yù)定人、 預(yù)定日期、使用時間。系統(tǒng)在接受預(yù)定前，進行沖突檢查。8-5 電子郵件子系統(tǒng)8-5-1 系統(tǒng)概述電子郵件子系統(tǒng)主要提供郵件的起草、發(fā)送、接收、回復(fù)等功能，另外提供活動安排的功能。8-5-2 功能說明電子郵件提供電子郵件的收發(fā)功能?；顒影才庞脩暨€可以在此創(chuàng)建邀請、約會、事件或紀(jì)念日，并將其存儲在您的日歷中?？梢詫ρ垖ο蟀l(fā)送通知，手動回復(fù)通知或按預(yù)先設(shè)定處理通知。也可以設(shè)置鬧鈴來提醒您約會、事件、或紀(jì)念日發(fā)生的時間?；顒影才挪樵兛梢杂萌諝v的形

34、式為用戶顯示當(dāng)天、一天、一周、兩周、一月的日程；在創(chuàng)建新的日程安排時還可以查詢別人的空閑時間，設(shè)置某日程別人是否可以查看到等。精品8-6-1 系統(tǒng)概述本子系統(tǒng)提供一個發(fā)布各種諸如公告、通知、啟事等公共信息的場所。上網(wǎng)人員只要在本系統(tǒng)中發(fā)布一項消息就可以通告內(nèi)所有上網(wǎng)人員，上網(wǎng)人員也可以通過此系統(tǒng)瀏覽全局的所有公告信息。8-6-2 功能說明創(chuàng)建公告信息每個上網(wǎng)人員都可以發(fā)布公告信息，并可以指定需要特別通知的人員，直接發(fā)送電子郵件告知。還可以在公告中嵌入多媒體信息。查詢公告信息可以按類別、時間、作者查詢公告信息。自動刪除公告信息系統(tǒng)自動在公告發(fā)布者指定的時間刪除公告信息。安全性控制使用者只能編輯、

35、修改、刪除自己發(fā)布的公告信息，只能查看別人發(fā)布的公告信息。8-7 論壇子系統(tǒng)8-7-1 系統(tǒng)概述本子系統(tǒng)為全局上網(wǎng)人員提供一個信息交流的場所， 可以進行各種各樣的問題的討論，比如技術(shù)問題探討、辦公自動化系統(tǒng)使用經(jīng)驗交流等。圍繞一個中心議題，每個上網(wǎng)人員都可以方便地發(fā)表自己的觀點， 了解他人的觀點， 可以針對他人的意見發(fā)表意見，是一個不受時間、地點限制的、理想的討論場所。8-7-2 功能說明創(chuàng)建主題每個人都可以創(chuàng)建一個討論主題，發(fā)表自己的觀點看法，供大家討論。答復(fù)每個人都可以對主題或答復(fù)進行答復(fù)，發(fā)表自己的觀點。匿名答復(fù)如果發(fā)表意見者不希望留名，可以匿名發(fā)表自己的意見。工作組討論使用者在創(chuàng)建主題

36、時，可以指定那些人員或部門可以參加本主題的討論，并發(fā)送電子 郵件通知有關(guān)人員。主題創(chuàng)建者還可以公開主題，供所有人員討論。安全性控制使用人員只能編輯、修改和刪除自己創(chuàng)建的主題和答復(fù)，只能查看別人創(chuàng)建的主題和 答復(fù)。8-8 專題信息子系統(tǒng)8-8-1 系統(tǒng)概述本子系統(tǒng)用于對各種專題信息如安全生產(chǎn)簡報、供電信息、后勤簡訊、行風(fēng)建設(shè)簡報和影像信息的管理。通過本子系統(tǒng)可以制作各類專題信息以及發(fā)布專題信息等。其中 影像信息專門用于發(fā)布影像或錄像信息的。8-8-2 功能說明創(chuàng)建專題信息專題信息主辦單位人員可以創(chuàng)建專題信息，輸入標(biāo)題、內(nèi)容，還可以用其它字處理軟件或電子表格軟件輸入信息內(nèi)容，然后引入到本系統(tǒng)中來。

