excel表格技能知識講解

1、精品文檔也許你已經(jīng)在Excel中完成過上百張財務(wù)報表，也許你已利用Excel 函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過是 Excel全部技巧的百分之一。本專題從 Excel中的一些鮮為人知的技巧 入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以 紅色”顯示， 大于等于1500元的工資總額以 藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以 粽色”顯示，其它以 黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。1 .打開 工資表”工作簿，選中 工資總額”所在列，執(zhí)行 格式

2、一條 件格式”命令，打開 條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按 鈕，選中 大于或等于"選項，在后面的方框中輸入數(shù)值 “2000'：單擊 格 式”按鈕，打開 單元格格式”對話框，將 字體”的 顏色”設(shè)置為 紅色”。2 .按 添加"按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于等于1500,字體設(shè)置為藍(lán)色”；小于1000,字體設(shè)置為粽色” J3 .設(shè)置完成后，按下 確定"按鈕。看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示 出來了。二、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性， 利用數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個

3、分類下拉列表填充項。精品文檔精品文檔1 .在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如 工業(yè)企業(yè)”、商業(yè)企業(yè)”、窄 體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。2 .選中A列（工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在 名稱”欄內(nèi)，輸入 工業(yè)企 業(yè)”字符后，按 回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C列分別命名為 商業(yè)企業(yè)”、爺體企 業(yè)”3 .切換到Sheetl中，選中需要輸入 企業(yè)類別”的列（如C歹U）,執(zhí)行 數(shù)據(jù)-有效性”命令，打開 數(shù)據(jù)有效性”對話框。在 設(shè)置”標(biāo)簽中，單 擊 允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中 序列”選項，在下面的 來源”方框中， 輸入 工業(yè)企業(yè)工 商業(yè)企業(yè)”，爺體企業(yè)” 序列（各元素之

4、間用英 文逗號隔開），確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列），再打開 數(shù)據(jù)有效性”對話 框，選中 序列”選項后，在 來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1）, 確定退出。4 .選中C列任意單元格（如C4）,單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的 企 業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格（如D4）,單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱 填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選 隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。三、建立 常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個 常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到

5、精品文檔精品文檔其中，方便隨時調(diào)用。1 .在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選 自定義”選項，打開 自定義”對話 框。在 命令”標(biāo)簽中，選中 類別”下的 新菜單”項，再將 命令”下面的 新菜單”拖到菜單欄。按 更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的 命名”框中輸入一個名稱 （如常用文檔” J2 .再在 類別”下面任選一項（如 插入”選項），在右邊 命令”下面任 選一項（如 超鏈接”選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面 的操作對它進(jìn)行命名（如 工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名 稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3 .選中 常用文檔”菜單中某個菜單項（如 工資表”等），右擊鼠標(biāo)， 在

6、彈出的快捷菜單中，選 分配超鏈接一打開”選項，打開 分配超鏈接” 對話框。通過按 查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿 （如 工資.xls等）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。4 .以后需要打開 常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項即可。提示：盡管我們將 超鏈接”選項拖到了 常用文檔”菜單中，但并不 影響 插入”菜單中 超鏈接”菜單項和 常用”工具欄上的 插入超鏈接” 按鈕的功能。四、制作 專業(yè)符號”工具欄精品文檔精品文檔在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號， 為了方便 輸入，我們

7、可以制作一個屬于自己的專業(yè)符號”工具欄。1 .執(zhí)行 工具一宏一錄制新宏”命令，打開 錄制新宏”對話框，輸入 宏名？如“fuhaol”并將宏保存在 窄人宏工作簿”中，然后 確定”開始錄 制。選中 錄制宏”工具欄上的 相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號 輸入到某個單元格中，再單擊 錄制宏”工具欄上的 停止”按鈕，完成宏 的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入宏”。2 .打開 自定義”對話框，在 工具欄”標(biāo)簽中，單擊 新建”按鈕，彈 出新建工具欄”對話框，輸入名稱一一醫(yī)業(yè)符號”，確定后，即在工作 區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到 命令”標(biāo)簽中，選中 類別”下面的 宏“，將 命令”下面的 自

8、 定義按鈕”項拖到 專業(yè)符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按 鈕）。3 .選中其中一個 自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點(diǎn)對它們進(jìn) 行命名。4 .右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選指定宏”選項，打開 指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏（如fuhaol等），確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。5 .關(guān)閉 自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣， 使用 專 業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用 視面管理器”保存多個打印頁面精品文檔精品文檔有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用視面管理器”吧。1 .打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行 （