37、創(chuàng)建影像信息時，把影像文件引入到專題信息中。發(fā)送專題信息專題信息創(chuàng)建者可以指定專題信息的發(fā)送范圍，并通過電子郵件發(fā)送專題信息給指定人員。查詢專題信息擁有閱讀權(quán)限的人員按專題信息的類別可以快速地查詢各類專題信息。安全性控制只有主辦單位的指定人員可以創(chuàng)建專題信息，并由創(chuàng)建者指定可以看到專題信息的人 員，其他人員將不能看到專題信息。界面設(shè)計9-1 概述系統(tǒng)界面是系統(tǒng)提供給最終用戶訪問系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)的界面，一個系統(tǒng)是否容易使用主要取決于系統(tǒng)的界面對最終用戶是否友好、是否操作簡便。辦公自動化系統(tǒng)的界面設(shè)計遵循以下原則：* 面向最終用戶真正滿足最終用戶的實際需要。不是功能和信息越多越好，而是提供最終用戶真

38、正需要的功能和信息。* 符合GUI 規(guī)范圖形化、風(fēng)格統(tǒng)一、操作方法一致。* 界面友好最終用戶易于理解和接受。* 操作簡便操作過程盡量簡單、方便。* 功能和數(shù)據(jù)集成最終用戶可以在一個單一的界面中方便地訪問各子系統(tǒng)的功能和數(shù)據(jù)，雖然這些功能和數(shù)據(jù)可能來源于不同的子系統(tǒng)和不同的數(shù)據(jù)庫。9-2 界面劃分按最終用戶的行政職務(wù)， 可以把辦公自動化系統(tǒng)的最終用戶劃分為局領(lǐng)導(dǎo)、 中層干部，一般人員三個層次；按最終用戶的系統(tǒng)管理職責(zé)，可以劃分為系統(tǒng)管理員、子系統(tǒng)管理員和一般人員三個層次。雖然局領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、一般人員對不同子系統(tǒng)的側(cè)重點不同，但對每個子系統(tǒng)的使用權(quán)限、功能要求基本相同，因此不按行政職務(wù)劃分不同的

39、界面，而是提供統(tǒng)一的個人辦公界面。對于系統(tǒng)管理員、子系統(tǒng)管理員，其對各子系統(tǒng)的使用權(quán)限、功能要求不同于一般人員，因此為他們提供各子系統(tǒng)專用界面，方便他們對子系統(tǒng)的管理。9-3 個人辦公界面?zhèn)€人辦公界面面向一般用戶（非系統(tǒng)管理員、非子系統(tǒng)管理員），為一般用戶提供風(fēng)格統(tǒng)一、操作簡單方便、友好的用戶界面。用戶可以方便地訪問辦公自動化系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)，獲取各種各樣的信息，幫助個人處理日常辦公業(yè)務(wù)，提高工作效率。9-4 子系統(tǒng)專用界面子系統(tǒng)專用辦公界面面向子系統(tǒng)的管理員和系統(tǒng)管理員。其中收文管理子系統(tǒng)專用界面、發(fā)文管理子系統(tǒng)專用界面，主要面向機要秘書；會議管理子系統(tǒng)專用界面，主要面向局辦秘書；檔案管理子

40、系統(tǒng)專用界面，主要面向檔案室；其它子系統(tǒng)可以使用個人辦公界面，不需要專用界面。感謝下載載第三部分總體規(guī)劃Notes系統(tǒng)總體方案辦公自動化系統(tǒng)采用Lotus Domino/Notes 作為辦公自動化系統(tǒng)平臺，因此建立一個 覆蓋整個的Notes系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)。下圖是 Notes系統(tǒng)總體方案圖。10-1 Notes/Web 服務(wù)器Notes/Web服務(wù)器采用Lotus Domino/Notes Server. Lotus Domino/NotesServer是Notes服務(wù)器和 Web服務(wù)器的集成。通過 Notes服務(wù)器可以為用戶提供 電子郵件和OA應(yīng)用服務(wù)；通過Web服務(wù)器可以為用

41、戶提供Intranet/Internet 應(yīng)用 服務(wù)。10-1-1 局大院Domino/Notes 服務(wù)器局大院的Notes用戶數(shù)將達(dá)到近200個，這樣規(guī)模的Notes系統(tǒng)最好采用多服務(wù)器 的結(jié)構(gòu)，以均衡負(fù)載，提高性能。在服務(wù)器中，按功能可分為應(yīng)用服務(wù)器和郵件服務(wù)器。應(yīng)用服務(wù)器提供辦公自動化應(yīng)用的訪問和數(shù)據(jù)存儲，郵件服務(wù)器負(fù)責(zé)電子郵件的通訊。各 OA 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用一年的數(shù)據(jù)量估計如下：發(fā)文管理： < 1G收文管理：1-2G會議管理： < 100M檔案管理：1-2G電子公告：< 50M論壇：<50M電子郵件：每個用戶 <10M專題信息： < 1G接待： <

42、 50M總計一年的硬盤需求為 4-7G ，加上系統(tǒng)占用，建議容量為 10G 。Domino/Notes 服務(wù)器機型選擇建議采用 IBM PC Server704 作為 Domino/Notes 服務(wù)器 .IBM PC Server704 作為主服務(wù)器，它為每一處理器配置512KB L2 高速緩存，可實現(xiàn)四路 200MHz Pentium Pro 處理器并行工作的強勁功能，其主要配置如下：1. 200MHz Pentium Pro 處理器最多可支持4個 CPU的SMP功能2. 高于 60ns ECC 內(nèi)存，標(biāo)準(zhǔn)配置為 128MB ，最大可擴展到 2GB3. 每個處理器帶有512KB L2 可回寫

43、式緩沖4. 6個PCI/ESIA總線結(jié)構(gòu)可選 100/10Mbps 高速以太網(wǎng)卡5. 17 個擴展托架可使存儲容量擴充到 54GB （包括 12 個熱拔插托架）6. 雙 SCSI-2 Fast/Wide PCI 磁盤控制器和 PCI RAID 適配器 （RAID 型）7. 8 倍速CD-ROM 驅(qū)動器8. 隨機配有Server Guide服務(wù)器使用安裝指南軟件9. 預(yù)裝TME10 NetFinity網(wǎng)絡(luò)管理軟件10. 贈送Lotus NotesIBM PC Server330 作為郵件服務(wù)器，它提供了可選的熱拔插機型和磁盤陣列機型，200MHz Pentium Pro 處理器， 32MB EC

44、C 內(nèi)存系統(tǒng)，大型熱拔插硬盤系統(tǒng)， 9 個 32 位適配器插槽，其主要配置如下：可選 100/10Mbps 高速以太網(wǎng)卡1. Pentium Pro 200MHz 處理器2. 支持 2 個 CPU 的 SMP 功能3. 標(biāo)準(zhǔn)配置為 32MB ECC EDO DIMM 內(nèi)存，最大可擴充到 1GB4. 每個處理器帶有256MB 或 512KB L2 可回寫式緩沖5. PCI/ESIA 總線6. 9/10 個擴展托架使內(nèi)置存儲容量可以高達(dá)27GB7. Uitra SCSI-2 Fast/Wide PCI 磁盤控制器和 PCI RAID 適配器 （RAID 型） 支持 40MB/s 數(shù)據(jù)吞吐量8. 8

45、倍速CD-ROM 驅(qū)動器9. 隨機配有 Server Guide 服務(wù)器使用安裝指南軟件10. 預(yù)裝 TME10 NetFinity 網(wǎng)絡(luò)管理軟件11. 贈送 Lotus NotesDomino/Notes 服務(wù)器操作系統(tǒng)選擇服務(wù)器操作系統(tǒng)選用 Windows NT 4.0, 安裝 Lotus Notes 4.6 Domino Web Server 軟件。10-1-2 縣分局 Domino/Notes 服務(wù)器區(qū)縣分局的情況和局大院的情況相似，只是規(guī)模相對小一些，建議采用 IBM PC Server330 作為 Domino/Notes 服務(wù)器。10-2 Notes/Web ClientNote

46、s/Web Client 是 Notes Client ，它內(nèi)置 Web 瀏覽器， 因此也是一個Web Client 。Notes Client 要求486或以上PC,內(nèi)存最好16M 以上，因此建議采用 586 PC,內(nèi) 存16M ,硬盤1G。由于Notes Client內(nèi)置的有Web瀏覽器，因此不需要另外購買 Web 瀏覽器。 操作系統(tǒng)可以采用 Windows 3.x 和 Windows 95 ， 推薦使用 Windows 95 ， Windows 95 強大的連網(wǎng)能力和易用性是Windows 3.x 不可比擬的。工作站是 586 微機， 內(nèi)存不小于16MB ， 磁盤容量建議不小于1GB。