9、或列）標(biāo)上拖 拉，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選 隱藏”選項， 將不需要打印的行（或列）隱藏起來。2 .執(zhí)行 視圖-視面管理器”命令，打開 視面管理器”對話框，單擊 添加”按鈕，彈出 添加視面”對話框，輸入一個名稱（如 上報表”后， 單擊確定”按鈕。3 .將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復(fù)上述操作，添加”好其它的打印視面。4 .以后需要打印某種表格時，打開 視面管理器”，選中需要打印的 表格名稱，單擊 顯示"按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來， 簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的 打印”按鈕，一切就OK 了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排

10、序， 這些部門名稱既的有關(guān) 信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦 ？可采用自定義序列 來排序。1 .執(zhí)行 格式一選項”命令，打開 選項”對話框，進(jìn)入 自定義序列” 標(biāo)簽中，在 輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如 機(jī)關(guān),車隊, 一車間，二車間，三車間”等），單擊 添加“和 確定"按鈕退出。2 .選中 部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行 數(shù)據(jù)一排序”命令，打開 排序”對話框，單擊 選項”按鈕，彈出 排序選項”對話框，按其中的下 拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次 確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就精品文檔精品文檔按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想

11、讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1 .選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式一單元格”命 令，打開“單元格格式”對話框， 在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；”（三 個英文狀態(tài)下的分號）。2 .再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確 定”按鈕退出。3 .執(zhí)行“工具-保護(hù)-保護(hù)工作表”命令， 打開“保護(hù)工作表”對 話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來， 就是使 用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“V”號，這樣可以防止

12、別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中 文，反復(fù)切換輸入法實在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào) 整呢？選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)一有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下， 按“模式”精品文檔精品文檔右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法（輸入法列表中的第1個中文輸入法）自動打開，當(dāng)選中其它單元 格時，中文輸入法自動關(guān)閉。九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如電腦報

13、而煩惱呢？那就往下看吧。1 .執(zhí)行“工具一自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2 .在“替換”下面的方框中輸入“ pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小寫），在“替換為”下面的方框中輸入“電腦報"，再 單擊“添加”和“確定”按鈕。3 .以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“ pcw”字符？此時可以 不考慮“pcw”的大小寫？，然后確認(rèn)一下就成了。十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)：1 .執(zhí)行“工具一宏一Visual Basic 編輯器”菜 單命

14、令（或按 “Alt+F11 ”快捷鍵），打開Visual Basic 編輯窗口。2 .在窗口中，執(zhí)行“插入一模塊”菜單命令，插入一個新的模塊模塊 1 O3 .在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：精品文檔精品文檔Function V（a,b,h）V = h*（a+b）/2End Function4 .關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表 頭下面呢？1 .執(zhí)行“格式-工作表-背景”命令，打開“工作表背景”對話 框，選中需要作為背景

15、的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個 工作表下面。2 .在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格（區(qū)域）中拖拉，同時選中這些單元格（區(qū)域）。3 .按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元 格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖片了（其實，是圖片被“白色”遮蓋了 ）。提示？襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“ &”來合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“ &”就能將它搞定（此處假定將B、C D列合并到一列中）。

16、1 .在D列后面插入兩個空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公 式：=B1&C1&D1精品文檔精品文檔2 .再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到 D列下面 的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。3 .選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯一選 擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框， 選中其中的“數(shù)值”選 項，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。4 .將R C、D E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進(jìn)行第 3步操作，將公

17、式轉(zhuǎn)換為 不變的“值”。生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮， 我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。此處假定學(xué)生成績保存在 Sheetl工作表的A1至G64單元格區(qū)域 中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。1 .切換到 Sheet2工作表中，選中 A1單元格，輸入公式： =IF(MOD(ROW() 3)=0 , ，IF(0MOD?ROW() 3(=1 , sheet1 ! Au , INDEX(sheet1 ! $A: $G, INT(ROW()+4)/3)+1) , COLUMN()。精品文檔精品

18、文檔2 .再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上 述公式復(fù)制到 A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3 .調(diào)整好行高和列寬后，同時選中 A1至G2單元格區(qū)域（第1位學(xué) 生的成績條區(qū)域），按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨 后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框 （如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作）。4 .同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式 刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有 的成績條添

19、加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入一函數(shù)”命令， 打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函 數(shù)”下面的方框中輸入要求（如“計數(shù)”），然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系 統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時，我們編輯某個工作表 （Sheet1）時，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3）某個單元格的內(nèi)容，