47、工作站數(shù)量決定使用計算機的崗位數(shù)，最好為每個工作人員配一臺。此處推薦的機型是IBM PC 300 GL. 它配備了 Wake-on-LAN 功能的內(nèi)置以太網(wǎng)卡，支持 DMI2.0 標(biāo)準(zhǔn)接口的 BIOS ， 并能夠進行遠(yuǎn)程開機關(guān)機控制， 遠(yuǎn)程維護， 軟件集中開發(fā)等高級網(wǎng)絡(luò)管理，同時自動識別連接在網(wǎng)上計算機的型號，配置軟件和元件序列號等數(shù)據(jù)，其內(nèi)存是16MB ， 2.5GB 硬盤， Pentium 133MHz 、 166MHz 處理器，支持 MMX 技術(shù)。10-3 移動用戶和撥號服務(wù)器移動用戶或遠(yuǎn)程用戶可以通過公用電話網(wǎng)連接到 Notes 系統(tǒng)中來，在用戶端需要Modem 和訪問公用電話網(wǎng)的手段

48、如電話線或手提電話。服務(wù)器端可以有兩種方式：一是 Notes 服務(wù)器連接一個Modem ， 通過電話線接入公用電話網(wǎng)， Notes 用戶可以撥號進入 Notes 系統(tǒng)，這種方法的好處在于安全性較高，只有登記的 Notes 用戶可以而且只能連接到 Notes 系統(tǒng)中，安全性由 Notes 系統(tǒng)控制。缺點是遠(yuǎn)程用戶只能訪問 Notes 系統(tǒng)，不能訪問其它網(wǎng)上資源，同一時刻只有一個遠(yuǎn)程用戶可以連接到Notes 服務(wù)器，并且對Notes 服務(wù)器的性能有較大影響；二是采用遠(yuǎn)程撥號服務(wù)器，遠(yuǎn)程用戶通過公用電話網(wǎng)撥通撥號服務(wù)器后，可以通過撥號服務(wù)器連接到局大院局域網(wǎng)中， 訪問網(wǎng)絡(luò)上的任何資源。 這種方法的好

49、處是遠(yuǎn)程用戶不但可以訪問 Notes 系統(tǒng)，還可以訪問其它網(wǎng)絡(luò)上的資源，并且同一時刻允許多個遠(yuǎn)程用戶同時訪問網(wǎng)絡(luò)資源，而不會影響系統(tǒng)的性能。缺點是安全性不高，雖然撥號服務(wù)器提供了安全控制，但安全級別不高，一旦非法用戶通過了撥號服務(wù)器的檢查，它就可以訪問網(wǎng)絡(luò)上的任何資源，雖然每個系統(tǒng)都有自己的安全控制，但暴露在非法用戶面前將是非常危險的。補救的辦法是可以指定遠(yuǎn)程用戶只能訪問 Notes 服務(wù)器， 這樣安全性就有了保證， 雖然和第一種方法一樣只能訪問 Notes 系統(tǒng)， 但它允許多個用戶同時訪問， 并且不會影響Notes 服務(wù)器的性能。推薦使用撥號服務(wù)器。10-4 各 Notes 系統(tǒng)之間的連接N

50、otes 系統(tǒng)包括局大院 Notes 系統(tǒng)和各區(qū)縣分局 Notes 系統(tǒng)，各系統(tǒng)之間通過公用電話網(wǎng)相連。公用的辦公自動化應(yīng)用、共享的數(shù)據(jù)庫信息，由服務(wù)器之間通過Notes無可比擬的數(shù)據(jù)庫復(fù)制技術(shù)在各個Notes 系統(tǒng)中保持一致，這樣既提高了 Notes 用戶的訪問速度，又實現(xiàn)了信息共享。以公告欄為例，可以在局大院和各分局的服務(wù)器之間建立復(fù)制關(guān)系， Notes 系統(tǒng)會自動維持電子公告數(shù)據(jù)庫的一致性，當(dāng)一個地方的數(shù)據(jù)庫發(fā)生變化，這個變化會被傳播到其它地方的同一數(shù)據(jù)庫中，并且只有變化會被傳播。變化的最小單位是”域 ”。也就是說一個文檔如果只有一個域發(fā)生了變化，只有這個域變化會被傳播到其它地方，而不是

51、整個文檔。這就大大提高了復(fù)制效率。不論用戶位于哪個地方， 他都可以和其它地方的用戶通過電子郵件通訊，本地 Notes 服務(wù)器會自動轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件。第四部分系統(tǒng)的投資概算和效益分析系統(tǒng)軟件：（推薦使用）Domino5 10 user starter pack（10 用戶）內(nèi)容包括：1 Domino Server + 1 Designer + 9 Notes Client 價格：35200元 辦公自動化軟件系統(tǒng)名稱基本數(shù)（套）基本費用（萬元）費用預(yù)算（萬元）公文管理13.53.5會議管理122檔案管理133日常辦公133合計11.5專用管理 根據(jù)需求調(diào)研協(xié)商解決第五部分系統(tǒng)實施方案一、Notes系統(tǒng)

52、設(shè)計包括域的劃分、網(wǎng)絡(luò)的劃分、命名規(guī)則、安全性設(shè)置等 Notes系統(tǒng)的設(shè)計二、市局Notes系統(tǒng)管理員和開發(fā)人員的培訓(xùn)由Lotus Notes對市局的人員進行Notes系統(tǒng)管理培訓(xùn)和開發(fā)培訓(xùn)，時間為 7天三、分局Notes系統(tǒng)管理員培訓(xùn)由軟件公司對各分局（每分局12人）進行Notes系統(tǒng)管理員培訓(xùn)，時間為5天四、安裝辦公自動化試運行系統(tǒng)總部安裝Notes服務(wù)器，選擇局辦、黨辦作為收文管理子系統(tǒng)的試點部門，檔案室作 為檔案的試點部門，選擇另外12個處室作為發(fā)文管理子系統(tǒng)的試點部門，各相關(guān)部門作為專題信息子系統(tǒng)的試點部門，在這些部門安裝12臺工作站。選擇一個分局作 為試點分局，在該分局安裝一臺 N

53、otes服務(wù)器和510臺工作站，建立分局的會議、 收文、發(fā)文、檔案和其他系統(tǒng)。五、辦公自動化系統(tǒng)試點和完善在各試點部門和分局運行，提出修改完善意見，對辦公自動化系統(tǒng)進行修改完善。在 此期間，完成辦公自動化系統(tǒng)使用手冊的最后定稿。六、辦公自動化系統(tǒng)培訓(xùn)和推廣印發(fā)使用手冊，對不同使用人員進行不同培訓(xùn)。在局大院所有部門安裝工作站，在一 部分分局安裝服務(wù)器和工作站，辦公自動化系統(tǒng)正式使用。附錄B: Lotus Notes 簡介公司總部美國麻省波士頓市劍橋區(qū)全球員工約6000人中國員工約40人中國組織銷售及市場、技術(shù)支持、培訓(xùn)和產(chǎn)品開發(fā)Notes全球用戶超過10000家企業(yè)用戶，全球最大的 500家企業(yè)

54、有423家使用NotesNotes全球安裝量超過900萬（至1996年底）Notes在中國用戶超過500家政府及企業(yè)級用戶Notes在中國的安裝量超過30000套Notes部分中國用戶國務(wù)院辦公廳、信息產(chǎn)業(yè)部、勞動部、公安部、 國家信息中心、中國人民銀行、中國工商銀行、 中國銀行、中國人民銀行保險公司、中國石油 化工總公司、中國化工進出口總公司、中國五 金礦產(chǎn)進出口總公司、廣東發(fā)展銀行、深圳招 商銀行、廣東進出口商檢局、廣東郵電管理局、 福建省人民政府、四川省人民政府、上海市政 府、浙江省政府、杭州市政府、寶鋼、上海金 山石化總公司、上海市郵電管理局、中國太平 洋保險公司Notes合作伙伴中國60多家，全球超過8000家Notes開發(fā)力量全球超過1000位工程師長期投入研發(fā)Notes營銷目標(biāo)1997年底全球超過1800萬套安裝量Notes策略1 領(lǐng)導(dǎo) Inter