20、 可以利用Excel的“監(jiān)視窗精品文檔精品文檔口”功能來實現(xiàn)。執(zhí)行“視圖-工具欄-監(jiān)視窗口”命令， 打開“監(jiān)視窗口”，單擊 其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)”對話框， 用鼠標(biāo)選中需 要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān) 視點(diǎn)”。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所 有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel 2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較 麻煩，Excel 2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行

21、“視圖-工具欄一邊框”命 令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕， 選中一種邊框樣式，然后在需要添 加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：如果畫錯了邊框，沒關(guān)系， 選中工具欄上的“擦除邊框” 按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。如 果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按 鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這一 功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或精品文檔精品文檔者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)

22、字的時候， Excel就能自動判 斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊！要實現(xiàn)這一功能，對 Excel來 說，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以， 我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。 在“設(shè)置”卡片“有效 性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于"，且“長度”為“ 4”。同時，我們再來到“出 錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設(shè)為“停 止”，并在“標(biāo)題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法！ ”和“請輸入四位數(shù)年份?！弊謽?。很

23、顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣 式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧？其實，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性” 判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選， 比如“文本類型”啊，“序 列大小”啊，“時間遠(yuǎn)近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計 一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓你的 Excel展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel ,軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就 可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互 關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要

24、同步輸入。因此， 在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)精品文檔精品文檔容。那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢 ？首先我們單擊第一個工作表的標(biāo) 簽名“Sheetl”，然后按住 Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3"（如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選）。此時，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了 “工作組”字樣， 我們就可以進(jìn)行對工作組的編輯工作了。 在需要一次輸入多張表格內(nèi)容 的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位 置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同

25、位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢 ？首先，我們得改變第一張表 格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項， 然后在其子菜單 中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的 對話框，在這里我們選擇“格式” 一項， 點(diǎn)“確定”后，同組中所有表 格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式， 也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字， 其 實只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改 變文本的大小寫。在Excel 2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。

26、它們分別是：“ =UPPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWE!W數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“ =PROPE健數(shù)據(jù)精品文檔精品文檔格)”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大 寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“ excel”，然 后在目標(biāo)單元格中輸入“ =UPPER(A1'),回車后得到的結(jié)果將會是“EXCE L。同樣，如果我們在 A3單元格中輸入“ mr.weiwei ”，然后 我們在目標(biāo)單元格中輸入“ =PROPER(A3),那么我們得到的結(jié)果就將 是 “Mr.Weiwei” 了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外

27、，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此， 比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用BRIGHT嫄數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表示“從 A4單元格最 右側(cè)的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓 名的話，則要使用“ =LEFT源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有 一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標(biāo)單 元格中輸入“ =MID(A5,4,2) ”就可以了。意思是：在 A5單元格中提取 第

28、4個字符后的兩個字符，也就是第 4和第5兩個字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較復(fù)雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的 “th后綴，但大凡是以“1： ”2； ”3結(jié)尾的數(shù) 字卻分別是以“st、” “nd和"rd結(jié)尾的。而且，”117 "12'； ”13這3 精品文檔精品文檔個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th結(jié)尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕 松 轉(zhuǎn) 換 了。 不 信， 請 看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2

29、)=11,12,13), th ,F(SBIfE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE( RIGHT(A2), st , nd , rd ),。th )該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：如果數(shù)字是以“117 "12'：“13結(jié)尾的，則加上“th后綴；如果第1原則無效，則檢查最后一個數(shù)字，以“1結(jié)尾使用“st、”以“2結(jié)尾使用“nd；以“3結(jié)尾使用“rd?如果第1、2原則都無效，那么就用“th：因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補(bǔ)齊位數(shù)和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的安全填寫法”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款

30、項數(shù)據(jù)的前面加上“$之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT函數(shù)。它的基本格式是 “=REPT(特殊符號”，填充位數(shù))”。比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#號填充至16位，就只須將公式改為 “=(A2&REPT( #，1&LEN(A2)”即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#號填充至16位，就要改為“=REPT( # -LEN(A3)&A3 " ；另外，如果我們想用 “磊將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充， 則需要改為“=REPT( # -LEN(A4)/2)&A4&REPT( # )8LEN(A4)/2)如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上 飛符號的話，那就改為： “=(TEXT(A5, $#,#0.00 (&REPT( -L EN(6EXT(A5, $#,#0.00)精品文檔精品文檔);一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)建文本直方圖除了重復(fù)